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Fichiers

Clients

Le fichier Clients est le même dans tous les modules où il existe. Il vous permet de gérer les coordonnées de vos clients mais également de tous vos contacts chez ces clients.

Toute modification des données d’un client sera prise en compte, en temps réel, dans tous les modules dans lesquels le fichier client est utilisé.

L'option Inclure les clients archivés permet d'ajouter dans le tableau, les clients que vous avez archivés (rubrique "Archiver une fiche client" de votre aide en ligne).

Personnaliser - cette fonction permet de choisir les champs que vous désirez voir s'afficher, l'ordre d'affichage et le nombre de lignes à afficher par page, dans le tableau récapitulatif des clients.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste de clients. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Créer une fiche client

Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez au moins les champs Code client, Raison sociale, E-mail et, dans les données supplémentaires, le champ Ancienneté.

Le code client sera généré automatiquement si la numérotation automatique est activée dans le menu Options/Divers - thème Paramétrage des numérotations automatiques.

Les champs mentionnées ci-dessus, sont des champs obligatoires avant de pouvoir enregistrer la fiche client.

En effet, à ce stade de votre saisie, vous pouvez déjà sauvegarder votre fiche client en cliquant sur le bouton. Vous pouvez continuer votre saisie ultérieurement, en cliquant sur le pictogrammesitué sur la ligne du client dans la liste des clients.

Le code client n'est pas modifiable si la numérotation automatique est activée et si la numérotation n'est pas activée, après l'enregistrement de la fiche, le code ne pourra pas être modifié non plus.

Adresse principale

Dans toutes les fiches principales des tous les tiers, vous avez le champ e-mail. Cette donnée permet de gérer les adresses e-mail génériques concernant la direction ou le service commercial, par exemple.

L'adresse email est une donnée obligatoire.

Lors de l'envoi d'une pièce par e-mail, si aucun contact n'est sélectionné, l'adresse indiquée dans ce champ, sera l'adresse sélectionnée (également dans l'envoi groupé des factures).

Par défaut, le code client est généré automatiquement lors de la création de votre tiers. Vous pouvez paramétrer cette numérotation dans le menu Options/Divers, puis en cliquant sur le thème Paramétrage des numérotations automatiques.

Les codes fonctionnent comme une sorte d'identifiant du client ou autre. C'est un important critère de recherche et cela vous aide aussi a bien distinguer des fiches homographes, mais pour des clients différents, par exemple.

En effet, les codes sont essentiels dans la gestion de vos tiers. Ils indiquent en base de données le caractère unique d'une fiche client que vous créez.

Informations commerciales

Mode de règlement : vous devez indiquer dans ce champ l'échéance de règlement habituelle que vous accordez au client.

Lors de la création d'une pièce commerciale, le mode de règlement sera automatiquement renseigné, mais vous pourrez bien évidemment le modifier avant la validation de la pièce.

Type de paiement : vous pouvez indiquer le type de paiement utilisé par votre client pour bien automatiser l'enregistrement des règlements clients.

Prix par quantité : activez cette option si vous souhaitez faire bénéficier à votre client, des tarifs spécifiques par quantités vendues enregistrés dans les fiches articles.

Pour paramétrer les prix par quantité, vous devez passer par le menu Fichiers/Articles - thème Tarifs.

Catalogue de prix : vous pouvez associer un catalogue de prix au client. Les articles du catalogue sélectionné seront visibles lors de la création de pièces commerciales des clients pour lesquels vous avez associé un catalogue.

Pour créer les catalogues, rendez-vous dans le menu Fichiers/Divers.

Taux de remise globale : c’est le taux de remise habituel que vous accordez au client.

Lors de la création d'une pièce commerciale pour les clients pour lesquels vous avez renseigné un taux de remise globale, ce taux y figurera, mais vous pourrez bien évidemment le modifier ou le supprimer.

Code vendeur : vous avez la possibilité d’attribuer un code vendeur à des clients.

L'insertion d'un code vendeur automatise l'affectation du vendeur en question aux actions commerciales créées. Le code vendeur figurera automatiquement sur les pièces commerciales ; vous pouvez le modifier si besoin.

