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Vous pouvez créer votre client, prospect, dossier au moment même de la saisie de votre pièce.
En effet, vous n'êtes pas obligé de l'enregistrer avant, puisque tous les outils de création de ces fichiers sont intégrés aux pièces commerciales.
Lorsque le nombre de décimales est paramétré à 3 sur les prix unitaires des articles et l'affichage des données monétaire, lors de la création d'une facture, le montant de la TVA s'affichera sur 3 décimales.
Exemple :
Pour une facture HT de 2091,260 avec une TVA à 20%, le montant de la TVA est à 418,252
Pour paramétrer le nombre de décimales que vous souhaitez utiliser, vous devez vous rendre au menu Options/Divers.
Votre logiciel vous permet de gérer plusieurs versions d'un même devis.
Différents modèles d'impression sont à votre disposition, notamment un modèle intitulé "Pro forma". Vous pouvez aussi créer vos propres modèles via le menu Fichiers, Divers, fichier Modèles d'impression.
Une fois accepté par le client / prospect, le devis peut être "transféré" en "commande", "bon de livraison" ou "facture".
Uniquement l'option de facturation est disponible lorsque vous ne gérez pas de stock.
Vous pourrez ensuite supprimer le devis ou l'archiver.
Si vous gérez les chantiers, le devis va générer plusieurs factures de situation au fil de l'avancement des chantiers.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>
Vous pouvez également naviguer dans la page en utilisant la molette de votre souris.
Le premier sélecteur vous permet de filtrer les devis par client.
Le deuxième sélecteur vous permet de filtrer les devis par prospect.
L'option uniquement mes pièces permet à l'utilisateur (dans le cas où plusieurs utilisateurs sont censés saisir des devis) d'afficher dans le tableau uniquement les devis qu'il a lui-même créés.
L'option uniquement les 12 derniers mois (12 mois c'est l'indicateur par défaut) permet de limiter l'historique des pièces affichées sur ce critère.
Inclure les devis archivés, pour visualiser vos devis archivés.
Vous pouvez modifier le nombre de mois pour l'affichage de vos devis, en passant par le menu Options/Pièces commerciales et en cliquant sur le thème Autres.
Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouveau devis.
Vous avez cependant la possibilité de modifier le numéro de pièce directement dans le devis.
Pour modifier la numérotation automatique des devis, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.
Date : date de création du document, par défaut la date du jour, mais vous pouvez la modifier.
Client ou Prospect : le code client (ou le code prospect) est obligatoire.
Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyses. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.
Code vendeur : un vendeur peut être associé à un catalogue de prix, accéder à une partie de la base clients / prospects, et utiliser des modèles d'impression qui lui sont propres.
Mode de règlement : le logiciel vous propose par défaut le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche client. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.
Type de paiement : le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Il est facultatif mais permet d'associer la pièce à un code journal comptable, utilisé lors de la comptabilisation des règlements clients.
Objet : vous pouvez enregistrer ici une référence client, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en entête du devis.
Remise globale : vous pouvez éventuellement appliquer une remise globale au devis (montant forfaitaire ou pourcentage).
Accord client le : le fait d'entrer une date d'accord client dans ce champ empêchera la modification inopinée du devis. Si vous souhaitez à nouveau modifier le devis, vous devrez supprimer cette date d'accord.
Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.
Raison sociale : elle est reprise telle que renseignée sur la fiche client.
L'adresse principale du client (ou prospect) vous est proposée par défaut. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique dont l'adresse est différente de l'adresse principale, choisissez le dans le sélecteur contact.
Vous pouvez également modifier l'adresse sur la pièce dans les zones Adresse de facturation et Adresse de livraison.
Cette fonction disponible si vous gérez du stock en ayant paramétré cela dans le menu Options/Stocks, vous permet de transférer votre devis en commande, bon de livraison ou facture.
Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions sont préenregistrés et fournis avec votre logiciel.
Le modèle proposé par défaut, est celui renseigné dans le menu Options/Divers fichier Modèles d'impression.
Cette fonction est disponible si vous avez choisi de gérer les chantiers, dans le menu Options/Divers.
Le bouton est visible après la création d'au moins une ligne article dans votre pièce.
Le bouton permet de générer une édition avec les quantités et les valeurs totales par famille d'articles.
Dans les pièces de vente et dans l'Ordre de Fabrication (matières premières).
Seuls sont proposés les lots :
Dont la date de fin de validité n'est pas dépassée si renseignée (ok).
Dont la quantité en stock est supérieure à 0.
Concernant les Avoirs, tous les lots vous seront proposés, même ceux qui ne sont plus utilisés.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Il s'agit des champs facultatifs.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner ces champs car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.
Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article de ce type sont également transmises d'une pièce à l'autre.
Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles par le menu Fichiers/Divers.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple plus loin ci-dessous).
Cliquez sur la flèche du bouton double fonctionet choisissez l'option "Ajout".
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Le champ descriptif est un champ de saisie libre équipé de l'éditeur simplifié HTML.
La barre d'options de l'éditeur s'affiche au survol de la souris sur le champ.
Dans le cas des instructions à donner aux livreurs ou à votre client (par exemple), cela peut être utile.
Saisissez vos commentaires ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Cliquez sur <ENTREE> pour passer à la ligne.
Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur la touche <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessus, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h par l'insertion des articles que vous connaissez déjà.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Vous pouvez créer des contacts à partir de votre pièce commerciale en passant par le mode modification.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis du client pour lequel vous souhaitez créer un contact.
Cliquez sur le pictogramme situé à droite du champ du champ du contact de la zone Facturation ou Livraison.
La liste de contacts s'affiche.
3. Cliquez sur sous la liste des contacts.
4. Saisissez les données de votre contact.
L'option Même adresse que celle de la fiche principale est activée par défaut.
