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Vues
Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.
En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.
Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande concernée.
Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.
Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.
Vous pouvez effectuer votre recherche de manière très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.
Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer sur pour le rechercher.
Pour paramétrer ce filtre, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.
Puis, tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogramme ou sur le bouton placé tout en bas.
Ouvrez le thème "Autres" en cliquant sur ou sur le son titre.
Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces.
Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.
Cliquez sur tout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur ou <ENTREE> tout en bas.
Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche sur le tableau.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
b. Saisissez votre critère de recherche.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
1 - Sur tous les critères, simultanément :
En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.
La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.
2 - Directement sur la liste, critère par critère :
Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Rappel :
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa). En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><FIN>
La roulette de votre souris vous permet aussi de naviguer de haut en bas de page.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à modifier.
Effectuez les modifications souhaitées.
Déployez le thème Données annexes pour saisir des éventuelles modifications.
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ "Descriptif" lorsque vous cliquez sur [Ajouter] pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans Options, onglet Pièces commerciales.
Vous avez deux options pour insérer les lignes :
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
b) Effectuez les modifications.
b) Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.
Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <Tab>. La touche de tabulation valide aussi les éventuelles modifications apportées aux lignes d'article, sans avoir besoin de passer par le pictogramme de validation.
Les étapes de modification des lignes d'article sont aussi valables pour les lignes de chapitre dans le mode de saisie au kilomètre.
4. Modification de la Remise globale :
b) Effectuez vos modifications.
Pour supprimer des commandes, vous avez trois options :
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A> à droite.
Notez que toutes les lignes du tableau se cochent automatiquement.
Cliquez sur .
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur chaque page.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
La commande d'achat peut être créée à partir d'un transfert d'un appel d'offre en bon de commande. Vous pouvez toujours modifier votre commande tant qu'elle n'ait pas été transféré en bon de réception ou facture.
1. Cliquez sur ou <INSER>.
2. Renseignez les données générales situé sur la ligne du thème.
La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.
Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces, vous devez vous rendre au menu Options, Pièces commerciales.
Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour consulter le fichier correspondant (seul champ obligatoire de la partie données générales).
Si le fournisseur n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur .
Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.
Données facultatives dans la partie de données générales :
Indiquez un dossier ou chantier.
Les champs correspondant à la gestion de chantiers pour le bâtiment s'affichent suite à un paramétrage préalable dans le menu Options/ Divers.
Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche, par exemple. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.
L'adresse du client est indiquée par défaut tant que vous n'indiquez pas un contact dont l'adresse soit différente. Vous pouvez à partir de cet écran, créer un nouveau contact.
Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale.
Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :
Acheteur
Mode de règlement
Type de paiement
Objet
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.
a) Sélectionnez un modèle d'impression.
b) Saisissez le nombre total de colis.
Soldée : ce champ est renseigné automatiquement lorsque la commande est totalement soldée.
4. Saisie des lignes d'articles
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur [Ajouter] pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans Options, Pièces commerciales.
Rendez vous dans la "Saisie et modification des articles de la commande" située en bas de votre pièce, ensuite :
Saisie au kilomètre :
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.
En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action. Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.
Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article sont aussi transmises d'une pièce à l'autre.
Exemple : entre le transfert d'une commande en bon de réception.
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Mode 1 d'insertion d'une ligne article :
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez vous dans le menu Options, Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.
d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple d'insertion de commentaires ou chapitres :
Vous pouvez rajouter un chapitre pour regrouper, dans un thème précis, des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
5. Application d'une remise globale
Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.
b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case "%" pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
Lorsque vous êtes en insertion ou en modification de ligne article, vous pouvez cocher l'option Refacturé pour signifier que l'article considéré a été refacturé au client pour lequel il avait été commandé.
Pour visualiser l'état de refacturation des commandes fournisseurs aux clients, reportez-vous au menu Editions/Suivi - Nature de l'édition Suivi des commandes passées aux fournisseurs.
Lorsque tous les articles d'une même commande ont été cochés comme "refacturés", la commande disparaît de la liste. L'option Inclure les commandes totalement refacturées, vous permet de la retrouver.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de commande pour laquelle, vous voulez signaler un article comme refacturé.
