Quatre options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :
Le sélecteur Client : affiche uniquement les pièces destinées au client sélectionné.
L'option Uniquement mes pièces : permet à l'utilisateur en cours (dans le cas où plusieurs utilisateurs saisissent des commandes) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.
L'option Uniquement les commandes non soldées : ce filtre n'affiche que les commandes encore en cours.
L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.
Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvelle commande. Pour modifier le numéro de la prochaine commande incrémentée, rendez-vous dans Options, Pièces commerciales. Vous avez cependant la possibilité de modifier le numéro de pièce directement dans la commande.
Date : date de création du document, par défaut la date du jour, mais vous pouvez la modifier.
Client : le code client est obligatoire.
Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyses. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.
Code vendeur : un vendeur peut être associé à un catalogue de prix, accéder à une partie de la base clients / prospects, et utiliser des modèles d'impression qui lui sont propres.
Mode de règlement : le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.
Type de paiement : le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Il est facultatif mais permet d'associer la pièce à un code journal comptable, utilisé lors de la comptabilisation des règlements clients.
Objet : c'est une zone de texte libre pouvant contenir une référence client, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête de la commande. Lorsque la pièce est issue du transfert d'une autre pièce, la référence de la pièce source apparaît automatiquement ici (il peut y en avoir plusieurs).
Total livrée : ce champ est rempli automatiquement lorsque la pièce suivante (BL ou facture) a été validée dans son intégralité ou en partie. Si des articles n'ont pu être livrés / facturés, il y a du reliquat et la commande n'est pas considérée comme soldée. Le montant du reliquat est affiché dans le champ Solde à livrer.
Remise globale : vous pouvez éventuellement appliquer une remise globale, en montant ou en pourcentage (montant forfaitaire ou pourcentage). Pour cela, cliquez sur la loupeet saisissez un montant sur le champ Remise. Ou cochez l'option % pour que le chiffre indiqué dans le champ remise soit calculé en pourcentage selon ce que vous souhaitez appliquer comme remise à votre commande. Le montant total de la facture sera donc calculé en fonction.
Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.
Raison sociale : la raison sociale est reprise telle qu'elle a été renseignée sur la fiche client.
Ce champ affiche la pièce commerciale donnant origine à cette commande, s'il y en a. Par exemple, si la commande est issue d'un transfert d'un devis. Vous pouvez, bien évidement, modifier l'objet à votre convenance.
Il peut aussi s'afficher vide et nous vous conseillons de toujours le renseigner avec l'information principale de votre pièce.
Par exemple :
Votre commande selon notre entretien téléphonique ce jour.
Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions de commande vous sont proposées. Choisissez dans la liste celui qui convient le mieux à votre activité. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales, Options, Divers.
Cela permet d'imprimer ou d'envoyer la pièce à vos divers interlocuteurs dans le modèle indiqué ici. Au moment de l'impression ou de l'envoi, vous pouvez en choisir un autre.
Pour créer des modèles d'impression rendez-vous au menu Fichiers/Divers.
L'adresse générique du client vous est proposée par défaut. Si vous souhaitez adresser votre commande à un contact spécifique, choisissez-le dans le sélecteur dans les zones respectives de votre pièce. Vous pouvez aussi faire une recherche ciblée en cliquant sur le pictogramme puis sur le bouton et ensuite en saisissant vos critères.
Vous pouvez également, à partir de votre fenêtre de recherche, créer un nouveau contact pour le client en question en cliquant sur pour saisir votre nouveau contact dans la fiche client. Si l'adresse est différente de celle de la fiche du client, vous devez décocher la case Même adresse que celle de la fiche principale.