Si vous avez saisi une adresse dans la fiche du client, le contact sera enregistré pour cette même adresse. Pour pouvoir saisir une adresse différente, vous devez décocher cette option.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez visualiser l'état d'un article dans les lignes d'article de la pièce selon la quantité de la ligne et la quantité en stock, vous permettant ainsi de prendre des décisions par rapport à la gestion en stock des articles.
Pour visualiser l'état de l'article, vous devez passer par la fonction de personnalisation des lignes d'article et rajouter la donnée "Etat". Vous pouvez aussi rajouter en même temps la donnée "Reliquat" vous permettant ainsi de gérer en temps réel la suite du traitement de votre pièce, comme par exemple, passer par la gestion en contremarque.
Indique que la quantité saisie dans la ligne article est supérieure à celle en stock.
Indique que la quantité saisie dans la ligne article est bien égale ou supérieure à celle en stock.
Devis clients /prospects
Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.
La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.
Vous pouvez visualiser le prix d'achat dans la saisie de votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat.
Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.
Vous pouvez créer des modèles de dimensions à associer à vos articles. Vous devez pour cela, passer par le menu Options/Divers et mettre à "oui" l'option de gestion des dimensions.
Ensuite, vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers, puis dans le sélecteur choisir "Modèles de dimension". Une fois les modèles créés vous devez les associer aux articles afférents en vous rendant sur le menu Fichiers/Articles.
Cliquez sur ou <INSER>.
Saisissez les champs de la partie données générales.
Notez que le devis est par défaut un devis client.
a) Saisissez directement le nom du tiers recherché et le logiciel vous affichera les données compatibles dès le premier caractère saisi par complètement automatique.
Cliquez alors sur l'option de votre choix :
Ajouter client
Ajouter prospect
b) Créez le tiers.
Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.
La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémentée par défaut. Vous pouvez annuler l'incrémentation automatique ou les modifier.
Vous pouvez en effet, saisir un numéro de pièce manuellement au moment de la saisie.
Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces ou l'arrêter, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Pour gérer des chantiers, vous devez vous rendre au menu Options/Divers.
Si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent.
Lorsque le fichier utilisé est celui des prospects, la gestion de dossiers ou chantiers n'est pas disponible.
Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :
Vendeur
Mode de règlement
Type de paiement
Objet
L'adresse principale contenue dans la fiche tiers s'affiche par défaut.
Les autres adresses sont liées aux contacts de la fiche du tiers.
Choisissez l'adresse à l'aide du sélecteur.
Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous pouvez utiliser le scroll ou la molette de votre souris pour sélectionner l'adresse recherchée.
Renseignez les champs.
Fermez la fenêtre des adresses enregistrées pour ce client.
Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.
En modifiant l’adresse sur la pièce commerciale directement, le sélecteur affiche aussitôt l'option “Autre adresse” et classe donc l'adresse saisie directement dans la pièce, sous cette option du sélecteur.
Vous n'avez pas besoin d'enregistrer la pièce pour que l'adresse soit enregistrée.
Cette option est disponible autant dans les pièces de vente que dans les pièces d'achat.
Le choix “Autre adresse” est déjà enregistré dans le sélecteur d’adresse. De cette façon quand vous personnalisez l’adresse, vous pouvez tout de suite pointer sur cette option du sélecteur.
Lorsque vous sélectionnez “Autre adresse” directement sans passer par la modification de l'adresse, la fenêtre de modification s'affiche. En annulant la modification, le sélecteur se remet automatiquement sur l’adresse précédente.
Saisissez les données.
Vous pouvez aussi valider votre saisie en utilisant la touche de tabulation <TAB> pour passer directement à la ligne d'article tout en sauvegardant ce que vous avez saisie.
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné avec l'adresse paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : champ renseigné automatiquement par oui ou non selon le statut de l'envoi.
Modèle d'impression : la liste des modèles préalablement paramétrés s'affiche dans le sélecteur.
Pour créer des nouveaux modèles ou modifier un modèle existant, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers et choisir le fichier Modèles d'impression.
Nombre total de colis : ce champ s'affiche selon vos préférences de gestion préalablement paramétrées dans le menu Options/Stocks.
Accord client le : vous pouvez utiliser cette donnée comme critère de recherche pour un postérieur traitement de votre devis.
Exemple :
Vous pouvez effectuer une recherche en indiquant la date ou une fourche de dates d'accord dans laquelle s'insère votre devis.
Vous pouvez ainsi traiter uniquement les devis approuvés dans la date ou dans la fourche de dates indiquée.
Une fois la date d'accord renseignée, vous ne pouvez plus modifier votre devis. Pour le faire, vous devez la supprimer.
Voir la rubrique d'aide "Particularités articles" pour savoir un peu plus sur les articles gérés par lot et de type grille.
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article.
L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes, inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
Pour activer le texte riche, vous devez passer par le menu Options/Pièces commerciales thème Articles.
Si vous passez par l'ajout détaillé pour ajouter un article géré par dimension, notez que le focus se placera par défaut dans la première dimension et non pas dans le champ quantité, car c'est la dimension qui calcule la quantité automatiquement.
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.
Si l'article n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer sans quitter votre fenêtre de recherche.
Vous pouvez insérer un article dans une pièce à une position précise sans besoin de redéplacer les lignes d'article.
Fonctionnement :
Insertion d’un article en première position : Pour insérer un article en première position, passez la souris à la limite du haut de la première ligne d'article.
Vous pouvez modifier l’ordre des lignes d’articles de type pack afin de pouvoir déplacer les lignes à l’intérieur du pack ou le pack entier.