Cliquez sur sur la ligne de l'article souhaité.
Les lignes articles se trouvent dans la partie inférieure de votre écran.
3. Cochez l'option Refacturé dans la partie Quantité livrée et Reliquat à livrer.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à archiver.
Cliquez sur .
Vous pouvez la visualiser dans le menu Commandes archivées.
a. Cliquez sur .
c. Cliquez sur .
Notez que le pictogramme devient pour vous indiquer qu'un filtre est bien actif. Le pictogramme apparaît sur le titre de la colonne relative au critère de recherche saisi.
Cliquez sur le bouton situé en bas de votre liste.
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant, cliquez sur pour désactiver le filtre.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application d'un filtre , placé sur les colonnes des données choisies comme critère, disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogramme directement sur les colonnes où un filtre a été appliqué dont vous ne souhaitez plus utiliser comme critère de recherche.
a) Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article concernée.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
a) Cliquez sur sur la ligne de l'article concernée.
c) Cliquez sur pour valider les modifications réalisées (ou utilisez la touche de tabulation).
a) Cliquez sur devant le champ Remise globale.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur .
En cliquant ensuite sur toutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
Sélectionnez le client cliquez surpour consulter le fichier correspondant ; cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.
Comme pour les fournisseurs, si le client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur .
Sélectionnez un contact ou cliquez sur pour consulter la liste des contacts.
Pour cela, cliquez suret ensuite sur .
3. Déployez le thème données annexes en cliquant sursitué à droite de la ligne de titre du thème.
Vous pouvez ajouter ce statut dans la liste de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez sur et ensuite cochez le champ E-mail envoyé.
a) Cliquez sur ou <Inser> et sélectionnez l'article de votre choix.
Ce bouton est paramétrable par la flèche située à droite. Si vous avez choisi d'utiliser la fonction de saisie au kilomètre, vous verrez s'afficher la fonction . Vous devez alors cliquer sur la flèche du sélecteur pour choisir la fonction "Ajout détaillé" en cliquant sur l'option correspondante.
Notez que le curseur se positionne sur le champ Code. Tapez le code article si vous le connaissez et effectuez les modifications souhaitées (quantité, etc.) ou cliquez sur le pictogrammepour rechercher l'article souhaité.
Vous pouvez alors créer l'article s'il ne s'affiche pas dans votre liste en cliquant sur le bouton.
b) Cliquez sur ou <ENTREE>.
a) Cliquez sur ou <INSER>.
Ce bouton est paramétrable par la flèche située à droite. Si vous avez choisi d'utiliser la fonction de saisie par la fiche article, vous verrez s'afficher la fonction. Vous devez alors cliquer sur la flèche du sélecteur pour choisir la fonction "Ajout" en cliquant sur l'option correspondante.
Notez que la ligne article active les champs à la saisie. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer sur le pictogrammepour consulter le fichier des articles.
b) Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne ou en utilisant le raccourci clavier par la touche <TAB>.
a) Cliquez sur ou <INSER>.
a) Cliquez sur devant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le pictogramme vous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.
6. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Les commandes fournisseurs peuvent être créées, soit directement grâce a cet onglet, soit par le transfert d'un appel d'offres en bon de commande.
Vous avez à votre disposition plusieurs modèles d'impression de bons de commande préenregistrés dans votre logiciel.
Quatre options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :
La sélection d'un fournisseur.
L'option Uniquement mes pièces permet (dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des commandes) à l'utilisateur de n'afficher dans le tableau que les commandes qu'il a lui-même créées.
L'option Inclure les commandes totalement refacturées permet d'ajouter à la liste des commandes partiellement ou non refacturées, celles qui l'ont totalement été. Quand tous les articles d'une commande fournisseur ont été refacturés au client, elle n'est plus affichée systématiquement.
L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.
Personnalisation de l'affichage de la liste des commandes :
L'affichage du tableau des commandes vous permet d'appliquer des critères de sélection pour n'afficher que les commandes que vous souhaitez vérifier.
Vous pouvez notamment :
Sélectionner un fournisseur. Pour vous permettre d'afficher que les commandes passées pour un certain fournisseur.
