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idylis.com a mis à votre disposition plusieurs modèles d'impression de votre facture. Vous disposez notamment d'une édition qui intitulera votre pièce commerciale "Note d'honoraire" et non "Facture".
Deux options vous permettent dans un premier temps de filtrer la liste des pièces :
Le sélecteur Fournisseur.
L'option Uniquement mes pièces, qui permet à l'utilisateur (dans le cas où plusieurs personnes de votre entreprise saisissent des factures) de n'afficher dans le tableau que les pièces qu'il à lui-même créées.
L'option pour afficher Uniquement les n derniers mois (par défaut 12 mois) pour limiter l'historique des pièces affichées.
Numéro : contrairement à d'autres pièces commerciales où la numérotation est automatique, vous devez indiquer le numéro de la facture car c'est celui qui figure sur la facture que vous avez reçu de votre fournisseur.
Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyse. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.
Adresse : par défaut l'adresse générique du fournisseur vous est proposée. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique du fournisseur, choisissez-le dans le sélecteur Contact. Vous pouvez même créer un nouveau contact en cliquant sur et ensuite sur [Nouveau]
Mode de règlement : le mode de règlement proposé par défaut est celui que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.
Échéance : date calculée automatiquement en fonction du mode de règlement que vous avez indiqué.
Objet : peut contenir une référence fournisseur, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en en-tête de la facture. Si la facture a été créé à partir d'une commande, le numéro de la commande s'affiche automatiquement dans ce champ.
E-mail de l'expéditeur : alimenté automatiquement lors de l'envoi de la pièce par e-mail.
Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impression de la facture sont préenregistrés. Sélectionnez celui qui vous convient.
Comptabilisée : indique le statut comptable de la facture. La facture est considérée comme comptabilisée dès qu'elle a été prise en compte lors d'un export du journal des achats (option Editions, menu Journaux comptables, type de journal Achats).
Insertion des lignes d'article : vous avez deux options pour rajouter des lignes d'article dans votre commande d'achat : fiche article et la saisie au kilomètre.
Nous vous guiderons dans les deux modes d'insertion ici dans votre aide en ligne.
vous pouvez insérer des produits gérés par lots / numéros de série dans votre commande d'achat. Votre aide en ligne vous guide sur l'insertion d'articles gérés par lots dans la rubrique "Créer une commande".
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer de la dernière à la première page rapidement et vice-versa.
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser des raccourcis claviers pour atteindre le haut et le bas de l'écran rapidement.
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><FIN>
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture à modifier.
Effectuez les modifications dans la partie Données générales.
Déployez le thème Données annexes en cliquant sur .
Effectuez les modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE> si vous n'avez plus de modification à faire ou passez à l'étape numéro 6.
Généralités :
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article.
L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre.
La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Vous avez deux options pour modifier et/ou insérer les lignes :
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.
Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
b) Effectuez les modifications.
b) Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.
Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <TAB>.
La touche de tabulation valide aussi les éventuelles modifications apportées aux lignes d'article, sans avoir besoin de passer par le pictogramme de validation.
b) Effectuez les modifications.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture dans laquelle vous souhaitez dupliquer un article.
Cliquez sur ou <Ctrl><Inser> sur la ligne article à dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <Entrée>.
a) Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article concernée.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
a) Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article concernée.
c) Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider les modifications réalisées ou utilisez la touche de tabulation.
a) Cliquez sur devant le champ Remise globale.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
6. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez avoir une facture fournisseur dont la commande est similaire ou identique à une autre déjà existante dans votre tableau. Pour faciliter votre travail de saisie, vous pouvez la dupliquer, et modifier juste les données différentes de la facture dupliquée.
Vous avez deux options pour dupliquer une facture :
a) Cliquez sur ou <Ctrl><Inser> sur la ligne de la facture à dupliquer.
b) Le logiciel vous place sur le nouveau numéro de facture en suivant le compteur automatique.
c) Effectuez les modifications nécessaires.
d) Cliquez sur ou <Entrée>.
a) Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture à dupliquer.
b) Cliquez sur .
c) Saisissez un numéro pour la nouvelle facture.
d) Effectuez les modifications souhaitées.
e) Cliquez sur ou <Entrée>.