Deux fonctionnements possibles :
Déplacer la ligne à l'intérieur du pack :
Pour déplacer des lignes avec un code regroupement identique à l’intérieur du pack, cliquez sur l'article et déployez le pack pour visualiser les lignes le composant. Déplacez la ligne de commentaire.
Vous déplacerez ainsi la ligne d'article à l'intérieur du pack.
Déplacer l'article pack entier :
Pour déplacer des lignes avec un code regroupement identique, cliquez sur la ligne de commentaire et déplacez-là.
Vous déplacerez ainsi la totalité du pack à un autre emplacement dans les lignes d'article de la pièce.
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série. Pour les articles de type "Lot" les articles proposés seront ceux, dont la date de fin de validité n'est pas dépassée, si renseignée, et dont la quantité en stock est supérieure à 0.
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article en plus de faciliter votre saisie.
En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action. Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.
Saisissez les champs de la ligne.
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.
Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.
Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Utilisez la touche <ENTREE> pour passer à la ligne.
Utilisez la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement.
Si vous ne souhaitez pas continuer la saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Saisissez le montant de la remise ou cochez la case% pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.
Ensuite, vous devez créer votre table de modes de transport dans le menu Fichiers/Divers, fichier Modes de transport.
Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport.
Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.
Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant).
Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport.
La valeur du champ reste modifiable.
Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche en dessous de la ligne d'article choisie.
Lorsque que vous insérez une ligne d'article dans une nouvelle pièce, la validation de la ligne d'article enregistre la pièce commerciale.
Ces boutons sont visibles lorsque vous revenez sur la pièce en mode modification ou lors de la validation de la dernière ligne d''article.
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne du devis dans lequel vous souhaitez dupliquer une ligne d'article.
Ensuite rendez-vous sur la partie "Saisie et modification des articles du devis".
Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de l'article à dupliquer.
Effectuez les modifications souhaitées sur l'article dupliqué.
Pour modifier l'article vous pouvez utiliser la saisie au kilomètre ou la saisie par la fiche article.
Les deux méthodes de modification d'une ligne d'article sont expliquées dans la rubrique "Créer un devis" de votre aide en ligne.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
La duplication permet créer une nouvelle pièce à partir d'une pièce existante et de l'adapter si nécessaire. Un nouveau numéro de pièce sera attribué à ce nouveau devis.
Vous pouvez conserver les données telles quelles, mais aussi les modifier, rajouter des lignes d'article, etc.
Lorsque vous dupliquez un devis archivé, le nouveau devis sera opérationnel dans votre liste de devis. Vous pourrez le modifier selon les besoins.
Le devis archivé à partir duquel vous avez dupliqué reste archivé. Vous avez simplement, par cette action, créé un nouveau devis avec les même données du devis archivé mais sous un nouveau numéro.
Pour visualiser les devis archivés vous devez cocher l'option d'affichage "Inclure les devis archivés".
Pour visualiser plus facilement les devis archivés à coup d'œil sur votre liste, utilisez la fonction de personnalisation.
En effet, en cliquant sur le bouton vous avez la donnée "Archivé ?". En la cochant, vous aurez la colonne du même nom dans votre liste avec la réponse, oui ou non en réponse.
À partir du pictogramme de duplication présent sur chaque ligne de liste de devis ou à partir du bouton dans le devis.
Lorsque un utilisateur duplique une pièce, il devient l'émetteur de la pièce. Même si la pièce d'origine était établie par un autre utilisateur.
La duplication d'une pièce inclus également toutes les lignes articles insérées. Vous pouvez néanmoins .
Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne du devis à dupliquer ou sur le bouton une fois dans la pièce.
La nouvelle pièce s'ouvre avec les mêmes informations de la pièce d'origine, à l'exception de son numéro.
2. Effectuez les modifications nécessaires.
Comme lors de la création d'un devis, vous pouvez aussi créer un prospect/client à partir de la duplication.
Vous pouvez dupliquer aussi une pièce archivée. La nouvelle pièce ne conservera pas le statut "archivé" et la pièce archivé reste archivée.
Exemple :
Le devis d'origine porte le numéro 1000, il est archivé et reste archivé. Le nouveau devis portera le numéro 1001 et ainsi de suite.
Vous serez alors sur la nouvelle pièce et vous pourrez faire les éventuelles modifications.
Lorsque vous dupliquez une pièce, vous dupliquez tous ses éléments. Vous pouvez ensuite dupliquer des lignes d'article, si vous en voyez l'utilité.
Effectuez des éventuelles modifications sur la fiche article qui s'affiche.
Pour modifier l'article vous pouvez utiliser la saisie au kilomètre ou la saisie par la fiche article.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Vous pouvez effectuer votre recherche d'une manière très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.
Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par client. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code du client pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer sur pour recherche le client souhaité.
Dans le cas de notre exemple ci-dessous, le filtre que nous avons paramétré, une fois activé en cochant la case correspondante, affichera les pièces des douze derniers mois.
Pour paramétrer ce filtre selon vos besoins, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.
Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces. Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.
Le nombre des mois que vous paramétrez ici sera le même pour toutes les autres pièces commerciales.
Puis, continuez votre recherche, si vous ne trouvez pas la pièce recherchée dans la liste :
Saisissez les critères de recherche.
Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.
Dans cette popup toutes les données s'affichant dans votre liste seront disponibles pour votre recherche.
La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la bouger par drag and drop ailleurs dans votre interface.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
b. Saisissez votre critère de recherche.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
1 - Sur tous les critères, simultanément :
En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.
La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.
2 - Directement sur la liste, critère par critère :
Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Rappel :
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.
Devis : pour modifier un devis dont le champ Accord client le a été saisi, dans le thème Données annexes, vous devez effacer la date d'accord, enregistrer votre pièce à nouveau et revenir dans la liste de devis pour pouvoir le modifier.
