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Pour les importer correctement, il est indispensable que le fichier contenant les données réponde à nos modèles d'import.
Exemple :
En cas d'importation de votre fichier fournisseurs, les codes fournisseurs doivent se trouver dans la 1ère colonne du tableau, la raison sociale dans la seconde, etc.
Un modèle de fichier répondant aux exigences de l'import est à votre disposition sur la fenêtre d'imports via un lien indiqué.
La mise en forme du champ du texte des descriptifs des articles est gardée dans le traitements d'import et d'export.
Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez importer (articles, clients, etc.).
Cliquez sur le lien proposé pour ouvrir ou enregistrer le modèle correspondant au type de données choisi.
Certaines informations sont obligatoires, d'autres doivent répondre à certains critères. Dans le fichier modèle, elles sont signalées par un triangle de couleur rouge. Passez la souris dessus pour afficher le commentaire associé.
Cliquez surpour télécharger le fichier que vous venez d'enregistrer.
Cochez l'option Mise à jour des fiches déjà existantes si vous souhaitez que, dans le cas d'une fiche existant déjà dans votre base, les informations importées remplacent les informations de la fiche.
Cliquez sur .
Si vous importez des articles déjà créés sans avoir coché la case de mise à jour, ceux-ci seront tout simplement ignorés.
Dans le modèle d’import pour les fichiers Clients, prospects et fournisseurs vous devez remplir deux onglets : un pour les fiches principales et un pour les contacts associés à chaque fiche. Le lien entre la fiche principale et les contacts se fera à l'aide de la colonne «CODE» qui doit être identique pour la fiche principale et les contacts liés.
La case à cocher "Mise à jour des fiches existantes" force l'actualisation des données actuellement existantes, à partir des données contenues dans le fichier. Le rapprochement sera fait par le code de chaque fiche (code client, etc.). Si vous ne cochez pas cette case, les lignes du fichier importé dont la colonne "Code" contient un code déjà existant dans votre base de données ne seront pas importées.
Pour l’import des articles, si vous indiquez une quantité en stock, un nouveau mouvement de stock sera généré automatiquement (de sortie ou d’entrée) avec la différence entre le stock actuel et le stock de l’inventaire.
Sachez que vous pouvez au préalable purger les mouvements de stock existants si vous le souhaitez (menu Stocks/Purge).
Cette fonctionnalité vous permet d'intégrer, dans le module de Gestion commerciale, des données issues d'un autre logiciel.
Vous pouvez en effet générer les fichiers suivants :
Articles
Vous pouvez mettre à jour les codes taxes via les traitements d’export et d’import du fichier articles.
Lors du traitement d'import, le logiciel vérifie si le code taxe existe. S’il n’existe pas, une erreur s'affichera dans le rapport d’anomalie et l’article sans code taxe sera tout de même importé.
Clients
Prospects
Fournisseurs
Partenaires - ventes
Partenaires - achats
Dans les traitements d'import et export, concernant la gestion des modes de transport, le traitement va importer/exporter le libellé du fichier Modes de transport.
Pour pouvoir utiliser ce traitement, vous devez vous rendre dans le menu Options/Stocks et activer la gestion de stocks.
L'intégration de commandes ou factures clients dans notre module de gestion commerciale s'effectue en trois étapes :
Génération d'un fichier selon un modèle (à la charge du partenaire).
Importation du fichier brut.
Traitement du fichier brut pour la création effective des commandes / factures et des éléments des fichiers liés.
C'est dans les options d'import que vous indiquez si vous allez générer des commandes ou des factures dans notre module de Gestion commerciale.
L'import des commandes est possible si la gestion des stocks est activée dans le menu Options/Stocks.
Sélectionnez le fichier Partenaires - ventes.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de votre liste et paramétrez votre traitement d'import.
Option disponible si vous avez activé la gestion des stocks menu Options/Stocks.
C'est ici que vous indiquez si votre fichier d'import va être utilisé pour créer des commandes ou des factures dans le module de Gestion commerciale.
Si les pièces sont créées par importation de données et directement dans le logiciel, cette option permet de reprendre la numérotation des pièces qui vont être importées à partir du dernier numéro utilisé dans le module de Gestion commerciale.
