Les opérations groupées vous permettent de :

• Générer des commandes, bons de livraison ou factures à partir des devis : Transfert groupé des devis.

• Générer des bons de livraison ou factures à partir des commandes : Transfert groupé des commandes.

• Générer des factures à partir des bons de livraison : Transfert groupé des bons de livraison.

• Valider plusieurs pièces du même type (factures, avoirs, bons de réception, bons de livraison) en seule opération : Validations groupées.

Vous disposez de critères de dates, tiers, etc. pour effectuer un premier filtre sur les pièces concernées, puis avez la possibilité d'effectuer une sélection plus précise dans un second temps.

Dans le transfert groupé avec une pièce par client les lignes d'articles de type "commentaires" ou "sous-totaux" ne sont pas reprises dans les pièces générées.

En conséquence :

Pour tous les transferts groupés de pièce avec l'option "Une pièce par client" (ou fournisseur), les lignes de commentaires et sous-totaux sont ignorées.

Cette opération consiste en la création de factures depuis des bons de livraison.

1. Sélectionnez le traitement Transfert groupé des bons de livraison.

2. Définition des critères :

a) Définissez la période des bons de livraison que vous souhaitez transférer.

À ce stade vous pouvez lancer le transfert en indiquant la Date de transfert souhaitée (date de création des nouvelles pièces) et en cliquant sur .

Vous pouvez affiner un peu plus votre traitement :

b) Indiquez le fournisseur.

Cliquez sur pour rechercher un fournisseur. Si le fournisseur n'existe pas dans votre liste, vous pouvez le créer ici en cliquant sur ou <INSER>.

Vous pouvez aussi affiner la liste des bons de livraison répondant à vos critères :

3. Déployez le thème Pièces à transférer :

Les bons de livraison rentrant dans la définition de critères s'affichent. Cochez les bons que vous souhaitez effectivement transférer.

Vous pouvez sélectionner toutes les pièces simultanément :

Cochez la case située sur la barre de titre des colonnes du tableau, à droite <CTRL><SHIFT><A>.

Décochez éventuellement celles dont vous ne souhaitez pas transférer.

4. Définissez les Options :

• Une pièce par bon de livraison (option par défaut) : chaque bon de livraison génère une facture.

• Utiliser l'adresse du client / Utiliser l'adresse du contact : définissez l'adresse à tenir compte lors du transfert. Ces options sont disponibles uniquement avec l'option "une pièce par bon de livraison".

• Une pièce par client : si vous souhaitez grouper tous les BL d'un client sur une seule pièce. Dans ce cas, vous pouvez faire mentionner le BL d'origine sur la liste des articles de la pièce de destination en cochant l'option Ajouter le numéro du bon de livraison avant la liste des articles.

Définissez la date de transfert souhaitée. La date du jour est sélectionnée par défaut.

1. Sélectionnez le traitement Transferts groupé de devis.

2. Sélectionnez la pièce de destination de votre transfert en cliquant sur le bouton radio de votre choix.

3. Définissez la période de sélection.

1. Sélectionnez les devis que vous souhaitez transférer.

Vous avez deux façons de sélectionner vos devis à transférer :

a) Sélection unitaire :

Cochez les cases situées à droite de chaque ligne, une à une, pour tous les devis à transférer.

b) Sélection simultanée :

Cochez la case situé sur la ligne de titre des colonnes du tableau à gauche, pour sélectionner tous les devis simultanément.

Toutefois, vous pouvez affiner la liste des devis à transférer en continuant d'indiquer des critères.

Si vous avez activé la gestion de stocks - menu Options/Stocks - d'autres options seront à votre disposition pour le traitement.

Options

1. Regroupement des pièces

Sélectionnez l'option "Une pièce par client" si vous souhaitez grouper tous les devis d'un client sur une seule pièce. Dans ce cas, vous pouvez faire mentionner le devis d'origine sur chaque ligne article de la pièce de destination en cochant l'option "Ajouter le numéro du devis avant la liste des articles".

1. Action sur les devis après le transfert

Choisissez l'action entre conserver, archiver ou supprimer les devis à l'issue du transfert.

1. Définissez la date de transfert souhaitée.

Page d'aide en cours de rédaction...

Vous avez divers traitements qui peuvent s'avérer très utiles dans la gestion commerciale de votre société.

Voici les traitements disponibles :

• Opérations groupées

• Abonnements

• Création des comptes

• Purge

• Contrôle BDD

• Imports

• Exports

• Relances

• Synchronisations

• Facturation des dossiers

Cette opération consiste en la création de bons de réception ou factures depuis les commandes fournisseurs.

1. Sélectionnez le traitement Transfert groupé des commandes fournisseurs.

2. Définissez le type de pièce : bons de réception ou factures.

3. Définition des critères :

a) Définissez la période.

Par défaut le mois en cours sera indiqué.

À ce stade vous pouvez lancer le transfert en indiquant la Date de transfert souhaitée (en bas de l'écran) et en cliquant sur situé en bas de votre fenêtre.

Vous pouvez affiner un peu plus votre traitement :

b) Indiquez le fournisseur.

Cliquez sur pour rechercher un fournisseur. Si le fournisseur n'existe pas dans votre liste, vous pouvez le créer ici en cliquant sur ou <INSER>.

Vous pouvez aussi affiner la liste des commandes répondant à vos critères :

4. Pièces à transférer

a) Cliquez sur la flèche des Pièces à transférer.

Les commandes rentrant dans la définition de critères s'affichent.

b) Cochez les commandes que vous souhaitez effectivement transférer.

Vous pouvez cochez toutes les pièces simultanément en cochant la case située sur la barre de titre de votre liste, à droite.

Options

• Une pièce par fournisseur : si vous souhaitez grouper toutes les commandes d'un fournisseur sur une seule pièce. Dans ce cas, vous pouvez faire mentionner la commande d'origine sur la liste d'articles de la pièce de destination en cochant l'option "Ajouter le numéro de la commande fournisseur avant la liste des articles".

• Une pièce par commande : le transfert génère une pièce pour chaque commande sélectionnée.

• Action à être exécutée après le transfert : définissez le traitement final à donner aux pièces transférées.

Définissez la date de transfert souhaitée. La date du jour est sélectionnée par défaut.

La validation d'une pièce a plusieurs conséquences, notamment :

• Une pièce validée ne peut plus être modifiée ou supprimée (à moins d'être dévalidée préalablement).

• Une pièce validée peut générer une pièce en aval

• Une pièce validée peut être comptabilisée

La validation porte sur les types de pièces suivants : bons de livraison/réception, factures clients/fournisseurs, avoirs clients/fournisseurs.

Le statut "validée" ou "non validée" d'une pièce peut être utilisé comme filtre. C'est par exemple le cas lors de la génération des journaux comptables (journal de ventes ou journal d'achats).

Vous avez la possibilité d'effectuer cette validation directement depuis la pièce concernée, ou de façon globale grâce à l'outil de validation groupée.

Lorsqu'on lance un traitement de validation groupée des pièces commerciales, votre logiciel vérifie s'il y a déjà un traitement en cours pour l'utilisateur en cours. Si c'est le cas, un message s'affiche pour vous l'avertir et le nouveau traitement n'est pas relancé.

