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Commandes

Introduction

Cette fonction apparaît uniquement si vous avez activé l'option de gestion de stocks dans le menu Options/Stocks.

Les commandes clients peuvent être transférées en bons de livraison ou directement en factures.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>

La molette de votre souris vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

Pour imprimer vos commandes ou les envoyer par e-mail à vos clients, vous avez différents modèles d'impression pré-paramétrés. Vous pouvez adopter les modèles vous convenant et les personnaliser à votre guise. Par exemple en rajoutant votre logo.

Vous trouverez une liste des modèles d'impression pré-paramétrés.

Vous pouvez également créer vos propres modèles depuis le menu Fichiers/Divers, fichier Modèles d'impression.

Vous pouvez créer des modèles de dimensions à associer à vos articles. Vous devez pour cela, passer par le menu Options/Divers et mettre à "oui" l'option de gestion des dimensions.

Ensuite, vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers, puis dans le sélecteur choisir "Modèles de dimension". Une fois les modèles créés vous devez les associer aux articles afférents en vous rendant sur le menu Fichiers/Articles.

Généralités

Quatre options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :

Le sélecteur Client : affiche uniquement les pièces destinées au client sélectionné.
L'option Uniquement mes pièces : permet à l'utilisateur en cours (dans le cas où plusieurs utilisateurs saisissent des commandes) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.
L'option Uniquement les commandes non soldées : ce filtre n'affiche que les commandes encore en cours.
L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.

Données générales

Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvelle commande. Pour modifier le numéro de la prochaine commande incrémentée, rendez-vous dans Options, Pièces commerciales. Vous avez cependant la possibilité de modifier le numéro de pièce directement dans la commande.
Date : date de création du document, par défaut la date du jour, mais vous pouvez la modifier.
Client : le code client est obligatoire.
Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyses. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.
Code vendeur : un vendeur peut être associé à un catalogue de prix, accéder à une partie de la base clients / prospects, et utiliser des modèles d'impression qui lui sont propres.
Mode de règlement : le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.
Type de paiement : le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Il est facultatif mais permet d'associer la pièce à un code journal comptable, utilisé lors de la comptabilisation des règlements clients.
Objet : c'est une zone de texte libre pouvant contenir une référence client, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête de la commande. Lorsque la pièce est issue du transfert d'une autre pièce, la référence de la pièce source apparaît automatiquement ici (il peut y en avoir plusieurs).
Total livrée : ce champ est rempli automatiquement lorsque la pièce suivante (BL ou facture) a été validée dans son intégralité ou en partie. Si des articles n'ont pu être livrés / facturés, il y a du reliquat et la commande n'est pas considérée comme soldée. Le montant du reliquat est affiché dans le champ Solde à livrer.
Remise globale : vous pouvez éventuellement appliquer une remise globale, en montant ou en pourcentage (montant forfaitaire ou pourcentage). Pour cela, cliquez sur la loupeet saisissez un montant sur le champ Remise. Ou cochez l'option % pour que le chiffre indiqué dans le champ remise soit calculé en pourcentage selon ce que vous souhaitez appliquer comme remise à votre commande. Le montant total de la facture sera donc calculé en fonction.
Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.
Raison sociale : la raison sociale est reprise telle qu'elle a été renseignée sur la fiche client.

Adresse de facturation et de livraison

Objet

Ce champ affiche la pièce commerciale donnant origine à cette commande, s'il y en a. Par exemple, si la commande est issue d'un transfert d'un devis. Vous pouvez, bien évidement, modifier l'objet à votre convenance.

Il peut aussi s'afficher vide et nous vous conseillons de toujours le renseigner avec l'information principale de votre pièce.

Par exemple :

Votre commande selon notre entretien téléphonique ce jour.

Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions de commande vous sont proposées. Choisissez dans la liste celui qui convient le mieux à votre activité. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales, Options, Divers.

Cela permet d'imprimer ou d'envoyer la pièce à vos divers interlocuteurs dans le modèle indiqué ici. Au moment de l'impression ou de l'envoi, vous pouvez en choisir un autre.

Pour créer des modèles d'impression rendez-vous au menu Fichiers/Divers.

Créer une commande

Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.

La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.

Votre logiciel permet d'afficher le prix d'achat dans votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat. Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.

Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez les données générales.

Numéro de pièce : la numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémentée par défaut.

Vous pouvez annuler l'incrémentation et saisir un numéro de pièce manuellement au moment de la saisie.

Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces ou l'arrêter, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.

Données du client : sélectionnez le client ou cliquez sur pour consulter la liste.

Le champ Client est le seul champ obligatoire de la partie données générales.

