Vous pouvez créer un prélèvement par saisie manuelle, prélèvement par prélèvement ou par import des échéances clients.
Lorsque vous générez le fichier pour la banque, cela crée automatiquement vos lignes de règlement dans la gestion commerciale et vous pouvez les importer via le menu Editions/Journaux comptables (intégration comptable).
Cette option vous permet d'importer les échéances des factures générées dans votre module de gestion commerciale pour lesquelles le type de paiement indiqué c'est par prélèvement.
Un client en mode prélèvement pour la première fois, pour lequel vous importez deux échéances, celles-ci ne pourront pas faire partie d'un même fichier. Le module de liaisons bancaires n'importera pas la deuxième échéance dans le même fichier la bloquant automatiquement.
Effectivement, la première échéance sera prise dans le mode "first" et la deuxième doit avoir un écart de 5 jours minimum selon les règles en vigueur. Cela concerne que le premier prélèvement sous une RUM donnée. Par la suite, vous allez pouvoir importer plusieurs échéances.
Il faut donc penser à générer un fichier pour la deuxième facture du client, en mettant la date de prélèvement à 5 jours à partir de la date de prélèvement de la première facture, juste pour ce premier prélèvement de votre client.
Le tableau de prélèvements affiche par défaut toutes les échéances déjà importées pour la période du mois en cours.
Notez que dans les critères de filtre pour l'affichage de données, vous avez la case "Uniquement les non générés".
Cochez cette case, pour visualiser uniquement les prélèvements importés, dont le fichier de prélèvement n'est pas encore généré sur la période indiquée.
Cliquez sur.
Saisissez la période des échéances à importer.
La période du mois en cours s'affiche par défaut. Pour la modifier, saisissez directement dans les champs ou cliquez sur le pictogramme calendrierpour sélectionner vos dates.
Sélectionnez le type de paiement "Prélèvement".
Vous importerez comme ça uniquement les échéances dont le type de paiement prélèvement a été défini comme tel pour les divers clients concernés, dans la période définie.
Lors de la génération du fichier de prélèvements, celui-ci ne sera pas généré si parmi vos clients, certains n'ont pas un mandat et RIB enregistrés dans votre base. Un message d'alerte vous en fera part.
Vous devez donc regarder dans la liste les lignes de prélèvement dont la colonne RUM n'est pas renseignée et les supprimer de votre liste.
Ensuite, pour réimporter les lignes supprimées, vous allez devoir enregistrer les mandats et RIB des clients concernés et refaire l'import avant de faire la génération du fichier à nouveau.
Un message s'affiche pour vous indiquer que le logiciel est en train d'effectuer l'import.
Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur.
Utilisez les sélecteurs ou cliquez surpour renseigner les critères de votre choix.
Cliquez surpour importer les échéances selon les critères choisis.
Cliquez sur<INSER>.
Saisissez la date ou cliquez surpour la sélectionner.
La date du jour s'affiche par défaut.
Sélectionnez le client ou cliquez surpour effectuer une recherche ciblé.
Saisissez une référence (numéro de facture, par exemple).
Renseignez la Référence Unique de Mandat - RUM en cliquant surpour effectuer la recherche.
La Référence Unique de Mandat doit s'afficher automatiquement lorsque vous renseignez le client. Si cela n'est pas le cas, c'est que vous avez oublié de l'enregistrer avant la saisie du prélèvement.
En cliquant survous allez pouvoir enregistrer le mandat du client sans abandonner votre saisie du prélèvement.
Notez que vous avez le boutondans la fenêtre de recherche.
Une fois la saisie du mandat terminé, vous pouvez continuer la saisie de votre prélèvement.
Il est impératif de saisir les coordonnées du RIB dans la fiche du client avant de générer votre fichier. Vous aurez un rejet de prélèvement par la banque, dans le cas contraire car lors de la génération du fichier de prélèvement, ces informations seront manquantes pour le client pour lequel vous ne les avez pas saisies.
Renseignez le montant à prélever.
Vous pouvez saisir un commentaire, si vous le souhaitez. Cela peut vous aider à identifier, par exemple, une particularité sur un prélèvement généré, comme la représentation d'un prélèvement rejeté par la banque une première fois.
Cliquez sur<ENTREE>.
Lorsque vous créez une RUM pour un client en ayant déjà une, une alerte s'affiche pour vous en faire part.
Vous devez, dans ce cas, saisir une date de fin sur l'ancien mandat du client.
La date de fin renseignée doit être antérieure à la date de début du nouveau mandat.