1. Sélectionnez le traitement Validations groupées.

2. Sélectionnez le type de pièces que vous souhaitez valider.

3. Définissez vos critères de sélection des pièces à prendre en compte :

Période et le Client ou Fournisseur concernés : par défaut, le choix est placé sur "Tous".

Pour restreindre la validation à un client ou à un fournisseur, cliquez sur le sélecteur ou sur et choisissez votre tiers.

Pièces à valider : cochez les pièces que vous souhaitez valider.

Vous pouvez cocher toutes les pièces simultanément en cochant la case située sur la barre de titre de votre liste, à droite.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Cette opération consiste en la création de factures depuis des bons de réception.

1. Sélectionnez le traitement Transfert groupé des bons de réception.

2. Définition des critères :

a) Définissez la période.

À ce stade vous pouvez lancer le transfert en indiquant la Date de transfert souhaitée (date de création des pièces - en bas de l'écran) et en cliquant sur .

Pour cibler un peu plus les bons de réception à transférer :

b) Définissez le fournisseur.

Cliquez sur pour rechercher un fournisseur. Si le fournisseur n'existe pas dans votre liste, vous pouvez le créer ici en cliquant sur ou <INSER>.

Vous pouvez aussi affiner la liste des commandes répondant à vos critères :

3. Pièces à transférer :

a) Cliquez sur la flèche des Pièces à transférer.

Les commandes rentrant dans la définition de critères s'affichent.

b) Cochez les commandes que vous souhaitez effectivement transférer.

Vous pouvez cochez toutes les pièces simultanément en cochant la case située sur la barre de titre de votre liste, à droite.

Options

• Une pièce par fournisseur : regroupe tous les bons de réception sur une seule facture. Dans ce cas, vous pouvez faire mentionner la commande d'origine sur la liste d'articles de la pièce de destination en cochant l'option "Ajouter le numéro du bon de réception avant la liste des articles".

• Une pièce par bon de réception : le transfert génère une facture pour chaque bon de réception sélectionné.

• Utiliser l'adresse du fournisseur / Utiliser l'adresse du contact : vous pouvez effectivement définir l'adresse à figurer dans les pièces lors du transfert (fournisseur ou contact fournisseur).

• Action à être exécutée après le transfert : définissez ce que vous souhaitez faire des pièces transférées.

Définissez la date de transfert souhaitée. La date du jour est sélectionnée par défaut.

1. Cliquez sur l'option Traitements.

2. Cliquez sur le menu Opérations groupées.

3. Sélectionnez le traitement souhaité dans le sélecteur en haut à gauche.

4. Définissez la période souhaité type de pièces de destination.

5. Choisissez vos filtres de sélection.

À savoir la période de création des commandes, puis éventuellement un client donné.

À ce stade, vous pouvez déjà lancer l'opération de transfert en indiquant la date de transfert souhaité et en cliquant sur situé en bas de votre fenêtre. Toutefois, vous pouvez affiner la liste des commandes à transférer en continuant d'indiquer des critères.

6. Définition des critères :

a) Définissez la période.

Par défaut le mois en cours sera indiqué.

À ce stade vous pouvez lancer le transfert en indiquant la Date de transfert souhaitée (en bas de l'écran) et en cliquant sur .

Vous pouvez affiner un peu plus votre traitement :

b) Indiquez le client.

Cliquez sur pour rechercher un client.

Si le client n'existe pas dans votre liste, vous pouvez le créer ici en cliquant sur ou <INSER>.

Vous pouvez aussi affiner la liste des commandes répondant à vos critères :

7. Pièces à transférer :

a) Cliquez sur la flèche des pièces à transférer. b) Cochez les commandes que vous souhaitez transférer.

Si vous souhaitez sélectionner toutes les commandes simultanément, cochez la case sur la ligne de titre de la liste, à droite.

Options

Vous pouvez poser les conditions du transfert :

• Transférer une ligne d'article seulement si toute la quantité est disponible en stock.

• Transférer une pièce seulement si toutes les lignes d'article sont transférables.

Ce qui signifie, par exemple, que si, sur une commande de dix articles différents, un article est en rupture de stock, la commande sera exclue de l'opération de transfert.

Une pièce par client : pour grouper toutes les commandes d'un client sur une seule pièce. Dans ce cas, vous pouvez faire mentionner la commande d'origine sur la liste des articles de la pièce de destination en cochant l'option "Ajouter le numéro de la commande avant la liste des articles".

Une pièce par commande : génère autant de pièces que des commandes sélectionnées.

Définissez la date de transfert souhaitée. La date du jour est sélectionnée par défaut.

1. Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne de l'abonnement à dupliquer.

2. Effectuez les modifications pour le nouveau abonnement.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

Détail des champs :

Du / Au :

Dates de début et de fin de l'abonnement.

Tacite :

L'abonnement se reconduira automatiquement en l'activant pour une période identique à la précédente.

Client :

Personne morale à facturer.

Contact :

Destinataire de la facture (doit être enregistré comme contact dans la fiche de l'abonné).

Dossier :

Permet d'associer les factures d'abonnements à un dossier préalablement affecté au client (ce champ sera remplacé par "Chantier" si vous avez activé la gestion de chantier dans le menu Options/Divers).

Devis modèle :

Vous devez indiquer le devis modèle relatif à l'abonnement. La facture sera générée à partir du devis indiqué ici. Les données "contact et adresse" seront toujours celles du client facturé et non pas celles du devis modèle.

Il peut s'agir du devis initialement présenté au client, ou d'un devis que vous utilisez toujours comme modèle pour ce type d'abonnement.

Type de pièce à créer :

Vous définissez ici le type de pièce à envoyer à votre client lors d'un abonnement venant d'être créé ou renouvelé.

Vous pouvez décider d'envoyer à votre client d'abord la commande ou le bon de livraison, pour après générer une facture issue de cette première pièce.

Terme :

Vous définissez si la facturation doit se faire sur la périodicité à échoir ou échue. La pièce choisie sera donc générée pour la période à venir ou à a la fin de la période concernée.

Détail des lignes d'article du devis modèle

Les lignes d'article du devis modèle s'affichent ici.

Vous devez modifier le devis modèle en rajoutant et/ou supprimant des lignes d'article si cela ne répond pas à l'abonnement que vous êtes en train de créer. Vous pouvez également indiquer un autre devis modèle compatible avec l'abonnement que vous souhaitez créer.

Lors de l’ajout d’une ligne dans un abonnement, vous pouvez filtrer en amont les articles d’une famille en particulier.

Si l’option de gestion des abonnements en tant que pièce de vente n’est pas activée :

Les lignes d’article du devis modèle filtrées sur la famille sélectionnée, s'affichent dans l'abonnement.

Si l’option est activée :

Un contrôle sera effectué également par le logiciel après le choix d'un article, si vous avez saisi le code ,en entier pour que ce soit bien un article de la famille indiquée.

Périodicité

Vous indiquez ici la périodicité de l'abonnement selon la formule proposée au client indiqué.

Jour de facturation : il s'agit du jour d'effective facturation de votre abonnement.

