Vous pouvez centraliser tous vos envois de pièces commerciales dans un une seule boîte e-mail pour avoir l'historique des pièces envoyées.
En plus, vous pouvez afficher une autre adresse d'expéditeur au lieu de la votre lors de l'envoi. Par exemple : l'adresse générique d'un service.
Pour cela, vous devez paramétrer les messages types dans le menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mails.
Vous disposez déjà d'un sélecteur vous permettant de filtrer l'affichage des pièces par Client ou même par le numéro de SIRET et des options Uniquement mes pièces, l'option paramétrable Uniquement les "n" derniers mois* et Inclure les commandes archivées.
*Pour définir le nombre de mois (n) vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales, thème Autres.
Le paramétrage défini s'appliquera à toutes les listes des pièces commerciales. Le choix se portera sur les "12 derniers mois" par défaut si pas de paramétrage fait.
Vous pouvez donc vous en servir tout d'abord de ces filtres pour vous permettre de bien cibler les pièces de votre choix.
Ensuite, vous pouvez :
Effectuer une sélection des pièces dans la liste, générer l'e-mail et l'envoyer.
Envoyer une pièce à la fois.
Dans les deux cas, l'adresse e-mail du destinataire est celle du contact mentionné sur les pièces.
Le champ E-mail envoyé (Oui/Non), visible dans les données annexes (ou sur la liste, après personnalisation si vous rajoutez cette donnée), vous permet de savoir où vous en êtes.
Les pièces dont le champ Contact n'a pas été renseigné, ou pour lesquelles le contact indiqué n'a pas d'adresse e-mail, ne seront pas envoyées.
Une fois les filtres sélectionnés, suivez une des méthodes suivantes :
Cochez les pièces que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Votre sélection peut concerner différents tiers. Nous vous conseillons dans ce cas, de saisir les différentes adresses e-mail dans le champ "copie cachée à" en séparant bien les adresses par un point-virgule.
Vous pouvez sélectionner pièce par pièce : à l'aide des flèches de direction, positionnez-vous dans la pièce de votre choix, puis utilisez la touche <ESPACE> pour cocher la case de sélection correspondante.
Ou alors, si vous êtes sûr de vouloir envoyer toutes les pièces affichées aux interlocuteurs correspondants, cliquez sur la case à cocher située à droite sur la barre de titre des colonnes de la liste.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A> pour les sélectionner toutes, simultanément.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
Vous pouvez sélectionner et désélectionner plusieurs lignes, simultanément, à condition que les lignes sélectionnées se succèdent.
Sélection groupée :
Cochez la première ligne d'une succession des lignes que vous souhaitez électionner.
Placez le curseur de la souris sur la case à cocher de la dernière ligne de la sélection groupée et engagez les touches <CTRL><SHIFT>.
Maintenez les touches enfoncées et cliquez sur la case à cocher de la ligne.
Notez que les lignes entre la première et la dernière ligne de votre sélection sont automatiquement cochées. Vous pouvez maintenant réaliser le traitement souhaité.
Notez également que le total sélection correspondant à cette sélection s'affiche en haut de votre liste à droite.
Désélection groupée :
Pour désélectionner simultanément des lignes d'une sélection groupée ou toutes les lignes, vous devez répéter le même raccourci clavier décris ci-dessus.
Sélectionnez le modèle d'impression.
Choisissez éventuellement un message type.
Pour paramétrer des messages type par type de pièce, rendez-vous au menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mail.
Pour rappel, lorsque vous sélectionnez un message type, l'adresse email de l'expéditeur sera celle associée au message type en question.
Dans le cas contraire, l'adresse de l'expéditeur sera celle de l'utilisateur en cours et vous pourrez la modifier en saisissant une autre de votre choix.
Saisissez l'objet du mail.
Ajoutez des champs à afficher automatiquement dans le corps de votre message, si vous le souhaitez.
Il s'agit d'une action optionnelle et vous pouvez insérer ce champ là où vous le souhaitez dans le corps de votre message. Il suffit de positionner le curseur dans l'endroit où vous souhaitez afficher la donnée.
La donnée choisie va alors venir se positionner dans le corps du mail, là où vous avez placé le curseur. Ou par défaut, à partir du coin gauche du message.
Pour les déplacer dans le corps du message, vous devez couper, cliquer sur l'endroit de la fenêtre du message ou vous souhaitez l'afficher et coller.
Utilisez les raccourcis clavier <CTRL><X> pour couper le champ de l'endroit où il se trouve, puis collez-le <CTRL><V>, n'oubliant surtout pas les crochets [ ].
Rédigez votre message et éditez-le si vous le souhaitez.
L'éditeur HTML simplifié vous permet d'effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions de mise en forme disponibles.
Un message vous informe du nombre de pièces envoyées une fois l'opération terminée.
Pour envoyer une pièce par e-mail il est impératif d'indiquer un modèle d'impression. Si vous ne l'avez pas fait préalablement, le thème données annexes se déploie automatiquement et vous pouvez le sélectionner.
La flèche à droite du bouton vous permet de choisir parmi les divers modèles d'impression enregistrés. Celui par défaut sera déjà sélectionné et vous pouvez cliquer sur un autre modèle de votre choix.
Choisissez éventuellement un message type.
Pour paramétrer et modifier des messages type, rendez vous au menu Fichiers/Divers, fichier Messages types e-mail.
Saisissez les champs.
Si vous n'indiquez pas un message type, l'adresse e-mail de l'utilisateur en cours est proposée par défaut comme Expéditeur. Vous pouvez la modifier en l'effaçant et en saisissant celle de votre choix.
Dans les champs Destinataire, Copie à et Copie cachée à, vous pouvez indiquer plusieurs adresses e-mails séparés par un point-virgule, comme dans votre logiciel d'envoi d'email habituel.
Saisissez votre message.
L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec des fonctions texte riche disponibles pour la mise à forme du texte.
Envoyez votre message.
Cliquez sur en bas de votre écran.
Pour ajouter le champ de votre choix, sélectionnez-le dans le sélecteur situé à droite du champ de saisie du message et cliquez sur .
Cliquez sur ou <ENTREE> pour lancer l'envoi des différents e-mails.
Cliquez sur ou <F4> sur la pièce à envoyer.
Cliquez sur .