En cas de génération de factures, si la facture a déjà été adressée au client, elle ne peut évidemment plus être renumérotée. Cette option n'est donc à utiliser que si les factures n'ont pas encore été imprimées ou envoyées.
Si vous répondez "Non", les pièces seront créées dans le module de gestion commerciale avec les numéros attribués dans le fichier d'import.
Chaque pièce peut être imprimée selon plusieurs modèles pré-paramétrés. Il faut donc choisir le modèle qui sera affecté à toutes les pièces qui seront créées. De cette manière, tout de suite après l'importation, l'impression groupée des commandes ou des factures peut être lancée. Le modèle d'impression de chaque pièce pourra ensuite être modifié.
Si la première ligne de votre fichier contient des titres de colonnes, vous devez sélectionner la réponse "oui". Dans le cas contraire, toutes les lignes seront traitées, y compris la première.
Lors de la vérification de la cohérence des données, certaines fiches peuvent ne pas exister dans les fichiers liés. Par exemple, une facture peut concerner un client inconnu ou un code origine client inconnu.
Pour chaque fichier lié, le logiciel permet de choisir entre :
La création automatique de la fiche manquante dans le fichier lié
Le refus de la génération avec information dans le champ "Anomalie"
La suppression pure et simple de la donnée inconnue si elle n'est pas obligatoire
Le token est votre numéro d'accès unique permettant la connexion de liaison entre votre logiciel ici, au site de e-commerce Oxatis, pour importer les commandes passées depuis le site, via le bouton [Import Oxatis].
3. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le bouton permet de paramétrer la génération des pièces selon certains critères :
Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées et en fonction de la nature des anomalies et du mode de génération des données sources, il y a plusieurs possibilités :
Corriger les données sources et réimporter le fichier corrigé.
Corriger directement les données dans la grille d'import.
Créer les informations manquantes dans notre module de Gestion commerciale.
Il faut imprimer le contenu de la grille d'import en cliquant sur le bouton afin d'avoir une trace de toutes les anomalies détectées et d'éviter de recommencer la manipulation plusieurs fois.
Une fois l'impression réalisée, il faut purger la grille d'import en cliquant sur le bouton afin de pouvoir réactiver le bouton .
Il faut ensuite corriger les données sources depuis leur logiciel d'origine, puis recommencer la procédure d'import.
Pour corriger une donnée, il suffit de cliquer sur le pictogramme de la ligne présentant une anomalie. Toutes les données de la ligne sont alors accessibles et modifiables.
Une fois les modifications apportées, vous devez cliquer sur le bouton.
Cette action va également supprimer le message affiché dans le champ "Anomalie" de la liste d'anomalies. Vous pouvez ainsi suivre l'avancement de vos modifications.
Lors de l'enregistrement des modifications, il n'y a aucun test de cohérence. C'est seulement au moment de la validation de la grille que tous les tests sont effectués.
Une fois toutes les anomalies corrigées, la validation peut être relancée.
Il n'est pas nécessaire que tous les champs "Anomalie" aient été vidés pour lancer une nouvelle validation. C'est le cas lorsque la correction ne provient pas d'une rectification depuis la grille d'import mais de la création d'une donnée, par exemple un code TVA, directement depuis notre logiciel de Gestion commerciale.
Comme nous venons de l'évoquer, certaines anomalies peuvent être issues de l'absence d'un code TVA ou d'un code dossier avec une option de refus de création pour le fichier correspondant.
Pour pallier ce type d'anomalie, il suffit de créer la fiche manquante dans notre module de Gestion commerciale, puis de relancer la validation.
Une fois le fichier d'import correctement reçu dans la grille, il doit être traité pour tester la cohérence des informations qu'il contient et générer de façon effective les documents commerciaux et éléments des fichiers liés dans notre module de Gestion commerciale.
Un fichier est accepté si et seulement si toutes les données qu'il contient sont valides.
La validation est déclenchée par un clic sur le bouton .
Ce bouton n'est présent que si les lignes du fichier ont été correctement importées dans la grille.
Le logiciel vérifie alors tout le fichier avant la création des commandes / factures. Si une anomalie est détectée, la validation est refusée et la nature du problème est indiquée dans le champ "Anomalie" de la ligne concernée.
Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées une à une, chaque pièce est calculée et, à ce stade, certaines erreurs d'un autre type peuvent être à nouveau détectées :
Le message d'erreur est répété sur toutes les lignes de la facture concernée.
Messages
Précisions
Total facture égal à zéro
Cette erreur n'apparaît que si la somme de toutes les lignes est égale à zéro.
Facture avec plus de deux taux de TVA
Cette erreur n'apparaît que si les articles contenus dans la facture font appel à plus de deux taux de TVA distincts ; le logiciel ne permettant pas d'en gérer plus par facture.
Message
Précisions
Le champ "Nom du champ" doit avoir une longueur maximale de "Longueur"
Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié contient une valeur dont la longueur dépasse la longueur maximale autorisée.
Le champ "Nom du champ" doit être de type "Type de champ"
Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié contient une valeur qui n'est pas du type attendu. Par exemple, une valeur contenant du texte alors que le champ prévoit du numérique.
Le champ "Nom du champ" est obligatoire
Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié est vide alors qu'il doit être obligatoirement renseigné.
Le champ "Nom du champ" ne peut être négatif
Cette erreur apparaît lorsqu'un champ numérique est inférieur à zéro, ce qui est impossible.
Numéro de pièce déjà existant
Vous avez tenté d'importer une pièce avec un numéro déjà utilisé.
Code client et raison sociale vides
Si le code client n'est pas renseigné, le logiciel tentera de le créer à partir de la raison sociale, et inversement, c'est pourquoi l'un des deux champs doit être renseigné pour chaque pièce.
Si le code client est vide, le logiciel attribuera un code de 9 caractères selon la nomenclature suivante :
Caractères 1 à 3 : ce sont les trois premiers caractères de la raison sociale, espaces exclus. Si la raison sociale fait moins de trois caractères, les caractères manquants sont remplacés par des "X".
Caractères 4 à 5 : ce sont les deux premiers caractères du code postal.
Caractères 6 à 9 : c'est un numéro d'ordre compris entre 0000 et 9999 (comblé à gauche avec des zéros).
Code client inconnu
Cette erreur n'apparaît que si le code client a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier clients et que l'option choisie pour le fichier clients est "Refus de création".
Nom de contact inconnu
Cette erreur n'apparaît que si le nom du contact a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé parmi les contacts du client et que l'option choisie pour le fichier contacts clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le nom du contact client ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier contacts clients.
Code origine inconnu
Cette erreur n'apparaît que si l'origine du contact a été renseignée, qu'elle n'a pas été trouvée dans le fichier des origines client et que l'option choisie pour le fichier origines clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code origine du contact client ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier origines clients.
Code dossier inconnu
Cette erreur n'apparaît que si le code dossier du client a été renseigné, quil n'a pas été trouvé dans le fichier des dossiers client et que l'option choisie pour le fichier dossiers clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code dossier ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier dossiers clients.
Date d'ouverture du dossier vide
Cette date est un champ obligatoire
Code vendeur inconnu
Cette erreur n'apparaît que si le code vendeur auquel a été affectée la pièce a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des vendeurs et que l'option choisie pour le fichiers vendeurs est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code vendeur ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier vendeurs.
Date d'échéance non valide
Cette erreur n'apparaît que dans le cas où la date d'échéance est antérieure à la date de pièce.
Code article inconnu
Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des articles et que l'option choisie pour le fichiers articles est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code article ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier articles.
Quantité manquante
Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que la quantité est égale à zéro.
Prix manquant
Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que le prix unitaire HT et le prix unitaire TTC sont tous deux à zéro.
Deux prix renseignés
Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et si le prix unitaire HT et le prix unitaire TTC ont été renseignés. En effet, si tel est le cas, le logiciel est incapable de déterminer le sens dans lequel le calcul doit être effectué (à partir du HT ou du TTC) ce qui peut engendrer des erreurs d'arrondis. Pour pallier cette erreur, il suffit de supprimer l'un des deux prix.
Deux types de remise
Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et si la remise par montant et la remise en pourcentage ont été renseignées. En effet, si tel est le cas, le logiciel est incapable de déterminer le mode de calcul de la remise. Pour pallier cette erreur, il suffit de supprimer l'un des deux types de remises.