Cocher l'option Uniquement mes pièces (affiche les commandes effectuez par vous en tant qu'utilisateur)
Cocher l'option Inclure les commandes totalement refacturées.
En plus de ces filtres, vous pouvez aussi personnaliser l'affichage de la liste des commandes en indiquant, de manière très simple, les données que vous souhaitez visualiser.
En effet, les colonnes de votre tableau se modifieront selon la personnalisation que vous lui indiquerez. Vous pouvez aussi conserver l'affichage par défaut et rajouter des données (des colonnes) dans votre tableau. Si vous avez plus des colonnes que peut contenir votre écran, un balayage horizontal et vertical s'affiche automatiquement.
La même personnalisation est disponible sur le tableau des lignes d'article de votre commande (dans la fiche de la commande). Vous aurez sur la liste de lignes d'article aussi le bouton .
Numéro : il est attribué automatiquement et est incrémenté à chaque nouvelle commande. Vous pouvez le modifier (menu Options, Divers).
Client : le code client et le code dossier permettent de calculer la marge brute (menu Editions).
Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyse. En effet, vous pouvez avoir divers dossiers ouverts simultanément pour un même client.
Mode de règlement : le logiciel vous propose par défaut le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.
Type de paiement : par défaut le type de paiement paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé.
Objet : zone de texte libre qui peut contenir une référence fournisseur, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête du bon de commande. Si la commande a été créée à partir d'un appel d'offres, le logiciel reprend son numéro automatiquement dans cette zone.
Total reçu : lorsque les articles ont été déclarés comme reçus via la validation du bon de réception ou de la facture, ce champ reprend le total livré en montant.
Solde à recevoir : le solde est différent de "0" si la livraison est partielle. Dans ce cas, le "Total reçu" correspond au montant total commandé moins le "Solde à recevoir".
Numéro de facture fournisseur : ce numéro est renseigné lors du transfert de la commande en facture. Si une commande fait l'objet de plusieurs factures, seul le numéro de facture du dernier transfert est conservé dans ce champ.
Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.
Raison sociale : elle est reprise telle que renseignée sur la fiche fournisseur.
Adresse : par défaut l'adresse générique du fournisseur vous est proposée. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique du fournisseur, choisissez-le dans le sélecteur Contact.
Transfert : ce champ vous indique la dernière pièce commerciale issue de la commande (bon de réception ou facture).
Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions de commandes sont préenregistrés dans votre logiciel. Choisissez dans la liste celui vous convenant. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales menu Options/Divers.
Insertion des lignes d'article : vous avez deux options pour rajouter des lignes d'article dans votre commande d'achat : fiche article et la saisie au kilomètre.
Nous vous guiderons dans les deux modes d'insertion ici dans votre aide en ligne.
vous pouvez, selon la gamme de votre abonnement, insérer des produits gérés par lots / numéros de série dans votre commande d'achat.
Votre aide en ligne vous guide sur l'insertion d'articles gérés par lots dans la rubrique "Créer une commande".
Pour dupliquer une commande, vous avez deux options :
À partir de la liste des commandes :
Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de la commande à dupliquer.
Par la fiche de la commande :
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à dupliquer.
Cliquez sur .
Une commande fournisseur peut générer un bon de réception (si vous gérez les stocks) ou directement une facture d'achat.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à transférer.
Cliquez sur .
Sélectionnez "Bon de réception" ou "Facture".
Si vous générez une facture, saisissez le numéro et la date de la facture du fournisseur.
Indiquez l'action : supprimer définitivement, archiver ou conserver la commande.
Si vous l'archivez, vous pourrez la consulter depuis le menu Commandes archivées.
6. Cliquez sur ou <ENTREE>.
La nouvelle pièce est immédiatement créée et visible dans le menu Bons de réception ou Factures.
La pièce créée à l'issue du transfert reprend l'utilisateur auteur du transfert en tant qu'émetteur et non pas l'utilisateur ayant créé la pièce d'origine.
Lorsque vous transférez votre appel d'offre, si une pièce non validée existe déjà, un message s'affiche pour vous indiquer qu'il faut d'abord valider la pièce existante avant de faire un nouveau transfert.
