Choisissez bien la méthode de calcul avant de faire les premiers mouvements de stocks (cf. question « Indiquez le mode de gestion des stocks ») car il n'est pas possible de la modifier en cours de route, sauf en purgeant préalablement tous les mouvements existants (il existe une option de purge dans le menu Options/Stock.
Vous pouvez commencer vos modifications, car par défaut lorsque vous cliquez sur le menu de votre choix des options, l'écran est en mode modification automatiquement. Une fois terminé, cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de l'interface ou sur le bouton situé tout en bas de l'écran.
Si toutefois, vous avez déjà enregistré une modification et vous devez recommencer sans avoir quitté l'écran, vous devez suivre les étapes ci-dessous.
Cliquez sur le pictogramme en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage ou sur le bouton tout en bas.
Saisissez vos nouveaux paramètres.
Cliquez sur sur le pictogramme figurant en haut à droite de votre fenêtre ou sur le bouton ou <ENTREE> tout en bas.
Lorsque vous activez la gestion de stocks, vous opérez les modifications suivantes dans votre interface de travail :
a) L'affichage du menu Stocks. b) Les options Commandes et Bons de livraison deviennent disponibles depuis le menu Ventes. c) L'option Bons de réception s'affiche à partir du menu Achats. d) Dans la fiche article, deux rubriques deviennent disponibles pour gérer le stock et le colisage.
Latest In First Out, First In First Out, Prix d'Achat Moyen Pondéré.
Vous ne pourrez plus changer de méthode dès lors que des articles auront été mouvementés et qu'il y aura au moins un article en stock.
Avec la méthode FIFO, vous ne pourrez plus dévalider une facture fournisseur une fois les articles sortis du stock.
Si vous répondez "oui", l'option Dépôts s'affiche dans le menu Fichiers.
Si vous passez au multi-dépôt en cours d'utilisation du module, tous les articles en stock seront automatiquement affectés à un dépôt par défaut appelé "D1 - Dépôt initial". À vous ensuite de créer d'autres dépôts et d'y transférer tout ou partie des stocks.
Dans l'affirmative, vous pourrez passer des commandes clients pour des articles qui ne sont pas encore en stock. Si vous répondez "non", la création d'une commande sera impossible tant qu'il n'y aura pas suffisamment d'articles en stock.
Si vous répondez "oui", vous allez pouvoir définir des grilles depuis le menu Fichiers/Divers, puis les rattacher aux articles concernés, et enfin saisir les quantités et les valeurs (par exemple, rouge, XL, etc.) au niveau des lignes de documents.
Si vous activez cette option, les mouvements de stock seront faits dès la création de votre pièce, sans besoin de la valider avant pour cela.
Numérotation et autres options
Ici vous pouvez mettre en place un certain nombre de règles d'utilisation qui vont avoir une incidence directe sur le fonctionnement du logiciel.
Vous allez ainsi pouvoir définir :
Des options liées à la gestion des pièces commerciales clients et fournisseurs.
Des options liées au paramétrage des textes par défaut pour les Modèles d'impression.
Des options liées aux articles.
L'activation de l'éditeur de texte riche.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa). En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>
La molette de votre souris aussi vous permet de naviguer de haut en bas de page.
Vous pouvez commencer vos modifications, car par défaut lorsque vous cliquez sur le menu de votre choix des options, l'écran est en mode modification automatiquement. Une fois terminé, cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de l'interface ou sur le bouton situé tout en bas de l'écran.
Si toutefois, vous avez déjà enregistré une modification et vous devez recommencer sans avoir quitté l'écran, vous devez suivre les étapes ci-dessous.
Cliquez sur le pictogramme en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage ou sur le bouton tout en bas.
Saisissez vos nouveaux paramètres.
Cliquez sur sur le pictogramme figurant en haut à droite de votre fenêtre ou sur le bouton ou <ENTREE> tout en bas.
Les numéros de devis, commandes, bons de livraison, factures et avoirs s'incrémentent automatiquement lorsqu'un nouveau document est créé.
Préfixe fixe : vous pouvez personnaliser les règles de numérotation en préfixant les numéros d'une chaîne de caractères alphanumérique fixe (8 maximum).