Code vendeur associé : vous avez la possibilité d’attribuer un code vendeur associé à des clients en remplissant dans la fiche vendeur menu Fichiers/Divers.

TVA

N° de TVA intracommunautaire : donnée importante pour votre facturation, nous vous conseillons de la renseigner dès le départ, car cela permet de préciser le motif d'exonération TVA, selon le cas.

Fonctionnement du logiciel : sur les pièces commerciales, le régime de TVA du client sera pris en compte (par exemple "Non soumis à la TVA (intracommunautaire)" et prend le code comptable correspondant dans la fiche article (pour les articles non soumis à la TVA intracommunautaire). Pour faire la distinction entre les échanges avec TVA et sans TVA, les ventes sont enregistrées sur des comptes de produits différents (par exemple : 707000 pour la TVA 20%, 707100 pour la TVA intracommunautaire, etc.).

Régime TVA : vous renseignez ici le régime de TVA du client (soumis à TVA en France métropolitaine, soumis à TVA des DOM hors Guyane, non soumis à TVA...).

Lors de la création d'une pièce commerciale, le taux de TVA d'un article sera automatiquement ajusté en fonction du régime de TVA renseigné sur la fiche client.

Exemple : tous les articles insérés dans une pièce commerciale pour un client "Non soumis à TVA" seront automatiquement enregistrés sans TVA, même s'ils ont été créés avec un taux de TVA.

Les textes obligatoires correspondant aux différents cas d'exonération ou régime spéciaux qui doivent figurer sur vos factures, doivent être enregistrés dans le menu Options/Pièces commerciales - thème Texte par défaut pour les modèles d'impression.

Comptabilité

N° de compte comptable : ce numéro de compte sera utilisé lors de l'édition du journal comptable des ventes pour générer vos écritures de ventes, soit directement vers le module Comptabilité, soit dans un fichier Excel™ pour l'intégrer à tout autre logiciel de comptabilité.

Le logiciel vous propose le numéro de compte composé du radical que vous avez paramétré dans le menu Options/Comptabilité suivi du code client. Si ce numéro ne vous convient pas, vous pouvez le modifier.

Transport

Mode de transport : cette valeur sera reprise par défaut dans les pièces commerciales pour le client en question.

Ce champ s'affiche uniquement si l'option de gestion des modes de transport est activée dans le menu Options/Divers.

Autres informations

Statut : cette donnée vous permet d'indiquer une alerte pour le client. Lors de la création de la fiche client, le statut renseigné par défaut c'est "Rien à signaler".

Vous pouvez effectivement renseigner un nouvel statut dans les fiches client, en passant par la modification d'une fiche déjà existante. Cliquez ici pour en savoir plus.

Famille : ce champ vous permet d’affecter le client à une famille.

Cette affectation vous permettra d'effectuer certaines éditions en utilisant cette donnée comme critère de sélection.

Pour créer une nouvelle famille clients, rendez-vous dans le menu Fichiers/Divers.

Code APE : ce champ est, par défaut, facultatif et vous pouvez le rendre obligatoire.

Pour rendre le code APE obligatoire, vous devez passer par votre espace abonné, module Mon abonnement, menu Paramètres divers/Code APE.

Date d’archivage : ce champ est automatiquement renseigné lors d'un éventuel archivage de la fiche client.

Transmission EDI

Coordonnées bancaires

Il s'agit ici des données obligatoires, si vous souhaitez gérer les règlements du client par prélèvement automatique en intégration avec le module Liaisons bancaires.

Données supplémentaires

Ancienneté : donnée obligatoire, vous devez l'indiquer en choisissant une des options dans le sélecteur, avant d'enregistrer la fiche de votre client.

Rappel ! Les champs obligatoires avant l'enregistrement sont : code, raison sociale, l'adresse e-mail et ancienneté.

Créer un contact dans la fiche client

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste des contacts. Cliquez sur les lignes séparant les colonnes de titre de la liste et bougez un peu. Le redimentionnement sera recalculé et mis en place automatiquement.

Cliquez sur<F4> sur la ligne du client auquel vous souhaitez ajouter un contact.
Cliquez sur<INSER> dans la partie gestion de contacts et autres adresses (partie inférieure de la fiche client).
Renseignez les champs.