Exemple : transfert d'une commande en BR, alors qu'un BR non validé existe déjà pour la commande en question.
Cliquez sur ou <F4> sur la commande de votre choix.
Pour envoyer une pièce par e-mail il est impératif d'indiquer un modèle d'impression. Si vous ne l'avez pas fait préalablement, le thème données annexes se déploie automatiquement et vous pouvez le sélectionner.
2. Cliquez sur .
Par défaut le numéro du document et sa date sont insérés dans l'éditeur.
3. Sélectionnez le type de dossier.
Le dossier associe votre envoi à une action pour l'historique CRM de votre tiers.
4. Choisissez le message.
Pour paramétrer des messages type par type de pièce, rendez-vous au menu Fichiers, Divers, fichier Envoi des pièces par e-mail.
5. Saisissez les champs :
L'adresse e-mail de l'utilisateur en cours est proposé par défaut comme Expéditeur et vous pouvez la modifier.
Dans les champs Destinataire, Copie à et Copie cachée à, vous pouvez indiquer plusieurs adresses e-mails séparés par un point-virgule.
6. Éditez votre message.
L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions de mise en forme disponibles.
Suite à l'envoi de la pièce par e-mail, le champ E-mail envoyé sera automatiquement marqué à Oui.
Cette fonctionnalité vous permet de créer des variantes d'une même commande fournisseur. Il est par exemple possible que la quantité demandée change ou qu'une remise soit accordée.
Les différentes versions resteront associées à la commande initiale. Chaque nouvelle version reprend le même numéro de devis suivi d'une lettre.
Pour créer une nouvelle version de commande, vous devez tout d'abord la sélectionner dans la liste des commandes.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de commande pour laquelle, vous voulez créer une nouvelle version.
Cliquez sur .
Notez que le code de la nouvelle version sera le même suivi d'une lettre pour le différencier de la version d'origine. Par défaut la première version sera le code de la commande en question, suivi de la lettre A et ainsi de suite (B, C...).
3. Modifiez les données que vous souhaitez.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
La nouvelle version créée s'affiche sur le tableau.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.
Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Vous pouvez procéder de la même façon décrite ici en mode modification d'une vue que vous avez créé. Pour savoir comment modifier une vue, reportez-vous au chapitre d'aide "Modifier l'affichage de la vue par défaut".
En effet, c'est un processus identique.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cette fonction affiche une édition HTML avec la traçabilité de chaque pièce afin de visualiser le cycle de vie d'une vente ou d'un achat dans la gestion commerciale, de la création initiale d'une pièce jusqu'aux éventuels transferts successifs mais aussi les échéances et règlements attachés.
Le bouton permet d’obtenir une édition de l’intégralité de l’historique d'une pièce commerciale.
Toutes les pièces commerciales ont un champ Objet. Lorsqu'une pièce est issue d'un transfert, son historique indique la pièce d'origine, son numéro, sa date, plus les informations contenues dans le champ Objet de la pièce d'origine.
Exemple :
Pour un bon de livraison :
Selon notre commande Nº CDE1002 du 19/01/2012 Selon notre devis Nº DEV1031 du 19/01/2012
Cliquez sur [Traçabilité] pour afficher les informations de la pièce à partir de laquelle l'édition est générée.
Exemple :
Traçabilité de la commande Nº 1 du client Client 3
Devis n° 1 du 22/01/2015
Commande n° 1 du 28/01/2015
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande dont vous souhaitez consulter la traçabilité.
Cliquez sur .
Une commande archivé n'est pas modifiable. Vous devez la désarchiver pour effectuer des modifications.
Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" située en haut de votre liste à droite.
Sélectionnez le fournisseur concerné à l'aide de la flèche du sélecteur ou cliquez surpour effectuer une recherche multicritères.
Cliquez sur ou <F4> situé sur la ligne de la commande archivée à consulter et/ou imprimer. Vous visualiserez alors les détails de votre commande.
Pour imprimer la commande, déployez le thème Données annexes en cliquant sur .
Sélectionnez le modèle d'impression de votre choix.
Cliquez sur .
