1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offre à modifier.

2. Effectuez les modifications souhaitées.

Déployez le thème Données annexes en cliquant surpour saisir des éventuelles modifications.

Modification des lignes d'article

Vous avez deux options pour insérer les lignes :

1. Par la fiche article

Article géré par lot / nº de série :

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.

Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

b) Effectuez les modifications.

2. Saisie au kilomètre

b) Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.

Modification de la Remise globale

b) Effectuez vos modifications.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offre concerné.

2. Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.

Pour supprimer des appels d'offres, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste, à droite <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Les appels d'offre permettent de créer un document sur lequel vous pouvez indiquer plusieurs fournisseurs. Cela évite d'avoir à créer autant de demandes de prix que de fournisseurs potentiels.

Une fois votre fournisseur sélectionné, vous pouvez transférer l'appel d'offre en bon de commande.

Plusieurs modèles d'impression de vos appels d'offres sont pré-paramétrés dans votre logiciel.

L'option Uniquement mes pièces permet (dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des appels d'offres) à l'utilisateur de n'afficher dans le tableau que les appels d'offres qu'il à lui-même créés.

Quand un appel d'offre est transféré en commande il n'est plus affiché systématiquement. L'option "Inclure les appels d'offres transférés" permet d'ajouter à la liste des appels d'offres en cours, ceux qui ont été transférés.

L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.

1. Cliquez sur ou <INSER> .

Données générales

Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvel appel d'offres. Vous pouvez le modifier dans Options/Divers.

a) Fournisseur nº :

a.1) Cliquez sur le numéro d'ordre (de 1 à 5) à droite du sélecteur de fournisseurs. Le numéro 1 est indiqué par défaut.

Le numéro d'ordre choisi est affecté au libellé "Fournisseur n°" suivi du numéro choisi.

Pour chaque appel d'offres, vous pouvez saisir jusqu'à cinq fournisseurs. C'est au moment du transfert de l'appel d'offre en commande ou en facture que vous indiquerez le fournisseur sélectionné.

a.2) Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour une recherche multicritères.

Vous pouvez créer le fournisseur à partir de la fenêtre de recherche, au moment même de la création de votre pièce. Il suffit de cliquer sur [Nouveau].

Données facultatives

Client : vous pouvez indiquer pour quel client vous émettez l'appel d'offre. Cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.

Contact : sélectionnez un contact ou cliquez surpour consulter la liste des contacts.

Modifiez éventuellement l'adresse en choisissant un nouveau contact dans le sélecteur du contact dans le pavé adresse. Répétez cette opération pour tous les fournisseurs auxquels vous souhaitez faire parvenir l'appel d'offre.

Vous pouvez encore renseigner les champs :

• Acheteur

• Mode de règlement

• Type de paiement : Le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier.

• Objet : Il s'agit d'un champ de saisie libre qui peut contenir une référence, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer dans l'en-tête de l'appel d'offre.

Données annexes

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez sur [Personnaliser] et ensuite cochez le champ "E-mail envoyé".

Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impression des appels d'offres vous sont proposés. Choisissez dans la liste celui qui convient le mieux à votre activité. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales (menu Options/Divers).

Lignes d'article

Options de saisie de ligne article

1. Par la fiche article

2. Saisie au kilomètre

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille.

Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Ici vous gérez tous les processus des achats, de l'appel d'offre au traitement de contremarque.

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

1. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de l'appel d'offres dont vous souhaitez dupliquer.

Le logiciel vous ouvre la fenêtre avec le nouveau numéro de pièce.

2. Effectuez les modifications éventuelles dans :

Données générales et Données annexes et dans les Lignes d'article.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez effectuer votre recherche de manières très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer surpour le rechercher.

Vous avez aussi les filtres, dont celui concernant le nombre de mois peut être paramétré à votre convenance :

Puis, continuez votre recherche, si vous ne trouvez pas la pièce recherchée dans le tableau :

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b. Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Sur tous les critères, simultanément :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste, critère par critère :

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

1. Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Méthodes d'ajout et suppression de données

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur .

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Méthodes d'ajout et suppression de données lors de la création d'une vue

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

1. Cliquez sur le bouton .

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offres à transférer.