Exemple : sur une base mensuelle, si le jour de facturation est fixé à "15", une facture sera générée tous les 15 du mois, sur la période couverte par l'abonnement.

Délai d'anticipation de création de la pièce : vous choisissez ici le nombre de jours d'anticipation pour la création de la pièce commerciale d'abonnement.

Date de la dernière pièce et de la prochaine pièce : ces champs sont renseignés pour un abonnement en cours et donc, existant. Les champs sont grisés s'il s'agit d'un tout nouvel abonnement.

Affichage de la période dans l'objet de la pièce

Vous indiquez le délai entre la date de la pièce et la période indiqué dans l'objet. Puis, en cliquant sur le bouton radio, vous définissez l'option d'affichage de l'objet de la pièce que vous préférez, selon l'exemple affiché compatible avec la périodicité paramétrée.

Récapitulatif de l'abonnement

Vous visualisez ici la raison sociale du client, l'information de date de fin de son abonnement et la date programmée pour la génération de la prochaine pièce.

Options

Utiliser l'adresse de la fiche client / du contact : l'adresse du contact peut être différente de celle de du client enregistré, c'est pourquoi ce choix vous est proposé comme adresse du destinataire de la facture.

Envoyer un e-mail avec la facture au client : cette case doit impérativement être cochée si vous souhaitez saisir un message à envoyer avec la pièce. Notez que l'éditeur de texte s'active pour votre saisie du message à envoyer.

Modèle à utiliser : en cas d'envoi d'e-mail périodique, chaque facture jointe sera formatée selon le modèle d'impression indiqué.

Expéditeur : saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur telle que vous souhaitez faire apparaitre dans le message envoyé à votre client.

Message : saisissez votre message type. Ce message sera repris à chaque envoie de pièce d'abonnement à l'abonné, jusqu'à votre modification.

Rapport périodicité / abonnement :

Pour supprimer des abonnements, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.

2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.

3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Introduction

Cette fonction permet de générer les pièces récurrentes dans le cadre de vos contrats d'abonnement.

Selon votre paramétrage, chaque mois ou chaque trimestre par exemple, une facture peut être générée et envoyée directement par e-mail à votre contact.

Vous verrez ici la liste de tous les abonnements mis en place. Par défaut vous aurez les colonnes de données suivantes :

• Code client

• Raison sociale

• Périodicité

• Jour de facturation

• Code dossier

• Devis modèle (*)

(*) Devis modèle : si vous cliquez sur le code devis dans cette colonne, le devis se télécharge selon le modèle choisi (menu Fichiers/Divers). Vous pouvez ainsi l'imprimer et l'envoyer par mail directement de votre liste d'abonnements.

Si vous n'avez pas choisi le modèle d'impression, vous pouvez le sélectionner dans la fenêtre de modèle d'impression s'affichant. Puis en cliquant sur le modèle s'affiche et vous pouvez vérifier si cela vous convient avant de l'envoyer à votre client.

En effet, l'objet de la pièce reprend l'objet du devis qui a servi comme modèle suivi de la mention "Facture du mois de [Mois en cours] année [Année en cours]". Il est donc préférable d'avoir en objet du devis modèle une indication sur la périodicité de facturation de l'abonnement, par exemple "Forfait mensuel de maintenance".

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de l'abonnement à modifier.

2. Effectuez les modifications.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Cette fonctionnalité vous permet d'intégrer, dans le module de Gestion commerciale, des données issues d'un autre logiciel.

Vous pouvez en effet générer les fichiers suivants :

• Articles

Taxes et contributions :

• Clients

• Prospects

• Fournisseurs

• Partenaires - ventes

• Partenaires - achats

Créer un code analytique - Etape 1/2

Le menu Création des comptes sera remplacé alors par Fichiers comptabilité.

Cependant, en plus de la création de codes analytiques que vous venez de paramétrer, vous aurez toujours l'option de création des comptes dans le sélecteur.

1. Choisissez le traitement "Création des codes analytiques" dans le sélecteur "Traitement".

2. Sélectionnez l'exercice de destination.

Le sélecteur contient tous les exercices ouverts.

3. Cliquez sur .

Créer un code analytique - Etape 2/2

1. Validez la liste des codes analytiques à créer dans le module de Comptabilité.

2. Cliquez sur ou <ENTREE> pour lancer la génération des codes.

Un message vous informe du nombre de codes effectivement créés en comptabilité. Si au contraire, les codes existent déjà dans le module de comptabilité pour la société en cours et l'exercice choisi, un message s'affiche également pour vous en faire part.

Pour pouvoir utiliser ce traitement, vous devez vous rendre dans le menu Options/Stocks et activer la gestion de stocks.

L'intégration de commandes ou factures clients dans notre module de gestion commerciale s'effectue en trois étapes :

• Génération d'un fichier selon un modèle (à la charge du partenaire).

• Importation du fichier brut.

• Traitement du fichier brut pour la création effective des commandes / factures et des éléments des fichiers liés.

C'est dans les options d'import que vous indiquez si vous allez générer des commandes ou des factures dans notre module de Gestion commerciale.

Créer un compte - Etape 1/3

Création de comptes dans idylis.com Comptabilité.

Etape 1/3 - Choix de l'exercice :

Cette option vous permet, si vous utilisez le module de Comptabilité, de créer automatiquement tous les comptes clients, fournisseurs, TVA, etc. utilisés en gestion commerciale et n'existant pas encore en comptabilité.

• Le numéro de compte créé utilisera le numéro que vous avez renseigné dans la fiche client / fournisseur.

• Le libellé du compte créé utilisera la raison sociale du client / fournisseur.

1. Sélectionnez l'exercice de destination.

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Créer un compte - Etape 2/3

Création de comptes dans le module Comptabilité :

Etape 2/3 - Récapitulatif des paramètres

Votre logiciel de comptabilité est paramétré de la manière suivante :

• Les comptes clients / fournisseurs ne sont pas gérés de manière distincte (comptes auxiliaires)

• Racine TVA : 445

• Racine produits : 7

• Racine charges : 6

• Autorisation des lettres dans les numéros de comptes

• Interdiction des minuscules dans les intitulés de comptes

• Longueur maximale des numéros de comptes à 12 caractères

• Non comblement des numéros de comptes avec des zéros pour obtenir la longueur fixe désirée

2. Faites les éventuels ajustements et, dans le cas des comptes auxiliaires, renseignez le numéro de compte de regroupement correspondant dans le module de Comptabilité (il doit exister).

Créer un compte - Etape 3/3

1. Cochez les lignes de comptes à créer.

Vous pouvez toutes les cocher/décocher simultanément en cliquant sur la case cochée/décochée de l'en-tête de colonne.

Pour décocher les cases simultanément, cliquez sur la case décochée juste en dessous.

Un message vous informe du nombre de comptes effectivement créés en comptabilité.

Un compte comptable est proposé à la création à partir du moment où l'élément est présent dans une facture ou avoir client ou fournisseur (compte client, compte fournisseur, article et TVA).

Tableau de validation des propositions : c'est une représentation globale du résultat en comptabilité après validation.

Vous pouvez aussi directement modifier l'intitulé du compte et le numéro proposé.