Aucun champ n'est obligatoire. Cependant, si vous entrez une valeur dans l'adresse e-mail, sa cohérence sera testée.

Vous pouvez envoyer un email à votre contact en cliquant directement sur son adresse e-mail.

4. Cliquez sur<ENTREE>.

Modifier une fiche client

Cliquez surou <F4> sur la ligne du client à modifier.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous :

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>

La molette de votre souris, vous permet également de naviguer de haut en bas de page.

2. Effectuez vos modifications.

3. Cliquez sur<ENTREE>.

Modifier un contact dans la fiche client

Cliquez surou <F4> sur la ligne du client pour lequel vous souhaitez modifier un contact.
Cliquez sursur la ligne du contact à modifier - tableau de contacts en bas de votre fiche client.
Effectuez vos modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.

Dupliquer une fiche client

Lorsque vous dupliquez la fiche d'un client, les contacts sont également dupliqués avec la fiche principale. Vous pouvez aussi dupliquer les contacts si besoin.

Cliquez surou <CTRL><INSER> de la ligne du client que vous souhaitez dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.

Deux clients ne pouvant avoir le même code, vous devez saisir un nouveau code.

Dupliquer un contact dans la fiche client

Cliquez surou <F4> de la fiche du client dans lequel vous souhaitez dupliquer un contact.
Cliquez sur ou <CTRL><INSER> sur la ligne du contact que vous souhaitez dupliquer.
Effectuez les éventuelles modifications.
Cliquez sur ou <ENTREE>.

Supprimer une fiche client

Lorsque vous supprimez une fiche client dans un module, vous la supprimez également de tous les modules partageant le fichier clients.

Si vous supprimez une fiche d'un client pour lequel vous avez saisi des pièces commerciales, vous ne retrouverez plus son code dans les sélecteurs qui vous sont nécessaires lors des diverses éditions. Vous pouvez donc simplement archiver la fiche client.

Pour supprimer des clients, vous avez trois options :

a) De manière unitaire :

Cliquez surou <SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer une fois positionné sur la ligne de votre choix <ESPACE> .
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Validez le message de confirmation.

Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.

En cliquant donc sur le boutonensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Exemple :

Vous cochez toutes les lignes de la page 1 de votre liste, ensuite vous défilez entre les pages et sélectionnez toutes les lignes de la page 13.

Supprimer un contact sur la fiche client

Cliquez sur ou <F4> sur la fiche client dans laquelle vous souhaitez supprimer un contact.

Puis dans la partie de gestion des contacts de la fiche client, vous avez trois options selon votre besoin :

a) De manière unitaire :

Cliquez surou sur la touche <SUPPR> sur la ligne à supprimer.
Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée en sélectionnant les lignes à supprimer :

Cochez les cases des lignes à supprimer ou cliquez sur la touche <ESPACE> une fois positionné sur la ligne de votre choix.
Cliquez surou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><U> une fois toutes les lignes à supprimer sélectionnées.
Validez le message de confirmation.

Si vous sélectionnez certaines lignes dans une page, puis dans une autre et ainsi de suite, la sélection se tient, même en changeant de page.

En cliquant donc sur le boutonensuite, vous supprimerez toutes les lignes cochées, dans toutes les pages concernées de votre liste.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes de la liste ou utilisez le raccourci clavier <CTRL><SHIFT><A>.
Cliquez sur.
Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Exemple :

Rechercher une fiche client

Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F>.
Saisissez les critères de recherche.
Cliquez sur.

Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère afin d'en afficher d'autres.

Vous pouvez également agrandir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, cliquez sur le pictogramme situé en haut à droite de la popup de critères.

Dans cette popup, toutes les données s'affichant dans votre liste seront disponibles pour votre recherche.

Si vous avez une donnée à saisir dans votre critère de recherche qui n'apparaît pas dans les données disponibles, cliquez sur le bouton sous la liste des clients pour la rajouter en cochant la case correspondante. Ensuite, vous pourrez recommencer votre recherche et le critère y figurera.

L'autre possibilité est de passer par la recherche transversale (consultez l'aide, chapitre "Recherche transversale").

La popup des critères s'affiche dans la partie inférieure gauche de votre liste. Vous pouvez la déplacer ailleurs dans votre interface par glisser-déposer.