2. Cliquez sur .

3. Indiquer le fournisseur ayant gagné l'appel d'offre.

Le sélecteur vous propose tous les fournisseurs (5 au maximum) indiqués dans l'appel d'offres. Sélectionnez celui qui a remporté l'appel d'offres et pour lequel sera générée la commande.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La commande créée est visible dans l'option Commandes. Vous pouvez la modifier avant son impression et sa validation si besoin.

Une fois l'appel d'offre transféré, il disparaît du tableau. Cochez l'option Inclure les appels d'offres transférés pour le retrouver.

Vous pouvez générer la facture directement depuis l'appel d'offre.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'appel d'offres à transférer.

2. Cliquez sur .

3. Renseignez le numéro de la facture émise par le fournisseur et la date de facturation.

4. Sélectionnez dans la liste des fournisseurs celui qui a remporté l'appel d'offres.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La facture fournisseur est immédiatement créée et visible dans le menu Factures avec, dans son objet, un commentaire précisant à partir de quel appel d'offre elle a été créée.

Une fois l'appel d'offre transféré, il disparaît du tableau. Cochez l'option Inclure les appels d'offres transférés pour le retrouver.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce a envoyer.

2. Cliquez sur .

3. Choisissez le message type, si vous le souhaitez.

4. Renseignez les champs comme dans votre boîte email.

5. Editez votre message.

L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions de mise en forme disponibles.

7. Cliquez sur .

Suite à l'envoi de la pièce par e-mail, le champ E-mail envoyé sera automatiquement marqué à Oui.

Les commandes fournisseurs peuvent être créées, soit directement grâce a cet onglet, soit par le transfert d'un appel d'offres en bon de commande.

Vous avez à votre disposition plusieurs modèles d'impression de bons de commande préenregistrés dans votre logiciel.

Quatre options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :

• La sélection d'un fournisseur.

• L'option Uniquement mes pièces permet (dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des commandes) à l'utilisateur de n'afficher dans le tableau que les commandes qu'il a lui-même créées.

• L'option Inclure les commandes totalement refacturées permet d'ajouter à la liste des commandes partiellement ou non refacturées, celles qui l'ont totalement été. Quand tous les articles d'une commande fournisseur ont été refacturés au client, elle n'est plus affichée systématiquement.

• L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.

Personnalisation de l'affichage de la liste des commandes :

L'affichage du tableau des commandes vous permet d'appliquer des critères de sélection pour n'afficher que les commandes que vous souhaitez vérifier.

Vous pouvez notamment :

Sélectionner un fournisseur. Pour vous permettre d'afficher que les commandes passées pour un certain fournisseur.

Cocher l'option Uniquement mes pièces (affiche les commandes effectuez par vous en tant qu'utilisateur)

Cocher l'option Inclure les commandes totalement refacturées.

En plus de ces filtres, vous pouvez aussi personnaliser l'affichage de la liste des commandes en indiquant, de manière très simple, les données que vous souhaitez visualiser.

En effet, les colonnes de votre tableau se modifieront selon la personnalisation que vous lui indiquerez. Vous pouvez aussi conserver l'affichage par défaut et rajouter des données (des colonnes) dans votre tableau. Si vous avez plus des colonnes que peut contenir votre écran, un balayage horizontal et vertical s'affiche automatiquement.

Données générales

Numéro : il est attribué automatiquement et est incrémenté à chaque nouvelle commande. Vous pouvez le modifier (menu Options, Divers).

Client : le code client et le code dossier permettent de calculer la marge brute (menu Editions).

Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyse. En effet, vous pouvez avoir divers dossiers ouverts simultanément pour un même client.

Mode de règlement : le logiciel vous propose par défaut le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.

Type de paiement : par défaut le type de paiement paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé.

Objet : zone de texte libre qui peut contenir une référence fournisseur, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête du bon de commande. Si la commande a été créée à partir d'un appel d'offres, le logiciel reprend son numéro automatiquement dans cette zone.

Total reçu : lorsque les articles ont été déclarés comme reçus via la validation du bon de réception ou de la facture, ce champ reprend le total livré en montant.