Préfixe incrémenté : dernier numéro attribué au type de document concerné. Vous pouvez le modifier pour que la numérotation change dès le prochain document.
Ces numéros sont incrémentés automatiquement lorsqu'une nouvelle pièce est créée. Vous pouvez les personnaliser en ajoutant une chaîne de caractères alphanumérique fixe (8 maximum) dans le champ Préfixe fixe, mais aussi agir sur le prochain numéro à attribuer en modifiant le champ Préfixe incrémenté.
Votre logiciel détecte les incohérences au niveau des numéros que vous indiquez et les modifie automatiquement lors de la création de nouvelles pièces, pour éviter tout doublon par type de pièce.
La modification des préfixes n'a pas d'incidence sur les documents commerciaux déjà créés, respectant ainsi la législation en vigueur sur la numérotation des pièces déjà émises.
Le chiffre saisi sera restitué tel quel. Ainsi, "1" correspond au n°1 et "000001" au n° 000001.
Texte de pied de facture relatif aux pénalités de retard : ce texte sera imprimé au pied de toute vos factures, quel que soit le modèle d'impression que vous choisissez.
Texte pour le régime d’autoliquidation de la TVA : ce texte sera imprimé au pied de vos factures, selon le régime de TVA du client, quel que soit le modèle d'impression que vous choisissez.
Texte pour le régime de l'exonération de TVA pour exportations : ce texte sera imprimé au pied de vos factures, selon le régime de TVA du client, quel que soit le modèle d'impression que vous choisissez.
Vous indiquez ici si vous souhaitez modifier le taux de TVA dans les lignes d'articles des pièces commerciales et si vous souhaitez utiliser l'éditeur de texte riche dans les descriptifs articles.
Lorsque vous activez l'utilisation de l'éditeur de texte riche, vous allez pouvoir définir vos préférences comme police par défaut et et sa taille.
Vous pouvez également définir la priorité sur le calcul de prix de vente, si par catalogue ou tarif client.
Encore pour les options de paramétrage des lignes d'article dans les pièces commerciales, vous pouvez également définir la valorisation par défaut du prix d'achat pour le calcul de la marge :
Le sélecteur est par défaut placé sur l'option de la fiche article. En laissant sur cette option, la valorisation se fera comme indiqué dans la fiche article, selon ce que vous aurez paramétré dans les thèmes Fournisseurs et Tarifs, respectivement.
En effet, dans la fiche article vous pouvez paramétrer si vous souhaitez mettre à jour le prix de vente à partir du prix d'achat en indiquant un coefficient qui sera appliqué sur le prix d'achat de l'article renseigné dans le thème fournisseur.
Vous choisissez si vous souhaitez afficher les prix d'achats et la marge dans les pièces commerciales de vente.
Si cette option est activée, deux critères de référence supplémentaires s'affichent dans l'édition Synthèse ventes du menu Editions :
Si ce critère de référence est sélectionné, le regroupement de lignes d'article se fait par le numéro de compte comptable des fiches articles (en lien avec la pièce, et donc le régime de TVA du client).
Pour trouver les libellés du critère de référence, le logiciel vérifie le régime TVA du client dans la pièce puis détermine le compte comptable correspondant dans la fiche article.
Si la période n’est pas renseignée, alors la date de la facture sera prise par défaut (pas de lissage appliqué).
Si ce critère de référence est sélectionné, un lissage par numéro de pièce s'affiche. Par exemple 1000, 1001, etc.)
Si la période n’est pas renseignée, alors la date de la facture sera prise par défaut (pas de lissage).
Vous avez la possibilité d'afficher un calcul de marge dans les pièces de ventes.
Couplé à cet affichage dans les pièces, vous disposez d'une édition d'analyse de marge brute basée sur ces données calculées, menu Editions/Analyse MB.
Cette édition est calculée uniquement si l'option d'affichage de la marge dans les pièces est activée.
Pour rendre visible ou pas la marge dans les pièces de vente, vous devez paramétrer l'option "Souhaitez-vous afficher les prix d'achat et la marge dans les pièces commerciales de vente ?"
Que l'option soit activée ou non, le prix d'achat et la marge seront toujours calculés dans la pièce.