Lancer le traitement

La purge des pièces validées permet de supprimer définitivement de la base de données les factures et avoirs dont vous ne voulez plus garder l’historique.

La purge peut s’effectuer selon plusieurs critères qui sont :

• Le type de pièce

• L'émetteur

• Le code client

• Le code dossier

• La période

La purge s’effectuera sur la conjonction de tous les critères que vous aurez entrés.

Exemple : pour supprimer toutes les factures d’un mois donné, entrez les critères suivants :

• Type de pièces : Factures

• Émetteur : Tous

• Code client : Tous

• Code dossier : Tous

• Période : entrez les dates de début et de fin du mois considéré.

Vous pouvez exporter les fichiers articles, clients, fournisseurs et/ou de prospects en vue d'une utilisation extérieure au logiciel.

Les données exportées sont stockées dans un fichier Microsoft™ Excel™.

Composition du fichier

Le traitement génère, par défaut, un fichier au format Excel® le fichier se nomme FA_Exporter_nomdufichierchosi_xxx.xls

Introduction

Cette option vous permet de générer des lettres de relance ou via e-mailing. Vous allez pouvoir générer des extraits de compte à destination de vos clients également.

Pour une opération de relance par courrier, vous avez des modèles pré-paramétrés dans votre logiciel. Vous pouvez bien évidement créer vos modèles personnalisés et/ou modifier les modèles existants.

Le contrôle de la base de données permet de déceler les éventuelles incohérences qui peuvent se trouver dans les différents fichiers.

• Exemple 1 : si vous détruisez un client pour lequel ont été créés des devis, le logiciel listera tous les devis pour lesquels le code client est inconnu.

• Exemple 2 : si vous détruisez un article et que cet article a été utilisé dans certaines factures, le logiciel relèvera autant d'anomalies que de lignes de factures qui ont été créées avec ce code article.

L'édition des résultats du contrôle de la base de données présente deux colonnes :

La première est une référence qui pourra vous être demandée par idylis.com lors d'un appel à notre service d'assistance afin de vous répondre plus rapidement.

La deuxième décrit la nature de l'incohérence relevée par le logiciel lors du contrôle.

Les incohérences relevées par le logiciel peuvent correspondre à un choix intentionnel de votre part. En effet, vous pouvez tout à fait avoir décidé de détruire un code article que vous n'utilisez plus ou qui a désormais un autre code.

Si, en revanche, les incohérences sont dues à la destruction, par inadvertance, d'une fiche client par exemple, vous pouvez remédier à ces incohérences en recréant le client avec strictement le même code.

Préparation

Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers notre module de Gestion commerciale doit générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV, etc.).

Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des fichiers liés (clients, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans la base. C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.

Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules). Le séparateur de décimales c'est la "," (virgule).

Les champs peuvent être de trois formats :

Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".

Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.

Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.

Fichiers liés aux pièces

• Clients.

• Contacts clients : ce sont tous les contacts chez les clients.

• Origines clients : ce sont les provenances des clients.

• Dossiers : ce sont les différents dossiers clients auxquels sont éventuellement affectées les pièces commerciales.

• Vendeurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes / factures.

• Articles.

• Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.

• Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris également dans notre module de Comptabilité.

Détail des champs du fichier d'import

Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.

Import de champs personnalisés

Si vous avez créé des champs personnalisés dans le logiciel, vous pouvez importer les informations correspondantes grâce à l'import partenaires.

Dans le fichier, les champs seront placés à la suite des champs listés ci-dessus.

Il faut préfixer le nom des champs afin que le programme reconnaisse le fichier principal auquel le champ est lié :

• A_ pour les articles

• C_ pour les clients

• D_ pour les dossiers

• FC_ pour les factures

• CC_ pour les commandes

• BL_ pour les bons de livraison

Ce menu s'affiche en tant que Fichiers comptabilité lorsque la gestion analytique est activée dans le menu Options/Comptabilité. Un sélecteur s'affiche dans ce cas pour vous permettre de choisir le traitement souhaité.

Si la comptabilité analytique n'est pas activée, le menu s'affiche sous la désignation Création des comptes.

Dans l'étape trois du processus, vous devez visualiser les comptes inexistants, y compris les comptes pour les différents taux de TVA que vous pouvez indiquer dans le paramétrage d'un article.

Une fois les comptes créés dans Comptabilité, ils sont également mis à jour dans les fiches de la Gestion commerciale (champ Nº de compte comptable).

Cette option vous permet de créer dans le module de Comptabilité les comptes comptables des clients, fournisseurs, articles et codes TVA utilisés dans le module Gestion commerciale.

1. Sélectionnez le fichier Partenaires - ventes.

2. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de votre liste et paramétrez votre traitement d'import.

Type de pièces à créer

C'est ici que vous indiquez si votre fichier d'import va être utilisé pour créer des commandes ou des factures dans le module de Gestion commerciale.

Souhaitez-vous renuméroter automatiquement les pièces commerciales lors de leur importation ?

Si les pièces sont créées par importation de données et directement dans le logiciel, cette option permet de reprendre la numérotation des pièces qui vont être importées à partir du dernier numéro utilisé dans le module de Gestion commerciale.

Si vous répondez "Non", les pièces seront créées dans le module de gestion commerciale avec les numéros attribués dans le fichier d'import.

Modèle d'impression

Chaque pièce peut être imprimée selon plusieurs modèles pré-paramétrés. Il faut donc choisir le modèle qui sera affecté à toutes les pièces qui seront créées. De cette manière, tout de suite après l'importation, l'impression groupée des commandes ou des factures peut être lancée. Le modèle d'impression de chaque pièce pourra ensuite être modifié.

La première ligne du fichier contient-elle les noms des colonnes ?

Si la première ligne de votre fichier contient des titres de colonnes, vous devez sélectionner la réponse "oui". Dans le cas contraire, toutes les lignes seront traitées, y compris la première.

Définition des options pour les fichiers liés

Lors de la vérification de la cohérence des données, certaines fiches peuvent ne pas exister dans les fichiers liés. Par exemple, une facture peut concerner un client inconnu ou un code origine client inconnu.

Pour chaque fichier lié, le logiciel permet de choisir entre :

• La création automatique de la fiche manquante dans le fichier lié

• Le refus de la génération avec information dans le champ "Anomalie"

• La suppression pure et simple de la donnée inconnue si elle n'est pas obligatoire

Paramètres Oxatis

Le token est votre numéro d'accès unique permettant la connexion de liaison entre votre logiciel ici, au site de e-commerce Oxatis, pour importer les commandes passées depuis le site, via le bouton [Import Oxatis].

1. Sélectionnez le fichier Partenaires - ventes.

2. Cliquez sur .

3. Cliquez sur pour indiquer le chemin du fichier à importer.

La grille d'import est alors automatiquement alimentée par les données du fichier.

Lors de l'import du fichier, un certain nombre de tests basiques sont effectués (5000 lignes maximum, pas de saut de ligne, etc.). Si ces tests ne sont pas concluants, aucune ligne n'est importée dans la grille et un message s'affiche avec la raison du refus d'import.

