Ici vous pouvez faire l'intégration comptable des données par l'édition du journal comptable.

Pour créer une édition en choisissant le fichier source. Les champs contenus dans le fichier source s'affichent et vous pouvez donc paramétrer votre édition avec les données de votre choix.

Paramétrer et lancer l'édition

Définition des critères

1. Définissez la période de votre édition.

2. Indiquez un client ou laissez le champ vide pour tous les clients dans la période indiquée.

3. Indiquez un fournisseur ou laissez l'indication "Tous" (défaut) selon votre choix.

Options

Cochez les options souhaitées et définissez le format de l'édition.

Ensuite vous pouvez choisir d'afficher votre édition dans le format d'édition choisi ou générer un fichier Excel™ ou exporter vers le module de comptabilité, si vous en êtes abonné.

Si vous êtes un utilisateur avancé, avec des connaissances SQL, vous pouvez faire des requêtes dans votre base de données.

Vous pouvez filtrer le fichier que vous désirez imprimer en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.

Par exemple, si vous souhaitez imprimer à partir du fichier des écritures comptables toutes celles qui ont comme numéro de compte « 512000 », sur la ligne du numéro de compte vous choisirez l’opérateur « = » et la valeur « 512000 ».

1. Cliquez sur<INSER>.

2. Saisissez le nom de l'édition et sélectionnez le fichier à éditer.

Le nom saisi figurera dans l'en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez.

Lorsque vous sélectionnez le fichier, la liste de tous les champs contenus dans le fichier s'affiche. Ensuite, vous devez choisir les champs du fichier qui seront imprimés, éventuellement indiquer ceux qui seront totalisés, préciser s’il doit y avoir un tri et poser les conditions d’impression si vous ne désirez pas imprimer la totalité du fichier.

1. Cochez les champs que vous souhaitez afficher dans votre édition.

Un numéro d'ordre d'affichage sera attribué automatiquement aux champs.

Le pictogrammepermet de dupliquer une ligne de champ dans l'édition. Dans les lignes dupliquées les critères disponibles pour l'affichage commencent à partir de la premier colonne Opérateur.

Pour supprimer une ligne dupliquée, cliquez surde la ligne dupliquée.

1. Choisissez le type d'édition.

Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le type d'édition : liste ou graphique.

• Liste : Ce type d'édition vous permet de générer un fichier au format CSV.

• Graphique : Si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme). Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :

  • Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).

  • Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour um graphique en forme de camembert).

1. Choisissez le format de l'édition et le mode d'affichage.

Fonctions de paramétrage

Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.

Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.

Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.

Pour modifier l'ordre d’impression :

a) Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre, un nouvel ordre sera rétabli automatiquement.

Ensuite, décochez le champ code famille. Vous remarquerez qu'un nouvel ordre a été établi et que le champ code TVA assume la place du dernier champ à afficher dans votre édition. Un nouvel ordre sera établi à chaque fois que vous décochez et cochez des champs.

b) Vous pouvez saisir directement un chiffre dans le champ Imprimer et l'ordre sera recalculé et réattribué aux autres champs automatiquement.

Particularité concernant le fichier :

Vous avez la possibilité d'éditer les articles gérés par lot dans vos éditions. Il suffit de cocher le champ Géré par lots et il sera indiqué pour chaque article dans votre édition s'il est "oui" ou "non" géré par lots.

Totaliser : si un champ est numérique, vous avez la possibilité de faire afficher le total de ce champ en fin d’édition.

Trier : vous avez la possibilité d'indiquer selon quel champ vous souhaitez que les informations trouvées soient triées.

Rupture : vous pouvez cocher cette colonne devant un champ pour lequel vous avez coché un tri. Votre affichage affichera donc une ligne de rupture après chaque tri que vous avez déterminé. Par exemple, si vous avez trié par code postal, l'affichage affichera une ligne de rupture après chaque groupe de code postal.

Particularité Valeur Date relative

Lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.

La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :

JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours

Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.

Connecteur en milieu de ligne

Pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquez ici si ces conditions s’ajoutent (il s’agit alors d’un « ET LOGIQUE ») ou si elles s’excluent (il s’agit alors d’un « OU LOGIQUE »).

ET LOGIQUE

Si vous souhaitez toutes les écritures dont le montant au débit est compris entre 100000 et 150000 euros, le premier couple « Opérateur et Valeur » contiendra l’opérateur « >= » (supérieur ou égal) et « 100.000 » suivi du connecteur « ET » et le second couple contiendra « <= » (inférieur ou égal) et « 150000 ».

OU LOGIQUE

Si vous souhaitez toutes les écritures dont le numéro de compte est soit 411220, soit 411280, le premier couple « Opérateur et Valeur » contiendra l’opérateur « = » (égal) et « 411220 » suivi du connecteur « OU » et le second couple contiendra « = » (égal) et « 411280 ». Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le « ET LOGIQUE », aucune écriture n'aurait été affichée car un numéro de compte ne peut être égal à deux valeurs simultanément.

Connecteur en fin de ligne

Ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne.

Si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traités prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.

Afficher uniquement les totaux

Par défaut le choix est sur "Non". Si vous optez pour "Oui", cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.

Nombreuses possibilités s'ouvrent à vous, avec l'utilisation des connecteurs et codes opérateurs. Ces deux fonctions sont des puissants outils de votre générateur.

Vous avez en plus la notion de date relative dans les valeurs de type date. Vous indiquez des valeurs de date en relation avec la date en cours ; les dates seront calculées selon les valeurs indiquées dans ces champs.