Si le tiers n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la fenêtre de recherche. Pour cela, cliquez sur le bouton y figurant.

Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.

Dossier / Chantier : indiquez un dossier ou chantier, selon le mode de gestion que vous aurez paramétré dans le menu Options/Divers.

Si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent.

Comme pour les tiers, vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche.

Lorsque le fichier utilisé est celui des prospects, la gestion de dossiers ou chantiers n'est pas disponible.

Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :

Vendeur
Mode de règlement
Type de paiement
Objet

Insérez une adresse de livraison et/ou de facturation.

Par défaut l'adresse principale contenue dans la fiche client s'affiche.

Vous pouvez saisir ces adresses par trois méthodes :

Insertion d'une adresse déjà enregistrée :

Vous pouvez choisir parmi les adresses déjà enregistrées pour le client, celle que vous souhaitez en utilisant le sélecteur.

Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous devez la sélectionner.

Création d'un nouveau contact :

Renseignez les champs.
Fermez la fenêtre des contacts pour revenir sur votre pièce.
Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.

Saisie directe sur la pièce commerciale :

Saisissez les données.

Données annexes

Renseignez les données annexes.

Code vendeur : si un code vendeur a été

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs.

L'adresse affichée par défaut est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : ce champ automatiquement renseigné par oui ou non selon le statut de l'envoi de la pièce.

Modèle d'impression : sélectionnez un modèle d'impression.

La liste des modèles préalablement paramétrés s'affiche.

Pour créer des nouveaux modèles ou modifier un modèle existant, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers, fichier Modèles d'impression.

Nombre total de colis : renseignez le nombre total de colis.

Ce champ s'affiche selon vos préférences de gestion préalablement paramétrées dans le menu Options/Stocks.

Soldée : une fois la totalité de la commande facturée, ce champ sera automatiquement renseigné en "Oui".

Vous pourrez utiliser cette donnée comme critère de recherche pour un postérieur traitement de votre commande.

Vous pourrez notamment insérer ce champ dans la liste de commandes de façon a pouvoir, par exemple, archiver les commandes soldées. Ou la dupliquer, dans le cas d'une commande traitée périodiquement pour ce même client, etc.

Une commande soldée ne pourra plus être modifiée. Pour le faire, vous devez la dupliquer et modifier dans la nouvelle commande créée.

Gestion des lignes d'article

Saisissez les lignes d'articles.

Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.

Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.

Vous avez deux options pour insérer les lignes :

Par la fiche article

Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série si vous gérez les articles par lot.

Si l'article n'existe pas dans la liste, vous pouvez alors le créer.

Si vous passez par l'ajout détaillé pour ajouter un article géré par dimension, notez que le focus se placera par défaut dans la première dimension et non pas dans le champ quantité, car c'est la dimension qui calcule la quantité automatiquement.

Article géré par lot / nº de série :

Dans les pièces de vente et dans l'Ordre de Fabrication (matières premières), seuls sont proposés les lots :

Dont la date de fin de validité n'est pas dépassée si renseignée.
Dont la quantité en stock est supérieure à 0.

Concernant les Avoirs, tous les lots vous seront proposés, même ceux qui ne sont plus utilisés.

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article).

Il s'agit des champs facultatifs, toutefois nous vous conseillons de renseigner ces champs car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.

Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article de ce type sont également transmises d'une pièce à l'autre.

Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

Saisie au kilomètre

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.

En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.

Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre :

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.

Cliquez sur <ENTREE> pour valider la ligne, si vous n'utilisez pas le raccourci clavier par la touche de tabulation <TAB>.

Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille.

Exemple :

Si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Pour gérer les articles en mode grille, rendez vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles par le menu Fichiers/Divers.

Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).

Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Utilisez la touche <ENTREE> pour passer à la ligne.

Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer la saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple :

Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Mode de transport

Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.

Ensuite, vous devez créer votre table de modes de transport dans le menu Fichiers/Divers, fichier Modes de transport.

Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport. Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.

Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant).

Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport. La valeur du champ reste modifiable.

Lorsque que vous insérez une ligne d'article dans une nouvelle pièce, la validation de la ligne d'article enregistre la pièce commerciale.

Ces boutons sont visibles lorsque vous revenez sur la pièce que vous venez de créer, en mode modification.

Saisie d'un commentaire dans les lignes d'article

Cliquez sur la flèche du bouton double fonction et choisissez l'option "Ajout".
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

Le champ descriptif est un champ de saisie libre équipé de l'éditeur simplifié HTML.

La barre d'options de l'éditeur s'affiche au survol de la souris sur le champ.

Dans le cas des instructions à donner aux livreurs ou à votre client (par exemple), cela peut être utile.

Saisissez vos commentaires ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Cliquez sur <ENTREE> pour passer à la ligne.

Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur la touche <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple :

Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessus, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h par l'insertion des articles que vous connaissez déjà.

Affichage de l'état des articles et de la pièce

Vous pouvez visualiser l'état d'un article dans les lignes d'article de la pièce selon la quantité de la ligne dans la pièce et la quantité en stock, vous permettant ainsi de prendre des décisions par rapport à la gestion en stock des articles.

Selon l'état de vos articles vous pouvez aussi visualiser l'état des pièces dans la liste.

Pour visualiser l'état de l'article et de la pièce, vous devez passer par la fonction de personnalisation.

En effet, pour devez passer par la personnalisation des lignes d'article et rajouter la donnée "Etat". Vous pouvez aussi rajouter en même temps la donnée "Reliquat" vous permettant ainsi de gérer en temps réel la suite du traitement de votre pièce, comme par exemple, passer par la gestion en contremarque.

L'état de la ligne d’article s’actualise automatiquement lorsque vous indiquez la quantité dans la ligne article.

Exemple :

Vous indiquez la quantité d'un article, soit lors de l'insertion de l'article soit en modification de la ligne.

La quantité étant supérieure à celle en stock, l'état de la ligne article et de votre commande passe instantanément de livrable à non livrable.

De la même façon que la personnalisation des lignes d'article de la pièce, vous devez aussi personnaliser l'affichage de la liste, pour rajouter la donnée d'état de traitement de la pièce.

Etats lignes d'article

Etat rouge :

Indique que la quantité saisie dans la ligne article est supérieure à celle en stock.

Etat vert :

Indique que la quantité saisie dans la ligne article est bien égale ou inférieure à celle en stock.

Etat de la pièce dans la liste

Si vous avez des lignes d'article dont la quantité est supérieure à celle en stock, l'état "non livrable" s'affiche sur la liste de pièces dans la ligne de la commande en question.

Si une certaine quantité reste disponible mais pas la totalité, l'état "partiellement livrable" s'affiche sur la liste de pièces dans la ligne de la commande en question.

Si la commande a été livrée, l'état "soldée" s'affiche sur la liste de pièces dans la ligne de la commande en question.

Rappel : pour que l'état s'affiche sur la liste des pièces et sur les lignes d'article, vous devez rajouter la donnée "état" dans la personnalisation d'affichage.

Insérer des lignes de sous-totaux dans les lignes d'article

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande concernée.
Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.

Facturer des bons de livraison à partir d'une commande

Lorsque vous êtes sur un bon de commande soldée par le biais de bons de livraisons validés, vous pouvez facturer directement les bons de livraison en passant par la fonction « Facturer les BL de la commande ».

Cette fonction s'affiche pour les utilisateurs ayant les droits d'accès correspondants paramétrés par l'utilisateur administrateur.

Modifier une commande

La modification d'une pièce commerciale peut se réaliser uniquement sur les pièces pas encore validées, réglées ou comptabilisées.

Pour une pièce déjà validée, pas encore soldée et/ou comptabilisée, vous pouvez la dévalider pour effectuer vos modifications.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><FIN>

La molette de votre souris aussi vous permet de naviguer de haut en bas de page.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à modifier.
Effectuez les modifications souhaitées.

Déployez le thème Données annexes en cliquant sur ou sur le titre du thème, pour saisir des éventuelles modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Modifier une ligne d'article dans la pièce

Par la saisie au kilomètre

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande dans laquelle vous devez modifier une ligne d'article.
Ensuite, rendez-vous sur la partie "Saisie et modification des articles de la commande".
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne article à modifier.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur le pictogramme situé sur la ligne article.

Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <TAB>.

La touche de tabulation valide aussi les éventuelles modifications apportées aux lignes d'article, sans avoir besoin de passer par le pictogramme de validation.

Les étapes de modification des lignes d'article sont aussi valables pour les lignes de chapitre dans le mode de saisie au kilomètre.

Vous disposez d'un éditeur de texte riche pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

Pour activer l'éditeur pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.

Par la fiche article

Ensuite, rendez vous sur la partie "Saisie et modification des articles de la commande".
Effectuez vos modifications.

Article géré par lot / nº de série :

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.

Toutefois, renseigner ces champs c'est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

Modification frais de transports et remise globale

Effectuez vos modifications.

Rechercher une commande

Vous pouvez effectuer une recherche multicritères sur les commandes. Les champs personnalisés s'affichent également dans la fenêtre de recherche.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par client, par exemple. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code du client pour lequel vous souhaitez afficher les commandes existantes, ou cliquer surpour recherche le client souhaité.