Une fois les données du fichier importées dans la grille d'import, vous pouvez lancer le processus de génération des commandes ou factures.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Toutes les données sont alors vérifiées. En cas d'anomalie, la validation est refusée et la nature du problème est indiquée dans le champ Anomalie de la ligne concernée.

Importation du fichier dans la grille d'import

Choisissez le fichier "Partenaires – ventes" dans le sélecteur.

Options d'import

Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées et en fonction de la nature des anomalies et du mode de génération des données sources, il y a plusieurs possibilités :

• Corriger les données sources et réimporter le fichier corrigé.

• Corriger directement les données dans la grille d'import.

• Créer les informations manquantes dans notre module de Gestion commerciale.

Correction des données sources

Il faut imprimer le contenu de la grille d'import en cliquant sur le bouton afin d'avoir une trace de toutes les anomalies détectées et d'éviter de recommencer la manipulation plusieurs fois.

Une fois l'impression réalisée, il faut purger la grille d'import en cliquant sur le bouton afin de pouvoir réactiver le bouton .

Il faut ensuite corriger les données sources depuis leur logiciel d'origine, puis recommencer la procédure d'import.

Correction depuis la grille d'import

Pour corriger une donnée, il suffit de cliquer sur le pictogramme de la ligne présentant une anomalie. Toutes les données de la ligne sont alors accessibles et modifiables.

Une fois toutes les anomalies corrigées, la validation peut être relancée.

Création d'informations manquantes dans le module de Gestion commerciale

Comme nous venons de l'évoquer, certaines anomalies peuvent être issues de l'absence d'un code TVA ou d'un code dossier avec une option de refus de création pour le fichier correspondant.

Pour pallier ce type d'anomalie, il suffit de créer la fiche manquante dans notre module de Gestion commerciale, puis de relancer la validation.

Une fois le fichier d'import correctement reçu dans la grille, il doit être traité pour tester la cohérence des informations qu'il contient et générer de façon effective les documents commerciaux et éléments des fichiers liés dans notre module de Gestion commerciale.

Validation du fichier

La validation est déclenchée par un clic sur le bouton .

Le logiciel vérifie alors tout le fichier avant la création des commandes / factures. Si une anomalie est détectée, la validation est refusée et la nature du problème est indiquée dans le champ "Anomalie" de la ligne concernée.

Liste des anomalies (avant calcul)

La liste ci-après détaille les anomalies possibles :

Calcul des pièces commerciales

Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées une à une, chaque pièce est calculée et, à ce stade, certaines erreurs d'un autre type peuvent être à nouveau détectées :

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Pour les importer correctement, il est indispensable que le fichier contenant les données réponde à nos modèles d'import.

Un modèle de fichier répondant aux exigences de l'import est à votre disposition sur la fenêtre d'imports via un lien indiqué.

1. Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez importer (articles, clients, etc.).

2. Cliquez sur le lien proposé pour ouvrir ou enregistrer le modèle correspondant au type de données choisi.

1. Cliquez surpour télécharger le fichier que vous venez d'enregistrer.

1. Cliquez sur .

Programmer vos relances par e-mail

1. Sélectionnez le type de traitement Programmation des relances par e-mail.

2. Cliquez sur ou <INSER>.

3. Saisissez un libellé à l'action.

4. Sélectionnez le code action correspondant l'opération de relance que vous programmez.

5. Définissez le nombre de jours avant ou après la date d'échéance.

6. Définissez l'adresse e-mail destinataire de votre opération de relance.

Vous pouvez en effet, choisir entre l'adresse principale saisie dans la fiche client, l'adresse d'envoi des factures ou l'adresse selon la fonction de votre contact chez vos clients.

7. Saisissez les données de votre e-mail proprement dit.

Vous disposez également de la fonction Ajouter le champ avec son sélecteur pour le type de champ que vous souhaitez rajouter. Cette fonction est disponible pour l'objet et le corps du message. Vous pouvez, par exemple, insérer le champ "Nº de facture" dans l'objet de votre message, etc.

8. Cliquez sur ou <ENTREE>.

1. Sélectionnez le fichier.

2. Cliquez sur .

3. Validez le message de confirmation.

Faites le traitement de votre choix et réimportez le fichier dans votre base par le menu Traitements/Imports ou dans dans le dispositif de votre choix.

• Tous les articles répondant aux critères sélectionnées pour le traitement seront synchronisés avec votre le ou les sites e-commerce correspondants.

• Tous les articles dans votre boutique e-commerce seront importés dans votre base.

Dans le menu Traitements/Liaison boutique, le bouton s'affiche dans la fiche de la boutique.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la boutique que vous souhaitez synchroniser avec votre adresse e-commerce.

2. Modifiez les filtres pour la synchronisation si vous le souhaitez.

3. Cliquez sur pour faire la mise à jour des articles.

La popup ci-dessous s'affiche et vous pouvez confirmer ou ne pas confirmer le traitement :

4. Confirmez le traitement.

Synchronisation des commandes

Lors de la synchronisation, la grille d'import partenaires ventes sera remplie avec les commandes e-boutique.

Lorsque vous lancez la synchronisation, vous êtes informés des éventuelles erreurs pour lancer d'autres actions (nouvelle synchronisation, paramétrage complémentaire, etc.).

Afin de pouvoir définir les liens avec les sites e-commerce, il faut tout d'abord créer votre code boutique. A chacune de vos boutiques correspond un lien de site de boutique en ligne dédié.

Une fois créé votre code e-commerce, lorsque vous revenez sur le code en mode modification, vous verrez s'afficher les boutons et . Puis, une fois la synchronisation effectuée, le bouton remplace le bouton de synchronisation.

Le fichier mappage permet d'indiquer les fichiers et champs boutique et les fichiers et champs idylis.com, y compris champs personnalisés. Le fichier de configuration contient les informations de connexion et autres détails techniques.

Dans un premier temps, le mappage des données de l'article est réalisé. Un maximum d'information est synchronisé (grille, catalogue, quantité, etc.) entre votre base articles et votre site e-commerce.

Afin de pouvoir sélectionner les articles à synchroniser, vous pouvez faire cette sélection par catalogue, dépôt (seul critère obligatoire si vous avez activé l'option de gestion de stock), famille article ou globale c'est à dire en n'indiquant aucun critère.

Générer et imprimer les modèles

Vous pouvez sélectionner les modèles d'impression de relance à partir d'une seule liste pour plus de simplicité. Le sélecteur Modèle d'impression contient une liste unique avec les modèles Word™ ou PDF.

Vous allez dans un premier temps cibler les clients concernés.

1. Indiquez la date d'échéance de référence. La date du jour vous est proposée par défaut.

2. Indiquez éventuellement le nombre de jours de retard par rapport à l'échéance de référence.

3. Sélectionnez le client.

4. Choisissez le modèle d'impression adapté. Ce champ est obligatoire.

5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Un tableau s'affiche avec la ou les lettres répondant aux critères préalablement renseignés.

Lorsque vous avez validé les différents critères de génération des courriers de relance, il y a autant de lignes dans le tableau que de lettres à imprimer.

Vous avez alors trois possibilités :

• Revenir à l'écran des critères pour les affiner : Cliquez à nouveau sur l'option Relances.

• Pour lancer une impression globale, cliquez sur [Imprimer tout].