Pour supprimer des factures, vous avez trois options :
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.
En cliquant donc sur le bouton ensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau à droite <CTRL><SHIFT><A> .
Notez que toutes les lignes de la liste se cochent automatiquement.
Cliquez sur .
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez finalement pas supprimer, sur chaque page.
Exemple :
Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.
Si vous utilisez ce mode de suppression simultanée sur plus d'une page, les lignes cochées simultanément sur toutes les pages où vous l'aurez fait seront automatiquement supprimées lorsque vous cliquez sur .
En cliquant ensuite sur toutes les lignes de la page 1 et de la page 13 seront automatiquement supprimées.
Vues
Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.
En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.
Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture concernée.
Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.
Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.
Les factures d'achat peuvent être affectées directement à un client pour un traitement en contremarque.
La facture d'achat peut être générée à partir du transfert d'une commande d'achat, par exemple. Mais vous pouvez aussi la créer ici directement.
Cliquez sur ou <INSER>.
2. Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour effectuer une recherche.
3. Saisissez le numéro de la facture du fournisseur.
4. Saisissez la date si différente de celle s'affichant par défaut ou cliquez sur pour la sélectionner.
Ici vous pouvez affecter l'achat à un client directement et indiquer un dossier ou chantier, selon votre choix de gestion.
5. Saisissez l'objet.
Le seul champ obligatoire de la partie données générales après le fournisseur, c'est le numéro de facture.
Si le fournisseur n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le bouton placé tout en bas de votre fenêtre de recherche.
Indiquez l'adresse de votre fournisseur renseignée dans la facture ou utilisez votre sélecteur pour la trouver. Cela peut être l'adresse principale ou l'adresse d'un contact chez votre fournisseur.
Cliquez sur le pictogrammepour effectuer une recherche se le contact ne s'affiche pas dans le sélecteur.
Décochez l'option "Même adresse de la fiche principale" pour pouvoir saisir l'adresse de votre contact si nécessaire.
Vous pouvez laisser l'adresse de livraison indiquée par défaut ou choisir une autre à l'aide du sélecteur.
Décochez l'option "Même adresse de la fiche principale" pour pouvoir saisir l'adresse de votre contact si nécessaire.
Cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.
Si vous avez paramétré la gestion de chantiers dans le menu Options/Divers, le champ correspondant s'affiche.
Même s'il s'agit d'une donnée facultative, l'objet est une donnée importante de votre pièce. Elle doit contenir, logiquement, une introduction du contenu de ce qui est facturé.
L'objet peut même vous servir comme critère de recherche ultérieurement.
Référence interne :
Code acheteur :
Vous pouvez indiquer dans l'acheteur si celui-ci a été enregistré au préalable dans le menu Fichiers/Divers.
Date de livraison prévue :
Vous pouvez indiquer ici une date prévisionnelle pour la livraison dans la finalité, par exemple, de prévoir la livraison à votre client.
Dépôt :
Vous pouvez indiquer un dépôt dans le cas où votre facture d'achat fait office d'un mouvement d'achat entre vos divers dépôts.
Le champ dépôt s'affiche si vous avez paramétré la gestion de stock préalablement à partir du menu Options/Stocks.
Régime de TVA :
Le régime de TVA est renseigné automatiquement en relation au fournisseur sélectionné et par conséquent, le régime TVA auquel il est soumis.
Mode de règlement :
Vous indiquez ici l'échéance prévue concernée par l'achat.
Notez que la date d'échéance s'affiche selon le mode de règlement indiqué. Vous pouvez aussi ne pas indiquer un mode de règlement et saisir la date d'échéance à la main.
Pour créer d'autres modes de règlements que ceux préenregistrés dans votre logiciel, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers, puis choisir le fichier Modes de règlement.
Type de paiement :
Vous indiquez le type de paiement de votre choix. Vous avez des types de paiement préenregistrés et vous pouvez les modifier et/ou en créer d'autres.