Ensuite, vous avez les filtres par case à cocher qui peuvent vous aider à cibler encore plus votre recherche.

Vous pouvez paramétrer le nombre des mois pour l'affichage de l'historique des pièces en passant par le menu Options/Pièces commerciales, thème Autres.

Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.

Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogramme situé en haut à droite de la popup de critères.

Dans cette popup toutes les données s'affichant dans votre liste seront disponibles pour votre recherche.

Si vous avez une donnée a saisir dans votre critère de recherche n'apparaissant pas dans les données disponibles, vous devez cliquer sur le bouton sous la liste des commandes pour la rajouter en cochant la case correspondante. Ensuite vous pouvez recommencer votre recherche et le critère y figurera.

Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères s'affiche sur le tableau.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b. Saisissez votre critère de recherche.

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Sur tous les critères, simultanément :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.

2 - Directement sur la liste, critère par critère :

Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.

Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.

Rappel :

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.

Personnalisation de l'affichage des listes

Vues

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Modifier l'affichage de la vue par défaut

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Personnaliser l'affichage par défaut

Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".

Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Méthodes d'ajout et suppression de données

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Modifier l'ordre d'affichage de la vue par défaut

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Créer une nouvelle vue

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.

Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Méthodes d'ajout et suppression de données lors de la création d'une vue

Vous pouvez procéder de la même façon décrite ici en mode modification d'une vue que vous avez créé. Pour savoir comment modifier une vue, reportez-vous au chapitre d'aide "Modifier l'affichage de la vue par défaut".

En effet, c'est un processus identique.

Ajouter de données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Personnaliser l'ordre d'affichage d'une vue

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Personnalisation de l'affichage des lignes d'article

Vues

Au même titre que la personnalisation de la liste des avoirs, vous pouvez aussi personnaliser l'affichage des lignes d'article dans vos pièces.

Vous pouvez donc personnaliser les vues des lignes d'article en créant des nouvelles.

Modifier l'affichage de la vue par défaut

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste des lignes d'article.

Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste d'articles.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

Cliquez sur de la pièce dans laquelle vous souhaitez modifier l'affichage de la liste d'articles.
Rendez-vous à la partie de gestion des lignes d'article de votre pièce.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui est affichée.

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure de la liste.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".

Une vue reste privée et visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour ajouter et retirer des données, également.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir concernant les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Méthodes d'ajout et suppression de données

En effet, c'est un processus identique.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

Une fois sur la partie de gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Une fois sur la partie gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

Une fois sur la partie gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Modifier l'ordre d'affichage de la vue par défaut

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez modifier l'ordre d'affichage des données des lignes d'article.
Rendez vous à la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé en bas de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Créer une nouvelle vue de la liste d'articles

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue de la liste d'articles.
Rendez-vous dans la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de la liste d'articles .

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Méthodes d'ajout et suppression de données lors de la création d'une vue

En effet, c'est un processus identique.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Ajouter des données par drag and drop

Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données par drag and drop

Une fois sur la gestion des lignes d'article de la pièce de votre choix, cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Personnaliser l'ordre d'affichage d'une vue

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection. Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue de la liste d'articles.
Rendez-vous dans la partie de gestion des lignes d'article de la pièce.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé dans la partie inférieur de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Supprimer une commande

Pour supprimer des commandes, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne de la commande à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.

Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.

En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.

Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.

Sélection groupée :

Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.

Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.

Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.

Désélection groupée :

Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur chaque page concernée.

Exemple :

Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.

Supprimer des lignes d'article

Cliquez sur sur la ligne de la commande dans laquelle vous souhaitez supprimer des lignes d'article.

La modification d'une pièce commerciale peut se réaliser uniquement sur les pièces pas encore validées, réglées ou comptabilisées.

Pour une pièce déjà validée, pas encore soldé et/ou comptabilisée, vous pouvez la dévalider pour effectuer vos modifications.

2. Ensuite rendez-vous à la partie "Saisie et modification des articles de la commande".

Pour supprimer des lignes d'article vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne d'article à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

Cochez les cases des lignes d'article à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.

Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.

En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.

Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.

Sélection groupée :

Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.

Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.

Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.

Désélection groupée :

Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste d'articles de la pièce <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur chaque page concernée.

Exemple :

Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.

Dupliquer une commande

La duplication vous permet de créer une nouvelle pièce à partir d'une pièce existante et de l'adapter si nécessaire. Un nouveau numéro de pièce sera attribué au nouveau document.

Vous pouvez conserver les données à l'identique de la commande de base, mais aussi les modifier, rajouter des lignes d'article, etc.

Lorsque un utilisateur duplique une pièce, il devient l'émetteur de la pièce. Même si la pièce d'origine était établie par un autre utilisateur.