Solde à recevoir : le solde est différent de "0" si la livraison est partielle. Dans ce cas, le "Total reçu" correspond au montant total commandé moins le "Solde à recevoir".

Numéro de facture fournisseur : ce numéro est renseigné lors du transfert de la commande en facture. Si une commande fait l'objet de plusieurs factures, seul le numéro de facture du dernier transfert est conservé dans ce champ.

Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.

Raison sociale : elle est reprise telle que renseignée sur la fiche fournisseur.

Adresse : par défaut l'adresse générique du fournisseur vous est proposée. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique du fournisseur, choisissez-le dans le sélecteur Contact.

Transfert : ce champ vous indique la dernière pièce commerciale issue de la commande (bon de réception ou facture).

Impression

Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions de commandes sont préenregistrés dans votre logiciel. Choisissez dans la liste celui vous convenant. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales menu Options/Divers.

Lignes d'articles

Insertion des lignes d'article : vous avez deux options pour rajouter des lignes d'article dans votre commande d'achat : fiche article et la saisie au kilomètre.

Nous vous guiderons dans les deux modes d'insertion ici dans votre aide en ligne.

Articles gérés par lots

vous pouvez, selon la gamme de votre abonnement, insérer des produits gérés par lots / numéros de série dans votre commande d'achat.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande concernée.

2. Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.

Pour supprimer des commandes, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A> à droite.

1. Cliquez sur .

2. Validez le message de confirmation.

Pour dupliquer une commande, vous avez deux options :

À partir de la liste des commandes :

1. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de la commande à dupliquer.

Par la fiche de la commande :

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à dupliquer.

2. Cliquez sur .

Vous pouvez effectuer votre recherche de manière très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer sur pour le rechercher.

Vous avez aussi les filtres, dont celui concernant le nombre de mois peut être paramétré à votre convenance :

Puis, continuez votre recherche, si vous ne trouvez pas la pièce recherchée dans la liste :

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b. Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Sur tous les critères, simultanément :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste, critère par critère :

Données générales

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les données générales situé sur la ligne du thème.

a) Numéro de pièce :

La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.

b) Fournisseur :

Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour consulter le fichier correspondant (seul champ obligatoire de la partie données générales).

Si le fournisseur n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur .

Données facultatives dans la partie de données générales :

c) Client :

d) Dossier / Chantier :

Indiquez un dossier ou chantier.

e) Contact :

Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :

• Acheteur

• Mode de règlement

• Type de paiement

• Objet

Données annexes

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

a) Sélectionnez un modèle d'impression.

b) Saisissez le nombre total de colis.

Soldée : ce champ est renseigné automatiquement lorsque la commande est totalement soldée.

4. Saisie des lignes d'articles

Généralités :

Vous avez deux options pour insérer les lignes - Par la fiche article ou par la saisie au kilomètre

Par la fiche article :

Rendez vous dans la "Saisie et modification des articles de la commande" située en bas de votre pièce, ensuite :

Saisie au kilomètre :

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre :

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Particularités à considérer lors de votre saisie

Article géré par lot / nº de série :

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

Exemple : entre le transfert d'une commande en bon de réception.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Saisie au kilomètre - Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple d'insertion de commentaires ou chapitres :

Vous pouvez rajouter un chapitre pour regrouper, dans un thème précis, des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

5. Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case "%" pour appliquer une remise en pourcentage.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur<CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

1. Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Méthodes d'ajout et suppression de données

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

1. Cliquez sur le bouton .

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

1. Cliquez sur .

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur .

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Méthodes d'ajout et suppression de données lors de la création d'une vue

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

1. Cliquez sur le bouton .

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à archiver.

2. Cliquez sur .

Vous pouvez la visualiser dans le menu Commandes archivées.

Cette fonctionnalité vous permet de créer des variantes d'une même commande fournisseur. Il est par exemple possible que la quantité demandée change ou qu'une remise soit accordée.

Les différentes versions resteront associées à la commande initiale. Chaque nouvelle version reprend le même numéro de devis suivi d'une lettre.