Différentes techniques de valorisation du prix d'achat :
Fiche article : correspond au prix d'achat de la fiche article.
Dernier prix d'achat : correspond au prix d'achat de la dernière facture fournisseur validée.
Stock (PAMP, FIFO, LIFO) : correspond au prix d'achat valorisé selon la méthode de gestion de stock retenue. Dans le cas d'un article géré par lots, correspond au prix d'achat du lot.
Indiquez combien de mois vous souhaitez afficher pour l'historique des pièces commerciales quand vous activez ce filtre pour les ventes et achats.
Configuration pour la compta
Si vous utilisez la gestion comptable d'idylis.com, ou un autre logiciel du marché, plusieurs manipulations vous permettent de créer des éléments comptables de façon automatique :
La génération des comptes comptables
La génération des codes analytiques
La génération des écritures comptables
Il convient en amont de définir certains paramètres.
Cette partie retrace les différentes opérations à effectuer et leur localisation. Pour en savoir plus, nous vous renverrons vers le chapitre concerné.
Ces paramètres vous sont utiles si vous désirez exploiter les données du module de gestion commerciale depuis le module de comptabilité dans votre abonnement, ou un autre logiciel de comptabilité. Il s'agit d'indiquer les correspondances à faire entre les deux.
Les paramétrages effectués ici restent enregistrés jusqu'à des modifications postérieures.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.
Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>
La molette de votre souris aussi vous permet de naviguer de haut en bas de page
Vous pouvez commencer vos modifications, car par défaut lorsque vous cliquez sur le menu de votre choix des options, l'écran est en mode modification automatiquement. Une fois terminé, cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de l'interface ou sur le bouton situé tout en bas de l'écran.
Si toutefois, vous avez déjà enregistré une modification et vous devez recommencer sans avoir quitté l'écran, vous devez suivre les étapes ci-dessous.
Saisissez vos nouveaux paramètres.
C'est la racine qui sera systématiquement proposée pour générer le compte comptable lors de la création d'une fiche client (comptes clients), d'une fiche fournisseur (comptes fournisseurs), d'un code de TVA, d'un article (comptes d'achat / de vente). Le mécanisme de création des comptes sera défini dans la rubrique "Règles de paramétrage des numéros de comptes comptables".
Pour les comptes clients / fournisseurs et achats / ventes, le préfixe ne peut dépasser 3 caractères numériques. Ce chiffre est porté à 4 pour les comptes de TVA.
C'est le code journal indiqué ici qui sera utilisé lors de la génération des écritures de ventes et d'achats en comptabilité.
En fonction des préfixes définis dans la première rubrique, plusieurs combinaisons vous sont proposées pour la création du compte comptable client, fournisseur, d'achat, de vente, de TVA.
Exemple :
Le champ N° de compte comptable de la fiche client sera automatiquement renseigné avec le n° 411DUP, si vous avez choisi l'option "Préfixe + Code client".
Vous avez la possibilité de saisir un code analytique dans les lignes d'articles des pièces commerciales. Ce code sera repris lors de la génération du journal des ventes et du journal d'achats.
Il s'agit simplement d'indiquer les numéros de compte de produits et de charges ainsi que le montant maximum d'ajustement autorisé. Ne renseignez rien si vous ne gérez pas les écritures d'ajustement.
Vous indiquez ici les comptes produits et de charges.
C'est une possibilité supplémentaire de traitement des données lors de l'export des écritures commerciales vers la Comptabilité. Selon les options que vous sélectionnez, les libellés des écritures de ventes, d'achats et de règlements clients seront composés d'informations reprises automatiquement dans les fichiers correspondants.
Type de pièce (achats/ventes) sera "Facture" ou "Avoir". Vous pouvez dans les deux cas vous pouvez composer les libellés aussi avec : raison sociale, code client/code fournisseur, contact, Nº de pièce, type de paiement, code dossier (si vous avez paramétré la gestion des dossiers).
N° de pièce sera précédé des caractères "N°".
Type de paiement (pour les règlements) sera précédé du mot "Règlement".
Chaque élément composant le libellé est séparé des autres par un tiret. Toutes les lignes d'une même écriture auront le même libellé.