La modification d'une pièce commerciale peut se réaliser uniquement sur les pièces pas encore validées, réglées ou comptabilisées.
Pour une pièce déjà validée, pas encore soldée et/ou comptabilisée, vous pouvez la dévalider pour effectuer vos modifications.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><FIN>
La molette de votre souris vous permet aussi de naviguer de haut en bas de page.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis à modifier.
Effectuez les modifications souhaitées.
Déployez le thème Données annexes en cliquant sur le pictogramme situé tout à droite pour saisir des éventuelles modifications.
3. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder les modifications réalisées.
Ensuite, rendez-vous sur la partie "Saisie et modification des articles du devis".
Effectuez vos modifications.
Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <TAB>.
La touche de tabulation valide aussi les éventuelles modifications apportées aux lignes d'article, sans avoir besoin de passer par le pictogramme de validation.
Les étapes de modification des lignes d'article sont aussi valables pour les lignes de chapitre dans le mode de saisie au kilomètre.
Vous disposez d'un éditeur de texte riche pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
Pour activer l'éditeur pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Ensuite, rendez vous sur la partie "Saisie et modification des articles du devis".
Effectuez vos modifications.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.
Toutefois, renseigner ces champs c'est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
Effectuez vos modifications.
Si l'autocomplétion n'affiche pas le tiers dont vous avez besoin, survolez avec votre souris ou cliquez sur le pictogrammesitué juste à droite du champ pour pouvoir le créer.
Vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche. Cliquez sur le pictogramme puis sur .
Cliquez surdevant le sélecteur de l'adresse concernée (Facturation ou Livraison).
Cliquez sur ou <INSER> dans la nouvelle fenêtre de recherche.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur le pictogramme situé à droite de la ligne de titre de la zone d'adresse à saisir : facturation ou livraison.
Cliquez sur juste au-dessus des lignes d'article pour sauvegarder votre pièce commerciale jusqu'ici ou cliquez sur <ENTREE>.
Déployez le thème données annexes en cliquant sur situé à droite de la ligne du thème ou en cliquant sur le nom du thème directement.
Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées en cliquant sur et ensuite en cochant le champ E-mail envoyé.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton ou pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Cliquez sur ou <INSER>.
Sélectionnez l'article ou cliquez sur pour une recherche ciblée.
Cliquez sur le bouton situé en bas de la liste.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous verrez uns'afficher. Vous cliquez dessus et la saisie rapide (saisie au kilomètre) s’affiche à cette position.
Cliquez sur la petite flèche positionnée du côté droite du bouton .
Sélectionnez l'option Ajout .
Notez que les champs de la lige d'article de votre pièce, s'affichent à la saisie. Vous pouvez renseigner donc le code de l'article directement sur la ligne ou cliquer surpour consulter le fichier et effectuer une recherche multicritères.
Sélectionnez le code article ou cliquez surpour une recherche ciblée.
Cliquez sur le pictogramme situé à la fin de la ligne pour l'enregistrer.
Si vous ne visualisez pas le pictogramme en survolant le bas de la liste d'articles avec votre souris, vous verrez s'afficher un scroll horizontal. Servez-vous en pour aller jusqu'à la fin de votre ligne.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne ou utilisez la touche <TAB>.
Cliquez sur ou <INSER>.
Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le pictogramme vous permettant d'insérer la remise s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.
Pour activer la gestion de modes de transports, vous devez vous rendre au menu Options/Divers, et cliquer sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage ou sur le bouton placé tout en bas de votre fenêtre à gauche.
Vous pouvez créer un nouveau mode de transport à partir de la fenêtre de recherche d'un mode de transport. Il suffit de cliquer sur .
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis concerné.
Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Deux fonctions supplémentaires s'affichent par les boutons et.
a) Cliquez sur la à coté du champ client.
b) Cliquez sur ou <INSER>.
3. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur le pictogramme ou <F4> du devis à dupliquer.
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis concerné.
Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de l'article à dupliquer.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Puis, tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogramme ou sur le bouton placé tout en bas.
Ouvrez le thème "Autres" en cliquant sur .
Cliquez sur tout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur <ENTREE> tout en bas.
Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Cliquez sur.
Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogramme situé en haut à droite de la popup de critères.
Si vous avez une donnée a saisir dans votre critère de recherche n'apparaissant pas dans les données disponibles, vous devez cliquer sur le bouton sous la liste des devis pour la rajouter en cochant la case correspondante. Ensuite vous pouvez recommencer votre recherche et le critère y figurera.
a. Cliquez sur .
c. Cliquez sur .
Notez que le pictogramme devient pour vous indiquer qu'un filtre est bien actif. Le pictogramme apparaît sur le titre de la colonne relative au critère de recherche saisi.
Cliquez sur le bouton situé en bas de votre liste.
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant, cliquez sur pour désactiver le filtre.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application d'un filtre , placé sur les colonnes des données choisies comme critère, disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogramme directement sur les colonnes où un filtre a été appliqué dont vous ne souhaitez plus utiliser comme critère de recherche.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis dans lequel vous devez modifier une ligne d'article.
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne article à modifier.
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne article.
L'éditeur de texte riche s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le boutonpour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis dans lequel vous devez modifier une ligne d'article.
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne article à modifier.
Cliquez ou <ENTREE>.
Cliquez sur devant les champs correspondants.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vues
Au même titre que la personnalisation de la liste des devis, vous pouvez aussi personnaliser l'affichage des lignes d'article dans vos pièces.
Vous pouvez donc personnaliser les vues des lignes d'article en créant des nouvelles.
Vues
Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.
En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.
Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.
Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Vous pouvez procéder de la même façon décrite ici en mode modification d'une vue que vous avez créé. Pour savoir comment modifier une vue, reportez-vous au chapitre d'aide "Modifier l'affichage de la vue par défaut".