La duplication d'une commande duplique aussi les lignes d'article qu'elle contient.

Vous pouvez toutefois, dupliquer une ligne d'article si vous le souhaitez.

Pour dupliquer une commande, vous avez deux options :

a) Cliquer sur présent sur chaque ligne de la liste. b) Cliquer sur dans la pièce.

Par la liste de commandes :

Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de la commande à dupliquer.

La nouvelle pièce s'ouvre avec les mêmes informations que la pièce d'origine, à l'exception de son numéro.

2. Effectuez les modifications souhaitées.

Comme pour la création d'une commande, vous pouvez aussi créer certaines données à partir de la duplication : client et dossier.

Cliquez sur la à coté du champ client et/ou dossier, puis sur pour créer un nouveau tiers.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez dupliquer aussi un document archivé, le nouveau document ne conservera pas le statut "archivé".

Par la pièce :

Un message vous indique que vous êtes sur la nouvelle pièce.

3. Effectuez les modifications souhaitées.

Dupliquer une ligne article dans une commande

Cliquez sur le pictogramme sur la ligne de la commande dans laquelle vous souhaitez dupliquer une ligne d'article.
Ensuite rendez-vous sur la partie "Saisie et modification des articles de la commande".
Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de l'article à dupliquer.
Effectuez les modifications souhaitées sur l'article dupliqué.

Pour modifier l'article vous pouvez utiliser la saisie au kilomètre ou la saisie par la fiche article.

Les deux méthodes de modification d'une ligne d'article sont expliquées dans la rubrique "Créer une commande" de votre aide en ligne.

Cliquez sur ou <ENTREE>.

Nouvelle version

La création d'une nouvelle version d'une commande permet, pour un même numéro de commande, de créer rapidement des variantes qui resteront associées par ce même numéro. En effet, chaque nouvelle version reprend le même numéro de commande suivi d'une lettre de l'alphabet.

Pour créer une nouvelle version d'une commande , vous devez tout d'abord la sélectionner dans le tableau des commandes.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande pour laquelle vous souhaitez créer une nouvelle version.
Cliquez sur .
Validez le message d'alerte qui vous avertit que vous êtes sur la nouvelle version générée.
Effectuez vos éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.

Exemple :

La commande d'origine porte le numéro 1000. La nouvelle version portera le numéro 1000A et ainsi de suite (1000B, 1000C...) correspondant à chaque nouvelle version créée.

Lors de la création d'une nouvelle version d'une commande, les quantités éventuellement déjà livrées sur la commande d'origine sont remises à zéro dans la nouvelle pièce générée.

Transférer une commande

Cette fonction vous permet de facturer une commande client ou de la transférer en bon de livraison, si vous avez activé la gestion des stocks dans le menu Options/Stocks.

Pour transférer une commande, vous devez tout d'abord la sélectionner dans le tableau des commandes.

Lorsque vous transférez une commande partiellement vers un bon de livraison, la référence du bon de livraison de destination généré s'affiche dans les références de transfert tant que ce bon de livraison n'est pas encore validé.

Exemple :

Vous avez un bon de commande avec deux lignes d'article. Vous transférez le premier article vers un bon de livraison. Le bon de livraison est donc généré.

Ensuite, vous ne validez pas encore votre bon de livraison. Vous revenez plus tard sur votre commande pour transférer le deuxième article. Dans la fenêtre des paramètres de transfert, vous avez la référence du bon de livraison en cours pour ce même bon de commande.

Si un bon de livraison provenant d'une commande pas encore soldée est validé, lorsque vous revenez sur votre commande pour la soldé, un nouveau bon de livraison sera généré.

Une commande transférée dans son intégralité (pas de reliquat) ne peut plus être modifiée dès lors que la pièce de destination ait été validée.

Cliquez sur ou <F4> de la ligne de la commande à transférer.
Cliquez sur .
Indiquez le type de pièce commerciale de destination : bon de livraison ou facture.

Pour le transfert d'une commande en facture, vous devrez ensuite indiquer l'adresse de facturation.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La pièce (bon de livraison ou facture) issue du transfert est immédiatement créée et visible dans la liste correspondante.

Vous pouvez la modifier avant son impression et sa validation exactement comme si vous l'aviez créée directement à partir du menu Ventes/Bons de livraison ou Factures.

La pièce créée à l'issue du transfert, reprend l'utilisateur auteur du transfert en tant qu'émetteur et non pas l'utilisateur ayant créé la pièce d'origine.

Contremarque

La Contremarque vous permet de générer une pièce d'achat à partir d'une pièce de vente. Dans la fiche du devis ou de la commande client, vous trouvez le bouton .