• Pour rejeter les relances, cochez les lignes des relances que vous ne souhaitez pas imprimer, puis cliquez sur ou <CTRL><J>.

Modèles d'impression standard

• Relance de paiement avec société / sans société : les coordonnées de la société en cours d'utilisation apparaissent en haut à gauche de la lettre (avec société) / ou ne sont pas intégrées au courrier.

• Relevé de compte avec société / sans société : même principe.

Relance de paiement et relevé de compte contiennent les mêmes informations, à savoir un tableau avec les colonnes Facture n°, Date facture, Date d'échéance, Montant de l'échéance et Reste à payer.

Les différences résident dans le titre du courrier "Relance de paiement" ou "Relevé de compte" et les tournures de phrases, respectivement :

• "(...) les factures suivantes sont toujours impayées (...). Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement de ces factures par retour de ce courrier".

• "(...) les factures suivantes seront à nous régler prochainement (...). Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement de ces factures dans les délais indiqués".

Courrier personnalisé

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes, ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues avec moins de données, selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou vice versa : une vue par défaut moins chargée en données et des nouvelles vues avec plus ou d'autres données que celles normalement affichées sur votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de paramétrer des "vues".

Rédaction en cours...

Préparation

Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers notre module de Gestion commerciale doit générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV, etc.).

Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des fichiers liés (fournisseurs, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans la base. C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.

Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules). Le séparateur de décimales c'est la "," (virgule).

Les champs peuvent être de trois formats :

Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".

Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.

Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.

Fichiers liés aux pièces

• Fournisseurs

• Contacts fournisseurs : ce sont tous les contacts chez les fournisseurs.

• Acheteurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes / factures.

• Articles.

• Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.

• Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris également dans notre module de Comptabilité.

Détail des champs du fichier d'import

Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.

Import de champs personnalisés

Si vous avez créé des champs personnalisés dans le logiciel, vous pouvez importer les informations correspondantes grâce à l'import partenaires.

Dans le fichier, les champs seront placés à la suite des champs listés ci-dessus.

Il faut préfixer le nom des champs afin que le programme reconnaisse le fichier principal auquel le champ est lié :

• A_ pour les articles

• F_ pour les fournisseurs

• D_ pour les dossiers

• FC_ pour les factures

• CC_ pour les commandes

Liaison Shopify - Dailybiz

Préambule

Avant de créer la liaison, nous vous conseillons fortement :

• D’utiliser une boutique de test sur Shopify et pas une boutique déjà utilisée en production.

• De dupliquer la société rattachée sur Dailybiz et de paramétrer la première liaison de test sur cette société.

Vous pourrez ainsi tester en toute sécurité le fonctionnement de la liaison et vos différents cas d’utilisation, sans risquer d’altérer vos données.

Notre service support pourra aussi vous guider dans l’implémentation de la liaison avec votre boutique.

Créer la liaison

Dans le menu Traitements/Synchronisations, créez une nouvelle liaison :

L'URL correspond à l'adresse de votre boutique.

Pour obtenir la clé API et le mot de passe, vous devez suivre ces étapes :

1. Connectez-vous au back office de votre boutique sur Shopify.

2. Cliquez sur le menu Application à gauche.

3. Cliquez sur le lien "Gérer les applications privées" situé en dessous des applications recommandées.

1. Cliquez sur le bouton pour créer une nouvelle application privée.

2. Renseignez le nom de l’application, l’email d’urgence du développeur, les droits d’accès (tous), la version de l’API utilisée (2020-04)

3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] et confirmez la création de l’application.

Créer une application privée

1. Copiez la clé API et le mot de passe obtenus.

Synchronisation

Une fois la liaison configurée et enregistrée, vous pouvez lancer une synchronisation de ces éléments :

• Importer des articles de la boutique vers Dailybiz

• Exporter les articles de Dailybiz vers la boutique

• Importer des commandes de la boutique vers Dailybiz

Importer des articles de la boutique vers Dailybiz

Vous indiquez si oui ou non vous souhaitez importer des articles de la boutique vers Dailybiz.

Ce traitement va créer (ou mettre à jour si le code article existe déjà) les articles sur Dailybiz à partir du catalogue Shopify.

La correspondance entre les articles des deux applications s’effectue selon le code article (Dailybiz) et le SKU (Shopify).

Vous pouvez filtrer les articles à importer en précisant une famille d’articles. Seuls les produits Shopify de la catégorie correspondant à cette famille seront importés.

La quantité en stock de l’article n’est pas mise à jour par l’import.

L’import des produits avec variantes n’est possible que pour ceux ayant exactement deux options.

Exporter des articles de Dailybiz vers la boutique

Vous indiquez si oui ou non vous souhaitez exporter des articles.

Ce traitement va créer (ou mettre à jour si la référence existe déjà) les produits sur Shopify à partir des articles sur Dailybiz.

La correspondance entre les articles des deux applications s’effectue selon le code article (Dailybiz) et le SKU (Shopify).

Informations mises à jours sur les articles

Articles avec variantes

Dans le cas d’articles avec variantes, une fiche produit est créée sur Shopify pour chaque variante. Il n'y a pas de champ SKU pour le produit principal. Lors d'un export, le champ SKU est renseigné avec le code item grille de la déclinaison Dailybiz.

Lors d'un import, une fiche article est créée dans Dailybiz avec comme code article le SKU de la première variante.

Import des commandes

Indiquez si oui ou non vous souhaitez importe des commandes de la boutique, puis la date à partir de laquelle vous souhaitez importer les ventes.

Vous pouvez aussi indiquer si vous souhaitez valider automatiquement l'import des ventes après la synchronisation.

Vous pouvez importer toutes les commandes Shopify (sauf celles au statut « Fermée ») à partir d’une date donnée.

Cela créera les pièces de ventes.

Les données importées sont enregistrées temporairement dans la grille d’import partenaires ventes (menu Traitements / Imports).

Pour fluidifier la procédure d’import et créer directement les pièces, vous pouvez choisir de valider automatiquement la grille d’import partenaires à l’issue de la synchronisation. En cas d’anomalie, vous devrez les consulter dans la grille d’import partenaires.

Si vous avez choisi de créer des factures, elles seront validées automatiquement (si aucun blocage ne l’empêche, au niveau du stock par exemple).

Le règlement enregistré dans Shopify sera aussi créé dans Dailybiz. Si la facture a pu être validée et l’échéancier créé, l’échéance sera pointée avec le règlement.

Gestion du stock

L’utilisation de la synchronisation entre Dailybiz et une boutique implique que la gestion de stock soit centralisée sur Dailybiz.

Le stock d’un article donné sur Dailybiz sera mis à jour sur Shopify lorsque vous ferez un export des articles. Lorsque des commandes seront passées sur Shopify, la quantité du produit continuera d’être décrémentée. Après avoir importé vos commandes sur Dailybiz et créé les pièces correspondantes, la validation de ces pièces mettra à jour le stock de l’article Dailybiz pour la quantité vendue sur Shopify.

