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Renseignez les champs.
Ce champ est automatiquement renseigné avec les données du collaborateur en cours. Ce champ peut vous permettre :
D’identifier de manière unique chaque note de frais.
De rapprocher le justificatif papier de la note de frais saisie (note de restaurant, billet d’avion, etc.) en inscrivant cette référence sur le justificatif.
Ce champ n'est modifiable que si l'utilisateur dispose de délégation de saisie de notes de frais pour d'autres utilisateurs. Sélectionnez alors, parmi la liste, le salarié concerné par la note de frais. Si vous n'avez pas ce profil, le champ sera automatiquement rempli avec votre nom.
Pour paramétrer la délégation de saisie, reportez-vous au menu Fichiers/Collaborateurs.
Cliquez sur<INSER>.
Pour joindre un justificatif à la note de frais, cliquez surpuis cherchez le document dans la fenêtre qui s'affiche.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Dans l’application, le terme note de frais désigne une dépense et une seule, ce n’est pas une liste de dépenses.
Cette méthode permet d’individualiser le traitement de chaque note de frais avec les avantages suivants :
Suivi des dépenses en temps réels.
Non blocage d’un groupe de frais à cause d’une seule ligne non encore approuvée.
Etats d’analyses et de synthèses beaucoup plus poussés.
Chaque note de frais dispose d'un état qui peut prendre l'une des quatre valeurs suivantes :
Notes de frais en attente de validation par le ou les valideurs.
Notes de frais validées par les valideurs et qui sont en attente de paiement.
Notes de frais rejetées par un valideur ou un payeur et qui sont en attente de correction par l'émetteur. Une fois corrigée la note de frais devra suivre à nouveau le circuit de validation.
Fini le circuit de traitement, la note de frais s'affiche ici.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes et cliquer. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
Lorsque vous survolez avec la souris sur les lignes des notes de frais de votre liste, vous verrez les commentaires liés à la note concernée s'afficher dans une fenêtre qui s'affiche après quelques secondes.
2. Effectuez vos modifications.
La note de frais repasse alors dans l'état "À valider" et devra suivre à nouveau le circuit de validation.
Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la note de frais à dupliquer.
Pour rajouter un justificatif vous devez utiliser le pictogrammede la partie Compléments.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Saisie des notes de frais
Si l'utilisateur dispose d'une délégation de saisie pour d'autres utilisateurs, le sélecteur Notes de frais du collaborateur lui permet de choisir un collaborateur parmi ceux dont il a la charge de saisir les notes de frais.
Vous pouvez paramétrer votre module de notes de frais pour pouvoir saisir des notes de frais sur des prospects. Pour cela, vous devez vous rendre dans le menu Options, puis :
Répondez "oui" à la question "Voulez-vous autoriser la saisie des notes de frais sur des prospects ?", alors dans la page de saisie des notes de frais, le sélecteur Prospect s'affiche et vous pouvez saisir vos frais.
Certaines options de paramétrage ne sont pas accessibles à tous les utilisateurs, uniquement à l'utilisateur administrateur. L'option de saisie de notes frais sur des prospects, ainsi comme d'autres options de paramétrage, en fait partie.
Lorsque vos notes de frais doivent être validées par un ou plusieurs de vos collaborateurs, vous pouvez les modifier dans les deux cas suivants :
Elles ont été rejetées au cours du circuit de validation ou de paiement. Elles portent l'état "A corriger".
Elles sont encore à l'état "A valider".
Les champs "Référence" et "Auteur dépense" ne sont en revanche jamais modifiables.
Lorsqu'un valideur ou un payeur rejète une note de frais il est tenu d'indiquer la raison du rejet. Une note de frais peut être rejetée pour différentes raisons : erreur de saisie, absence de justificatif, etc.
Pour qu'une note de frais soit considérée comme corrigée il faut que l'émetteur de cette note ait visualisé la note de frais et l'ait à nouveau enregistrée.
