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Appels d'offres

Les appels d'offre permettent de créer un document sur lequel vous pouvez indiquer plusieurs fournisseurs. Cela évite d'avoir à créer autant de demandes de prix que de fournisseurs potentiels.

Une fois votre fournisseur sélectionné, vous pouvez transférer l'appel d'offre en bon de commande.

Plusieurs modèles d'impression de vos appels d'offres sont pré-paramétrés dans votre logiciel.

L'option Uniquement mes pièces permet (dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des appels d'offres) à l'utilisateur de n'afficher dans le tableau que les appels d'offres qu'il à lui-même créés.

Quand un appel d'offre est transféré en commande il n'est plus affiché systématiquement. L'option "Inclure les appels d'offres transférés" permet d'ajouter à la liste des appels d'offres en cours, ceux qui ont été transférés.

L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.

Créer un appel d'offre

1. Cliquez sur ou <INSER> .

Données générales

Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvel appel d'offres. Vous pouvez le modifier dans Options/Divers.

a) Fournisseur nº :

a.1) Cliquez sur le numéro d'ordre (de 1 à 5) à droite du sélecteur de fournisseurs. Le numéro 1 est indiqué par défaut.

Le numéro d'ordre choisi est affecté au libellé "Fournisseur n°" suivi du numéro choisi.

Pour chaque appel d'offres, vous pouvez saisir jusqu'à cinq fournisseurs. C'est au moment du transfert de l'appel d'offre en commande ou en facture que vous indiquerez le fournisseur sélectionné.

a.2) Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour une recherche multicritères.

Vous pouvez créer le fournisseur à partir de la fenêtre de recherche, au moment même de la création de votre pièce. Il suffit de cliquer sur [Nouveau].

Données facultatives

Client : vous pouvez indiquer pour quel client vous émettez l'appel d'offre. Cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.

Comme pour les fournisseurs, si le client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de votre fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur .

Contact : sélectionnez un contact ou cliquez surpour consulter la liste des contacts.

Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.

L'adresse du client est indiquée par défaut tant que vous n'indiquez pas un contact dont l'adresse soit différente. Vous pouvez à partir de cet écran, créer un nouveau contact. Pour cela cliquez sur , ensuite sur .

Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale et saisir l'adresse souhaitée.

Modifiez éventuellement l'adresse en choisissant un nouveau contact dans le sélecteur du contact dans le pavé adresse. Répétez cette opération pour tous les fournisseurs auxquels vous souhaitez faire parvenir l'appel d'offre.

Vous pouvez encore renseigner les champs :

Acheteur
Mode de règlement
Type de paiement : Le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier.
Objet : Il s'agit d'un champ de saisie libre qui peut contenir une référence, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer dans l'en-tête de l'appel d'offre.

Par défaut l'adresse générique du fournisseur actif vous est proposée. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique du fournisseur actif, choisissez-le dans le sélecteur Contact (voir plus comment modifier l'adresse à partir des contacts).

Données annexes

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez sur [Personnaliser] et ensuite cochez le champ "E-mail envoyé".

Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impression des appels d'offres vous sont proposés. Choisissez dans la liste celui qui convient le mieux à votre activité. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales (menu Options/Divers).

Lignes d'article

Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.

Options de saisie de ligne article

1. Par la fiche article

Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

2. Saisie au kilomètre

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.

En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.

Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise" est également calculé automatiquement.

Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille.

Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.

Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).

b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <Echap> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple :

Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Insérer des lignes de sous-totaux dans les lignes article

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offre concerné.
Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.

Modifier un appel d'offre

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><FIN>

La molette de votre souris vous permet aussi de naviguer de haut en bas de page.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offre à modifier.
Effectuez les modifications souhaitées.

Déployez le thème Données annexes en cliquant surpour saisir des éventuelles modifications.

Modification des lignes d'article

L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le boutonpour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.

Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.

Vous avez deux options pour insérer les lignes :

1. Par la fiche article

Article géré par lot / nº de série :

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.

Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

b) Effectuez les modifications.