Pour créer une nouvelle version de commande, vous devez tout d'abord la sélectionner dans la liste des commandes.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de commande pour laquelle, vous voulez créer une nouvelle version.

2. Cliquez sur .

3. Modifiez les données que vous souhaitez.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La nouvelle version créée s'affiche sur le tableau.

Lorsque vous êtes en insertion ou en modification de ligne article, vous pouvez cocher l'option Refacturé pour signifier que l'article considéré a été refacturé au client pour lequel il avait été commandé.

Lorsque tous les articles d'une même commande ont été cochés comme "refacturés", la commande disparaît de la liste. L'option Inclure les commandes totalement refacturées, vous permet de la retrouver.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de commande pour laquelle, vous voulez signaler un article comme refacturé.

2. Cliquez sur sur la ligne de l'article souhaité.

3. Cochez l'option Refacturé dans la partie Quantité livrée et Reliquat à livrer.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à modifier.

2. Effectuez les modifications souhaitées.

Déployez le thème Données annexes pour saisir des éventuelles modifications.

Modification des lignes article

Généralités :

Vous avez deux options pour insérer les lignes :

1. Par la fiche article

Article géré par lot / nº de série

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

b) Effectuez les modifications.

2. Saisie au kilomètre

b) Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.

4. Modification de la Remise globale :

b) Effectuez vos modifications.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la commande de votre choix.

2. Cliquez sur .

Par défaut le numéro du document et sa date sont insérés dans l'éditeur.

3. Sélectionnez le type de dossier.

Le dossier associe votre envoi à une action pour l'historique CRM de votre tiers.

4. Choisissez le message.

5. Saisissez les champs :

L'adresse e-mail de l'utilisateur en cours est proposé par défaut comme Expéditeur et vous pouvez la modifier.

Dans les champs Destinataire, Copie à et Copie cachée à, vous pouvez indiquer plusieurs adresses e-mails séparés par un point-virgule.

6. Éditez votre message.

L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions de mise en forme disponibles.

Suite à l'envoi de la pièce par e-mail, le champ E-mail envoyé sera automatiquement marqué à Oui.

Une commande fournisseur peut générer un bon de réception (si vous gérez les stocks) ou directement une facture d'achat.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande à transférer.

2. Cliquez sur .

3. Sélectionnez "Bon de réception" ou "Facture".

4. Si vous générez une facture, saisissez le numéro et la date de la facture du fournisseur.

5. Indiquez l'action : supprimer définitivement, archiver ou conserver la commande.

Si vous l'archivez, vous pourrez la consulter depuis le menu Commandes archivées.

6. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Introduction

Cette fonction affiche une édition HTML avec la traçabilité de chaque pièce afin de visualiser le cycle de vie d'une vente ou d'un achat dans la gestion commerciale, de la création initiale d'une pièce jusqu'aux éventuels transferts successifs mais aussi les échéances et règlements attachés.

Le bouton permet d’obtenir une édition de l’intégralité de l’historique d'une pièce commerciale.

Toutes les pièces commerciales ont un champ Objet. Lorsqu'une pièce est issue d'un transfert, son historique indique la pièce d'origine, son numéro, sa date, plus les informations contenues dans le champ Objet de la pièce d'origine.

Exemple :

Pour un bon de livraison :

Selon notre commande Nº CDE1002 du 19/01/2012 Selon notre devis Nº DEV1031 du 19/01/2012

Cliquez sur [Traçabilité] pour afficher les informations de la pièce à partir de laquelle l'édition est générée.

Exemple :

Traçabilité de la commande Nº 1 du client Client 3

• Devis n° 1 du 22/01/2015

  • Commande n° 1 du 28/01/2015

Consulter la traçabilité d'une commande

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la commande dont vous souhaitez consulter la traçabilité.

2. Cliquez sur .

Introduction

Pour afficher les commandes archivées, vous devez cocher l'option "Inclure les commandes archives" en haut de votre liste.

Vous pouvez personnaliser l'affichage à l'aide du bouton en cochant les données que vous souhaitez visualisé et en décochant celles que vous n'avez pas besoin.