De base l’intégralité du stock d’un article sur Dailybiz est synchronisée. Si vous avez plusieurs boutiques ou que vous souhaitez réserver une partie du stock à une boutique en particulier, vous pouvez utiliser la gestion multi-dépôt Dailybiz. Vous pourrez ainsi filtrer sur un dépôt lors de la synchronisation afin d’échanger uniquement les quantités de ce dépôt.

Gestion de la TVA

Sur Shopify, la TVA est gérée en fonction du pays où se trouve la boutique. Il y a donc un seul taux de TVA pour la boutique. Si les produits que vous vendez ont des taux de TVA différents, vous pouvez néanmoins ajouter des « dérogations » pour créer des taux de TVA supplémentaires sur des collections de produits.

Cela implique que lors des imports/exports de produits nous ne gérons pas l’information du taux de TVA rattachée à un produit puisque cette donnée n’existe pas sur Shopify. Tous les prix sont considérés en TTC.

Dans la pratique, pour que les ventes importées dans Dailybizsoient enregistrées avec un prix hors taxes correct, il faut procéder de la façon suivante :

• Créer des collections distinctes en fonction des taux de TVA des produits.

• Ajouter les taux dérogatoires liés à ces collections.

Paramètres avancés

Tâches concurrentes à l'exportation

Afin de rendre le traitement d’export plus performant, les synchronisations sont parallélisées. Le nombre de tâches concurrentes peut être modifié pour rendre le traitement plus ou moins rapide. Shopify étant une plateforme mutualisée, des limitations ont été mises en place sur leur API afin de garantir un accès aux ressources équitables pour tous leurs utilisateurs. Nous vous conseillons de laisser le paramètre par défaut à « 2 » sinon le traitement renverra probablement une erreur pour cause de surutilisation des ressources.

Famille client à injecter

Vous avez la possibilité d’indiquer une famille client par défaut pour chaque nouveau client qui sera créé par le traitement d’import des commandes.

Echecs de synchronisation

Quelques messages qui peuvent s’afficher dans l’historique de la synchronisation lorsque celle-ci échoue.

L’import des commandes n’a pas été réalisé et vous avez ce message : « Veuillez valider les commandes en attente dans la grille d'import partenaires ventes avant de lancer une nouvelle synchronisation ».

Créer une synchronisation

Dans le menu Traitements/Synchronisations, créez une nouvelle synchronisation.

Créer une boutique

Pour récupérer les identifiants WooCommerce :

1. Connectez-vous au back office WordPress.

2. Rendez-vous dans le menu WooCommerce/Réglages/Avancé/API REST pour créer une clé.

1. Créez une description (nom convivial pour l'identification de la clé - plus facile à retenir).

L'utilisateur qui s'affiche par défaut c'est l'utilisateur que vous avez crée en ouvrant le compte. Vous pouvez indiquer un autre en cliquant sur la flèche du sélecteur.

1. Définissez les droits en cliquant sur la flèche du sélecteur.

1. Copiez les clés en cliquant sur les boutons respectifs.

2. Collez les clés respectivement quelque part pour les renseigner dans leur champs respectifs sur Dailybiz :

a. Clé client -> Compte

b. Secret client -> Mot de passe

Synchronisation

Une fois la liaison configurée et enregistrée, vous pouvez lancer la synchronisation de ces éléments :

• Importer des articles de la boutique ver dailybiz.

• Exporter les articles de Dailybiz vers la boutique en ligne.

• Importer les commandes de la boutique vers Dailybiz.

Créez la liaison

L’URL à renseigner est celle de l’API Prestashop. Par exemple : https://www.monnomdedomaine.com/api

Le compte à renseigner est la clé d’authentification API Prestashop.

Configuration sur Prestashop

Pour l’obtenir la clé d'authentification, connectez-vous à votre back office Prestashop puis rendez-vous dans le menu Paramètres avancés / Service web.

Dans le thème « Paramètres », activez le service web, si ce n’est pas déjà fait.

Dans le thème « Service web », ajouter une nouvelle clé :

1. Générez la clé.

2. Indiquez la description.

Par exemple : Dailybiz

1. Cochez toutes les autorisations.

2. Enregistrez.

Synchronisation

Une fois la synchronisation configurée et enregistrée, vous pouvez la lancer pour :

• Importer des articles de la boutique vers Dailybiz

• Exporter les articles de Dailybiz vers la boutique

• Importer des commandes de la boutique vers Dailybiz

Import des articles

Vous indiquez si oui ou non vous souhaitez importer des articles de la boutique vers Dailybiz.

Ce traitement va créer (ou mettre à jour si le code article existe déjà) les articles sur Dailybiz à partir du catalogue Prestashop.

La correspondance entre les articles des deux applications s’effectue selon le code article (Dailybiz) et la référence (Prestashop). Chaque article sur Prestashop doit donc avoir une référence.

Vous pouvez filtrer les articles à importer en précisant une famille d’articles. Seuls les produits Prestashop de la catégorie correspondant à cette famille seront importés.

La quantité en stock de l’article n’est pas mise à jour par l’import.

Si vous utilisez des attributs pour des produits variables, vous pouvez utiliser l’option de synchronisation des grilles :

Export des articles

Vous indiquez si oui ou non, vous souhaitez exporter des articles dans Dailybiz vers la boutique.

Ce traitement va créer (ou mettre à jour si la référence existe déjà) les articles sur Prestashop à partir des articles sur Dailybiz.

La correspondance entre les articles des deux applications s’effectue selon le code article (Dailybiz) et la référence (Prestashop).

Si vous utilisez des articles gérés en grille sur Dailybiz (de type « taille et couleur » par exemple), des produits avec déclinaisons seront créés sur Prestashop.

Sur Prestashop, les attributs d’un article sont sélectionnables par des listes déroulantes, des boutons radio ou des vignettes de couleur ou textures. Si les attributs n’existent pas encore sur Prestashop, ils seront créés avec une liste déroulante.

Si vous utilisez déjà des attributs de type « Couleurs et textures » sur Prestashop, il faudra vérifier que les valeurs des couleurs sur Dailybiz (en ligne ou en colonne de la grille) correspondent, afin que vous puissiez conserver cette ergonomie pour choisir vos attributs sur Prestashop.

Fichier de mappage

Il est possible de synchroniser les informations de champs supplémentaires à partir d’un fichier de mappage établissant la correspondance entre les champs Prestashop et Dailybiz. Cela peut être utile pour mettre à jour des champs tels que les descriptifs court et long sur Prestashop par exemple.

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur le bouton [Charger le fichier de mappage] dans la fiche boutique correspondant au site Prestashop.

Ensuite cliquez sur le lien pour récupérer le modèle par défaut puis, pour chaque champ Prestashop à renseigner, indiquez les champs complémentaires que vous utilisez sur Dailybiz.

Lorsque le fichier de mappage est rempli, chargez-le afin que la configuration s’applique pour la prochaine synchronisation.

Synchronisation différentielle

Pour l’export des articles vers Prestashop, vous pouvez activer l’option « Uniquement les quantités en stock mouvementées depuis la dernière synchronisation ».

Import des commandes

Dans les options d’import partenaires ventes, vous avez plusieurs possibilités. Parmi celles-ci, le choix de créer des commandes ou des factures et de conserver ou renuméroter les numéros de pièces importées.

