La modification ici consiste à affecter un code département à un collaborateur et modifier ou définir le circuit de validation des documents avant leur mise en ligne ; ou vous pouvez simplement modifier le code département déjà affecté à la fiche collaborateur, si tel est le cas.
Il s'agit d'une étape facultative et vous pouvez modifier ce paramétrage à tout moment.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la fiche du collaborateur que vous souhaitez modifier.
Indiquez le code département du collaborateur, si vous le souhaitez (facultatif).
Les départements doivent être préalablement créés ici dans le menu Fichiers/Départements.
Ce fichier est partagé avec d'autres modules du logiciel, comme le module de gestion commerciale, par exemple.
Toute modification dans ce fichier impactera donc les autres modules avec lesquels ce fichier est partagé.
Lorsque un code département est attribué à un collaborateur, celui-ci aura accès uniquement aux documents du département en question.
3. Définissez le circuit de validation du document du collaborateur (facultatif).
Vous pouvez définir 4 niveaux de validation pour le document du collaborateur. Cela permet de contrôler les documents avant son éventuelle mise en ligne de façon à ce que d'autres collaborateurs (dont les droits d'accès permettent) puissent consulter et utiliser le document en question.
Exemple :
Un document Microsoft™ PowerPoint™ rédigé pour une réunion stratégique de votre service marketing doit passer par la validation des cadres avant sa mise en ligne. Vous définissez ici le ou les personnes devant valider le document.
Les personnes pouvant valider les documents, doivent également exister dans le fichier de collaborateurs/utilisateurs.
4. Cliquez sur<ENTREE>.
Les « collaborateurs » sont toutes les personnes que vous enregistrez dans le menu Accès/Utilisateurs. Il peut s’agir des salariés de votre structure mais aussi de sous-traitants.
Un collaborateur avec des droits d'accès définis dans le menu Accès/Profils de votre espace abonné, devient par conséquent un utilisateur supplémentaire et engendra de ce fait une facturation selon les tarifs en vigueur selon votre abonnement.
Le collaborateur sans aucun droit d'accès, reste simplement un collaborateur dans votre base, et n'engendre donc aucun coût supplémentaire.
Vous pouvez à tout moment définir des droits d'accès à vos collaborateurs, les modifier ou les supprimer. Dans votre abonnement vous avez aussi les packs en cas de besoin, pour rajouter des utilisateurs : menu Votre abonnement/Modules et packs de l'abonnement - sélecteur Packs utilisateurs supplémentaires.
Pour enregistrer donc des collaborateurs/utilisateurs, vous devez vous rendre à votre espace abonné. Puis, rendez-vous au menu Accès/Utilisateurs.