Montant de remise trop important
Cette erreur n'apparaît que si le montant de la remise est supérieur au montant (HT ou TTC selon le mode de calcul) de la ligne.
Taux de remise trop important
Cette erreur n'apparaît que si le taux de remise est supérieur à 100 %.
Code TVA manquant
Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que le code TVA est absent.
Code analytique inconnu
Cette erreur n'apparaît que si le code analytique a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des codes analytiques et que l'option choisie pour le fichiers des codes analytiques est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code analytique ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier codes analytiques.
Option disponible si vous avez activé la gestion des stocks - menu Options/Stocks.
Sélectionnez le fichier Partenaires - achats.
Cliquez sur et paramétrez votre traitement d'import.
Type de pièces à créer :
C'est ici que vous indiquez si votre fichier d'import va être utilisé pour créer des commandes ou des factures dans votre module Gestion commerciale.
Modèle d'impression :
Chaque pièce peut être imprimée selon plusieurs modèles pré-paramétrés. Il faut donc choisir le modèle qui sera affecté à toutes les pièces qui seront créées.
De cette manière, tout de suite après l'importation, l'impression groupée des commandes ou des factures peut être lancée.
Le modèle d'impression de chaque pièce pourra ensuite être modifié.
La première ligne du fichier contient-elle les noms des colonnes ? :
Si la première ligne de votre fichier contient des titres de colonnes, vous devez sélectionner la réponse "Oui". Dans le cas contraire, toutes les lignes seront traitées, y compris la première.
Définition des options pour les fichiers liés :
Lors de la vérification de la cohérence des données, certaines fiches peuvent ne pas exister dans les fichiers liés.
Par exemple, une facture peut concerner un client inconnu ou un code origine client inconnu.
Pour chaque fichier lié, le logiciel permet de choisir entre :
La création automatique de la fiche manquante dans le fichier lié.
Le refus de la génération avec information dans le champ Anomalie.
La suppression pure et simple de la donnée inconnue si elle n'est pas obligatoire.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers notre module de Gestion commerciale doit générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV, etc.).
Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des fichiers liés (fournisseurs, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans la base. C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.
Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules). Le séparateur de décimales c'est la "," (virgule).
Les champs peuvent être de trois formats :
Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".
Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.
Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.
Le fichier d'import des pièces commerciales ne peut contenir que 5000 lignes au maximum par import.
Notre API permet aussi d'importer des pièces en insérant les données des champs ci-dessous dans la table FA_GrilleImport.Fichiers liés aux pièces.
Fournisseurs
Contacts fournisseurs : ce sont tous les contacts chez les fournisseurs.
Acheteurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes / factures.
Articles.
Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.
Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris également dans notre module de Comptabilité.
Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.
Si vous avez créé des champs personnalisés dans le logiciel, vous pouvez importer les informations correspondantes grâce à l'import partenaires.
Dans le fichier, les champs seront placés à la suite des champs listés ci-dessus.
Il faut préfixer le nom des champs afin que le programme reconnaisse le fichier principal auquel le champ est lié :
A_ pour les articles
F_ pour les fournisseurs
D_ pour les dossiers
FC_ pour les factures
CC_ pour les commandes
Exemple :
Si vous avez créé un champ personnalisé "Nomenclature douane" pour le fichier articles, pour l'import le champ sera nommé "A_Nomenclature douane".
N°
Libellé du champ
Type / Précisions
Lg maxi
Obligatoire
1
Numéro de pièce
Champ de type alphanumérique. Le n° de pièce est déterminant car c'est lui qui indique dans le fichier quand une pièce commerciale débute et quand elle se termine. En effet, lors du traitement du fichier, tant qu'il n'y a pas de nouveau numéro, on considère que les lignes appartiennent à la même pièce. Pour les utilisateurs qui exportent des documents commerciaux mais qui en créent également directement dans le logiciel de gestion commerciale, lors du traitement du fichier, il existe une option permettant la renumérotation automatique à partir de la dernière pièce créée. De ce fait, le numéro qui est attribué dans le fichier brut peut n'être indiqué qu'à la seule fin de différencier les pièces entre elles durant l'import.