Vous pouvez gérer les articles en contremarque à partir de la liste des articles d'un devis ou d'une commande client.

En effet, la première colonne de chaque ligne contient une case à cochée (avec possibilité de tout sélectionner / désélectionner). Les lignes sont cochées par défaut.

Les lignes d'articles de type "commentaires" ou "sous-totaux" ne sont pas reprises dans le traitement de contremarque.

En conséquence :

Dans les devis et commandes clients, dans la fenêtre de traitement de contremarque, les lignes de commentaires (chapitres) et sous-totaux ne s'affichent pas.

On affiche à la suite les champs suivants :

Code article
Descriptif
Quantité
Total H.T.
Code fournisseur (modifiable via le sélecteur de mise à jour)
Raison sociale fournisseur
Prix d'achat (modifiable - vous pouvez saisir le prix d'achat ou le modifier)
Total H.T. achat => correspondant à quantité*prix d'achat
N° de commande fournisseur => affiche le numéro de pièce de la commande fournisseur déjà générée
Géré en stock ? (Si la fonction de stock est activée, cette colonne vous indique si l'article en question est géré en stock ou pas).

Après validation, le traitement génère autant de commandes fournisseur qu'il y a de fournisseurs différents sélectionnés. Donc chacune des lignes d'articles sélectionnée avec le même code fournisseur sera regroupée au sein de la même commande fournisseur.

N.B. 1 : par défaut, le code fournisseur et le prix d'achat sont initialisés avec la valeur enregistrée dans la fiche article.

N.B. 2 : pour un article composé, il n'est pas possible de générer une contremarque. La ligne correspondante est affichée mais non sélectionnable et non modifiable.

N.B. 3 : comme pour les transferts de pièces, le lien entre la pièce de vente et la commande fournisseur (numéro de devis ou de commande client, numéro de commande fournisseur et réf. détail de l'article) sera enregistré. Grâce à ce lien, on connaîtra le numéro de commande fournisseur pour les lignes d'articles qui ont déjà généré une commande de contremarque. Ces lignes ne seront ni sélectionnables, ni modifiables tant que la commande fournisseur existe. Autrement dit, s'il n'y a pas de numéro de commande fournisseur enregistrée pour la ligne d'article, on pourra générer une commande de contremarque pour cette ligne. Quand la ligne a fait l'objet d'une commande de contremarque, le code fournisseur et le prix d'achat correspondent à la commande fournisseur.

N.B. 4 : vous aurez le champ "N° de commande contremarque". Ce champ a pour valeur, le numéro de la commande fournisseur générée pour cette ligne d'article. Ce champ sera visible dans le générateur et la personnalisation d'affichage de vos lignes de contremarque.

N.B. 5 : dans la ligne d'article des devis et des commandes clients, vous verrez le champ calculé "Code fournisseur contremarque". Ce champ a pour valeur le fournisseur retenu pour la commande de contremarque.

N.B. 6 : l'indication du champ "Fournisseur" est obligatoire pour une ligne sélectionnée. Si vous validez le traitement alors qu'une ligne sélectionné n'a pas de fournisseur indiqué, un message d'alerte s'affiche.

N.B. 7 : le cas échéant la commande fournisseur sera initialisée avec toutes les informations par défaut de la fiche principale du fournisseur (type de paiement, mode de règlement, code acheteur, adresse) + client, code dossier, modèle d'impression par défaut.

N.B. 8 : pour une commande fournisseur, l'ordre des lignes d'articles est conservé.

N.B. 9 : s'il s'agit d'un devis pour un prospect, dès que la première commande de contremarque est générée, le prospect devient client automatiquement.

Gérer des articles en Contremarque

Lorsque vous créez une commande en contremarque, dans la commande fournisseur, il faut indiquer le code client. Mais l'adresse de livraison affichée est celle de la société rattachée.

Si vous souhaitez indiquer l'adresse de livraison du client directement dans votre commande, vous devez la saisir manuellement.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à gérer en contremarque.
Cliquez sur .
Cochez les lignes d'article de votre commande pour lesquelles vous souhaitez générer la contremarque.

Ligne à ligne : cochez chaque case à gauche des lignes d'article.

Toutes les lignes simultanément : utilisez la case à cocher à gauche sur la ligne de titre des colonnes de votre tableau de génération de contremarque ou le raccourci clavier <Ctrl><Shift><A>.

Indiquez le code fournisseur et cliquez sur .

S'il existe des différents fournisseurs entre les lignes d'articles, cochez les lignes d'article pour un fournisseur, indiquez le code dans le sélecteur et cliquez sur [Mettre à jour].