Le nom du contact peut parfois vous aider à identifier les écritures comptables plus facilement.
Vous indiquez ici la société dans laquelle vous allez exporter les écritures. Vous choisissez parmi les sociétés que vous gérez dans le sélecteur.
Vous indiquez également l'exercice dans lequel vous effectuerez les exports. Le choix se fera via le sélecteur qui n'affichera que les exercices encore en cours.
Ensuite, vous pouvez indiquer le code analytique dans le cadre d'une gestion analytique (activation dans ce menu également dans le thème Utilisation de la comptabilité analytique un peu plus haut).
Vous pouvez choisir ensuite d'insérer le numéro de pièce dans le journal de règlement.
Ici vous pouvez aussi autoriser l'export des factures d'un montant nul en comptabilité.
Notez que le pictogramme remplace le pictogramme lorsque vous êtes déjà en mode de modification. Pour la même raison, le bouton remplace le bouton jusqu'à ce que vous ayez sauvegardé vos options.
Vous pouvez utiliser le pictogramme s'affichant en haut à droite de votre fenêtre pour enregistrer vos modifications.
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton .
Une fois les modifications enregistrés, le pictogramme et le bouton s'affichent respectivement en haut et en bas de votre fenêtre, pour que vous puissiez recommencer les modifications si nécessaire.
Cliquez sur le pictogramme en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage ou sur le bouton tout en bas.
Cliquez sur sur le pictogramme figurant en haut à droite de votre fenêtre ou sur le bouton ou <ENTREE> tout en bas.
Notez que le pictogramme remplace le pictogramme lorsque vous êtes déjà en mode de modification. Pour la même raison, le bouton remplace le bouton jusqu'à ce que vous ayez validé vos options.
Vous paramétrer ici les divers choix de gestion :
Il est très important de tout paramétrer pour que votre gestion commerciale soit plus fluide lors de votre travail.
L'option "Divers" regroupe des paramètres transversaux, tels que le nombre de décimales à gérer, l'utilisation de Skype™, multidevises et les modèles de pièces commerciales par défaut entre autres.
C'est aussi ici que vous pouvez activer la gestion de chantiers pour le bâtiment.
Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement et vice-versa.
En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.
Pour atteindre le haut de votre écran :
<SHIFT><HOME>
Pour atteindre le bas de l'écran :
<SHIFT><END>
La molette de votre souris vous permet également de naviguer de haut en bas de page.
Vous pouvez commencer vos modifications, car par défaut lorsque vous cliquez sur le menu de votre choix des options, l'écran est en mode modification automatiquement. Une fois terminé, cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de l'interface ou sur le bouton situé tout en bas de l'écran.
Si toutefois, vous avez déjà enregistré une modification et vous devez recommencer sans avoir quitté l'écran, vous devez suivre les étapes ci-dessous.
Cliquez sur le pictogramme en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage ou sur le bouton tout en bas.
Saisissez vos nouveaux paramètres.
Cliquez sur sur le pictogramme figurant en haut à droite de votre fenêtre ou sur le bouton ou <ENTREE> tout en bas.
En activant cette option, vous pourrez renseigner un identifiant et un n° Skype™ depuis les fiches de vos contacts. Vous pourrez ainsi joindre votre contact en cliquant sur ces identifiants sans avoir a passer par l'application précisément.
La gestion des chantiers implique des changements importants sur la facturation et le mode de gestion des pièces commerciales en général.
Si vous activez la gestion des chantiers, l'option Chantiers s'affiche sous le menu Fichiers remplaçant l'option Dossiers.
Si vous activez cette option les champs spécifiques liés aux modes de transport s'affichent dans les fiches clients / prospects et dans les pièces commerciales.
En activant cette option, le menu Fabrication s'affiche sur votre interface . Vous allez donc pouvoir faire la gestion des ordres de fabrication et gérer ainsi les nomenclatures en indiquant les articles composant l'article à fabriquer et le stock de composants.
En activant cette option vous pouvez créer des modèles de dimension à affecter aux articles concernés.
Vous pouvez créer des modèles de dimensions à associer à vos articles en vous rendant au menu Fichiers/Divers, puis dans le sélecteur vous devez choisir "Modèles de dimension".
Une fois les modèles créés vous devez les associer aux articles afférents en vous rendant sur le menu Fichiers/Articles.
Vous pouvez ici décider que tous les documents annexes à votre modèle d'impression, aient une numérotation distincte de la numérotation du document principal. Vous devez donc activer cette option.
Par exemple, vous envoyez à votre client une facture avec un contrat annexe ou les CGV en même temps de l'envoi de votre facture.
Toutefois vous souhaitez que les documents annexes aient une numérotation indépendante de celle de la facture : la facture en question s'affiche sous trois pages, donc numérotée de 1 à 3 et les documents liés s'affichent sous 5 pages en repartant de 1 à 5.
La gestion des documents liés (annexes) se retrouve dans le menu Fichiers/Divers - Modèle d'impression.
En activant cette option, vous aurez une liste des devises préenregistrée dans votre logiciel et vous pouvez rajouter ou modifier des devises selon votre besoin.
Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Fichiers / Divers puis sélectionner le fichier Devises.
Lorsque vous choisissez de gérer les services à la personne, le thème Service à la personne s'affiche dans votre fiche article pour que vous puissiez paramétrer si c'est un service ouvrant un droit à une déduction fiscale et si c'est une prestation correspondant à un forfait d'heures.
En cours de rédaction...
Les emails sont envoyés à partir d'une adresse générée par nos serveurs (app@dailybiz.com).
Nous procédons ainsi afin d'éviter que les serveurs de messagerie de vos destinataires considèrent le message comme spam au motif que celui-ci a été relayé par un serveur au domaine différent de votre email.
Vous pouvez activer cette option pour utiliser malgré tout votre email en tant qu'expéditeur. Nous vous conseillons dans ce cas d'ajouter une donnée dans votre SPF pour autoriser notre domaine à router les messages en votre nom :
Clé SPF : v=spf1 include:spf.mailjet.com a:idysrvmsg001.dailybiz.com a:xfisrvmsg001.xefi.fr a:xfisrvmsg002.xefi.fr a:xfisrvmsg003.xefi.fr -all
En activant cette option, vos éditions afficheront les descriptifs de vos articles en texte brut, en ne prenant pas en compte si les descriptifs de la fiche article sont gérés en texte riche.
a) Cocher les fichiers pour lesquels vous souhaitez l'activer b) Indiquer le nombre de chiffres que vous souhaitez utiliser dans la composition du numéro c) Indiquer le numéro à partir duquel, vous souhaitez commencer
Si vous indiquez "5" chiffres et le début de la numérotation à "1", le premier dossier créé portera le numéro "00001".
La fonctionnalité EDI fournisseurs a pour but de transmettre les commandes fournisseurs au format EDI GS1.
Afin de pouvoir utiliser cette fonction, il faut être inscrit chez GS1 (https://www.gs1.fr/) afin d’obtenir un préfixe entreprise et un code interne GLN.
Le préfixe entreprise est attribué par l’organisme GS1 ainsi que le code interne GLN. Le préfixe entreprise sera la racine de tous les codes rattachés à vos données :
GTIN (Global Trade Identification Number) : le code-barre identifiant vos articles
GLN (Global Location Number) : l’identifiant unique de votre entreprise
La fiche article contient un champ code-barre. Ce code peut être incrémenté à chaque création d’article si vous l’indiquez dans le menu Options/Divers - Paramétrage des numérotations automatiques.
Sélectionnez le modèle d'impression à associer automatiquement à vos pièces commerciales.
Vous pourrez créer et/ou modifier les modèles d'impression dans le menu Fichiers/Divers - Modèles d'impression.
Ce paramétrage reste facultatif ; vous pouvez indiquer le modèle au moment de l'envoi par email ou de l'impression des vos diverses pièces commerciales à vos contacts.
Définissez ici le nombre de décimales pouvant être saisies.
Toutes les éditions prendront en compte ce paramétrage.
2. Cliquez sur ou <ENTREE> ou sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre de paramétrage.
Notez que le pictogramme remplace le pictogramme lorsque vous êtes déjà en mode de modification. Pour la même raison, le bouton remplace le bouton jusqu'à ce que vous ayez validé vos paramétrages.