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur la liste.

Recherche multicritères

Cliquez sur .

2. Sélectionnez le critère clé de votre choix pour lancer la recherche.

3. Cliquez sur situé en haut à droite de votre petite fenêtre de recherche.

La fenêtre multicritères s'affiche.

Saisissez les critères souhaités parmi les possibilités affichées.

Lorsque vous affichez tous les critères, la fenêtre de recherche conservera votre choix de départ ou celui affiché par défaut tout en bas et vous proposera tous les autres critères disponibles.

Les critères de recherche sont compatibles avec les données s'affichant sur votre liste. Si vous souhaitez avoir d'autres critères, vous devez personnaliser votre liste (fonction de personnalisation par le bouton situé en bas de votre liste à droite) pour que les données s'affichent et soient donc proposées dans les critères de recherche.

Par exemple, si vous personnalisez la liste en rajoutant la donnée "Famille", voici l'affichage de la fenêtre de recherche multicritères.

Appliquer un filtre

Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.

b. Saisissez votre critère de recherche.

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice l'ayant créé ne le supprime pas.

Supprimer les filtres

Vous avez deux façons de supprimer les filtres :

1 - Sur tous les critères, simultanément :

En effet, ce pictogramme vous indique qu'un filtre est bien en cours.

La liste s'affiche à nouveau sans aucun filtre appliqué.

2 - Directement sur la liste, critère par critère :

Cette méthode est indiquée dans le cas où vous ne souhaitez pas supprimer tous les critères de filtre, dans le cas d'un filtre sur plusieurs données.

Répétez l'opération sur chaque colonne de filtre pour les désactiver.

Rappel :

Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur ou l'utilisatrice qui l'a créé ne le supprime pas complètement. La liste s'affichera alors en fonction des critères de filtre encore actifs.

Rechercher un contact dans une fiche client

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du client dans lequel vous souhaitez rechercher un contact.
Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> situé dans la partie Gestion des contacts chez le client.

Ensuite, suivez les étapes de recherche de la fiche client décrites dans la rubrique précédente : "Rechercher une fiche client".

Personnalisation de l'affichage des listes

Vues

Vous pouvez personnaliser la vue par défaut de vos listes ou créer des nouvelles vues pour garder toujours la vue par défaut disponible à tout moment.

En effet, vous pouvez, par exemple, avoir une liste par défaut avec plus de données, et des vues contenant moins de données selon des besoins spécifiques de votre gestion, ou inversement : une vue par défaut avec moins de données et de nouvelles vues affichant plus ou d'autres données que celles de votre liste par défaut.

Pour cela, la fonction de personnalisation vous permet de configurer des "vues".

Personnaliser l'affichage de la vue par défaut

Vous pouvez choisir les champs, y compris les champs personnalisés que vous avez éventuellement créés et que vous désirez voir s'afficher dans la liste. Vous pouvez également paramétrer l'ordre d'affichage des colonnes et le nombre de lignes à afficher par page dans votre liste.

Chaque utilisateur peut créer, si les droits lui ont été donnés par l'utilisateur administrateur, autant de vues qu'il jugera nécessaire.

En effet, en créant des nouvelles vues, vous pouvez garder la liste par défaut avec les données que vous consultez plus fréquemment et avoir d'autres plus spécifiques selon le besoin recherché.

Les données affichées et leur ordre d'affichage ainsi comme la gestion automatique du nombre de lignes à afficher par page peuvent être modifiés à la convenance de chaque utilisateur.

Vous pouvez modifier l'affichage des listes autant de fois que vous le souhaitez.

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne. Les colonnes se redimensionnent automatiquement.

Personnaliser l'affichage par défaut

Sélectionnez la "Défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".

Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

Dans le sélecteur de "vues" situé à droite, sur la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.

A l'aide des boutonsetsitués entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Les choix seront conservés pour le fichier traité, pour l'utilisateur en cours et ce, jusqu'à une modification ultérieure de l'affichage par ce même utilisateur à l'origine des modifications effectuées.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Personnaliser l'ordre d'affichage de la vue par défaut

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la "Défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de votre liste.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Personnaliser la vue par défaut de la liste de contacts de la fiche client

Personnaliser l'affichage par défaut

Sélectionnez la "Défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste des clients.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la fiche client sur laquelle vous souhaitez personnaliser l'affichage de la liste de contacts.
Dans la partie "gestion de contacts" de la fiche, sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste de contacts.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E>.