20
Oui
2
Date de pièce
Champ de type date
10
Oui
3
Code fournisseur
Champ de type alphanumérique. Si le code fournisseur est vide, le fournisseur sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code fournisseur est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au fournisseur, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche fournisseur. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche fournisseur tous les champs renseignés. Pour gérer une codification fournisseur avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique
15
Non
4
Raison sociale
Champ de type alphanumérique.
*Facultatif si le code client est renseigné.
*Obligatoire si le code client est vide.
60
Oui
5
Adresse 1 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
6
Adresse 2 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
7
Adresse 3 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
8
Code postal facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du code postal dans le fichier des codes postaux.
10
9
Ville facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence de la ville dans le fichier des codes postaux.
50
10
Pays facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du pays dans la table des pays.
50
11
Nom contact facturation
Champ de type alphanumérique. Le contact du client est créé si au moins le nom du contact est renseigné. Un test d'unicité est fait dans la fiche client sur nom + prénom. Ainsi, si le logiciel trouve, pour ce client, un contact avec le même nom et prénom, le contact ne sera pas créé.
50
12
Prénom contact facturation
Champ de type alphanumérique.
50
13
Civilité contact facturation
Champ de type alphanumérique. Aucun test d'existence n'est fait dans le fichier "Civilités".
50
14
N° de compte comptable du fournisseur
Champ de type alphanumérique. Si le champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche fournisseur, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
15
N° de TVA intracommunautaire
Champ de type alphanumérique.
20
16
Code client
Champ de type alphanumérique. Si le code client est vide, le client sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code client est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au client, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche client. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche client tous les champs renseignés. Pour gérer une codification client avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique
15
17
Code dossier
Champ de type alphanumérique
12
18
Objet (de la pièce)
Champ de type alphanumérique
255
19
Échéance
Champ de type date
10
20
Code article
Champ de type alphanumérique. Si le code article est absent, la ligne sera considérée comme une ligne de commentaire et seul le libellé de l'article sera considéré comme une donnée valide. Le fait de renseigner le code article rend obligatoire la saisie des champs "Quantité", "Prix unitaire ou TTC", "Code TVA"
20
21
Libellé de l'article
Champ de type alphanumérique. Si la fiche article doit être créée et que le libellé article n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code article qui sera dupliqué dans le libellé.
>8000
22
Quantité (de l'article)
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
12
*Oui
23
Prix unitaire HT
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné et le champ "Prix unitaire TTC"
est vide.
12
*Oui
24
Remise montant
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise pourcentage" est renseigné.
12
25
Remise pourcentage
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise montant" est renseigné.
5 dont 2 décimales
26
Code TVA
Champ de type alphanumérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
2
*Oui
27
Code analytique
Champ de type alphanumérique.
12
28
Libellé du code analytique
Champ de type alphanumérique. Si la fiche du code analytique doit être créée et que le libellé du code analytique n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code analytique qui sera dupliqué dans le libellé.
255
29
N° de compte de l'article quand soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
30
N° de compte de l'article quand non soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
31
Code barre article
Champ de type alphanumérique.
20
32
Type de paiement
Champ de type alphanumérique.
35
33
Mode de règlement
Champ de type alphanumérique.
35
34
Valeur ligne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la ligne de la grille, par exemple, la couleur.
50
35
Valeur colonne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la colonne de la grille, par exemple, la taille.
50
36
Code dépôt
Champ de type alphanumérique.
Si vous avez activé la gestion de stock et que vous gérez plusieurs dépôts, vous avez deux possibilités :
Renseigner le code dépôt adéquat dans le fichier d'import.
Indiquer un code dépôt par défaut dans les options d'importation s'il s'agit du même dépôt pour toutes les pièces.
12
37
Champ de type alphanumérique.
64
38
Téléphone
Champ de type alphanumérique.
20
39
Fax
Champ de type alphanumérique.
20
40
Soumis à TVA
Champ de type alphanumérique
12
41
Code acheteur
Champ de type alphanumérique
12
42
Nom acheteur
Champ de type alphanumérique. Si la fiche de l'acheteur doit être créée et que le nom de l'acheteur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code acheteur qui sera dupliqué dans le nom du acheteur.
