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Lorsque vos notes de frais doivent être validées par un ou plusieurs de vos collaborateurs, vous pouvez les modifier dans les deux cas suivants :
Elles ont été rejetées au cours du circuit de validation ou de paiement. Elles portent l'état "A corriger".
Elles sont encore à l'état "A valider".
Les champs "Référence" et "Auteur dépense" ne sont en revanche jamais modifiables.
Lorsqu'un valideur ou un payeur rejète une note de frais il est tenu d'indiquer la raison du rejet. Une note de frais peut être rejetée pour différentes raisons : erreur de saisie, absence de justificatif, etc.
Pour qu'une note de frais soit considérée comme corrigée il faut que l'émetteur de cette note ait visualisé la note de frais et l'ait à nouveau enregistrée.
Lorsque vous survolez avec la souris sur les lignes des notes de frais de votre liste, vous verrez les commentaires liés à la note concernée s'afficher dans une fenêtre qui s'affiche après quelques secondes.
2. Effectuez vos modifications.
Vous visualisez les commentaires liés à cette note de frais et notamment le justificatif du rejet. Vous pouvez ajouter des explications complémentaires dans la zone Nouveau commentaire.
Tous les commentaires successifs des étapes de validation et de rejet sont conservés avec la note de frais.
La note de frais repasse alors dans l'état "À valider" et devra suivre à nouveau le circuit de validation.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de la note de frais à modifier.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Lorsque vous survolez avec la souris sur les lignes des notes de frais de votre liste, vous verrez les commentaires liés à la note concernée s'afficher dans une fenêtre qui s'affiche après quelques secondes.
2. Effectuez vos modifications.
La note de frais repasse alors dans l'état "À valider" et devra suivre à nouveau le circuit de validation.
Cliquez sur<CTRL><INSER> sur la note de frais à dupliquer.
Pour rajouter un justificatif vous devez utiliser le pictogrammede la partie Compléments.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Les notes de frais qui ne sont pas payées ne peuvent être supprimées que par leur émetteur.
Pour supprimer des notes de frais payées, vous pouvez utiliser le menu Traitements/Purge des notes de frais.
Pour supprimer des notes de frais, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau affichant vos fiches clients ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Le mode de suppression simultanée s'applique uniquement sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Cliquez surou <SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Cliquez sur.
Renseignez les champs.
Ce champ est automatiquement renseigné avec les données du collaborateur en cours. Ce champ peut vous permettre :
D’identifier de manière unique chaque note de frais.
De rapprocher le justificatif papier de la note de frais saisie (note de restaurant, billet d’avion, etc.) en inscrivant cette référence sur le justificatif.
Ce champ n'est modifiable que si l'utilisateur dispose de délégation de saisie de notes de frais pour d'autres utilisateurs. Sélectionnez alors, parmi la liste, le salarié concerné par la note de frais. Si vous n'avez pas ce profil, le champ sera automatiquement rempli avec votre nom.
Pour paramétrer la délégation de saisie, reportez-vous au menu Fichiers/Collaborateurs.
Cliquez sur<INSER>.
Pour joindre un justificatif à la note de frais, cliquez surpuis cherchez le document dans la fenêtre qui s'affiche.
3. Cliquez sur<ENTREE>.
Pour effectuer votre recherche, si vous ne souhaitez pas les mêmes critères il faut supprimer les filtres en cours.
2. Sélectionnez le critère de recherche de votre choix.
3. Saisissez votre critère de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.
2. Sélectionnez le critère clé de votre choix pour lancer la recherche.
4. Saisissez les critères souhaités parmi les possibilités affichées.
Lorsque vous affichez tous les critères, la fenêtre de recherche gardera votre choix de départ ou celui affiché par défaut tout en bas et vous proposera tous les autres critères disponibles.
Les critères de recherche sont compatibles avec les données s'affichant sur votre liste. Si vous souhaitez avoir d'autres critères pas proposés dans cette liste, vous devez la personnaliser (fonction de personnalisation par le bouton situé en bas de votre liste à droite) pour que les données s'affichent et soient donc proposées dans les critères.
Par exemple, si vous personnalisez la liste en rajoutant la colonne "Descriptif", voici l'affichage de la fenêtre de recherche multicritères.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser le filtre.
b) Saisissez vos critères de recherche.
Les filtres appliqués restent en place tant que vous ne les supprimez pas.
Pour le désactiver, cliquez simplement dessus avant de saisir votre critère de recherche.
Vous avez deux façons de supprimer les filtres :
Tous les filtres, simultanément, par la fenêtre de recherche :
2. De manière unitaire, directement sur la liste :
Avant de commencer votre recherche, si votre liste affiche le pictogrammesur une ou plusieurs colonnes, cela veut dire que vous avez effectué une précédente recherche en appliquant les filtres sur les données en question.
1. Cliquez sur<SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
4. Cliquez sur.
Cliquez sur.
3. Cliquez sursitué en haut à droite de votre petite fenêtre de recherche pour afficher les multicritères.
Il suffit de fermer la fenêtre de recherche et cliquer à nouveau surpour visualiser le nouveau critère de recherche.
a) Cliquez sur.
c) Cliquez sur.
Si le pictogramme de filtre s'affiche comme çadans votre fenêtre de recherche, cela vous indique que lors de votre dernière recherche un filtre a été mis en place.
a) Cliquez sur.
b) Cliquez sur.
Le pictogrammeindiquant l'application du filtre disparaît des titres des colonnes de la liste des données concernées. Toutes les données enregistrées s'affichent à nouveau.
Cliquez sur le pictogrammedirectement sur la colonne correspondant à la donnée choisie comme critère de recherche. Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre.
Saisie des notes de frais
Si l'utilisateur dispose d'une délégation de saisie pour d'autres utilisateurs, le sélecteur Notes de frais du collaborateur lui permet de choisir un collaborateur parmi ceux dont il a la charge de saisir les notes de frais.
Vous pouvez paramétrer votre module de notes de frais pour pouvoir saisir des notes de frais sur des prospects. Pour cela, vous devez vous rendre dans le menu Options, puis :
Répondez "oui" à la question "Voulez-vous autoriser la saisie des notes de frais sur des prospects ?", alors dans la page de saisie des notes de frais, le sélecteur Prospect s'affiche et vous pouvez saisir vos frais.
Certaines options de paramétrage ne sont pas accessibles à tous les utilisateurs, uniquement à l'utilisateur administrateur. L'option de saisie de notes frais sur des prospects, ainsi comme d'autres options de paramétrage, en fait partie.