En effet, c'est un processus identique.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste des lignes d'article.
Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste d'articles.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Cliquez sur de la pièce dans laquelle vous souhaitez modifier l'affichage de la liste d'articles.
Rendez-vous à la partie de gestion des lignes d'article de votre pièce.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui est affichée.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Une vue reste privée et visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour ajouter et retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir concernant les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Une fois sur la partie de gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Une fois sur la partie gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Une fois sur la partie gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue de la liste d'articles.
Rendez-vous dans la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé dans la partie inférieur de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez modifier l'ordre d'affichage des données des lignes d'article.
Rendez vous à la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue de la liste d'articles.
Rendez-vous dans la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.
Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de la liste d'articles .
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut (cadre de droite).
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Vous avez trois options pour supprimer des devis :
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne du devis à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur chaque page concernée.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
Cliquez sur .
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur .
En cliquant ensuite sur toutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
La contremarque vous permet de générer une pièce d'achat à partir d'une pièce de vente. Dans la fiche du devis et de la commande client, vous trouvez le bouton .
Les lignes d'articles de type "commentaires" ou "sous-totaux" ne sont pas reprises dans le traitement de contremarque.
Par conséquent, dans les devis et commandes clients, dans la fenêtre de traitement de contremarque, les lignes de commentaires (chapitres) et sous-totaux ne s'affichent pas.
Vous pouvez gérer les articles en contremarque, à partir de la liste des articles d'un devis ou d'une commande client.
En effet, la première colonne de chaque ligne contient une case à cocher (avec possibilité de tout sélectionner / désélectionner). Les lignes sont cochées par défaut et vous pouvez donc décocher celles ne devant pas être traitées.
On affiche à la suite les champs suivants :
Code article
Descriptif
Quantité
Total H.T.
Code fournisseur (modifiable via les lignes d'article)
Raison sociale fournisseur
Prix d'achat (modifiable - vous pouvez saisir le prix d'achat ou le modifier)
Total H.T. achat => correspondant à quantité*prix d'achat
N° de commande fournisseur => affiche le numéro de pièce de la commande fournisseur déjà générée
Géré en stock ? (Si la fonction de stock est activée, cette colonne vous indique si l'article en question est géré en stock ou pas).
Après validation, le traitement génère autant de commandes fournisseur qu'il y a de fournisseurs différents sélectionnés. Donc chacune des lignes d'articles sélectionnée avec le même code fournisseur sera regroupée au sein de la même commande fournisseur.
N.B. 1 : par défaut, le code fournisseur et le prix d'achat sont initialisés avec la valeur enregistrée dans la fiche article.
N.B. 2 : pour un article composé, il n'est pas possible de générer une contremarque. La ligne correspondante est affichée mais non sélectionnable et non modifiable.
N.B. 3 : comme pour les transferts de pièces, le lien entre la pièce de vente et la commande fournisseur (numéro de devis ou de commande client, numéro de commande fournisseur et réf. détail de l'article) sera enregistré. Grâce à ce lien, vous connaîtrez le numéro de commande fournisseur pour les lignes d'articles qui ont déjà généré une commande de contremarque. Ces lignes ne seront ni sélectionnables, ni modifiables tant que la commande fournisseur existe. Autrement dit, s'il n'y a pas de numéro de commande fournisseur enregistrée pour la ligne d'article, vous pourrez générer une commande de contremarque pour cette ligne. Quand la ligne a fait l'objet d'une commande de contremarque, le code fournisseur et le prix d'achat correspondent à la commande fournisseur.
N.B. 4 : vous aurez le champ "N° de commande contremarque". Ce champ a pour valeur, le numéro de la commande fournisseur générée pour cette ligne d'article. Ce champ sera visible dans le générateur et la personnalisation d'affichage de vos lignes de contremarque.
N.B. 5 : dans la ligne d'article des devis et des commandes clients, vous verrez le champ calculé "Code fournisseur contremarque". Ce champ a pour valeur le fournisseur retenu pour la commande de contremarque.
N.B. 6 : l'indication du champ "Fournisseur" est obligatoire pour une ligne sélectionnée. Si vous validez le traitement alors qu'une ligne sélectionné n'a pas de fournisseur indiqué, un message d'alerte s'affiche.
N.B. 7 : le cas échéant la commande fournisseur sera initialisée avec toutes les informations par défaut de la fiche principale du fournisseur (type de paiement, mode de règlement, code acheteur, adresse) + client, code dossier, modèle d'impression par défaut.
N.B. 8 : pour une commande fournisseur, l'ordre des lignes d'articles est conservé.
N.B. 9 : s'il s'agit d'un devis pour un prospect, dès que la première commande de contremarque est générée, le prospect devient client automatiquement.
N.B. 10 : le droit d'accès au bouton peut être définit dans les profils des utilisateurs.
Lorsque vous ne gérez pas les stocks, vous aurez le bouton dans votre devis pour pouvoir le facturer. C'est le moyen de transférer directement un devis en facture.
Pour gérer les stocks, rendez vous dans le menu Options/Stocks. Si vous gérez du stock, vous verrez le bouton vous permettant de transférer votre devis en facture, commande ou bon de livraison.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis à facturer.
Cliquez sur .
Saisissez le pourcentage ou montant de la facturation.
Par défaut, le choix est fixé sur le total du devis.
Vous pouvez avoir le détail des articles dans la facture, comme saisi dans le devis.
Précisez l'adresse de facturation.
Marquez l'action que vous voulez réaliser après la facturation du devis : supprimer, archiver ou conserver.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
La facture est immédiatement créée et un message d'alerte affiche son numéro. Pour la consulter, vous devez passer par le menu Facture. La facture aura un commentaire précisant à partir de quel devis elle a été créée dans son objet. Vous pouvez toujours la modifier avant sa validation.