L'archivage d'une commande peut se faire :

• Depuis la commande par le bouton .

ou

• Au moment du transfert en facture d'achat, en sélectionnant l'option Archiver cette commande.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E>.

2. Cochez et décochez les champs selon les données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.

Pour établir un nouvel ordre d'affichage :

Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.

3. Saisissez le nombre de lignes que vous souhaitez afficher par page pour le tableau de lignes d'article.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" située en haut de votre liste à droite.

2. Sélectionnez le fournisseur concerné à l'aide de la flèche du sélecteur ou cliquez surpour effectuer une recherche multicritères.

3. Cliquez sur ou <F4> situé sur la ligne de la commande archivée à consulter et/ou imprimer. Vous visualiserez alors les détails de votre commande.

4. Pour imprimer la commande, déployez le thème Données annexes en cliquant sur .

5. Sélectionnez le modèle d'impression de votre choix.

6. Cliquez sur .

La commande s'affiche et vous pouvez l'imprimer si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton "Imprimer" de votre assistant d'impression.

1. Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" situé en haut à droite de votre liste.

2. Recherchez le bon de commande concerné à l'aide du sélecteur en haut à gauche ou en cliquant sur pour effectuer une recherche multicritères.

3. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de la commande archivée à dupliquer.

4. Effectuez vos éventuelles modifications.

5. Effectuez vos éventuelles modifications également dans les lignes d'article (modifiez, supprimez, dupliquez des lignes d'article selon votre besoin).

6. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" située en haut à droite de votre liste.

2. Recherchez le bon de commande de votre choix en cliquant sur la flèche du sélecteur ou sur le pictogramme pour effectuer une recherche multicritère.

3. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de ma commande archivée dans laquelle vous souhaitez personnaliser l'affichage des lignes article.

4. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E>.

5. Cochez et décochez les champs selon les données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.

Pour établir un nouvel ordre d'affichage :

Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.

6. Saisissez le nombre de lignes que vous souhaitez afficher par page pour le tableau de lignes d'article.

7. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous pouvez cibler les commandes que vous souhaitez en sélectionnant un fournisseur : le choix est sur "Tous" par défaut.

Pour supprimer des commandes archivées, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A> à droite.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" en haut de votre liste à droite.

2. Recherchez le bon de commande du fournisseur dont vous avez besoin en cliquant sur la flèche du sélecteur ou sur le pictogramme pour faire une recherche multicritères.

3. Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne de la commande à désarchiver.

4. Cliquez sur le bouton situé en haut de la liste article.

Introduction

Cet menu n'est disponible que si vous gérez les stocks (paramétrage via le menu Options/Stocks).

Trois filtres vous permettent dans un premier temps de cibles la liste des pièces :

Le sélecteur Fournisseur.

Les options

Uniquement mes pièces, qui permet à l'utilisateur (dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des bons de réception) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.

Uniquement les bons de réception non facturés, qui permet de n'afficher dans le tableau que les pièces pas encore facturées.

L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.

Données générales

• Numéro : attribué automatiquement par le logiciel il est incrémenté à chaque nouvelle réception. Vous pouvez le modifier en vous rendant dans le menu Options, onglet Divers.

• Fournisseur : le code fournisseur est obligatoire.

• Client : le code client et le code dossier permettent de calculer la marge brute option Editions.

• Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyse. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.

• Mode de règlement : le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.

• Type de paiement : le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé par défaut.

• Objet : c'est une zone de texte libre qui peut contenir une référence fournisseur, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête du bon de réception. En cas de création par transfert de commande, le logiciel reprend son numéro automatiquement dans cette zone.

Adresse

Le logiciel vous propose par défaut l'adresse générique du fournisseur. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique du fournisseur, choisissez-le dans le sélecteur Contact.

Données annexes

• Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions de BR sont préenregistrés dans votre logiciel. Les modèles d'impression peuvent être créés dans le menu Options/Divers, fichier Modèles d'impression.

• Nombre total de colis : vous saisissez ici le nombre de colis reçus.

• Dépôt : lorsque le bon de réception a été créé par transfert de commande, vous devez impérativement renseigner le code dépôt puisqu'il n'est pas présent sur la commande. Pour gérer les dépôts, il est nécessaire de paramétrer l'option dans le menu Options/Stocks.