Pour fluidifier la procédure d’import et créer directement les pièces, vous pouvez choisir de valider automatiquement la grille d’import partenaires à l’issue de la synchronisation. En cas d’anomalie, vous devrez les consulter dans la grille d’import partenaires.

Gestion du stock

L’utilisation de la synchronisation entre Dailybiz et une boutique implique que la gestion de stock soit centralisée sur Dailybiz.

Le stock d’un article donné sur Dailybiz sera mis à jour sur Prestashop lorsque vous ferez un export des articles. Lorsque des commandes seront passées sur Prestashop, la quantité du produit continuera d’être décrémentée.

Après avoir importé vos commandes sur Dailybiz et créé les pièces correspondantes, la validation de ces pièces mettra à jour le stock de l’article Dailybiz pour la quantité vendue sur Prestashop.

De base l’intégralité du stock d’un article sur Dailybiz est synchronisée. Si vous avez plusieurs boutiques ou que vous souhaitez réserver une partie du stock à une boutique en particulier, vous pouvez utiliser la gestion multi-dépôt. Vous pourrez ainsi filtrer sur un dépôt lors de la synchronisation afin d’échanger uniquement les quantités de ce dépôt.

Paramètres avancés

Tâches concurrentes à l'exportation

Afin de rendre le traitement d’export plus performant, les synchronisations sont parallélisées.

Le nombre de tâches concurrentes peut être modifié pour rendre le traitement plus ou moins rapide.

Famille client à injecter

Vous avez la possibilité d’indiquer une famille client par défaut pour chaque nouveau client qui sera créé par le traitement d’import des commandes.

Echecs de synchronisation

Quelques messages qui peuvent s’afficher dans l’historique de la synchronisation lorsque celle-ci échoue.

La synchronisation a échoué avec le code 22 et le message : « The PrestaShop webservice is disabled. Please activate it in the PrestaShop Back Office ».

Veuillez activer le service web dans le menu Paramètres avancés / Service web du back office Prestashop.

L’import des commandes n’a pas été réalisé et vous avez ce message : « Veuillez valider les commandes en attente dans la grille d'import partenaires ventes avant de lancer une nouvelle synchronisation ».

Des commandes ont déjà été précédemment importées dans la grille d’import partenaires ventes et n’ont pas été validées.

Si des anomalies sont signalées, il faut les corriger pour pouvoir valider l’import. Sinon vous pourrez directement valider la grille.

Pour éviter ce message, vous pouvez choisir de valider automatiquement la grille dans la procédure d’import des commandes de la synchronisation.

La synchronisation a échoué avec le message : « One or more errors occurred. Bad Gateway »

La communication avec le serveur qui héberge Prestashop a été coupée.

Il faut relancer la synchronisation après avoir vérifié que le serveur Prestashop répond à nouveau.

Créez la liaison

Dans le menu Traitements/Synchronisations, créez une nouvelle liaison.

Synchronisation

Une fois la liaison configurée et enregistrée, vous pouvez lancer une synchronisation de ces éléments :

• Importer des articles de la boutique vers Dailybiz

• Exporter les articles de Dailybiz vers la boutique

• Importer des commandes de la boutique vers Dailybiz.

Pour la synchronisation des articles, vous pouvez appliquer les filtres afin de restreindre les articles à importer / exporter.

Import des articles

Vous indiquez si oui ou non, vous souhaitez importer des articles vers Dailybiz.

Ce traitement va créer (ou mettre à jour si le code article existe déjà) les articles sur Dailybiz à partir du catalogue Tactill.

La correspondance entre les articles des deux applications s’effectue selon le code article (Dailybiz) et la référence (Tactill). Chaque article sur Tactill doit donc avoir une référence.

Export des articles

Vous indiquez si oui ou non, vous souhaitez exporter des articles vers la boutique.

Ce traitement va créer (ou mettre à jour si la référence existe déjà) les articles sur Tactill à partir des articles sur Dailybiz.

La correspondance entre les articles des deux applications s’effectue selon le code article (Dailybiz) et la référence (Tactill).

Import des commandes

Vous indiquez si oui ou nom vous souhaitez importer des commandes de la boutique vers Dailybiz. Puis vous indiquer la date à partir de laquelle vous souhaitez importer les ventes.

L'option "Valider automatiquement l'import des ventes après la synchronisation", vous permet d'importer toutes les ventes encaissées sur Tactill à partir d'une date donnée. Cela créera les pièces de vente et les règlements.

Les données importées sont enregistrées temporairement dans la grille d’import partenaires ventes (menu Traitements / Imports). Dans les options d’import partenaires ventes, vous avez plusieurs possibilités. Parmi celles-ci, le choix de créer des commandes ou des factures et de conserver ou renuméroter les numéros de pièces importées.

Pour fluidifier la procédure d’import et créer directement les pièces, vous pouvez choisir de valider automatiquement la grille d’import partenaire à l’issue de la synchronisation. En cas d’anomalie, vous devrez les consulter dans la grille d’import partenaires.

Si vous avez choisi de créer des factures, elles seront validées automatiquement (si aucun blocage ne l’empêche, au niveau du stock par exemple) et rapprochées avec leurs règlements respectifs

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la vue sélectionnée.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Personnaliser l'affichage par défaut

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

1. Dans le sélecteur des "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

1. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

2. Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Ajouter des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

• Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

1. Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données par drag and drop

1. Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

2. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

1. Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

3. Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

En cliquant su r une page s'affiche avec le détail des synchronisations effectuées pour la boutique sélectionnée.

Vous pouvez effectivement consulter la date, l'heure, l'utilisateur responsable et les messages correspondants au traitement concernant le résultat de l'opération.

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

1. Sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

1. Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la liste.

2. Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.

3. Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.

4. Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

1. Sélectionnez le fichier Partenaires - achats.

2. Cliquez sur et paramétrez votre traitement d'import.

Type de pièces à créer :

C'est ici que vous indiquez si votre fichier d'import va être utilisé pour créer des commandes ou des factures dans votre module Gestion commerciale.

Modèle d'impression :

Chaque pièce peut être imprimée selon plusieurs modèles pré-paramétrés. Il faut donc choisir le modèle qui sera affecté à toutes les pièces qui seront créées.

De cette manière, tout de suite après l'importation, l'impression groupée des commandes ou des factures peut être lancée.

Le modèle d'impression de chaque pièce pourra ensuite être modifié.

La première ligne du fichier contient-elle les noms des colonnes ? :

Si la première ligne de votre fichier contient des titres de colonnes, vous devez sélectionner la réponse "Oui". Dans le cas contraire, toutes les lignes seront traitées, y compris la première.

Définition des options pour les fichiers liés :

Lors de la vérification de la cohérence des données, certaines fiches peuvent ne pas exister dans les fichiers liés.

Par exemple, une facture peut concerner un client inconnu ou un code origine client inconnu.

Pour chaque fichier lié, le logiciel permet de choisir entre :

• La création automatique de la fiche manquante dans le fichier lié.

• Le refus de la génération avec information dans le champ Anomalie.

• La suppression pure et simple de la donnée inconnue si elle n'est pas obligatoire.

• Cliquez sur ou <ENTREE>.