1 sur 11

Fichiers

Page d'aide en cours de rédaction...

Types de documents

Vous trouverez ici une liste de types de fichiers déjà enregistrés dans votre logiciel. Vous pouvez l'enrichir ou la modifier si nécessaire.

Gestion des types de documents

Créer un type de document

Cliquez sur<INSER>.
Renseignez le code et le libellé du nouveau type de document.
Cliquez surou surpour télécharger le pictogramme à associer au type de document.

L'image du pictogramme que vous allez télécharger doit avoir une taille maximale de 20 pixels en hauteur par 20 pixels en largeur.

Si le fichier indiqué a une taille supérieure l'image sera réduite et risque d'être très déformée.

4. Cliquez sur<ENTREE> pour le sauvegarder.

Collaborateurs

Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.

Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur selon votre abonnement.

Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.

Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.

Pour enregistrer donc des collaborateurs/utilisateurs, vous devez vous rendre à votre espace abonné. Puis, rendez-vous au menu Accès/Utilisateurs.

Modifier la fiche d'un collaborateur

La modification ici consiste à affecter un code département à un collaborateur et modifier ou définir le circuit de validation des documents avant leur mise en ligne ; ou vous pouvez simplement modifier le code département déjà affecté à la fiche collaborateur, si tel est le cas.

Il s'agit d'une étape facultative et vous pouvez modifier ce paramétrage à tout moment.

Cliquez sur<F4> sur la ligne de la fiche du collaborateur que vous souhaitez modifier.
Indiquez le code département du collaborateur, si vous le souhaitez (facultatif).

Les départements doivent être préalablement créés ici dans le menu Fichiers/Départements.

Ce fichier est partagé avec d'autres modules du logiciel, comme le module de gestion commerciale, par exemple.

Toute modification dans ce fichier impactera donc les autres modules avec lesquels ce fichier est partagé.

Lorsque un code département est attribué à un collaborateur, celui-ci aura accès uniquement aux documents du département en question.

3. Définissez le circuit de validation du document du collaborateur (facultatif).

Vous pouvez définir 4 niveaux de validation pour le document du collaborateur. Cela permet de contrôler les documents avant son éventuelle mise en ligne de façon à ce que d'autres collaborateurs (dont les droits d'accès permettent) puissent consulter et utiliser le document en question.

Exemple :

Un document Microsoft™ PowerPoint™ rédigé pour une réunion stratégique de votre service marketing doit passer par la validation des cadres avant sa mise en ligne. Vous définissez ici le ou les personnes devant valider le document.

Les personnes pouvant valider les documents, doivent également exister dans le fichier de collaborateurs/utilisateurs.

4. Cliquez sur<ENTREE>.

Départements

Gestion de départements

Vous gérez ici les départements de votre organisation.

Créer un département

Cliquez sur<INSER>.
Renseignez le code et le libellé.
Cliquez sur<ENTREE>.

Modifier un département

Cliquez sursur la ligne du département à modifier.

Le code ne peut pas être modifié.

2. Modifiez le libellé.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Supprimer un département

Pour supprimer des départements, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.

Rechercher un département

Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur.

Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.

Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogrammesitué en haut à droite de la popup de critères.

La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la bouger par drag and drop ailleurs dans votre interface.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

a) Cliquez sur.

b) Saisissez votre critère de recherche.

c) Cliquez sur.

Notez que le pictogrammeprend la couleur noirepour vous indiquer qu'un filtre est bien actif.

Le pictogrammes'affiche sur le titre de la(les) colonne(s) relative(s) au(aux) critère(s) de recherche saisi(s).

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur l'ayant créé ne le supprime pas.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Tous les filtres, simultanément, par la fenêtre de recherche :

En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique qu'un filtre est bien en cours.

La liste contenant la totalité des données enregistrées s'affiche à nouveau.

2 - Directement sur la liste :

Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.

Personnalisation