50
43
Prénom acheteur
Champ de type alphanumérique. Si la fiche de l'acheteur doit être créée et que le prénom de l'acheteur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code acheteur qui sera dupliqué dans le prénom de l'acheteur.
50
Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées et en fonction de la nature des anomalies et du mode de génération des données sources, vous avez plusieurs possibilités :
Corriger les données sources et importer à nouveau le fichier corrigé.
Corriger directement les données dans la grille d'import.
Créer les informations manquantes dans notre logiciel de Gestion commerciale.
Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers notre module de Gestion commerciale doit générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV, etc.).
Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des fichiers liés (clients, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans la base. C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.
Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules). Le séparateur de décimales c'est la "," (virgule).
Les champs peuvent être de trois formats :
Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".
Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.
Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.
Le fichier d'import des pièces commerciales ne peut contenir que 5000 lignes au maximum par import.
Notre API permet aussi d'importer des pièces en insérant les données des champs ci-dessous dans la table FA_GrilleImport.Fichiers liés aux pièces.
Clients.
Contacts clients : ce sont tous les contacts chez les clients.
Origines clients : ce sont les provenances des clients.
Dossiers : ce sont les différents dossiers clients auxquels sont éventuellement affectées les pièces commerciales.
Vendeurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes / factures.
Articles.
Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.
Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris également dans notre module de Comptabilité.
Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.
Si vous avez créé des champs personnalisés dans le logiciel, vous pouvez importer les informations correspondantes grâce à l'import partenaires.
Dans le fichier, les champs seront placés à la suite des champs listés ci-dessus.
Il faut préfixer le nom des champs afin que le programme reconnaisse le fichier principal auquel le champ est lié :
A_ pour les articles
C_ pour les clients
D_ pour les dossiers
FC_ pour les factures
CC_ pour les commandes
BL_ pour les bons de livraison
Exemple :
Si vous avez créé un champ personnalisé "Nomenclature douane" pour le fichier articles, pour l'import le champ sera nommé "A_Nomenclature douane".
N°
Libellé du champ
Type / Précisions
Lg maxi
Obligatoire
1
Numéro de pièce
Champ de type alphanumérique. Le n° de pièce est déterminant car c'est lui qui indique dans le fichier quand une pièce commerciale débute et quand elle se termine. En effet, lors du traitement du fichier, tant qu'il n'y a pas de nouveau numéro, on considère que les lignes appartiennent à la même pièce. Pour les utilisateurs qui exportent des documents commerciaux mais qui en créent également directement dans le logiciel de gestion commerciale, lors du traitement du fichier, il existe une option permettant la renumérotation automatique à partir de la dernière pièce créée. De ce fait, le numéro qui est attribué dans le fichier brut peut n'être indiqué qu'à la seule fin de différencier les pièces entre elles durant l'import.
20
Oui
2
Date de pièce
Champ de type date
10
Oui
3
Code client
Champ de type alphanumérique. Si le code client est vide, le client sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code client est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au client, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche client. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche client tous les champs renseignés. Pour gérer une codification client avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique, voir le champ 77.
15
Non
4
Raison sociale
Champ de type alphanumérique.
*Facultatif si le code client est renseigné.
*Obligatoire si le code client est vide.
60
Oui
5
Adresse 1 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
6
Adresse 2 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
7
Adresse 3 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
8
Code postal facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du code postal dans le fichier des codes postaux.
10
9
Ville facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence de la ville dans le fichier des codes postaux.
50
10
Pays facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du pays dans la table des pays.
50
11
Nom contact facturation
Champ de type alphanumérique. Le contact du client est créé si au moins le nom du contact est renseigné. Un test d'unicité est fait dans la fiche client sur nom + prénom. Ainsi, si le logiciel trouve, pour ce client, un contact avec le même nom et prénom, le contact ne sera pas créé.
50
12
Prénom contact facturation
Champ de type alphanumérique.
50
13
Civilité contact facturation
Champ de type alphanumérique. Aucun test d'existence n'est fait dans le fichier "Civilités".
50
14
Code origine (contact)
Champ de type alphanumérique.