Après le transfert, et selon l'action que vous avez choisi, le devis sera :
Supprimé définitivement de votre base de données.
Archivé et consultable dans votre liste de devis en cochant l'option "Inclure les devis archivés."
Vous pourrez par la suite, le visualiser, l'imprimer ou encore le désarchiver.
Toutes ces actions seront aussi disponibles pour les versions de devis, vous devez dans ce cas également, faire votre choix.
Cliquez sur sur la ligne du devis dans lequel vous souhaitez supprimer des lignes d'article.
La modification d'une pièce commerciale peut se réaliser uniquement sur les pièces pas encore validées, réglées ou comptabilisées.
Pour une pièce déjà validée, pas encore soldée et/ou comptabilisée, vous pouvez la dévalider pour effectuer vos modifications.
2. Ensuite rendez-vous à la partie "Saisie et modification des articles du devis".
Pour supprimer des lignes d'article vous avez trois options :
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste d'articles de la pièce <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur chaque page concernée.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
Cette fonction est disponible lorsque vous activez la gestion des stocks dans le menu Options/Stocks.
Si vous ne gérez pas du stock, vous avez le bouton vous permettant donc de transférer votre devis en facture.
Par la fonction de transfert, vous pouvez transférer un devis en commande, bon de livraison ou facture.
Vous pourrez en plus indiquer l'action à effectuer après le transfert. Et, s'il s'agit d'une version d'un devis, vous pouvez définir aussi l'action a effectuer sur les autres versions du devis :
Supprimer
Archiver
Conserver
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis à transférer.
Cliquez sur .
Indiquez le type de pièce commerciale souhaité : commande, bon de livraison ou facture.
Lorsque vous transférez un devis en facture, vous avez la question "Souhaitez-vous générer une facture sans le détail des articles du devis ?". Si vous répondez "Oui", vous devez sélectionner l'article de regroupement. Dans ce cas un seul et unique article sera affiché dans la facture de transfert.
a) Sélectionnez l'article de regroupement.
b) Cliquez sursi l'article de regroupement ne s'affiche pas dans le sélecteur pour effectuer une recherche multicritères.
Si l'article de regroupement souhaité n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer à partir de la fenêtre de recherche en cliquant sur .
Particularités transfert en facture avec article de regroupement - acompte :
Si le devis contient des acomptes, lors du transfert avec article de regroupement, une seule ligne d'acompte s'affiche.
Particularités du transfert en facture avec article de regroupement - lignes de sous-total :
Si le devis contient des lignes de sous-total, la facture d'acompte regroupée ne les reprend pas.
4. Indiquez l'action après le transfert : supprimer, archiver ou conserver.
La nouvelle pièce commerciale (facture, commande ou bon de livraison selon le choix effectué) est immédiatement créée. Elle s'affiche alors dans le menu correspondant au transfert effectué : Commandes ou Bons de livraison ou Factures.
Vous pouvez la modifier avant son impression et sa validation.
Après le transfert, et selon l'action que vous avez choisi, le devis sera :
Supprimé définitivement de votre base de données.
Archivé et consultable dans votre liste de devis, en cochant l'option "Inclure les devis archivés".
Vous pourrez par la suite, le visualiser, l'imprimer ou encore le désarchiver.
Conservé dans le tableau des devis pouvant être modifié, dupliqué ou transféré à nouveau. Il pourra également être utilisé comme modèle de devis, par exemple.
Toutes ces actions seront aussi disponibles pour les versions de devis.
La pièce créée à l'issue du transfert reprend l'utilisateur auteur du transfert en tant qu'émetteur et non pas l'utilisateur ayant créé la pièce d'origine.
Cliquez sur .
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur .
En cliquant ensuite sur toutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis à gérer en contremarque.
Cliquez sur .
Cochez les articles pour lesquels vous souhaitez générer la contremarque.
Individuellement : cochez chaque case à gauche des lignes d'article.
Toutes les lignes simultanément : utilisez la case à cocher à gauche sur la ligne de titre des colonnes de votre tableau de génération de contremarque ou le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Indiquez le code fournisseur et cliquez sur .
S'il existe des différents fournisseurs entre les lignes d'articles, cochez les lignes d'article pour un fournisseur, indiquez le code dans le sélecteur et cliquez sur et recommencez pour les articles d'un autre fournisseur, si nécessaire.
À ce stade les articles restent cochés et vous pouvez encore modifier ou insérer le prix d'achat pour les articles en cours de traitement. Vous pouvez également, éventuellement, décocher les articles pour lesquels vous ne souhaitez pas générer de contremarque.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Une fois les messages d'alerte validés, les articles sélectionnés affichent le numéro de commande fournisseur générée.
Cliquez sur ou <ESC> pour revenir au devis.
Vous pouvez afficher le numéro de commande générée en contremarque dans les lignes d'articles concernés par le traitement que vous venez d'effectuer.
Pour l'afficher, il faut que vous choisissez d'afficher le nº de commande en contremarque dans les lignes d'article en utilisant la fonction sous les lignes d'article de votre pièce de vente.
Vous pouvez effectuer des demandes de cotations à vos fournisseurs que vous avez besoin de reporter dans le devis client pour reprendre ces données à la contremarque.
Vous pouvez alors renseigner ces données lors de l'ajout des lignes d'article par la fonction d'ajout rapide ou détaillé.
Dans la ligne d'article, vous pouvez ajouter les champs "Cotation" et "Fournisseur" par le bouton personnalisation.
Cotation : ce champ numérique contenant 30 caractères, sert à remplir une référence à la cotation demandée au fournisseur.