• Validé : affiche le statut de validation de votre bon de réception.

• Facturé : tant que le bon de réception n'a pas été transféré en facture fournisseur et que celle-ci n'a pas été validée, il n'est pas facturé. Pour transférer un bon de réception en facture vous devez le valider, d'ailleurs la fonction de transfert ne sera disponible que sur les bons de réception validés.

Lignes d'articles

Insertion des lignes d'article : vous avez deux options pour rajouter des lignes d'article dans votre bon de réception : fiche article et la saisie au kilomètre.

Nous vous guiderons dans les deux modes d'insertion ici dans votre aide en ligne.

Articles gérés par lots : vous pouvez, selon la gamme de votre abonnement, insérer des produits gérés par lots / numéros de série dans votre commande d'achat.

Votre aide en ligne vous guide sur l'insertion d'articles gérés par lots dans la rubrique "Créer un bon de réception".

Remise globale

Vous pouvez effectuer votre recherche de manières très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer surpour le rechercher.

Puis, continuez votre recherche, si vous ne trouvez pas la pièce recherchée dans la liste :

1. Cochez l'option "Inclure les commandes archivées" située en haut à gauche de la liste.

2. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

3. Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.

4. Saisissez les critères de recherche.

5. Cliquez sur .

Application d'un filtre :

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions sur des caractères contenus dans le critère que vous aurez déterminé.

b) Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez appliquer un filtre.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Par la fenêtre de recherche :

2 - Directement sur le tableau d'affichage :

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du bon de réception concerné.

2. Cliquez sur le pictogramme ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du BR à modifier.

2. Effectuez les modifications souhaitées.

Déployez le thème Données annexes en cliquant sur pour saisir des éventuelles modifications.

3. Modification des lignes article :

Généralités :

Vous avez deux options pour modifier et/ou insérer les lignes :

a) Par la fiche article

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article concernée.

Article géré par lot / nº de série :

2. Effectuez les modifications.

b) Saisie au kilomètre

2. Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.

4. Modification de la Remise globale :

b) Effectuez vos modifications.

Un bon de réception peut être créé automatiquement à partir d'un transfert d'une commande.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

2. Renseignez les données générales.

a) Saisissez le Numéro de pièce :

La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.

b) Sélectionnez le fournisseur cliquez surpour consulter le fichier correspondant (seul champ obligatoire de la partie données générales).

Si le fournisseur n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur situé dans votre fenêtre de recherche.

Données facultatives

c) Indiquez un dossier ou chantier (si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent).

e) Sélectionnez un contact ou cliquez surpour consulter la liste des contacts.

Vous pouvez encore renseigner les champs facultatifs suivants :

• Acheteur

• Mode de règlement

• Type de paiement

• Objet

Données annexes

3. Déployez le thème données annexes en cliquant sur le pictogramme des flèches :

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

a) Sélectionnez un modèle d'impression.

b) Saisissez le nombre total de colis.

Validé et Facturé : ces champs sont renseignés automatiquement avec le statut de traitement du bon de réception.

c) Renseignez le Dépôt.

Donnée obligatoire si vous avez paramétré la gestion de stock dans le menu Options/Stocks.

Saisie des lignes d'articles

Généralités :

Vous avez deux options pour insérer les lignes :

Par la fiche article

a) Cliquez sur la flèche du sélecteur et choisissez l'option "ajout détaillé" en cliquant sur cette option.

b) Effectuez une recherche pour trouver l'article dont vous avez besoin.

Article géré par lot / nº de série

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.

Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

Exemple : entre le transfert d'une commande en bon de réception.

Saisie au kilomètre

a) Cliquez sur la flèche du sélecteur et choisissez l'option "ajout" en cliquant sur cette option.

Notez que le bouton change de dénomination immédiatement et votre curseur clignote sur la ligne article en attendant votre saisie.

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous). Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Dupliquer une pièce à partir du tableau d'affichage

1. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne du bon de réception à dupliquer.

Un message vous averti que vous êtes sur la nouvelle pièce.