À ce stade les articles restent cochés et vous pouvez encore modifier ou insérer le prix d'achat pour les articles en cours de traitement. Vous pouvez également éventuellement décocher les articles pour lesquels vous ne souhaitez pas générer de contremarque.

Cliquez sur ou <ENTREE>.

Une fois les messages d'alerte validés, les articles sélectionnés affichent le numéro de commande fournisseur générée.

Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir au bon de commande.

Vous pouvez afficher le numéro de commande générée en contremarque dans les lignes d'articles concernés par le traitement que vous venez d'effectuer.

Pour l'afficher, utilisez la fonctionsous les lignes d'article de votre pièce de vente et sélectionnez le champ Nº de commande contremarque.

Champs cotation et fournisseur

Vous pouvez effectuer des demandes de cotations à vos fournisseurs que vous avez besoin de reporter dans la commande client pour reprendre ces données à la contremarque.

Vous pouvez alors renseigner ces données lors de l'ajout d'un article par la fonction d'ajout rapide ou détaillé.

Dans la ligne d'article de votre commande client, vous pouvez ajouter le champ "Cotation" et "Fournisseur".

Cotation : ce champ numérique contenant 30 caractères, sert à remplir une référence à la cotation demandée au fournisseur.

Fournisseur : permet d'indiquer le fournisseur à qui la cotation a été faite.

La liste des fournisseurs vous est proposée.

S’il y a un fournisseur par défaut pour l'article en question, le fournisseur sera renseigné automatiquement suite à l’ajout de l’article dans la commande.

Dans ce contexte, le prix d'achat obtenu auprès de votre fournisseur, doit être renseigné manuellement.

Ces champs sont modifiables uniquement dans la ligne d’article et ne peuvent pas être modifiés dans la contremarque.

Le prix d’achat reste modifiable dans la contremarque, sauf si une cotation est enregistrée. Dans ce cas le prix d’achat sera forcément celui de la ligne d’article.

Vous pouvez aussi renseigner la cotation et fournisseur dans la ligne d’article puisque vous pouvez générer la contremarque également depuis les bons de commande.

Envoyer une commande par e-mail

Vous pouvez centraliser tous vos envois de pièces commerciales dans un une seule boîte e-mail pour avoir l'historique des pièces envoyées.

En plus, vous pouvez afficher une autre adresse d'expéditeur au lieu de la votre lors de l'envoi. Par exemple : l'adresse générique d'un service.

Pour cela, vous devez paramétrer les messages types dans le menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mails.

Vous disposez déjà d'un sélecteur vous permettant de filtrer l'affichage des pièces par Client ou même par le numéro de SIRET et des options Uniquement mes pièces, l'option paramétrable Uniquement les "n" derniers mois* et Inclure les commandes archivées.

*Pour définir le nombre de mois (n) vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales, thème Autres.

Le paramétrage défini s'appliquera à toutes les listes des pièces commerciales. Le choix se portera sur les "12 derniers mois" par défaut si pas de paramétrage fait.

Vous pouvez donc vous en servir tout d'abord de ces filtres pour vous permettre de bien cibler les pièces de votre choix.

Ensuite, vous pouvez :

Effectuer une sélection des pièces dans la liste, générer l'e-mail et l'envoyer.
Envoyer une pièce à la fois.

Dans les deux cas, l'adresse e-mail du destinataire est celle du contact mentionné sur les pièces.

Le champ E-mail envoyé (Oui/Non), visible dans les données annexes (ou sur la liste, après personnalisation si vous rajoutez cette donnée), vous permet de savoir où vous en êtes.

Les pièces dont le champ Contact n'a pas été renseigné, ou pour lesquelles le contact indiqué n'a pas d'adresse e-mail, ne seront pas envoyées.

Une fois les filtres sélectionnés, suivez une des méthodes suivantes :

Méthode 1 - envoi groupé par sélection des pièces dans la liste

Cochez les pièces que vous souhaitez envoyer par e-mail.

Votre sélection peut concerner différents tiers. Nous vous conseillons dans ce cas, de saisir les différentes adresses e-mail dans le champ "copie cachée à" en séparant bien les adresses par un point-virgule.

Vous pouvez sélectionner pièce par pièce : à l'aide des flèches de direction, positionnez-vous dans la pièce de votre choix, puis utilisez la touche <ESPACE> pour cocher la case de sélection correspondante.

Ou alors, si vous êtes sûr de vouloir envoyer toutes les pièces affichées aux interlocuteurs correspondants, cliquez sur la case à cocher située à droite sur la barre de titre des colonnes de la liste.

Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A> pour les sélectionner toutes, simultanément.

Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.

Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.

Sélection groupée :

Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.

Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.

Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.

Désélection groupée :

Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.