Fournisseur : permet d'indiquer le fournisseur à qui la cotation a été faite.
La liste des fournisseurs vous est proposée.
S’il y a un fournisseur par défaut pour l'article en question, le fournisseur sera renseigné automatiquement suite à l’ajout de la ligne d'article dans le devis.
Dans ce contexte, le prix d'achat obtenu auprès de votre fournisseur doit être renseigné manuellement.
Ces champs sont modifiables uniquement dans la ligne d’article et ne peuvent pas être modifiés dans la contremarque.
Le prix d’achat reste modifiable dans la contremarque, sauf si une cotation est enregistrée. Dans ce cas le prix d’achat sera forcément celui de la ligne d’article.
Vous pouvez aussi renseigner les champs cotation et fournisseur dans les lignes d’article des commandes.
Les devis restent archivés jusqu'à leur suppression ou leur désarchivage.
Pour afficher les devis archivés dans votre liste, vous devez cocher l'option d'affichage "Inclure les devis archivés" dans les options de filtre en haut de votre liste de devis.
Deux options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :
La sélection d'un client.
L'option Uniquement mes pièces permet à l'utilisateur, dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des devis, de n'afficher dans le tableau que les devis qu'il à lui-même créés.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de devis. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Le redimensionnement est fait automatiquement.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.
Pour atteindre le haut de votre écran :
<SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran :
<SHIFT><END>
La molette de votre souris aussi vous permet de naviguer de haut en bas de page.
Vous pouvez centraliser tous vos envois de pièces commerciales dans un une seule boîte e-mail pour avoir l'historique des pièces envoyées.
En plus, vous pouvez afficher une autre adresse d'expéditeur au lieu de la votre lors de l'envoi. Par exemple : l'adresse générique d'un service.
Pour cela, vous devez paramétrer les messages types dans le menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mails.
Vous disposez déjà d'un sélecteur vous permettant de filtrer l'affichage des pièces par Client, Prospect ou même par le numéro de SIRET et des options Uniquement mes pièces, l'option paramétrable Uniquement les "n" derniers mois* et Inclure les devis archivés.
*Pour définir le nombre de mois (n) vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales, thème Autres.
Le paramétrage défini s'appliquera à toutes les listes des pièces commerciales.
Le choix se portera sur les "12 derniers mois" par défaut si pas de paramétrage fait.
Vous pouvez donc vous en servir tout d'abord de ces filtres pour vous permettre de bien cibler les pièces de votre choix.
Ensuite, vous pouvez :
Effectuer une sélection des pièces dans la liste, générer l'e-mail et l'envoyer.
Envoyer une pièce à la fois.
Dans les deux cas, l'adresse e-mail du destinataire est celle du contact mentionné sur les pièces.
Le champ E-mail envoyé (Oui/Non), visible dans les données annexes (ou sur la liste, après personnalisation si vous rajoutez cette donnée), vous permet de savoir où vous en êtes.
Les pièces dont le champ Contact n'a pas été renseigné, ou pour lesquelles le contact indiqué n'a pas d'adresse e-mail, ne seront pas envoyées.
Une fois les filtres sélectionnés, suivez une des méthodes suivantes :
Cochez les pièces que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Votre sélection peut concerner différents tiers. Nous vous conseillons dans ce cas, de saisir les différentes adresses e-mail dans le champ "copie cachée à" en séparant bien les adresses par un point-virgule.
Vous pouvez sélectionner pièce par pièce : à l'aide des flèches de direction, positionnez-vous dans la pièce de votre choix, puis utilisez la touche <ESPACE> pour cocher la case de sélection correspondante.
Ou alors, si vous êtes sûr de vouloir envoyer toutes les pièces affichées aux interlocuteurs correspondants, cliquez sur la case à cocher située à droite sur la barre de titre des colonnes de la liste.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A> pour les sélectionner toutes, simultanément.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Sélectionnez le modèle d'impression.
Choisissez éventuellement un message type.
Pour paramétrer des messages type par type de pièce, rendez-vous au menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mail.
Pour rappel, lorsque vous sélectionnez un message type, l'adresse email de l'expéditeur sera celle associée au message type en question.
Dans le cas contraire, l'adresse de l'expéditeur sera celle de l'utilisateur en cours et vous pourrez la modifier en saisissant une autre de votre choix.
Saisissez l'objet du mail.
Ajoutez des champs à afficher automatiquement dans le corps de votre message, si vous le souhaitez.
Il s'agit d'une action optionnelle et vous pouvez insérer ce champ là où vous le souhaitez dans le corps de votre message. Il suffit de positionner le curseur dans l'endroit où vous souhaitez afficher la donnée.
La donnée choisie va alors venir se positionner dans le corps du mail, là où vous avez placé le curseur. Ou par défaut, à partir du coin gauche du message.
Pour les déplacer dans le corps du message, vous devez couper, cliquer sur l'endroit de la fenêtre du message ou vous souhaitez l'afficher et coller.
Utilisez les raccourcis clavier <CTRL><X> pour couper le champ de l'endroit où il se trouve, puis collez-le <CTRL><V>, n'oubliant surtout pas les crochets [ ].
Rédigez votre message et éditez-le si vous le souhaitez.
L'éditeur HTML simplifié vous permet d'effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions de mise en forme disponibles.
Un message vous informe du nombre de pièces envoyées une fois l'opération terminée.
Pour envoyer une pièce par e-mail il est impératif d'indiquer un modèle d'impression. Si vous ne l'avez pas fait préalablement, le thème données annexes se déploie automatiquement et vous pouvez le sélectionner.
La flèche à droite du bouton vous permet de choisir parmi les divers modèles d'impression enregistrés. Celui par défaut sera déjà sélectionné et vous pouvez cliquer sur un autre modèle de votre choix.