12
15
Libellé origine (contact)
Champ de type alphanumérique. Si la fiche origine doit être créée et que le libellé n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code origine qui sera dupliqué dans le libellé.
38
16
N° de compte comptable du client
Champ de type alphanumérique. Si le champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche client, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
17
N° de TVA intracommunautaire
Champ de type alphanumérique.
20
18
Code dossier
Champ de type alphanumérique.
12
19
Nom du dossier
Champ de type alphanumérique. Si la fiche dossier doit être créée et que le libellé du dossier n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code dossier qui sera dupliqué dans le libellé.
60
20
Date d'ouverture du dossier
Champ de type date. *Obligatoire si le code dossier est renseigné.
10
*Oui
21
Code vendeur
Champ de type alphanumérique.
12
22
Nom du vendeur
Champ de type alphanumérique. Si la fiche du vendeur doit être créée et que le nom du vendeur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code vendeur qui sera dupliqué dans le nom du vendeur.
50
23
Prénom du vendeur
Champ de type alphanumérique.
50
24
Objet (de la pièce)
Champ de type alphanumérique.
255
25
Échéance
Champ de type date.
10
26
Code article
Champ de type alphanumérique. Si le code article est absent, la ligne sera considérée comme une ligne de commentaire et seul le libellé de l'article sera considéré comme une donnée valide. Le fait de renseigner le code article rend obligatoire la saisie des champs "Quantité", "Prix unitaire ou TTC", "Code TVA".
20
27
Libellé de l'article
Champ de type alphanumérique. Si la fiche article doit être créée et que le libellé article n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code article qui sera dupliqué dans le libellé.
255
28
Quantité (de l'article)
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
12
*Oui
29
Prix unitaire HT
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné et le champ "Prix unitaire TTC"
est vide.
12
*Oui
30
Prix unitaire TTC
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné et le champ "Prix unitaire HT"
est vide.
12
*Oui
31
Remise montant
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise pourcentage" est renseigné.
12
32
Remise pourcentage
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise montant" est renseigné.
5 dont 2 décimales
33
Code TVA
Champ de type alphanumérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
2
*Oui
34
Code analytique
Champ de type alphanumérique.
12
35
Libellé du code analytique
Champ de type alphanumérique. Si la fiche du code analytique doit être créée et que le libellé du code analytique n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code analytique qui sera dupliqué dans le libellé.
255
36
N° de compte de l'article quand soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
37
N° de compte de l'article quand non soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
38
Code barre article
Champ de type alphanumérique.
20
39
Valeur ligne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la ligne de la grille, par exemple, la couleur.
50
40
Valeur colonne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la colonne de la grille, par exemple, la taille.
50
41
Code dépôt
Champ de type alphanumérique.
Si vous avez activé la gestion de stock et que vous gérez plusieurs dépôts, vous avez deux possibilités :
Renseigner le code dépôt adéquat dans le fichier d'import.
Indiquer un code dépôt par défaut dans les options d'importation s'il s'agit du même dépôt pour toutes les pièces.
12
42
Champ de type alphanumérique.
64
43
Téléphone
Champ de type alphanumérique.
20
44
Fax
Champ de type alphanumérique.
20
45
NOM du contact livraison
Champ de type alphanumérique.
50
46
PRENOM du contact livraison
Champ de type alphanumérique.
50
47
Raison sociale livraison
Champ de type alphanumérique.
60
48
Adresse 1 livraison
Champ de type alphanumérique.
50
49
Ville de livraison
Champ de type alphanumérique.
50
50
Code postal de livraison
Champ de type alphanumérique.
10
51
Pays de livraison
Champ de type alphanumérique.
50
52
Réservé Oxatis
Champ de type alphanumérique.
53
Réservé Oxatis pour libellé article « PORT »
Champ de type alphanumérique.
54
Réservé Oxatis pour le prix article « PORT »
Champ de type alphanumérique.
55
Réservé Oxatis pour Code TVA article PORT
Champ de type alphanumérique.
56
Réservé Oxatis pour article « ECOTAXE »
Champ de type alphanumérique.
57
Type de paiement
Champ de type alphanumérique.
35
58
Remise globale
Champ de type numérique. Doit correspondre à un taux.