Vous pouvez modifier la liste par défaut ou paramétrer un nouvel affichage en créant une nouvelle "vue".

Une vue reste privée reste visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public".

Dans le sélecteur de "vues" situé à droite dans la fenêtre de personnalisation, choisissez l'option "Défaut".

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous visualisez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur la liste.

A l'aide des boutonsetsitués entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données de votre liste par défaut.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation en choisissant la première donnée que vous souhaitez voir s'afficher. Cette première donnée correspondra à la première colonne de votre liste.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.
Cliquez sur<ENTREE>.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre de gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à votre liste par défaut (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste.

Personnaliser l'ordre d'affichage de la liste de contacts

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la "Défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste de clients.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur ou <F4> de la ligne de la fiche client sur laquelle vous souhaitez personnaliser l'ordre d'affichage des contacts
Dans la partie "gestion de contacts", sélectionnez la "vue par défaut" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste de contacts de la fiche.
Cliquez sur le bouton situé en bas à droite de la partie de gestion des contacts de la fiche.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Créer une nouvelle vue

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E> dans la partie inférieure droite de la liste.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur ou <ENTREE>.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Une fois la personnalisation des données terminée, continuez votre personnalisation :

Déployez le thème "Personnaliser les lignes du tableau" en cliquant sur le titre du thème ou sur le pictogramme situé au bout de la ligne du thème à droite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste, à l'aide du bouton dash.
Déployez le thème "Pagination" en cliquant sur le titre du thème ou sur le pictogramme situé au bout de la ligne du thème à droite.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique la pagination de la liste, à l'aide du bouton dash.
Cliquez sur .

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Modifier l'ordre d'affichage d'une vue

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la vue de votre choix à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la liste.

Si aucune vue personnalisée n'a été créé et sélectionnée précédemment, c'est la vue par défaut qui s'affiche.

Cliquez sur le bouton situé en bas à droite.
Sur le cadre à droite dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage sur la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Créer une nouvelle vue de la liste de contacts

Paramétrage des affichages personnalisés des listes

Sélectionnez la vue dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue de la liste de contacts, à l'aide du sélecteur en haut à droite de la liste de clients.
Cliquez de la fiche du client dans laquelle vous souhaitez personnaliser la liste de contacts.
Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E>.
Sélectionnez l'option "Nouvelle vue" à l'aide du sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre de paramétrage.
Saisissez un nom pour la nouvelle vue.
Cliquez sur ou <ENTREE>.

Vous remarquerez que la nouvelle vue que vous venez d'enregistrer, s'affichera dans le sélecteur de vues situé en haut à droite de votre liste. Cliquez sur la flèche pour consulter la liste des vues.

Si vous sélectionnez plus de champs que la liste ne peut en contenir sur les tailles standards de l'écran, un balayage horizontal se met automatiquement en place par scroll.

Notez que l'option "Public" s'affiche juste à côté du sélecteur.

Une vue reste privée et donc visible uniquement par l'utilisateur l'ayant créée.

L'utilisateur peut choisir de la rendre disponible à tous les utilisateurs de la société en lui attribuant le statut "public" en cochant la case de l'option.

Dans le cadre de gauche, données en gris, vous avez les données disponibles que vous pouvez faire afficher sur votre nouvelle vue.

Notez que les données de la vue par défaut restent dans le cadre des données figurant déjà sur la personnalisation.

A l'aide des boutons et situés entre les deux cadres, vous allez pouvoir retirer et/ou ajouter des données pour créer votre nouvelle vue personnalisée.

Vous pouvez utiliser la méthode "drag an drop" pour retirer des données, également.

Commencez donc votre personnalisation de la liste en choisissant les données que vous souhaitez retirer et/ou ajouter. La première donnée en haut du cadre de droite correspond à la première colonne affichée sur la liste et ainsi de suite.