2. Effectuez les éventuelles modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Dupliquer une pièce à partir de la pièce :

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du bon de réception à dupliquer.

2. Cliquer sur le bouton situé parmi d'autres boutons tout en bas sur votre pièce.

Un message vous averti que vous êtes sur la nouvelle pièce.

3. Effectuez les éventuelles modifications.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Pour supprimer des bons de réception, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A> à droite.

1. Cliquez sur.

2. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez effectuer votre recherche de manières très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche de la liste, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer sur pour le rechercher.

Vous avez aussi les filtres, dont celui concernant le nombre de mois peut être paramétré à votre convenance :

Puis, continuez votre recherche, si vous ne trouvez pas la pièce recherchée dans la liste :

1. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.

2. Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.

3. Saisissez les critères de recherche.

4. Cliquez sur .

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b. Saisissez votre critère de recherche.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Sur tous les critères, simultanément :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

2 - Directement sur la liste, critère par critère :

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

1. Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Méthodes d'ajout et suppression de données

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

1. Cliquez sur le bouton .

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

1. Cliquez sur .

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

2. Cliquez sur .

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Méthodes d'ajout et suppression de données lors de la création d'une vue

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

1. Cliquez sur le bouton .

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

1. Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Cliquez sur .

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

3. Cliquez sur .

Une fois validé, le bon de réception peut être transféré en facture.

1. Cliquez sur ou <F4> du bon de réception à valider.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur ou <F4> du bon de réception à dévalider.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Introduction

Les factures peuvent être créées soit directement ici, soit par la facturation d'une commande.

Plusieurs modèles d'impression de factures sont préenregistrés et fourni dans votre logiciel. Vous disposez notamment d'une édition qui intitulera votre pièce commerciale "Note d'honoraires".

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture concernée.

2. Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.

Introduction

idylis.com a mis à votre disposition plusieurs modèles d'impression de votre facture. Vous disposez notamment d'une édition qui intitulera votre pièce commerciale "Note d'honoraire" et non "Facture".

Deux options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :

Le sélecteur Fournisseur.

L'option Uniquement mes pièces, qui permet à l'utilisateur (dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des factures) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.

L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.

Description d'une facture fournisseur

Données générales

• Numéro : contrairement à d'autres pièces commerciales où la numérotation est automatique, vous devez indiquer le numéro de la facture car c'est celui qui figure sur la facture que vous avez reçu de votre fournisseur.

• Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyse. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.

• Adresse : par défaut l'adresse générique du fournisseur vous est proposée. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique du fournisseur, choisissez-le dans le sélecteur Contact. Vous pouvez même créer un nouveau contact en cliquant sur et ensuite sur [Nouveau]

• Mode de règlement : le mode de règlement proposé par défaut est celui que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.

• Échéance : date calculée automatiquement en fonction du mode de règlement que vous avez indiqué.

• Objet : peut contenir une référence fournisseur, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête de la facture. Si la facture a été créé à partir d'une commande, le numéro de la commande s'affiche automatiquement dans ce champ.

Données annexes

• E-mail de l'expéditeur : alimenté automatiquement lors de l'envoi de la pièce par e-mail.

• Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impression de la facture sont préenregistrés. Sélectionnez celui qui vous convient.

• Comptabilisée : indique le statut comptable de la facture. La facture est considérée comme comptabilisée dès qu'elle a été prise en compte lors d'un export du journal des achats (option Editions, menu Journaux comptables, type de journal Achats).

Lignes d'articles

Insertion des lignes d'article : vous avez deux options pour rajouter des lignes d'article dans votre commande d'achat : fiche article et la saisie au kilomètre.

Nous vous guiderons dans les deux modes d'insertion ici dans votre aide en ligne.

Articles gérés par lots

vous pouvez insérer des produits gérés par lots / numéros de série dans votre commande d'achat. Votre aide en ligne vous guide sur l'insertion d'articles gérés par lots dans la rubrique "Créer une commande".

À partir du menu Achats/Factures

1. Cliquez sur ou <INSER>.

Données générales

2. Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour effectuer une recherche.