Lorsque vous survolez avec la souris sur les lignes des notes de frais de votre liste, vous verrez les commentaires liés à la note concernée s'afficher dans une fenêtre qui s'affiche après quelques secondes.
2. Effectuez vos modifications.
Vous visualisez les commentaires liés à cette note de frais et notamment le justificatif du rejet. Vous pouvez ajouter des explications complémentaires dans la zone Nouveau commentaire.
Tous les commentaires successifs des étapes de validation et de rejet sont conservés avec la note de frais.
La note de frais repasse alors dans l'état "À valider" et devra suivre à nouveau le circuit de validation.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note de frais à modifier.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Les notes de frais qui ne sont pas payées ne peuvent être supprimées que par leur émetteur.
Pour supprimer des notes de frais payées, vous pouvez utiliser le menu Traitements/Purge des notes de frais.
Pour supprimer des notes de frais, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau affichant vos fiches clients ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Le mode de suppression simultanée s'applique uniquement sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Cliquez surou <SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Cliquez sur.
Pour effectuer votre recherche, si vous ne souhaitez pas les mêmes critères il faut supprimer les filtres en cours.
2. Sélectionnez le critère de recherche de votre choix.
3. Saisissez votre critère de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
2. Sélectionnez le critère clé de votre choix pour lancer la recherche.
4. Saisissez les critères souhaités parmi les possibilités affichées.
Lorsque vous affichez tous les critères, la fenêtre de recherche gardera votre choix de départ ou celui affiché par défaut tout en bas et vous proposera tous les autres critères disponibles.
Les critères de recherche sont compatibles avec les données s'affichant sur votre liste. Si vous souhaitez avoir d'autres critères pas proposés dans cette liste, vous devez la personnaliser (fonction de personnalisation par le bouton situé en bas de votre liste à droite) pour que les données s'affichent et soient donc proposées dans les critères.
Par exemple, si vous personnalisez la liste en rajoutant la colonne "Descriptif", voici l'affichage de la fenêtre de recherche multicritères.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser le filtre.
b) Saisissez vos critères de recherche.
Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.
Pour le désactiver, cliquez simplement dessus avant de saisir votre critère de recherche.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
Tous les filtres, simultanément, par la fenêtre de recherche :
2. De manière unitaire, directement sur la liste :
Avant de commencer votre recherche, si votre liste affiche le pictogrammesur une ou plusieurs colonnes, cela veut dire que vous avez effectué une précédente recherche en appliquant les filtres sur les données en question.
1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
4. Cliquez sur.
Cliquez sur.
3. Cliquez sursitué en haut à droite de votre petite fenêtre de recherche pour afficher les multicritères.
Il suffit de fermer la fenêtre de recherche et cliquer à nouveau surpour visualiser le nouveau critère de recherche.
a) Cliquez sur.
c) Cliquez sur.
Si le pictogramme de filtre s'affiche comme çadans votre fenêtre de recherche, cela vous indique que lors de votre dernière recherche un filtre a été mis en place.
a) Cliquez sur.
b) Cliquez sur.
Le pictogrammeindiquant l'application du filtre disparaît des titres des colonnes de la liste des données concernées. Toutes les données enregistrées s'affichent à nouveau.
Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.
La validation des notes de frais est l’étape qui suit leur enregistrement avant d’aboutir au paiement. L’accès à cette fonction est réservée aux utilisateurs ayant été déclarés comme "Valideurs".
Pour autoriser des utilisateurs comme valideurs, rendez-vous au menu Fichiers/Collaborateurs et en activant l'option si le salarié en question est autorisé à régler des notes de frais.
La fonction des Validations est visible lorsqu'au moins une note de frais dont vous êtes le valideur a été saisie par l'un de vos collaborateurs.
Lorsqu’un utilisateur clique sur ce menu, la liste affiche toutes les notes de frais des salariés pour lesquels il a été déclaré valideur.
Un sélecteur permet d’afficher les notes de frais d’un seul collaborateur.