59
Indicatif type de TVA
Champ de type numérique.
0 = Non soumis exportations
1 = Non soumis TVA autre cas 3 = Non soumis intracommunautaire
4 = Soumis à TVA en France
5 = Soumis TVA France DOM
6 = Soumis TVA UE
1
60
Réservé Oxatis remise sur PORT
Champ de type numérique.
61
Réservé Oxatis
Champ de type alphanumérique.
62
Mode de transport
Champ de type alphanumérique.
100
63
Montant HT Port
Champ de type numérique.
64
Montant TTC Port
Champ de type numérique.
65
Code TVA sur port
Champ de type alphanumérique.
66
Total TVA sur port
Champ de type numérique.
67
Taux de TVA sur port
Champ de type numérique.
68
Référence pièce origine
Champ de type alphanumérique. Permet de sauvegarder le numéro de pièce après renumérotation
20
69
Date archivage article
Champ de type date.
70
Adresse WEB fiche client
Champ de type alphanumérique.
50
71
Code APE client
Champ de type alphanumérique.
5
72
Numéro SIRET client
Champ de type alphanumérique.
50
73
Mobile contact
Champ de type alphanumérique.
50
74
Référence client
Champ de type alphanumérique.
35
75
Code famille client
Champ de type alphanumérique.
12
76
Code devise
Champ de type alphanumérique. Le code devise doit préexister dans Dailybiz avec un taux de conversion.
12
77
Gestion codification client (réservé synchronisation)
Champ de type numérique - 1 : Préfixe - 2 : Divers - 3 : Numérotation automatique
1
78
Date de livraison
Champ de type date
79
Numéro de lot
Champ de type alphanumérique
*Obligatoire si c'est un import du type bon de livraison ou facture, le code article a été renseigné et l'article en question gère bien les lots.
50
80
Réservé pour identifiant unique ligne d'article
Champ de type UUID
81
Code regroupement
Champ de type alphanumérique
50
82
Prix d'achat
Champ de type numérique
83
IsClient
Utilisé dans l'import du type de pièce devis pour faire la distinction entre un devis client et un devis prospect.
Par défaut si pas renseigné.
Champ de type numérique 1=Client, 0=Prospect
1
84
Date d'accord
Utilisé dans l'import du type de pièce devis.
Champ de type date
85
Civilité du contact livraison
Champ de type alphanumérique
50
86
Adresse 2 du contact livraison
Champ de type alphanumérique
50
87
Adresse 3 du contact livraison
Champ de type alphanumérique
50
Sélectionnez fichier Partenaires - achats pour importer des factures ou des commandes fournisseurs.
Cliquez sur .
Cliquez sur .
La grille d'import est alors automatiquement alimentée par les données du fichier.
Le bouton n'apparaît que lorsque la grille d'import est vide.
Lors de l'import du fichier, un certain nombre de tests basiques sont effectués (5000 lignes maximum, pas de saut de ligne, etc.). Si ces tests ne sont pas concluants, aucune ligne n'est importée dans la grille et un message s'affiche avec la raison du refus d'import.
Une fois les données du fichier importées dans la grille d'import, vous pouvez lancer le processus de génération des commandes ou factures.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Toutes les données sont alors vérifiées. En cas d'anomalie, la validation est refusée et la nature du problème est indiquée dans le champ Anomalie de la ligne concernée.
Sélectionnez le fichier Partenaires - ventes.
Cliquez sur .
Cliquez sur pour indiquer le chemin du fichier à importer.
La grille d'import est alors automatiquement alimentée par les données du fichier.
Le bouton s'affiche uniquement si la grille d'import est vide.
Lors de l'import du fichier, un certain nombre de tests basiques sont effectués (5000 lignes maximum, pas de saut de ligne, etc.). Si ces tests ne sont pas concluants, aucune ligne n'est importée dans la grille et un message s'affiche avec la raison du refus d'import.
Une fois les données du fichier importées dans la grille d'import, vous pouvez lancer le processus de génération des commandes ou factures.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Toutes les données sont alors vérifiées. En cas d'anomalie, la validation est refusée et la nature du problème est indiquée dans le champ Anomalie de la ligne concernée.