Pour créer des types de paiement supplémentaires, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers, puis sélectionner le fichier Modes de paiement.
Les champs Validée et Comptabilisée, sont automatiquement renseignés suite à vos actions de validation de la pièce et import dans un journal comptable d'achat via notre module de Comptabilité ou d'un autre logiciel comptable, respectivement.
E-mail de l'expéditeur :
Champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
Modèle d'impression :
Le modèle d'impression indiqué ici sera celui que vous avez indiqué comme modèle par défaut. Vous pouvez sélectionner un autre.
Votre logiciel est pré-paramétré avec plusieurs modèles d'impression. Vous pouvez aussi réaliser vos modèles d'impression dans via le menu Fichiers/Divers, puis vous devez sélectionner le fichier Modèles d'impression.
E-mail envoyé :
Champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article.
L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre.
La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Notez que le curseur se positionne sur le champ Code. Tapez le code article si vous le connaissez et effectuez les modifications souhaitées (quantité, etc.).
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs. Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article sont aussi transmises d'une pièce à l'autre.
Exemple : entre le transfert d'une commande en bon de réception.
Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Notez que la ligne article s'active avec les champs disponibles à la saisie. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne.
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.
De cette façon, vous insérez une nouvelle ligne d'article par la même action. Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne supplémentaire de ligne d'article si vous n'en avez pas besoin.
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.
Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Mode 1 d'insertion d'une ligne article :
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous au menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
c) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
d) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.
e) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.
b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
La validation d'une facture permet d'interdire sa modification et sa suppression intempestive.
Cela permet également de différencier les factures validées ou non lors de la génération du journal des achats comptable.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture à valider.
Cliquez sur ou <Entrée> ou sur [Valider et retour].
Si vous cliquez sur ou [Valider], le logiciel valide la pièce sans la quitter. Si vous cliquez sur [Valider et retour], le logiciel valide votre pièce et vous repositionne sur la liste des pièces.
Cliquez sur ou <F4> sur la facture de votre choix.
Pour envoyer une pièce par e-mail il est impératif d'indiquer un modèle d'impression. Si vous ne l'avez pas fait préalablement, le thème données annexes se déploie automatiquement et vous pouvez le sélectionner.
2. Cliquez sur .
Par défaut le numéro du document et sa date sont insérés dans l'éditeur.
3. Sélectionnez le type de dossier.
Le dossier associe votre envoi à une action pour l'historique CRM de votre tiers.
4. Choisissez le message.
Pour paramétrer des messages type par type de pièce, rendez vous au menu Paramétrages, onglet Divers, fichier Envoi des pièces par e-mail.
5. Saisissez les champs :
L'adresse e-mail de l'utilisateur en cours est proposé par défaut comme Expéditeur et vous pouvez la modifier.
Dans les champs Destinataire, Copie à et Copie cachée à, vous pouvez indiquer plusieurs adresses e-mails séparés par un point-virgule.
6. Éditez votre message.
L'éditeur HTML simplifié s'affiche et vous pouvez effectuer des modifications au message préétabli ou simplement écrire votre texte avec les diverses fonctions disponibles pour la mise en forme du texte.
7. Cliquez sur [Envoyer].
Suite à l'envoi de la pièce par e-mail, le champ E-mail envoyé sera automatiquement marqué à Oui.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Si le contact n'a pas encore été enregistré dans votre base, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le bouton placé tout en bas de votre fenêtre de recherche.
Si le contact n'a pas encore été enregistré dans votre base, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le bouton placé tout en bas de votre fenêtre de recherche.
6. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Indiquez le client ou cliquez surpour effectuer une recherche.
Si le client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le bouton placé tout en bas de votre fenêtre de recherche.
Sélectionnez le dossier ou chantier, selon votre mode de gestion choisi, ou cliquez surpour effectuer une recherche.
Si le dossier/chantier n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la recherche. Il suffit de cliquer sur le bouton placé tout en bas de votre fenêtre de recherche.
Déployez le thème "données annexes" en cliquant sursitué à la fin de la ligne du thème.
Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez sur et ensuite cochez le champ E-mail envoyé.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez surpour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Le bouton est un bouton sélecteur. Il est par défaut sur l'option d'ajout détaillé d'un article (c'est à dire, par la fiche article). Vous pouvez le modifier en saisie rapide ou saisie au kilomètre, ce que l'on verra ici dans la deuxième option de saisie de lignes d'articles.
1. Cliquez sur ou <INSER> et sélectionnez l'article de votre choix.
2. Cliquez surpour une recherche ciblée de l'article.
Vous pouvez alors créer l'article s'il ne s'affiche pas dans votre liste en cliquant sur ou <INSER>.
3. Cliquez sur ou <ENTRE>.
Cliquez sur la flèche à côté du bouton .
Sélectionnez l'option "Ajout" dans le menu déroulant .
Le bouton devient .
3. Cliquez sur pour effectuer une recherche multicritères et sélectionnez l'article.
En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation .
Pour abandonner la saisie de la ligne article par la saisie au kilomètre, vous pouvez cliquer sur le pictogramme placé à la fin de la ligne de saisie.
4. Cliquez sur pour valider la ligne (si vous n'utilisez pas la navigation par la touche <TAB>).
a) Cliquez sur la flèche située sur le bouton et sélectionnez l'option "Ajout".
b) Cliquez sur le bouton .
a) Cliquez sur devant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le pictogramme vous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
La dévalidation permet à nouveau, de modifier ou de supprimer une facture.
Si vous gérez le stock en mode FIFO, vous ne pourrez plus dévalider une facture fournisseur une fois les articles sortis du stock.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture à dévalider.
Cliquez sur [Dévalider].
Validez le message de confirmation.
Tout avoir n'est possible que si la facture concernée a été validée.
Il y a deux façons de créer un avoir :
Depuis la facture via le bouton .
Depuis le menu Achats/Avoirs.
Plusieurs modèles d'impressions d'avoirs sont préenregistrés dans votre logiciel et vous pouvez les modifier ou en créer d'autres.
Vous pouvez dans un premier temps filtrer la liste des avoirs par fournisseur. Choisissez-le dans le sélecteur.
Cochez l'option Uniquement mes pièces pour cibler l'affiche que sur vos pièces. Les pièces des autres utilisateurs n'apparaîtront pas dans le tableau.
Seuls les champs Numéro d'avoir et Fournisseur sont obligatoires lors de la création de votre avoir.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre tableau listant les avoirs. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes du tableau : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes de votre tableau se redimensionnent automatiquement.
Vous pouvez effectuer votre recherche de manières très ciblée, en utilisant les critères de recherche divers.
Vous pouvez commencer par appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche du tableau, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les factures saisies, ou cliquer sur pour le rechercher.
Pour paramétrer ce filtre selon vos besoins, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.
Tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogramme ou sur le bouton placé tout en bas.
Ouvrez le thème "Autres" en cliquant surou sur le titre du thème.
Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces. Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.
Cliquez sur tout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur ou <ENTREE> tout en bas.
Cliquez sur ou <Shift><F11> ou <Ctrl><Shift><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche sur le tableau.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
b. Saisissez votre critère de recherche.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
1 - Sur tous les critères, simultanément :
En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.
La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.
2 - Directement sur la liste, critère par critère :
Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Rappel :
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas complétement. La liste s'affichera alors en suivant les critères de filtre encore en place.
Tout avoir n'est possible que si la facture concernée a été validée. Si ce n'est pas le cas, le bouton ne sera pas disponible.
Pour créer un avoir à partir d'une facture, vous devez tout d'abord la sélectionner dans le tableau des factures.
Vous pouvez aussi créer vos avoirs directement depuis le menu Achat/Avoirs.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture pour laquelle vous souhaitez émettre un avoir.
Cliquez sur .
Validez le message de confirmation.
L'avoir est alors immédiatement créé et visible dans l'option Avoirs avec, dans son objet, un commentaire précisant la facture d'origine.
Vous pouvez alors le modifier avant son impression et sa validation.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Tout avoir n'est possible que si la facture concernée a été validée. Si ce n'est pas le cas, le bouton ne sera pas disponible.
