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Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de l'abonnement à dupliquer.
Effectuez les modifications pour le nouveau abonnement.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'abonnement à modifier.
Effectuez les modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <INSER>.
Détail des champs :
Du / Au :
Dates de début et de fin de l'abonnement.
Tacite :
L'abonnement se reconduira automatiquement en l'activant pour une période identique à la précédente.
Client :
Personne morale à facturer.
Contact :
Destinataire de la facture (doit être enregistré comme contact dans la fiche de l'abonné).
Dossier :
Permet d'associer les factures d'abonnements à un dossier préalablement affecté au client (ce champ sera remplacé par "Chantier" si vous avez activé la gestion de chantier dans le menu Options/Divers).
Devis modèle :
Vous devez indiquer le devis modèle relatif à l'abonnement. La facture sera générée à partir du devis indiqué ici. Les données "contact et adresse" seront toujours celles du client facturé et non pas celles du devis modèle.
Il peut s'agir du devis initialement présenté au client, ou d'un devis que vous utilisez toujours comme modèle pour ce type d'abonnement.
Type de pièce à créer :
Vous définissez ici le type de pièce à envoyer à votre client lors d'un abonnement venant d'être créé ou renouvelé.
Vous pouvez décider d'envoyer à votre client d'abord la commande ou le bon de livraison, pour après générer une facture issue de cette première pièce.
Terme :
Vous définissez si la facturation doit se faire sur la périodicité à échoir ou échue. La pièce choisie sera donc générée pour la période à venir ou à a la fin de la période concernée.
Les lignes d'article du devis modèle s'affichent ici.
Les lignes sont par défaut affichées car le thème est déployé par défaut. Pour le fermer, vous devez cliquer sur la ligne de titre du thème. Si vous souhaitez le rouvrir, vous devez cliquer à nouveau.
Vous devez modifier le devis modèle en rajoutant et/ou supprimant des lignes d'article si cela ne répond pas à l'abonnement que vous êtes en train de créer. Vous pouvez également indiquer un autre devis modèle compatible avec l'abonnement que vous souhaitez créer.
Pour les modifications et créations des devis modèles, vous devez vous rendre au menu Ventes/Devis.
Lors de l’ajout d’une ligne dans un abonnement, vous pouvez filtrer en amont les articles d’une famille en particulier.
Si l’option de gestion des abonnements en tant que pièce de vente n’est pas activée :
Les lignes d’article du devis modèle filtrées sur la famille sélectionnée, s'affichent dans l'abonnement.
Si l’option est activée :
Un contrôle sera effectué également par le logiciel après le choix d'un article, si vous avez saisi le code ,en entier pour que ce soit bien un article de la famille indiquée.
Vous indiquez ici la périodicité de l'abonnement selon la formule proposée au client indiqué.
Jour de facturation : il s'agit du jour d'effective facturation de votre abonnement.
Exemple : sur une base mensuelle, si le jour de facturation est fixé à "15", une facture sera générée tous les 15 du mois, sur la période couverte par l'abonnement.
Délai d'anticipation de création de la pièce : vous choisissez ici le nombre de jours d'anticipation pour la création de la pièce commerciale d'abonnement.
Date de la dernière pièce et de la prochaine pièce : ces champs sont renseignés pour un abonnement en cours et donc, existant. Les champs sont grisés s'il s'agit d'un tout nouvel abonnement.
Vous indiquez le délai entre la date de la pièce et la période indiqué dans l'objet. Puis, en cliquant sur le bouton radio, vous définissez l'option d'affichage de l'objet de la pièce que vous préférez, selon l'exemple affiché compatible avec la périodicité paramétrée.
L'objet de la pièce créée fera apparaître la période de l'abonnement. Cet objet peut être complété avec un texte saisi dans l'objet du devis modèle.
Vous visualisez ici la raison sociale du client, l'information de date de fin de son abonnement et la date programmée pour la génération de la prochaine pièce.