Choisissez éventuellement un message type.
Pour paramétrer et modifier des messages type, rendez vous au menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mail.
Saisissez les champs.
Si vous n'indiquez pas un message type, l'adresse e-mail de l'utilisateur en cours est proposée par défaut comme Expéditeur. Vous pouvez la modifier en l'effaçant et en saisissant celle de votre choix.
Dans les champs Destinataire, Copie à et Copie cachée à, vous pouvez indiquer plusieurs adresses e-mails séparés par un point-virgule, comme dans votre logiciel d'envoi d'email habituel.
Saisissez votre message.
L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec des fonctions texte riche disponibles pour la mise à forme du texte.
Envoyez votre message.
L'archivage permet d'effectuer un "tri" de vos devis en ne conservant dans le tableau des devis que ceux qui sont encore d'actualité tout en gardant une trace des devis ainsi archivés pouvant être, plus tard, désarchivés ou supprimés.
De plus, lorsqu'un devis est archivé, il n'apparaît plus dans l'édition de suivi des devis clients.
Pour archiver un devis, vous devez tout d'abord le sélectionner dans le tableau des devis.
Cliquez sur ou <F4> de la ligne du devis à archiver.
Cliquez sur .
Pour le désarchiver, dans les options d'affichage de votre liste, cochez l'option "Inclure les devis archivés", puis cliquez sur la ligne du devis que vous souhaitez désarchiver et cliquez sur le bouton .
Pour visualiser plus facilement les devis archivés à coup d'œil sur votre liste, utilisez la fonction de personnalisation.
En effet, en cliquant sur le bouton vous avez la donnée "Archivé ?". En la cochant, vous aurez la colonne du même nom dans votre liste avec la réponse, oui ou non en réponse.
Il est fréquent d'avoir à créer, pour une même demande client, plusieurs devis dont seulement certains éléments changent. Par exemple, la quantité demandée et donc le prix total, etc.
La création de nouvelles versions d'un devis permet, pour un même numéro de devis, de créer rapidement des variantes qui resteront associées par ce même numéro.
En effet, chaque nouvelle version reprend le même numéro de devis suivi d'une lettre.
Lorsque votre client aura validé l'un de ces devis et que vous le facturerez, le logiciel vous proposera automatiquement l'archivage ou la suppression des versions qui n'auront pas été retenues par le client.
Pour créer une nouvelle version d'un devis, vous devez tout d'abord le sélectionner dans le tableau des devis.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle version.
Cliquez sur le bouton .
Validez le message d'alerte qui vous avertit que vous êtes sur la nouvelle version générée.
Effectuez vos éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Exemple :
Le devis d'origine porte le numéro 1000. La nouvelle version portera le numéro 1000A et ainsi de suite (1000B, 1000C...) correspondant à chaque nouvelle version créée.
Pour visualiser les devis archivés vous devez cocher l'option d'affichage "Inclure les devis archivés".
Cette opération va simplement réactiver les devis archivés.
Au contraire du désarchivage, la suppression d'un devis archivé l'élimine définitivement de la base de données.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis à désarchiver.
Cliquez sur .
Cette fonction affiche la traçabilité d'une pièce afin de visualiser le cycle de vie d'une vente ou d'un achat dans la gestion commerciale, de la création initiale d'une pièce jusqu'aux éventuels transferts successifs mais aussi les échéances et règlements attachés.
Le bouton vous permet d’obtenir une édition de l’intégralité de l’historique d'une pièce commerciale.
La fonction de traçabilité des pièces vous donne les informations de transfert entre les pièces de ventes et achats également. En effet, vous pouvez transférer une commande client en commande fournisseur puis en bon de livraison, par exemple.
Le transfert d'une pièce de vente (client) en pièce d'achat (fournisseur) se fait avec le traitement de contremarque - bouton .
Lorsqu'une pièce est issue d'un transfert, le champ Objet de la pièce créée indique son historique (pièce d'origine, numéro, date) plus les éventuelles informations contenues dans ce même champ de la pièce d'origine.
Exemple d'affichage de traçabilité :
Le transfert d'un devis en commande client, donne ce résultat :
Devis n°1000 du 01/01/2014
Commande n°1000 du 01/01/2014
Une commande client est transférée en commande fournisseur puis en bon de livraison, voici comment doit se présenter la traçabilité :
Devis n°1000 du 01/01/2014
Commande n°1000 du 01/01/2014
Commande fournisseur n°1000 du 01/01/2014 - fournisseur GAMMA
BL n°1000 du 02/01/2014
Une commande fournisseur est transférée en bon de réception, cette information s'affiche également :
Devis n°1000 du 01/01/2014
Commande n°1000 du 01/01/2014
Commande fournisseur n°1000 du 01/01/2014 - fournisseur GAMMA
BR n°1000 du 02/01/2014 - fournisseur GAMMA
BL n°1000 du 02/01/2014
L'historique du devis s'affiche comme dans l'exemple cité en introduction. La traçabilité vous permet une prise de décision sur la suite à donner à un traitement commercial du devis.
La date d'accord client s'affiche dans les éditions de traçabilité, si le champ correspondant est renseignée pour le devis en question.
Exemple :
Devis nº 1025 du 13/04/2016 (accord client le 14/04/2016)
Cliquez sur en bas de votre écran.
Pour ajouter le champ de votre choix, sélectionnez-le dans le sélecteur situé à droite du champ de saisie du message et cliquez sur .
Cliquez sur ou <ENTREE> pour lancer l'envoi des différents e-mails.
Cliquez sur ou <F4> sur la pièce à envoyer.
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis dont vous souhaitez visualiser l'historique des transferts effectués.
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir sur la liste de devis.
