Vous pouvez sélectionner les modèles d'impression de relance à partir d'une seule liste pour plus de simplicité. Le sélecteur Modèle d'impression contient une liste unique avec les modèles Word™ ou PDF.
Vous allez dans un premier temps cibler les clients concernés.
Indiquez la date d'échéance de référence. La date du jour vous est proposée par défaut.
Indiquez éventuellement le nombre de jours de retard par rapport à l'échéance de référence.
Sélectionnez le client.
Choisissez le modèle d'impression adapté. Ce champ est obligatoire.
Plus d'informations sur les modèles d'impression dans le chapitre "Fichiers divers", sous-chapitre "Modèles d'impression", rubrique "Créer un modèle - courrier de relance factures impayées".
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Un tableau s'affiche avec la ou les lettres répondant aux critères préalablement renseignés.
Les factures sont triés par date puis par référence. Ceci permet d'établir un ordre dans la liste des factures à payer.
Lorsque vous avez validé les différents critères de génération des courriers de relance, il y a autant de lignes dans le tableau que de lettres à imprimer.
Vous avez alors trois possibilités :
Revenir à l'écran des critères pour les affiner : Cliquez à nouveau sur l'option Relances.
Pour lancer une impression globale, cliquez sur [Imprimer tout].
Pour rejeter les relances, cochez les lignes des relances que vous ne souhaitez pas imprimer, puis cliquez sur ou <CTRL><J>.
La touche <ESPACE> est un raccourci clavier pour cocher les cases.
Le traitement lancera les impressions pour touts les autres clients. La fonction de rejet bloque l'impression du modèle d'impression sélectionné pour les clients répondant aux critères mais pour lesquels vous ne souhaitez pas effectuer une relance.
Les modèles standard permettent de générer des fichiers au format Microsoft Word™.
Relance de paiement avec société / sans société : les coordonnées de la société en cours d'utilisation apparaissent en haut à gauche de la lettre (avec société) / ou ne sont pas intégrées au courrier.
Relevé de compte avec société / sans société : même principe.
Relance de paiement et relevé de compte contiennent les mêmes informations, à savoir un tableau avec les colonnes Facture n°, Date facture, Date d'échéance, Montant de l'échéance et Reste à payer.
Les différences résident dans le titre du courrier "Relance de paiement" ou "Relevé de compte" et les tournures de phrases, respectivement :
"(...) les factures suivantes sont toujours impayées (...). Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement de ces factures par retour de ce courrier".
"(...) les factures suivantes seront à nous régler prochainement (...). Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement de ces factures dans les délais indiqués".
Rappels :
Les modèles d'impression sont des éditions personnalisées, paramétrables depuis le menu Fichiers/Divers, fichier Modèles d'impression.
Pour qu'un modèle d'impression apparaisse dans la liste des courriers de relance, il doit être de type "Courrier client".
Sélectionnez le type de traitement Programmation des relances par e-mail.
Cliquez sur ou <INSER>.
Saisissez un libellé à l'action.
Notez que l'option d'activation de la relance est activée par défaut. Mais vous pouvez la désactiver et l'activer plus tard.
4. Sélectionnez le code action correspondant l'opération de relance que vous programmez.
5. Définissez le nombre de jours avant ou après la date d'échéance.
6. Définissez l'adresse e-mail destinataire de votre opération de relance.
Vous pouvez en effet, choisir entre l'adresse principale saisie dans la fiche client, l'adresse d'envoi des factures ou l'adresse selon la fonction de votre contact chez vos clients.
7. Saisissez les données de votre e-mail proprement dit.
Notez que vous avez un éditeur de texte riche pour la rédaction de votre message type de relance.
Vous disposez également de la fonction Ajouter le champ avec son sélecteur pour le type de champ que vous souhaitez rajouter. Cette fonction est disponible pour l'objet et le corps du message. Vous pouvez, par exemple, insérer le champ "Nº de facture" dans l'objet de votre message, etc.
8. Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cette option vous permet de générer des lettres de relance ou via e-mailing. Vous allez pouvoir générer des extraits de compte à destination de vos clients également.
Pour une opération de relance par courrier, vous avez des modèles pré-paramétrés dans votre logiciel. Vous pouvez bien évidement créer vos modèles personnalisés et/ou modifier les modèles existants.
Nous vous conseillons de dupliquer un modèle en lui donnant un nouveau nom lorsque vous décidez soit de créer un nouveau modèle en partant d'un modèle déjà existant, par exemple, soit pour modifier un modèle. Cela vous permet de sauvegarder le modèle d'origine au cas où vous souhaiteriez revenir dessus.