2. Saisie au kilomètre

b) Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.

Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <TAB>.

Les étapes de modification des lignes d'article sont aussi valables pour les lignes de chapitre dans le mode de saisie au kilomètre.

Modification de la Remise globale

b) Effectuez vos modifications.

Supprimer un appel d'offre

Pour supprimer des appels d'offres, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.

En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste, à droite <CTRL><SHIFT><A>.

Notez que toutes les lignes du tableau se cochent automatiquement.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur chaque page.

Exemple :

Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.

Dupliquer un appel d'offre

Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de l'appel d'offres dont vous souhaitez dupliquer.

Le logiciel vous ouvre la fenêtre avec le nouveau numéro de pièce.

2. Effectuez les modifications éventuelles dans :

Données générales et Données annexes et dans les Lignes d'article.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Rechercher un appel d'offre

Vous pouvez effectuer votre recherche de manières très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer surpour le rechercher.

Vous avez aussi les filtres, dont celui concernant le nombre de mois peut être paramétré à votre convenance :

Pour paramétrer ce filtre selon vos besoins, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.

Puis, tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogramme ou sur le bouton placé tout en bas.

Ouvrez le thème "Autres" en cliquant sur .

Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces. Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.

Cliquez sur tout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur <ENTREE> tout en bas.

Puis, continuez votre recherche, si vous ne trouvez pas la pièce recherchée dans le tableau :

Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche sur le tableau.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b. Saisissez votre critère de recherche.

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Sur tous les critères, simultanément :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.

2 - Directement sur la liste, critère par critère :

Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.

Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.

Rappel :

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.

Personnalisation de l'affichage des listes

Vues

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Modifier l'affichage de la vue par défaut

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Personnaliser l'affichage par défaut

Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".

Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Méthodes d'ajout et suppression de données

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Modifier l'ordre d'affichage de la vue par défaut

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Créer une nouvelle vue

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.

Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Méthodes d'ajout et suppression de données lors de la création d'une vue

Vous pouvez procéder de la même façon décrite ici en mode modification d'une vue que vous avez créé. Pour savoir comment modifier une vue, reportez-vous au chapitre d'aide "Modifier l'affichage de la vue par défaut".

En effet, c'est un processus identique.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Personnaliser l'ordre d'affichage d'une vue

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Transférer l'appel d'offre en bon de commande

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offres à transférer.
Cliquez sur .

Ce bouton est visible lorsqu'il y a au moins une ligne article sur l'appel d'offre.

3. Indiquer le fournisseur ayant gagné l'appel d'offre.

Le sélecteur vous propose tous les fournisseurs (5 au maximum) indiqués dans l'appel d'offres. Sélectionnez celui qui a remporté l'appel d'offres et pour lequel sera générée la commande.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La commande créée est visible dans l'option Commandes. Vous pouvez la modifier avant son impression et sa validation si besoin.

Une fois l'appel d'offre transféré, il disparaît du tableau. Cochez l'option Inclure les appels d'offres transférés pour le retrouver.

La pièce créée à l'issue du transfert reprend l'utilisateur auteur du transfert en tant qu'émetteur et non pas l'utilisateur ayant créé la pièce d'origine.

Lorsque vous transférez votre appel d'offre, si une pièce non validée existe déjà, un message s'affiche pour vous indiquer qu'il faut d'abord valider la pièce existante avant de faire un nouveau transfert.

Exemple : transfert d'une commande en BR, alors qu'un BR non validé existe déjà pour la commande en question.

Facturer un appel d'offres

Vous pouvez générer la facture directement depuis l'appel d'offre.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offres à transférer.
Cliquez sur .
Renseignez le numéro de la facture émise par le fournisseur et la date de facturation.
Sélectionnez dans la liste des fournisseurs celui qui a remporté l'appel d'offres.
Cliquez sur ou <ENTREE>.

La facture fournisseur est immédiatement créée et visible dans le menu Factures avec, dans son objet, un commentaire précisant à partir de quel appel d'offre elle a été créée.