La commande s'affiche et vous pouvez l'imprimer si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton "Imprimer" de votre assistant d'impression.
Vous pouvez cibler les commandes que vous souhaitez en sélectionnant un fournisseur : le choix est sur "Tous" par défaut.
Pour supprimer des commandes archivées, vous avez trois options :
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A> à droite.
Cliquez sur .
Validez le message de confirmation.
Notez que toutes les lignes de la liste se cochent automatiquement.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" située en haut à droite de votre liste.
Recherchez le bon de commande de votre choix en cliquant sur la flèche du sélecteur ou sur le pictogramme pour effectuer une recherche multicritère.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de ma commande archivée dans laquelle vous souhaitez personnaliser l'affichage des lignes article.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E>.
Cochez et décochez les champs selon les données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.
Pour établir un nouvel ordre d'affichage :
Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.
6. Saisissez le nombre de lignes que vous souhaitez afficher par page pour le tableau de lignes d'article.
7. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez effectuer votre recherche de manières très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.
Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer surpour le rechercher.
Pour paramétrer ce filtre selon vos besoins, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.
Puis, tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogramme ou sur le bouton placé tout en bas.
Ouvrez le thème "Autres" en cliquant sur .
Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces. Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.
Cliquez sur tout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur ou <ENTREE> tout en bas.
Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" située en haut à gauche de la liste.
Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche sur le tableau.
Application d'un filtre :
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions sur des caractères contenus dans le critère que vous aurez déterminé.
b) Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez appliquer un filtre.
Notez que sur la liste résultant de votre filtre s'affiche avec autant des lignes contenant le critère saisi.
Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.
La liste s'affichera sans filtre appliqué.
Toutefois, l'affichage gardera les filtres sélectionnés en haut du tableau. Vous devez les désactiver si besoin.
Pour afficher les commandes archivées, vous devez cocher l'option "Inclure les commandes archives" en haut de votre liste.
Vous pouvez personnaliser l'affichage à l'aide du bouton en cochant les données que vous souhaitez visualisé et en décochant celles que vous n'avez pas besoin.
L'archivage d'une commande peut se faire :
Depuis la commande par le bouton .
ou
Au moment du transfert en facture d'achat, en sélectionnant l'option Archiver cette commande.
Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" en haut de votre liste à droite.
Recherchez le bon de commande du fournisseur dont vous avez besoin en cliquant sur la flèche du sélecteur ou sur le pictogramme pour faire une recherche multicritères.
Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne de la commande à désarchiver.
Cliquez sur le bouton situé en haut de la liste article.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E>.
Cochez et décochez les champs selon les données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.
Pour établir un nouvel ordre d'affichage :
Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.
3. Saisissez le nombre de lignes que vous souhaitez afficher par page pour le tableau de lignes d'article.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" situé en haut à droite de votre liste.
Recherchez le bon de commande concerné à l'aide du sélecteur en haut à gauche ou en cliquant sur pour effectuer une recherche multicritères.
Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de la commande archivée à dupliquer.
Cet action créé une commande dans la liste des commandes en cours et un message vous indique son numéro.
Lorsque vous validez le message d'alerte, vous êtes automatiquement reconduit vers le menu Achats/Commandes avec la fiche de la commande que vous venez de créer par duplication ouverte.
4. Effectuez vos éventuelles modifications.
Pour déployer le thème Données annexes cliquez sur .
5. Effectuez vos éventuelles modifications également dans les lignes d'article (modifiez, supprimez, dupliquez des lignes d'article selon votre besoin).
6. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Remise globale : vous pouvez éventuellement appliquer une remise globale, en montant ou en pourcentage. Pour cela, cliquez sur situé devant le champ.
Le bouton est visible après validation de la pièce.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
a) Cliquez sur .
c) Saisissez votre critère de recherche et cliquez sur .
Vous remarquerez que le pictogramme "filtre" change de couleur dans le but de vous montrer qu'un filtre est maintenant appliqué.
Le pictogramme s'affiche sur les colonnes représentant les critères choisis.
a) Cliquez sur .
b) Cliquez sur pour supprimer le filtre en place.
Cliquez sur indiquant le filtre directement sur la colonne de la liste où il a été appliqué.