Cliquez sur l'option Avoirs.
Cliquez sur ou <INSER> et renseignez les donnés de votre pièce.
Déployez le thème Données annexes et indiquer les informations complémentaires.
Insérez les articles correspondants à l'avoir dans la partie Saisie et modification des articles de l'avoir.
Vous pouvez insérer les articles par l'ajout détaillé (par la fiche article) ou par la saisie au kilomètre. Vous choisissez votre mode d'insertion en cliquant sur la petite flèche situé à droite du bouton d'ajout.
Pour pouvoir affecter l'avoir effectivement, l'avoir doit être validé.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.
Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur .
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Vous pouvez procéder de la même façon décrite ici en mode modification d'une vue que vous avez créé. Pour savoir comment modifier une vue, reportez-vous au chapitre d'aide "Modifier l'affichage de la vue par défaut".
En effet, c'est un processus identique.
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Vous pouvez créer des lignes de sous-total dans les lignes d'article de votre avoir.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'avoir concerné.
Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.
Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.
Cliquez sur ou <Ctrl><Inser> sur la ligne de l'avoir à dupliquer.
Saisissez le numéro de l'avoir.
Effectuez les modifications nécessaires.
Cliquez sur ou <Entrée>.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'avoir à dupliquer.
Cliquez sur .
Saisissez le numéro de l'avoir.
Effectuez les modifications souhaitées.
Cliquez sur ou <Entrée>.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article que vous souhaitez modifier.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.
Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
2. Effectuez vos modifications.
Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.
Indiquez le montant ou le pourcentage de la remise globale que vous souhaitez appliquer.
Si vous souhaitez indiquer un taux de remise en pourcentage, vous devez cocher la case située à droite du champ de saisie dans la popup qui s'affiche.
Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <Tab>. La touche de tabulation valide aussi les éventuelles modifications apportées aux lignes d'article, sans avoir besoin de passer par le pictogramme de validation.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Vous pouvez effectuer votre recherche d'une manière très ciblée, en utilisant les critères de recherche mis à votre disposition. Vous pouvez appliquer un filtre par fournisseur. Pour cela, tout en haut à gauche de la liste, vous devez saisir directement le code fournisseur pour lequel vous souhaitez afficher les avoirs saisis, ou cliquer surpour trouver le code.
Vous avez aussi utiliser les filtres pré-paramétrés, dont celui concernant le nombre de mois.
Pour paramétrer ce filtre selon vos besoins, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.
Puis, tout en haut à droite de la fenêtre de paramétrage des pièces commerciales, cliquez sur le pictogramme ou sur le bouton placé tout en bas.
Ouvrez le thème "Autres" en cliquant sur .
Modifiez le nombre de mois pour l'affichage des pièces. Il suffit de cliquer sur le champ pour le modifier.
Cliquez sur tout en haut à droite de la fenêtre en cours, ou sur ou <Entrée> tout en bas.
Cliquez sur ou <Shift><F11> ou <Ctrl><Shift><F>.
Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez effectuer votre recherche.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur .
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche sur le tableau.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions sur des caractères contenus dans le critère que vous aurez déterminé.
b) Sélectionnez le critère par lequel vous souhaitez appliquer un filtre.
Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.
Le tableau s'affiche sans filtre appliqué. Toutefois, l'affichage gardera les filtres sélectionnés en haut du tableau. Vous devez les désactiver si besoin.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes de votre tableau se redimensionnent automatiquement.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du devis dans lequel vous souhaitez personnaliser l'affichage des lignes d'article.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> situé dans la partie de saisie et modification des articles de l'avoir.
Cochez et décochez les champs selon les données que vous souhaitez ou ne souhaitez pas voir s'afficher.
Pour établir un nouvel ordre d'affichage :
Décochez et cochez les champs souhaités. Notez qu'un nouvel ordre s'affichera.
4. Saisissez le nombre de lignes que vous souhaitez afficher par page pour le tableau de lignes d'article.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
La dévalidation est l'opération inverse de la validation. Elle permet donc, à nouveau, de modifier ou de supprimer un avoir.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'avoir à dévalider.
