Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers notre module de Gestion commerciale doit générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV, etc.).
Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des fichiers liés (fournisseurs, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans la base. C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.
Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules). Le séparateur de décimales c'est la "," (virgule).
Les champs peuvent être de trois formats :
Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".
Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.
Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.
Le fichier d'import des pièces commerciales ne peut contenir que 5000 lignes au maximum par import.
Notre API permet aussi d'importer des pièces en insérant les données des champs ci-dessous dans la table FA_GrilleImport.Fichiers liés aux pièces.
Fournisseurs
Contacts fournisseurs : ce sont tous les contacts chez les fournisseurs.
Acheteurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes / factures.
Articles.
Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.
Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris également dans notre module de Comptabilité.
Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.
Si vous avez créé des champs personnalisés dans le logiciel, vous pouvez importer les informations correspondantes grâce à l'import partenaires.
Dans le fichier, les champs seront placés à la suite des champs listés ci-dessus.
Il faut préfixer le nom des champs afin que le programme reconnaisse le fichier principal auquel le champ est lié :
A_ pour les articles
F_ pour les fournisseurs
D_ pour les dossiers
FC_ pour les factures
CC_ pour les commandes
Exemple :
Si vous avez créé un champ personnalisé "Nomenclature douane" pour le fichier articles, pour l'import le champ sera nommé "A_Nomenclature douane".
N°
Libellé du champ
Type / Précisions
Lg maxi
Obligatoire
1
Numéro de pièce
Champ de type alphanumérique. Le n° de pièce est déterminant car c'est lui qui indique dans le fichier quand une pièce commerciale débute et quand elle se termine. En effet, lors du traitement du fichier, tant qu'il n'y a pas de nouveau numéro, on considère que les lignes appartiennent à la même pièce. Pour les utilisateurs qui exportent des documents commerciaux mais qui en créent également directement dans le logiciel de gestion commerciale, lors du traitement du fichier, il existe une option permettant la renumérotation automatique à partir de la dernière pièce créée. De ce fait, le numéro qui est attribué dans le fichier brut peut n'être indiqué qu'à la seule fin de différencier les pièces entre elles durant l'import.
20
Oui
2
Date de pièce
Champ de type date
10
Oui
3
Code fournisseur
Champ de type alphanumérique. Si le code fournisseur est vide, le fournisseur sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code fournisseur est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au fournisseur, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche fournisseur. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche fournisseur tous les champs renseignés. Pour gérer une codification fournisseur avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique
15
Non
4
Raison sociale
Champ de type alphanumérique.
*Facultatif si le code client est renseigné.
*Obligatoire si le code client est vide.
60
Oui
5
Adresse 1 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
6
Adresse 2 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
7
Adresse 3 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
8
Code postal facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du code postal dans le fichier des codes postaux.
10
9
Ville facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence de la ville dans le fichier des codes postaux.
50
10
Pays facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du pays dans la table des pays.
50
11
Nom contact facturation
Champ de type alphanumérique. Le contact du client est créé si au moins le nom du contact est renseigné. Un test d'unicité est fait dans la fiche client sur nom + prénom. Ainsi, si le logiciel trouve, pour ce client, un contact avec le même nom et prénom, le contact ne sera pas créé.
50
12
Prénom contact facturation
Champ de type alphanumérique.
50
13
Civilité contact facturation
Champ de type alphanumérique. Aucun test d'existence n'est fait dans le fichier "Civilités".
50
14
N° de compte comptable du fournisseur
Champ de type alphanumérique. Si le champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche fournisseur, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
15
N° de TVA intracommunautaire
Champ de type alphanumérique.
20
16
Code client
Champ de type alphanumérique. Si le code client est vide, le client sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code client est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au client, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche client. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche client tous les champs renseignés. Pour gérer une codification client avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique
15
17
Code dossier
Champ de type alphanumérique
12
18
Objet (de la pièce)
Champ de type alphanumérique
255
19
Échéance
Champ de type date
10
20
Code article
Champ de type alphanumérique. Si le code article est absent, la ligne sera considérée comme une ligne de commentaire et seul le libellé de l'article sera considéré comme une donnée valide. Le fait de renseigner le code article rend obligatoire la saisie des champs "Quantité", "Prix unitaire ou TTC", "Code TVA"
20
21
Libellé de l'article
Champ de type alphanumérique. Si la fiche article doit être créée et que le libellé article n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code article qui sera dupliqué dans le libellé.
>8000
22
Quantité (de l'article)
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
12
*Oui
23
Prix unitaire HT
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné et le champ "Prix unitaire TTC"
est vide.