Une fois l'appel d'offre transféré, il disparaît du tableau. Cochez l'option Inclure les appels d'offres transférés pour le retrouver.

Envoyer un appel d'offres par e-mail

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce a envoyer.

Pour envoyer une pièce par e-mail il est impératif d'indiquer un modèle d'impression. Si vous ne l'avez pas fait préalablement, le thème données annexes se déploie automatiquement et vous pouvez le sélectionner.

2. Cliquez sur .

Ce bouton vous propose des multiples options de modèles d'impression, si vous n'avez pas préalablement indiqué un dans les données annexes de votre pièce.

En effet, si vous avez déjà indiqué un modèle, uniquement le modèle indiqué apparaît dans les options.

Vous devez dans ce cas cliquer sur la flèche pour choisir votre modèle. La boite d'envoi s'ouvre instantanément et vous pouvez rédiger votre message.

3. Choisissez le message type, si vous le souhaitez.

Pour paramétrer des messages type par type de pièce, rendez-vous au menu Fichiers/ Divers, fichier Envoi des pièces par e-mail.

4. Renseignez les champs comme dans votre boîte email.

5. Editez votre message.

L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions de mise en forme disponibles.

7. Cliquez sur .

Suite à l'envoi de la pièce par e-mail, le champ E-mail envoyé sera automatiquement marqué à Oui.

Créer un appel d'offre

1. Cliquez sur ou <INSER> .

Données générales

Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvel appel d'offres. Vous pouvez le modifier dans Options/Divers.

a) Fournisseur nº :

a.1) Cliquez sur le numéro d'ordre (de 1 à 5) à droite du sélecteur de fournisseurs. Le numéro 1 est indiqué par défaut.

Le numéro d'ordre choisi est affecté au libellé "Fournisseur n°" suivi du numéro choisi.

Pour chaque appel d'offres, vous pouvez saisir jusqu'à cinq fournisseurs. C'est au moment du transfert de l'appel d'offre en commande ou en facture que vous indiquerez le fournisseur sélectionné.

a.2) Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour une recherche multicritères.

Vous pouvez créer le fournisseur à partir de la fenêtre de recherche, au moment même de la création de votre pièce. Il suffit de cliquer sur [Nouveau].

Données facultatives

Client : vous pouvez indiquer pour quel client vous émettez l'appel d'offre. Cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.

Comme pour les fournisseurs, si le client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de votre fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur .

Contact : sélectionnez un contact ou cliquez surpour consulter la liste des contacts.

Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale et saisir l'adresse souhaitée.

Vous pouvez encore renseigner les champs :

Acheteur
Mode de règlement
Type de paiement : Le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier.
Objet : Il s'agit d'un champ de saisie libre qui peut contenir une référence, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer dans l'en-tête de l'appel d'offre.

Données annexes

E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

Lignes d'article

L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ "Descriptif" lorsque vous cliquez surpour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.

Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.

Options de saisie de ligne article

1. Par la fiche article

a) Cliquez sur ou <INSER>.

b) Sélectionnez l'article ou cliquez sur pour une recherche ciblée.

Si l'article n'existe pas dans vos articles enregistrés, vous pouvez alors le créer. Cliquez sur ou <INSER> dans votre fenêtre de recherche.

Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

c) Cliquez sur ou <ENTREE>.

2. Saisie au kilomètre

a) Cliquez sur ou servez vous de la flèche pour sélectionner la fonction souhaitée.

Notez que la ligne article active les champs à la saisie. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer sur pour consulter le fichier des articles et effectuer une recherche multicritères.

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.

Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise" est également calculé automatiquement.

Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

b) Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne (si vous n'utilisez pas la navigation par la touche <TAB>).

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.

Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

a) Cliquez sur en utilisant la flèche pour sélectionner l'option ajout, si nécessaire.

b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Exemple :

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

a) Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

c) Cliquez sur .

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Le pictogrammevous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Créer une nouvelle vue

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Méthodes d'ajout et suppression de données lors de la création d'une vue

En effet, c'est un processus identique.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

Cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur .

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur .