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Extraction de données
Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'édition à modifier.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur<ENTREE>.
Pour supprimer des éditions, vous avez trois options :
Cliquez sur<Suppr> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.
Cliquez sur<Ctrl><Shift><U>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance.
Cliquez sur .
Cliquez sur.
Cette édition génère, soit le journal comptable des dotations et reprises aux amortissements, soit le journal comptable des sorties d'immobilisations, en utilisant les numéros de comptes paramétrés dans le menu Fichiers/Comptes.
Les écritures sont générées avec le code journal indiqué dans le menu Options, Divers.
Type d’édition :
Vous devez préciser ici la nature du journal que vous souhaitez générer :
Ecritures de dotations et reprises aux amortissements,
Ecritures de sorties d'immobilisations.
Définition des critères :
Indiquez la période du journal souhaité. Le journal est généré pour la totalité des comptes comptables ; cependant si vous sélectionnez un compte, seules les écritures correspondant aux immobilisations de ce compte seront générées.
Le bouton [Afficher] édite le journal comptable que vous pouvez imprimer grâce à l'option d'impression de votre navigateur. Cette édition est disponible en deux formats, HTML et PDF. Pour utiliser le format PDF, vous devez disposer du "plug-in" Acrobat Reader TM sur votre ordinateur. Il s’agit d’un petit programme à télécharger gratuitement. Pour ce faire, rendez-vous sur le site www.adobe.fr et cliquez sur le logo "Get Adobe Reader".
Le bouton [Export Excel] génère une feuille Excel™ que vous pourrez ensuite exporter vers un autre logiciel.
Le bouton [Export Dailybiz comptabilité] n'apparaît que si vous êtes abonné au module de Comptabilité et que vous avez accès, dans la comptabilité, à la "Saisie en vrac".
Pour exporter des écritures vers la comptabilité, la grille de saisie en vrac des écritures doit être vide.
Vous avez ici les éditions suivantes :
L’édition des dotations aux amortissements est paramétrable à de nombreux niveaux.
De plus, vous avez la possibilité de mémoriser des paramétrages d'éditions que vous utilisez fréquemment afin de ne pas avoir à en ressaisir tous les paramètres à chaque édition.
Définition des critères :
Période : entrez les mois de début et de fin de la période d'amortissement qui vous intéresse. Par défaut, le logiciel propose l’intégralité de l’exercice en cours. Pour tous les sélecteurs de la définition des critères d'édition, le logiciel propose par défaut le choix "Tous", c'est à dire sans filtre. Pour cibler l'édition à un critère donné, cliquez sur le sélecteur correspondant pour choisir votre item. Si vous indiquez plusieurs critères, le logiciel n'affichera que les immobilisations satisfaisant à l'ensemble des critères indiqués.
Acheteur : si vous avez opté pour l’utilisation des acheteurs (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul acheteur.
Famille : si vous avez opté pour l’utilisation des familles d'immobilisations (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant une seule famille.
Site : si vous avez opté pour l’utilisation des sites (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul site.
Localisation : si vous avez opté pour l’utilisation des codes localisations (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul code localisation.
Code analytique : si vous avez opté pour l’utilisation des codes analytiques (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul code analytique.
Options :
Avec le détail des immobilisations composées : cette option vous permet d'éditer le détail des immobilisations composées en affichant l'ensemble de leurs composants.
Uniquement les immobilisations soumises à la taxe professionnelle : vous avez la possibilité d'éditer uniquement les immobilisations que vous avez indiquées comme étant soumises à la taxe professionnelle.
Avec les immobilisations sorties : vous avez la possibilité d'inclure ou d'exclure les immobilisations sorties.
Affichage et format d'édition : définissez le mode d'affichage et le format d'édition de votre choix.
[Personnaliser l’impression] : la personnalisation de l’impression permet de choisir les champs (les colonnes) que vous souhaitez imprimer ou afficher.
[Enregistrer comme modèle] : vous pouvez enregistrer les paramètres de votre édition afin de pouvoir les recharger sans avoir à tout ressaisir. Vous devez donner un nom à votre modèle d’édition.
[Charger un modèle] permet de lancer une édition enregistrée ou de modifier un modèle et de l'enregistrer avec un autre nom pour créer un autre modèle.
Lorsque vous souhaitez supprimer un modèle, rendez-vous au menu Editions, Modèles.
Le tableau gère tous les modèles d’éditions : fiches immobilisations, ajustements fiscaux, plus et moins values, dotations aux amortissements.
L’édition des ajustements fiscaux est paramétrable à de nombreux niveaux et vous permet d'afficher les états des réintégrations fiscales et des reversements de TVA.
De plus, vous avez la possibilité de mémoriser des paramétrages d'éditions que vous utilisez fréquemment afin de ne pas avoir à en ressaisir tous les paramètres à chaque édition.
Définissez le Type d’édition :
Réintégrations fiscales : ce type d'édition vous permet d'afficher les éventuelles réintégrations fiscales que vous devez mentionner sur votre liasse fiscale,
Reversements de TVA : ce type d'édition vous permet d'afficher les éventuels reversements de TVA que vous devez effectuer suite à une sortie d'immobilisation.
Amortissements fiscaux supplémentaires : il s'agit d'une édition similaire à celle du type "Réintégrations fiscales", mais basée sur la valeur du champ Amort. fiscal suppl.
Quelle que soit la méthode d'amortissement technique de l'immobilisation (linéaire ou dégressif), le calcul de l'ajustement fiscal sera effectué selon la méthode linéaire.
Paramétrez la Définition des critères :
Période : entrez les dates de début et de fin de la période d'amortissement qui vous intéresse, soit directement, soit en cliquant sur le pictogramme .
Par défaut, le logiciel propose l’intégralité de l’exercice en cours.
Tous les sélecteurs seront par défaut sur le choix "Tous", c'est à dire sans filtre. Si vous désirez restreindre l'édition à un critère donné, cliquez sur le sélecteur correspondant pour choisir votre item.
Si vous indiquez plusieurs critères, le traitement affichera que les immobilisations satisfaisant à l'ensemble des critères indiqués.
Famille : si vous avez opté pour l’utilisation des familles d'immobilisations (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant une seule famille. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour toutes les familles).
Site : si vous avez opté pour l’utilisation des sites (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul site. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour tous les sites).
Localisation : si vous avez opté pour l’utilisation des codes localisations (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul code localisation. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour tous les codes localisations).
Code analytique : si vous avez opté pour l’utilisation des codes analytiques (dans le menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul code analytique. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour tous les codes analytiques).
Options :
Avec le détail des immobilisations composées : cette option vous permet d'éditer le détail des immobilisations composées en affichant l'ensemble de leurs composants.
Définissez le mode d'affichage et le format de l'édition et cliquez sur [Afficher] <Entrée>.
Boutons :
[Personnaliser l’impression] : permet de choisir les champs (les colonnes) que vous souhaitez imprimer.
Sélection des champs à afficher dans l’édition des fiches immobilisations : cochez ceux que vous souhaitez voir imprimer.
[Enregistrer comme modèle] : vous pouvez enregistrer les paramètres de votre édition afin de pouvoir les recharger sans avoir à tout ressaisir. Vous devez donner un nom à votre modèle d’édition.
Pour modifier un modèle, chargez-le à l’aide du bouton [Charger un modèle], effectuez vos modifications et enregistrez-le à nouveau avec un autre nom.
Pour supprimer un modèle, rendez vous dans le menu Editions, Modèles. Le tableau gère tous les modèles d’éditions : fiches immobilisations, ajustements fiscaux, plus et moins values, dotations aux amortissements.
[Charger un modèle] : affiche tous les modèles que vous avez enregistrés (fonction Enregistrer comme modèle).
Cliquez sur celui qui vous intéresse. Vous pouvez alors lancer l’édition telle quelle ou modifier certains paramètres préalablement avec la possibilité de sauvegarder vos modifications.
Gestion des modèles d'édition
Tous les modèles d'éditions qui ont été créés à l’aide du bouton [Enregistrer comme modèle] dans les éditions sont regroupés ici.
La liste vous permet uniquement de supprimer les modèles dont vous n'avez plus besoin.
Si vous souhaitez modifier un modèle ou simplement le renommer, vous devez le charger dans l'édition dans laquelle il a été créé, le modifier et l'enregistrer à nouveau.
L’édition des fiches immobilisations (incluant les composants) est paramétrable à de nombreux niveaux. De plus, vous avez la possibilité de mémoriser des paramétrages d'éditions que vous utilisez fréquemment afin de ne pas avoir à en ressaisir tous les paramètres à chaque édition.
Définissez le Type d’édition :
Edition en liste : ce type d'édition vous permet d'afficher un état récapitulatif de vos immobilisations.
Edition par fiches individuelles : ce type d'édition vous permet d'afficher le détail des informations de chaque fiche immobilisation.
Définition des critères :
La période : renseignez la période d'amortissement. L’exercice en cours vous est proposé par défaut.
Pour cibler votre édition à un critère donné, sélectionnez-le dans le sélecteur correspondant. Si vous indiquez plusieurs critères, le logiciel n'affichera que les immobilisations satisfaisant à l'ensemble des critères indiqués.
Les critères ci-dessous s'affichent si vous avez paramétré leur gestion - menu Options / Divers.
Acheteur
Famille
Site
Localisation
Code analytique
Options :
Avec le détail des immobilisations composées : cette option vous permet d'éditer le détail des immobilisations composées en affichant l'ensemble de leurs composants.
Avec les immobilisations sorties : vous avez la possibilité d'inclure ou d'exclure les immobilisations sorties.
Uniquement les immobilisations sorties : vous avez la possibilité d'éditer uniquement les immobilisations sorties.
La date de sortie en fonction de la période de l’édition est prise en compte. Et pas seulement du statut "sortie" ou non.
Saut de page à chaque nouvelle immobilisation : si vous avez choisi le type d'édition Edition par fiches individuelles, cette option vous permet d'obtenir un saut de page après chaque fiche immobilisation.
Définissez le mode d'affichage et le format de l'édition.
Fonctions :
Vous aurez la liste des champs à afficher dans l’édition des fiches immobilisations :
b) Cochez et/ou décochez les données selon ce que vous souhaitez ou ne souhaitez pas afficher dans votre édition.
b) Saisissez un nom pour votre modèle d’édition.
Si vous ne souhaitez pas perdre le modèle d'origine, enregistrez vos modifications sous un autre nom.
Avec la fonction charger un modèle, le logiciel vous propose tous les modèles que vous avez enregistrés.
Cliquez sur celui qui vous intéresse. Vous pouvez alors lancer l’édition ou modifier certains paramètres avec la possibilité de sauvegarder vos modifications à l’aide du bouton [Enregistrer comme modèle].
Supprimer un modèle :
Pour supprimer un modèle, rendez-vous dans le menu Editions/Modèles.
La liste des modèles affiche tous les modèles d’éditions : fiches immobilisations, ajustements fiscaux, plus et moins values, dotations aux amortissements.
L’édition des plus et moins values est paramétrable à de nombreux niveaux.
De plus, vous avez la possibilité de mémoriser des paramétrages d'éditions que vous utilisez fréquemment afin de ne pas avoir à en ressaisir tous les paramètres à chaque édition.
Définition des critères :
La période : entrez les dates de début et de fin de la période d'amortissement qui vous intéresse, soit directement, soit en cliquant sur le pictogramme . Par défaut, le logiciel propose l’intégralité de l’exercice en cours.
Pour tous les sélecteurs de la définition des critères d'édition, le logiciel propose par défaut le choix "Tous", c'est à dire sans filtre. Si vous désirez restreindre l'édition à un critère donné, cliquez sur le sélecteur correspondant pour choisir votre item. Si vous indiquez plusieurs critères, le logiciel n'affichera que les immobilisations satisfaisant à l'ensemble des critères indiqués.
Famille : si vous avez opté pour l’utilisation des familles d'immobilisations (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant une seule famille. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour toutes les familles).
Site : si vous avez opté pour l’utilisation des sites (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul site. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour tous les sites).
Localisation : si vous avez opté pour l’utilisation des codes localisations (dans le menu Options, onglet Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul code localisation. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour tous les codes localisations).
Code analytique : si vous avez opté pour l’utilisation des codes analytiques (menu Options, Divers), vous pouvez demander l’édition pour les immobilisations concernant un seul code analytique. Par défaut, le logiciel vous propose toutes les immobilisations (pour tous les codes analytiques).
Options :
Avec le détail des immobilisations composées : cette option vous permet d'éditer le détail des immobilisations composées en affichant l'ensemble de leurs composants.
Définition du mode d'affichage :
Vous avez la possibilité d'afficher votre édition soit en mode portrait, soit en mode paysage.
Format de l’édition :
Toutes les éditions du logiciel sont disponibles en deux formats, HTML et PDF. Pour utiliser le format PDF, vous devez disposer du "plug-in" Acrobat Reader TM sur votre ordinateur. Il s’agit d’un petit programme à télécharger gratuitement. Pour ce faire, rendez-vous sur le site www.adobe.fr et cliquez sur le logo "Get Adobe Reader".
Bouton [Personnaliser l’impression]
La personnalisation de l’impression permet de choisir les champs que vous souhaitez imprimer.
Sélection des champs à afficher dans l’édition des fiches immobilisations :
La liste de tous les champs disponibles vous est proposé. Cochez ceux que vous souhaitez voir imprimer.
Bouton [Enregistrer comme modèle]
Vous pouvez enregistrer les paramètres de votre édition afin de pouvoir les recharger sans avoir à tout ressaisir. Vous devez donner un nom à votre modèle d’édition. Pour modifier un modèle, chargez-le à l’aide du bouton [Charger un modèle], effectuez vos modifications et enregistrez-le à nouveau avec un autre nom.
a) Cliquez surpour choisir les données que vous souhaitez imprimer.
c) Cliquez sur<ENTREE>.
a) Cliquez surpour enregistrer les paramètres de votre édition afin de pouvoir les recharger sans avoir à tout ressaisir (définition des critères, personnalisation d'impression, etc.).
c) Cliquez sur<ENTREE>.
a) Cliquez surpour consulter la liste des modèles enregistrés. b) Cliquez sur le modèle à modifier. c) Effectuez vos modifications et cliquez sur.
Pour supprimer des modèles d'éditions, vous avez trois options :
Cliquez sur<SUPPR> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.
Cliquez sur<CTRL><SHIFT><U>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Extraction de données
Le générateur d’états d’éditions permet, en plus des éditions déjà présentes dans l’application, de créer vos propres états d’éditions.
Le tableau liste toutes les éditions qui ont déjà été créées, soit par idylis.com, soit par vous ou vos collaborateurs. Vous avez la possibilité de n’afficher que les éditions concernant un fichier en particulier en le choisissant dans le sélecteur.
Pour créer une édition, vous choisissez le fichier source et les champs disponibles pour la génération de votre édition s'affichent. Nombreuses possibilités s'ouvrent avec le générateur, avec l'utilisation des connecteurs et codes opérateurs. Ces deux fonctions sont des puissants outils de votre générateur.
Vous avez en plus la notion de date relative dans les valeurs de type date. Vous indiquez des valeurs de date en relation avec la date en cours ; les dates seront calculées selon les valeurs indiquées dans ces champs.
Cliquez sur<Inser>.
Saisissez le nom de l'édition et sélectionnez le fichier à éditer.
Cochez les champs que vous souhaitez afficher dans votre édition. Un numéro d'ordre d'affichage sera attribué automatiquement aux champs.
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour établir un nouvel ordre d'affichage :
Décochez et cochez les champs souhaités.
Notez qu'un nouvel ordre s'affichera. Vous pouvez également saisir un numéro dans le champ Imprimer, l'ordre des autres champs s'adaptera automatiquement à votre saisie.
Le pictogrammevous permet de dupliquer une ligne de champ dans l'édition. Dans les lignes dupliquées les critères disponibles pour l'affichage commencent à partir de la premier colonne Opérateur.
Pour supprimer une ligne dupliquée, cliquez surde la ligne dupliquée.
4. Choisissez le type d'édition.
Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le type d'édition : liste ou graphique.
Liste : Ce type d'édition vous permet de générer un fichier au format CSV.
Graphique : Si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme).
Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :
Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).
Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour un graphique en forme de camembert).
Pour chaque champ numérique affiché, on obtiendra un graphique supplémentaire.
Pour obtenir un graphique avec l'affichage de chaque valeur (parts de camembert, barres d'histogrammes ou points de lignes), il faut trier et faire une rupture sur au moins un champ non numérique et afficher uniquement les totaux.
5. Définissez le format de l'édition et le mode d'affichage.
Définitions :
Nom de l'édition : nom qui figurera en en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez.
Fichier à éditer : tous les champs contenus dans le fichier que vous avez choisi s'affichent.
Vous avez ensuite plusieurs possibilités de paramétrage de votre édition. Vous devez :
a) Cocher les champs à imprimer (champs qui seront imprimés ou affichés à l'écran dans votre édition).
L'ordre que vous les cochez sera l'ordre d'affichage. Vous pouvez le modifier à tout moment.
b) Indiquer éventuellement les champs qui seront totalisés. c) Préciser s’il doit y avoir un tri et poser les conditions d’impression si vous ne désirez pas imprimer la totalité du fichier.
Fonctions de paramétrage :
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour modifier l'ordre d’impression :
a) Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre, un nouvel ordre sera rétabli automatiquement.
b) Vous pouvez saisir directement un chiffre dans le champ Imprimer et l'ordre sera recalculé et réattribué aux autres champs automatiquement.
Totaliser : si un champ est numérique, vous avez la possibilité de faire afficher le total de ce champ en fin d’édition.
Trier : vous avez la possibilité d'indiquer selon quel champ vous souhaitez que les données soient triées.
Rupture : vous pouvez cocher cette colonne devant un champ pour lequel vous avez coché un tri. Votre affichage affichera donc une ligne de rupture après chaque tri que vous avez déterminé. Par exemple, si vous avez trié par code postal, l'affichage affichera une ligne de rupture après chaque groupe de code postal. Lorsque vous avez préalablement coché l'option Totaliser, cette colonne permet aussi de générer automatiquement des sous-totaux pour chaque niveau de rupture. Rupture sur les champs de type date :
Lorsque vous déterminez une rupture sur un champ de type date, vous devez choisir le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois, année. Votre édition imprimera un intervalle à chaque fois que le critère sera trouvé. Par exemple, si vous avez choisi "Mois" comme critère, à chaque changement de mois votre édition affichera un intervalle.
a) Cochez la case de la colonne Trier sur un champ de type date. b) Cochez la case de la colonne Rupture juste après la colonne Trier. c) Choisissez le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois ou année.
Astuce : pour conserver une certaine lisibilité dans vos éditions courantes, il faut éviter d'utiliser plus de deux niveaux de ruptures (Par exemple un premier niveau par "Numéro de compte" puis un second niveau par "Code analytique")
Le couple de colonnes Opérateur et Valeur : vous pouvez filtrer le fichier que vous désirez imprimer en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.
Par exemple, si vous souhaitez imprimer à partir du fichier des immobilisations toutes celles qui ont comme numéro de compte comptable "205000", sur la ligne du numéro de compte vous choisirez l’opérateur "=" et la valeur "205000".
Particularité Valeur Date relative : lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.
La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :
JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours
Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.
Par exemple pour indiquer une date relative partant de l'année précédente, vous saisissez dans le champ date les valeurs comme ceci :
Connecteur en milieu de ligne : pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquer ici si ces conditions s’ajoutent ->"ET LOGIQUE", ou si elles s’excluent -> "OU LOGIQUE".
Exemples :
ET LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les immobilisations dont la valeur d'achat est comprise entre 100000 et 150000 euros, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur ">=" (supérieur ou égal) et "100.000" suivi du connecteur "ET" et le second couple contiendra "<=" (inférieur ou égal) et "150000".
OU LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les immobilisations dont le numéro de compte comptable est soit 218300, soit 218400, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "218300" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "218400".
Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucune immobilisation n'auraient été affichée car une immobilisation ne peut avoir deux valeurs simultanément.
Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne.
Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traités prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.
Afficher uniquement les totaux :
Par défaut le choix est sur "Non". Si vous optez pour "Oui", cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.
Pour afficher une édition selon les paramètres entrés à l'aide du générateur vous devez tout d'abord sélectionner l'édition.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'édition à afficher.
Cliquez sur [Afficher].
Effectuez vos modifications.
Pour supprimer des éditions, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance.
Extraction de données
Cliquez sur<INSER>.
Saisissez le nom de l'édition et sélectionnez le fichier à éditer.
Cochez les champs que vous souhaitez afficher dans votre édition. Un numéro d'ordre d'affichage sera attribué automatiquement aux champs.
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour établir un nouvel ordre d'affichage :
Décochez et cochez les champs souhaités.
Notez qu'un nouvel ordre s'affichera. Vous pouvez également saisir un numéro dans le champ Imprimer, l'ordre des autres champs s'adaptera automatiquement à votre saisie.
Le pictogrammevous permet de dupliquer une ligne de champ dans l'édition. Dans les lignes dupliquées les critères disponibles pour l'affichage commencent à partir de la premier colonne Opérateur.
Pour supprimer une ligne dupliquée, cliquez surde la ligne dupliquée.
4. Choisissez le type d'édition.
Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le type d'édition : liste ou graphique.
Liste : Ce type d'édition vous permet de générer un fichier au format CSV.
Graphique : Si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme).
Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :
Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).
Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour un graphique en forme de camembert).
Pour chaque champ numérique affiché, on obtiendra un graphique supplémentaire.
Pour obtenir un graphique avec l'affichage de chaque valeur (parts de camembert, barres d'histogrammes ou points de lignes), il faut trier et faire une rupture sur au moins un champ non numérique et afficher uniquement les totaux.
5. Définissez le format de l'édition et le mode d'affichage.
Définitions :
Nom de l'édition : nom qui figurera en en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez.
Fichier à éditer : tous les champs contenus dans le fichier que vous avez choisi s'affichent.
Vous avez ensuite plusieurs possibilités de paramétrage de votre édition. Vous devez :
a) Cocher les champs à imprimer (champs qui seront imprimés ou affichés à l'écran dans votre édition).
L'ordre que vous les cochez sera l'ordre d'affichage. Vous pouvez le modifier à tout moment.
b) Indiquer éventuellement les champs qui seront totalisés. c) Préciser s’il doit y avoir un tri et poser les conditions d’impression si vous ne désirez pas imprimer la totalité du fichier.
Fonctions de paramétrage :
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour modifier l'ordre d’impression :
a) Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre, un nouvel ordre sera rétabli automatiquement.
b) Vous pouvez saisir directement un chiffre dans le champ Imprimer et l'ordre sera recalculé et réattribué aux autres champs automatiquement.
Totaliser : si un champ est numérique, vous avez la possibilité de faire afficher le total de ce champ en fin d’édition.
Trier : vous avez la possibilité d'indiquer selon quel champ vous souhaitez que les données soient triées.
Rupture : vous pouvez cocher cette colonne devant un champ pour lequel vous avez coché un tri. Votre affichage affichera donc une ligne de rupture après chaque tri que vous avez déterminé. Par exemple, si vous avez trié par code postal, l'affichage affichera une ligne de rupture après chaque groupe de code postal. Lorsque vous avez préalablement coché l'option Totaliser, cette colonne permet aussi de générer automatiquement des sous-totaux pour chaque niveau de rupture. Rupture sur les champs de type date :
Lorsque vous déterminez une rupture sur un champ de type date, vous devez choisir le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois, année. Votre édition imprimera un intervalle à chaque fois que le critère sera trouvé. Par exemple, si vous avez choisi "Mois" comme critère, à chaque changement de mois votre édition affichera un intervalle.
a) Cochez la case de la colonne Trier sur un champ de type date. b) Cochez la case de la colonne Rupture juste après la colonne Trier. c) Choisissez le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois ou année.
Astuce : pour conserver une certaine lisibilité dans vos éditions courantes, il faut éviter d'utiliser plus de deux niveaux de ruptures (Par exemple un premier niveau par "Numéro de compte" puis un second niveau par "Code analytique")
Le couple de colonnes Opérateur et Valeur : vous pouvez filtrer le fichier que vous désirez imprimer en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.
Par exemple, si vous souhaitez imprimer à partir du fichier des immobilisations toutes celles qui ont comme numéro de compte comptable "205000", sur la ligne du numéro de compte vous choisirez l’opérateur "=" et la valeur "205000".
Particularité Valeur Date relative : lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.
La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :
JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours
Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.
Par exemple pour indiquer une date relative partant de l'année précédente, vous saisissez dans le champ date les valeurs comme ceci :
Connecteur en milieu de ligne : pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquer ici si ces conditions s’ajoutent ->"ET LOGIQUE", ou si elles s’excluent -> "OU LOGIQUE".
Exemples :
ET LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les immobilisations dont la valeur d'achat est comprise entre 100000 et 150000 euros, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur ">=" (supérieur ou égal) et "100.000" suivi du connecteur "ET" et le second couple contiendra "<=" (inférieur ou égal) et "150000".
OU LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les immobilisations dont le numéro de compte comptable est soit 218300, soit 218400, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "218300" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "218400".
Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucune immobilisation n'auraient été affichée car une immobilisation ne peut avoir deux valeurs simultanément.
Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne.
Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traités prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.
Afficher uniquement les totaux :
Par défaut le choix est sur "Non". Si vous optez pour "Oui", cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.
Pour afficher une édition selon les paramètres entrés à l'aide du générateur vous devez tout d'abord sélectionner l'édition.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'édition à afficher.
Cliquez sur [Afficher].
Effectuez vos modifications.
Pour supprimer des éditions, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance.
Extraction de données
Pour supprimer des éditions, vous avez trois options :
Cliquez sur<Suppr> de la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.
Cliquez sur<Ctrl><Shift><U>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
6. Cliquez sur<Entrée>.
Le boutonpermet de visualiser le résultat immédiatement et d'enregistrer l'édition au même temps.
Cliquez sur <F4> sur la ligne de l'édition à modifier.
Cliquez sur<Entrée>.
Cliquez sur<Suppr> de la ligne à supprimer.
Cliquez sur<Ctrl><Shift><U>.
Cliquez sur.
Cliquez sur .
Cliquez sur.
6. Cliquez sur<Entrée>.
Le boutonpermet de visualiser le résultat immédiatement et d'enregistrer l'édition au même temps.
Cliquez sur <F4> sur la ligne de l'édition à modifier.
Cliquez sur<Entrée>.
Cliquez sur<Suppr> de la ligne à supprimer.
Cliquez sur<Ctrl><Shift><U>.
Cliquez sur.
Cliquez sur .
Cliquez sur.
Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur.
Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.
Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogrammesitué en haut à droite de la popup de critères.
La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la bouger par drag and drop ailleurs dans votre interface.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
a) Cliquez sur.
b) Saisissez votre critère de recherche.
c) Cliquez sur.
Notez que le pictogrammeprend la couleur noirepour vous indiquer qu'un filtre est bien actif. Le pictogrammes'affiche sur le titre des données relatives aux critères de recherche saisi.
Le pictogrammepeut s'afficher lors de votre nouvelle recherche. Cela indique donc qu'un filtre est déjà en cours. Vous devez cliquez dessus pour désactiver le filtre en cours avant de commencer une nouvelle recherche.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur l'ayant créé ne le supprime pas.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
1 - Par la fenêtre de recherche - tous les filtres simultanément :
En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique qu'un filtre est bien en cours.
La liste contenant la totalité des données enregistrées s'affiche à nouveau.
2 - Directement sur la liste - colonne par colonne :
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Positionné sur la liste, cliquez sur.
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant dans la partie inférieure gauche de votre interface, cliquez surpour supprimer le filtre en cours.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application d'un filtre, placé sur les colonnes des données choisies comme critères, disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne du tableau concernant la ou les données où un filtre a été appliqué.