Cliquez sur .
Validez le message de confirmation.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer de la dernière à la première page rapidement (et vice-versa). En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser des raccourcis claviers pour atteindre le haut et le bas de l'écran rapidement.
Pour atteindre le haut de votre écran : <Shift><Home>
Pour atteindre le bas de l'écran : <Shift><Fin>
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'avoir à modifier.
Effectuez vos modifications dans la partie Données générales.
Déployez le thème Données annexes en cliquant sur .
Effectuez vos éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <Entrée> si vous n'avez plus de modifications à faire ou passez à l'étape 6.
Modification des lignes article :
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans Options, onglet Pièces commerciales.
Vous avez deux options pour insérer les lignes :
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article concernée.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode de modification par la fiche article). Ce sont des champs facultatifs.
Toutefois, renseigner ces champs est important car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de péremption (validité), par exemple.
2. Effectuez vos modifications.
Effectuez les modifications sur les champs disponibles à la saisie.
Indiquez le montant ou le pourcentage de la remise globale que vous souhaitez appliquer.
Si vous souhaitez indiquer un taux de remise en pourcentage, vous devez cocher la case située à droite du champ de saisie dans la popup qui s'affiche.
Pour défiler entre les champs, utilisez la touche de tabulation <Tab>. La touche de tabulation valide aussi les éventuelles modifications apportées aux lignes d'article, sans avoir besoin de passer par le pictogramme de validation.
Un avoir validé ne peut plus être ni modifié ni supprimé.
Le statut "Validé" est aussi un critère de sélection lors de la génération du journal comptable des achats.
Pour valider un avoir, vous devez tout d'abord le sélectionner dans le tableau des avoirs.
Vous avez aussi la possibilité de valider vos avoirs de façon globale grâce à l'outil de validation groupée (option Traitements, onglet Opérations groupées).
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'avoir à valider.
Cliquez sur ou sur , selon le choix que vous avez fait par la flèche situé du côté droit du bouton.
En cliquant sur , le logiciel valide la pièce sans la quitter. Le bouton valide votre pièce et vous repositionne sur la liste des pièces.
a. Cliquez sur .
c. Cliquez sur .
Notez que le pictogramme devient pour vous indiquer qu'un filtre est bien actif. Le pictogramme apparaît sur le titre de la colonne relative au critère de recherche saisi.
Cliquez sur le bouton situé en bas de votre liste.
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant, cliquez sur pour désactiver le filtre.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application d'un filtre , placé sur les colonnes des données choisies comme critère, disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogramme directement sur les colonnes où un filtre a été appliqué dont vous ne souhaitez plus utiliser comme critère de recherche.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
3. Cliquez sur ou <Entrée>.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article concernée.
Cliquez sur pour valider les modifications réalisées ou utilisez la touche de <Tab>.
Cliquez sur situé devant le champ de remise globale situé en bas à droite dans les lignes de totaux.
3. Cliquez sur ou <Entrée>.
4. Cliquez sur ou <Valider> a la fin de la modification de votre avoir.
a) Cliquez sur .
c) Saisissez votre critère de recherche et cliquez sur .
Vous remarquerez que le pictogramme change de couleur dans le but de vous montrer qu'un filtre est maintenant appliqué.
Notez que sur le tableau résultant de votre filtre s'affiche avec autant des lignes contenant le critère saisi. Remarquez que dans la colonne de titre de votre tableau, la colonne concernant le critère choisi affichera un filtre pour vous signaler que le filtre est appliqué .
a) Cliquez sur .
b) Cliquez sur pour supprimer le filtre en place.
Cliquez sur indiquant le filtre directement sur la colonne du tableau où il a été appliqué.
3. Cliquez sur ou <Entrée>.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'article concernée.
Cliquez sur pour valider les modifications réalisées ou utilisez la touche de <Tab>.
Cliquez sur situé devant le champ de remise globale situé en bas à droite dans les lignes de totaux.
3. Cliquez sur ou <Entrée>.
4. Cliquez sur ou <Valider> a la fin de la modification de votre avoir.