12
*Oui
24
Remise montant
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise pourcentage" est renseigné.
12
25
Remise pourcentage
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise montant" est renseigné.
5 dont 2 décimales
26
Code TVA
Champ de type alphanumérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
2
*Oui
27
Code analytique
Champ de type alphanumérique.
12
28
Libellé du code analytique
Champ de type alphanumérique. Si la fiche du code analytique doit être créée et que le libellé du code analytique n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code analytique qui sera dupliqué dans le libellé.
255
29
N° de compte de l'article quand soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
30
N° de compte de l'article quand non soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
31
Code barre article
Champ de type alphanumérique.
20
32
Type de paiement
Champ de type alphanumérique.
35
33
Mode de règlement
Champ de type alphanumérique.
35
34
Valeur ligne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la ligne de la grille, par exemple, la couleur.
50
35
Valeur colonne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la colonne de la grille, par exemple, la taille.
50
36
Code dépôt
Champ de type alphanumérique.
Si vous avez activé la gestion de stock et que vous gérez plusieurs dépôts, vous avez deux possibilités :
Renseigner le code dépôt adéquat dans le fichier d'import.
Indiquer un code dépôt par défaut dans les options d'importation s'il s'agit du même dépôt pour toutes les pièces.
12
37
Champ de type alphanumérique.
64
38
Téléphone
Champ de type alphanumérique.
20
39
Fax
Champ de type alphanumérique.
20
40
Soumis à TVA
Champ de type alphanumérique
12
41
Code acheteur
Champ de type alphanumérique
12
42
Nom acheteur
Champ de type alphanumérique. Si la fiche de l'acheteur doit être créée et que le nom de l'acheteur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code acheteur qui sera dupliqué dans le nom du acheteur.
50
43
Prénom acheteur
Champ de type alphanumérique. Si la fiche de l'acheteur doit être créée et que le prénom de l'acheteur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code acheteur qui sera dupliqué dans le prénom de l'acheteur.
50
Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées et en fonction de la nature des anomalies et du mode de génération des données sources, vous avez plusieurs possibilités :
Corriger les données sources et importer à nouveau le fichier corrigé.
Corriger directement les données dans la grille d'import.
Créer les informations manquantes dans notre logiciel de Gestion commerciale.
Option disponible si vous avez activé la gestion des stocks - menu Options/Stocks.
Sélectionnez le fichier Partenaires - achats.
Cliquez sur et paramétrez votre traitement d'import.
Type de pièces à créer :
C'est ici que vous indiquez si votre fichier d'import va être utilisé pour créer des commandes ou des factures dans votre module Gestion commerciale.
Modèle d'impression :
Chaque pièce peut être imprimée selon plusieurs modèles pré-paramétrés. Il faut donc choisir le modèle qui sera affecté à toutes les pièces qui seront créées.
De cette manière, tout de suite après l'importation, l'impression groupée des commandes ou des factures peut être lancée.
Le modèle d'impression de chaque pièce pourra ensuite être modifié.
La première ligne du fichier contient-elle les noms des colonnes ? :
Si la première ligne de votre fichier contient des titres de colonnes, vous devez sélectionner la réponse "Oui". Dans le cas contraire, toutes les lignes seront traitées, y compris la première.
Définition des options pour les fichiers liés :
Lors de la vérification de la cohérence des données, certaines fiches peuvent ne pas exister dans les fichiers liés.
Par exemple, une facture peut concerner un client inconnu ou un code origine client inconnu.
Pour chaque fichier lié, le logiciel permet de choisir entre :
La création automatique de la fiche manquante dans le fichier lié.
Le refus de la génération avec information dans le champ Anomalie.
La suppression pure et simple de la donnée inconnue si elle n'est pas obligatoire.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Sélectionnez fichier Partenaires - achats pour importer des factures ou des commandes fournisseurs.
Cliquez sur .
Cliquez sur .
La grille d'import est alors automatiquement alimentée par les données du fichier.
Le bouton n'apparaît que lorsque la grille d'import est vide.
Lors de l'import du fichier, un certain nombre de tests basiques sont effectués (5000 lignes maximum, pas de saut de ligne, etc.). Si ces tests ne sont pas concluants, aucune ligne n'est importée dans la grille et un message s'affiche avec la raison du refus d'import.
Une fois les données du fichier importées dans la grille d'import, vous pouvez lancer le processus de génération des commandes ou factures.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Toutes les données sont alors vérifiées. En cas d'anomalie, la validation est refusée et la nature du problème est indiquée dans le champ Anomalie de la ligne concernée.