Visualisation des notes de frais payées
Vous visualisez ici toutes les notes de frais saisies par le salarié et qui ont terminé leur circuit de traitement ; c'est-à-dire qui ont été validées et payées. Si le salarié dispose d'une délégation de saisie pour d'autres salariés, les notes de frais de ces autres salariés sont également affichées.
Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.
En effet, pour affiner une recherche ou une sélection, vous pouvez indiquer une période de date et/ou sélectionner un salarié parmi ceux dont il est le payeur (s'il est payeur de plusieurs salariés).
Par un simple clic sur le titre d'une colonne de la liste, vous triez toutes les lignes dans l'ordre croissant des informations contenues dans la colonne choisie. Un clic supplémentaire sur le même titre permet de trier dans un ordre décroissant. Cela vous permet évidemment, de faciliter vos recherches. Une flèche s'affiche pour vos indiquer le sens de votre tri.
L'historique des notes de frais payées reste présent jusqu'à la purge par l'administrateur.
Sur ce point, voir le menu Traitements/Purge des notes de frais.
Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.
Toutes les données de la note de frais sont affichées.
Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.
Sélectionnez toutes les notes de frais à valider à l'aide des cases à cocher sur les lignes <ESPACE>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez validées.
Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez valider des notes de frais.
Sélectionnez toutes les notes de frais à valider à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Le rejet des notes de frais peut se faire, soit lors de l'étape de validation, soit lors de l'étape du paiement.
L’accès à ces fonctions est réservé aux utilisateurs ayant été déclarés comme "Valideurs" ou comme "Payeurs" dans le menu Fichiers/Collaborateurs.
Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Indiquez le motif du rejet.
Le motif est obligatoire.
5. Validez le message de confirmation.
La note de frais en question disparaît alors de la liste des notes de frais à valider. Elle est désormais de nouveau accessible uniquement à l’émetteur. Quand l’émetteur se reconnectera, la note de frais apparaîtra alors avec un "C" signifiant "corriger" dans la colonne Etat. L'émetteur pourra lire le motif du rejet en survolant l'état avec la souris, les commentaires du valideur s'affichent avec les instructions de correction.
Une note de frais rejetée ne sera de nouveau accessible au valideur ou au payeur que lorsque l’émetteur l’aura corrigée.
Seul l’émetteur d’une note de frais peut la supprimer.
Pour éviter, après chaque rejet unitaire, de revenir à la liste et d’avoir à sélectionner une autre note de frais, vous pouvez cocher l'option Passer à la note de frais suivante avant de cliquer sur [Rejet].
Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Sélectionnez toutes les notes de frais à supprimer, à l'aide des cases à cocher sur les lignes <ESPACE>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez rejetées.
Saisissez la justification du rejet (obligatoire).
Le motif sera précisé à l'identique sur toutes les notes de frais rejetées.
Choisissez le collaborateur à l'aide du sélecteur des notes de frais par collaborateur.
Sélectionnez toutes les notes de frais à rejeter à l'aide de la case à cocher sur la ligne de titre du tableau <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation qui vous indique le montant total des notes de frais que vous avez rejetées.
Saisissez la justification du rejet (obligatoire). Le motif sera précisé, à l'identique, à toute les notes de frais rejetées.
Définissez une période et cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur le pictogrammesur la ligne de la note de frais à valider.
3. Cliquez sur<ENTREE> ou <CTRL><SHIFT><V>.
Pour éviter à chaque validation unitaire de revenir au tableau et d’avoir à sélectionner une autre note de frais, vous pouvez cocher l'option Passer à la note de frais suivante avant de cliquer sur.
Cliquez sur.
Cliquez sur.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note de frais à rejeter.
4. Cliquez sur<CTRL><J>.
Cliquez sur.
6. Cliquez sur<ENTREE>.
Cliquez sur.
Cliquez sur<ENTREE>.
L'historique des notes de frais validées reste présent jusqu'à la purge par l'administrateur, menu Traitements/Purge des notes de frais.
Saisissez la période, puis cliquez sur<ENTREE>.