Utiliser l'adresse de la fiche client / du contact : l'adresse du contact peut être différente de celle de du client enregistré, c'est pourquoi ce choix vous est proposé comme adresse du destinataire de la facture.
Ce deuxième choix est indisponible si aucun contact n'a été créé dans la fiche du client.
Envoyer un e-mail avec la facture au client : cette case doit impérativement être cochée si vous souhaitez saisir un message à envoyer avec la pièce. Notez que l'éditeur de texte s'active pour votre saisie du message à envoyer.
Veillez à ce que l'adresse email soit renseignée dans la fiche du client ou du contact, selon votre choix d'envoi. Vous pourrez toujours envoyer la facture par e-mail manuellement depuis la pièce générée, mais ce n'est pas le plus indiqué pour un abonnement.
Modèle à utiliser : en cas d'envoi d'e-mail périodique, chaque facture jointe sera formatée selon le modèle d'impression indiqué.
Expéditeur : saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur telle que vous souhaitez faire apparaitre dans le message envoyé à votre client.
Message : saisissez votre message type. Ce message sera repris à chaque envoie de pièce d'abonnement à l'abonné, jusqu'à votre modification.
S'il y a une erreur dans l'envoi de l'email, la date de génération de l'abonnement sera de toute manière mise à jour, car la facture a quand même été générée.
Rapport périodicité / abonnement :
Si la famille article est indiquée, l'ajout d’un article se portera sur cette famille, les propositions lors de la saisie et les articles disponibles dans la recherche par le pictogramme.
2. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Création de pièces récurrentes
Cette fonction permet de générer les pièces récurrentes dans le cadre de vos contrats d'abonnement.
Selon votre paramétrage, chaque mois ou chaque trimestre par exemple, une facture peut être générée et envoyée directement par e-mail à votre contact.
Vous verrez ici la liste de tous les abonnements mis en place. Par défaut vous aurez les colonnes de données suivantes :
Code client
Raison sociale
Périodicité
Jour de facturation
Code dossier
Devis modèle (*)
Vous pouvez aussi personnaliser l'affichage des colonnes et rajouter donc des colonnes des données et/ou remplacer celles déjà en cours. Nous en parlerons dans l'aide à propos de la fonction du bouton .
(*) Devis modèle : si vous cliquez sur le code devis dans cette colonne, le devis se télécharge selon le modèle choisi (menu Fichiers/Divers). Vous pouvez ainsi l'imprimer et l'envoyer par mail directement de votre liste d'abonnements.
Si vous n'avez pas choisi le modèle d'impression, vous pouvez le sélectionner dans la fenêtre de modèle d'impression s'affichant. Puis en cliquant sur le modèle s'affiche et vous pouvez vérifier si cela vous convient avant de l'envoyer à votre client.
En effet, l'objet de la pièce reprend l'objet du devis qui a servi comme modèle suivi de la mention "Facture du mois de [Mois en cours] année [Année en cours]". Il est donc préférable d'avoir en objet du devis modèle une indication sur la périodicité de facturation de l'abonnement, par exemple "Forfait mensuel de maintenance".
Pour supprimer des abonnements, vous avez trois options :
Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur .
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.
Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.
Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.
Paramétrage des affichages personnalisés des listes
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.
Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.
Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
La fenêtre pour la saisie du nom de la vue s'affiche si pas encore fait dans les étapes précédentes d'ajout et suppression des données. Si le nom a déjà été saisi avant, lorsque vous cliquez sur le bouton les éventuelles modifications seront simplement sauvegardées pour la vue en cours.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.
Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.
En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.
Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.
Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.
Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".
Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.
L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".
Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".
Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.
Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.
Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.
Utilisez la méthode de votre choix :
Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.
Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.
La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.
Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.
Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.
A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.
Sélection de la donnée sur le cadre de gauche puis clic sur le bouton .
Cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Sélection de la donnée sur le cadre de droite puis cliquez sur le bouton .
Une fois la donnée sélectionnée, cliquez sur le bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Vues
Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.
En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.
Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".