Sélectionnez le modèle d'impression.
Choisissez éventuellement un message type.

Pour paramétrer des messages type par type de pièce, rendez-vous au menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mail.

Pour rappel, lorsque vous sélectionnez un message type, l'adresse email de l'expéditeur sera celle associée au message type en question.

Dans le cas contraire, l'adresse de l'expéditeur sera celle de l'utilisateur en cours et vous pourrez la modifier en saisissant une autre de votre choix.

Saisissez l'objet du mail.

Ajoutez des champs à afficher automatiquement dans le corps de votre message, si vous le souhaitez.

Il s'agit d'une action optionnelle et vous pouvez insérer ce champ là où vous le souhaitez dans le corps de votre message. Il suffit de positionner le curseur dans l'endroit où vous souhaitez afficher la donnée.

La donnée choisie va alors venir se positionner dans le corps du mail, là où vous avez placé le curseur. Ou par défaut, à partir du coin gauche du message.

Pour les déplacer dans le corps du message, vous devez couper, cliquer sur l'endroit de la fenêtre du message ou vous souhaitez l'afficher et coller.

Utilisez les raccourcis clavier <CTRL><X> pour couper le champ de l'endroit où il se trouve, puis collez-le <CTRL><V>, n'oubliant surtout pas les crochets [ ].

Rédigez votre message et éditez-le si vous le souhaitez.

L'éditeur HTML simplifié vous permet d'effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions de mise en forme disponibles.

Un message vous informe du nombre de pièces envoyées une fois l'opération terminée.

Méthode 2 - envoyer une unique pièce via le mode de modification

Pour envoyer une pièce par e-mail il est impératif d'indiquer un modèle d'impression. Si vous ne l'avez pas fait préalablement, le thème données annexes se déploie automatiquement et vous pouvez le sélectionner.

La flèche à droite du bouton vous permet de choisir parmi les divers modèles d'impression enregistrés. Celui par défaut sera déjà sélectionné et vous pouvez cliquer sur un autre modèle de votre choix.

Choisissez éventuellement un message type.

Pour paramétrer et modifier des messages type, rendez vous au menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mail.

Saisissez les champs.

Si vous n'indiquez pas un message type, l'adresse e-mail de l'utilisateur en cours est proposée par défaut comme Expéditeur. Vous pouvez la modifier en l'effaçant et en saisissant celle de votre choix.

Dans les champs Destinataire, Copie à et Copie cachée à, vous pouvez indiquer plusieurs adresses e-mails séparés par un point-virgule, comme dans votre logiciel d'envoi d'email habituel.

Saisissez votre message.

L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec des fonctions texte riche disponibles pour la mise à forme du texte.

Envoyez votre message.

Traçabilité

Introduction

Cette fonction affiche la traçabilité d'une pièce afin de visualiser le cycle de vie d'une vente ou d'un achat dans la gestion commerciale, de la création initiale d'une pièce jusqu'aux éventuels transferts successifs mais aussi les échéances et règlements attachés.

Le bouton vous permet d’obtenir une édition de l’intégralité de l’historique d'une pièce commerciale.

La fonction de traçabilité des pièces vous donne les informations de transfert entre les pièces de ventes et achats également. En effet, vous pouvez transférer une commande client en commande fournisseur puis en bon de livraison, par exemple.

Toutes les pièces commerciales ont un champ Objet. Lorsqu'une pièce est issue d'un transfert, son historique indique la pièce d'origine, son numéro, sa date, plus les informations contenues dans le champ Objet de la pièce d'origine.

Exemple :

Le transfert d'un devis en commande client, donne ce résultat :

Devis n°1000 du 01/01/2014
- Commande n°1000 du 01/01/2014

Une commande client est transférée en commande fournisseur puis en bon de livraison, voici comment doit se présenter la traçabilité :

Devis n°1000 du 01/01/2014
- Commande n°1000 du 01/01/2014
  - Commande fournisseur n°1000 du 01/01/2014 - fournisseur GAMMA
  - BL n°1000 du 02/01/2014

Une commande fournisseur est transférée en bon de réception, cette information s'affiche également :

Devis n°1000 du 01/01/2014
- Commande n°1000 du 01/01/2014
- Commande fournisseur n°1000 du 01/01/2014 - fournisseur GAMMA
  - BR n°1000 du 02/01/2014 - fournisseur GAMMA
  - BL n°1000 du 02/01/2014

Visualiser la traçabilité d'une commande

L'historique, s'il y en a, s'affiche comme dans l'exemple dans l'introduction. La traçabilité vous permet une prise de décision sur la suite à donner à un traitement commercial.

Créer une commande

Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.

La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.

Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez les données générales.