3. Saisissez le numéro de la facture du fournisseur.

4. Saisissez la date si différente de celle s'affichant par défaut ou cliquez sur pour la sélectionner.

5. Saisissez l'objet.

Cadre commande

Indiquez l'adresse de votre fournisseur renseignée dans la facture ou utilisez votre sélecteur pour la trouver. Cela peut être l'adresse principale ou l'adresse d'un contact chez votre fournisseur.

Cliquez sur le pictogrammepour effectuer une recherche se le contact ne s'affiche pas dans le sélecteur.

Cadre livraison

Vous pouvez laisser l'adresse de livraison indiquée par défaut ou choisir une autre à l'aide du sélecteur.

Données facultatives dans les données générales

Client

Dossier ou chantier

Objet

Même s'il s'agit d'une donnée facultative, l'objet est une donnée importante de votre pièce. Elle doit contenir, logiquement, une introduction du contenu de ce qui est facturé.

Données annexes

Référence interne :

Code acheteur :

Vous pouvez indiquer dans l'acheteur si celui-ci a été enregistré au préalable dans le menu Fichiers/Divers.

Date de livraison prévue :

Vous pouvez indiquer ici une date prévisionnelle pour la livraison dans la finalité, par exemple, de prévoir la livraison à votre client.

Dépôt :

Vous pouvez indiquer un dépôt dans le cas où votre facture d'achat fait office d'un mouvement d'achat entre vos divers dépôts.

Régime de TVA :

Le régime de TVA est renseigné automatiquement en relation au fournisseur sélectionné et par conséquent, le régime TVA auquel il est soumis.

Mode de règlement :

Vous indiquez ici l'échéance prévue concernée par l'achat.

Type de paiement :

Vous indiquez le type de paiement de votre choix. Vous avez des types de paiement préenregistrés et vous pouvez les modifier et/ou en créer d'autres.

Les champs Validée et Comptabilisée, sont automatiquement renseignés suite à vos actions de validation de la pièce et import dans un journal comptable d'achat via notre module de Comptabilité ou d'un autre logiciel comptable, respectivement.

E-mail de l'expéditeur :

Champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

Modèle d'impression :

Le modèle d'impression indiqué ici sera celui que vous avez indiqué comme modèle par défaut. Vous pouvez sélectionner un autre.

E-mail envoyé :

Champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.

Nombre total de colis :

Saisie des lignes d'articles.

Généralités :

Options pour insérer les lignes d'article

Par la fiche article

Article géré par lot / nº de série :

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.

Saisie au kilomètre

Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre :

Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.

Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.

Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités - grilles

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Saisie au kilomètre - Saisie d'un chapitre/commentaires dans les lignes d'article

c) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

d) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.

e) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

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Application d'une remise globale.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Vous avez deux options pour dupliquer une facture :

Par la ligne du tableau d'affichage

a) Cliquez sur ou <Ctrl><Inser> sur la ligne de la facture à dupliquer.

b) Le logiciel vous place sur le nouveau numéro de facture en suivant le compteur automatique.

c) Effectuez les modifications nécessaires.

d) Cliquez sur ou <Entrée>.

Par le mode modification

a) Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture à dupliquer.

b) Cliquez sur .

c) Saisissez un numéro pour la nouvelle facture.

d) Effectuez les modifications souhaitées.

e) Cliquez sur ou <Entrée>.

Pour supprimer des factures, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau à droite <CTRL><SHIFT><A> .

1. Cliquez sur .

2. Validez le message de confirmation.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture dans laquelle vous souhaitez dupliquer un article.

2. Cliquez sur ou <Ctrl><Inser> sur la ligne article à dupliquer.

3. Effectuez les éventuelles modifications.

4. Cliquez sur ou <Entrée>.

Vous pouvez effectuer votre recherche de manières très ciblée, en utilisant les critères de recherche divers.

Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer sur pour le rechercher.

Vous avez aussi les filtres, dont celui concernant le nombre de mois peut être paramétré à votre convenance :

1. Tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogramme ou sur le bouton placé tout en bas.

2. Ouvrez le thème "Autres" en cliquant surou sur le titre du thème.

3. Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces. Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.

4. Cliquez sur tout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur ou <ENTREE> tout en bas.