Une fois la personnalisation des données terminée, continuez votre personnalisation :

Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique le nombre de lignes de la liste, à l'aide du bouton dash.
Choisissez si oui ou non, vous souhaitez rendre automatique la pagination de la liste, à l'aide du bouton dash.

Ajouter des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données du cadre à gauche vers le cadre à droite.

Ajouter des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de gauche que vous souhaitez ajouter à la nouvelle vue (cadre de droite).

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre de la personnalisation, à droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Ajouter des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée de votre choix dans le cadre de gauche, glissez-la et déposez-la dans le cadre de droite.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour ajouter toutes les données que vous souhaitez voir sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données

Utilisez la méthode de votre choix :

Glisser et déposer les données de votre choix du cadre à droite vers le cadre à gauche.

Retirer des données par sélection

Cliquez sur la donnée du cadre de droite pour la retirer de la liste.

Vous pouvez sélectionner une donnée à la fois.

La donnée en question s'affiche immédiatement dans le cadre à gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Retirer des données par drag and drop

Cliquez sur la donnée à retirer, glissez et déposez-la dans le cadre de gauche.

Répétez ces étapes autant que nécessaire pour retirer toutes les données que vous ne souhaitez pas voir s'afficher sur la liste.

Saisissez un nom pour la nouvelle vue.

Modifier l'ordre d'affichage d'une vue de la liste de contacts

Les données s'affichent dans l'ordre de sélection.

Vous pouvez modifier l'ordre autant de fois que vous le souhaitez en toute simplicité.

Sélectionnez la vue dans laquelle vous souhaitez modifier l'ordre d'affichage de la liste de contacts, à l'aide du sélecteur en haut à droite de la liste de clients.
Cliquez sur de la fiche client dans laquelle vous souhaitez personnaliser l'ordre d'affichage des données de la liste de contacts.
Dans la partie "Gestion de contacts" sélectionnez la vue dans laquelle vous souhaitez modifier l'ordre d'affichage via le sélecteur de vues en haut à droite de la liste de contacts, puis cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><E>.
Sur le cadre à droite, cliquez sur la donnée que vous souhaitez déplacer pour modifier l'ordre d'affichage de la liste.
Glissez et déposez la donnée à l'endroit de votre choix.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour sauvegarder le nouvel ordre d'affichage.

Archiver une fiche client

Vous pouvez, pour alléger votre base clients, archiver les client inactifs mais qui doivent néanmoins être conservés.

En effet, certaines pièces commerciales peuvent être enregistrées pour ces clients. Vous pouvez à tout moment désarchiver ces fiches.

Un client archivé n'est plus accessible, sauf à le désarchiver.

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du client à archiver.
Cliquez sur .

La date d'archivage est automatiquement indiquée.

3. Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste des clients.

Désarchiver une fiche client

Cochez l'option de filtre "Inclure les clients archivés" situé dans la partie supérieure de votre liste de contacts.
Effectuez une recherche pour retrouver la fiche client à désarchiver.
Cliquez sur sur la ligne de la fiche du client concerné.
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste des clients.

Désarchiver une fiche client

Cochez l'option de filtre "Inclure les clients archivés" situé dans la partie supérieure de votre liste de contacts.
Effectuez une recherche pour retrouver la fiche client à désarchiver.
Cliquez sur sur la ligne de la fiche du client concerné.
Cliquez sur .
Cliquez sur ou <ECHAP> pour revenir à la liste des clients.

Envoyer un courrier

Vous pouvez, via les modèles d'impression, créer des courriers types à envoyer de façon automatique, selon un besoin précis.

Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne du client auquel vous souhaitez envoyer le courrier.
Cliquez sur le bouton .

Le sélecteur affichera uniquement les modèles d'impression de type "courrier". Si aucun modèle de ce type n'a pas encore été défini, vous devez les créer avant dans le menu Fichiers/Divers - Modèles d'impression.

3. Sélectionnez le modèle d'impression.

Vous pouvez alors l'imprimer pour l'envoyer par la poste ou simplement le sauvegarder pour l'envoyer par email.

Envoyer un courrier à un contact enregistré dans la fiche

Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne de la fiche client de votre choix puis rendez-vous dans la liste des contacts située dans la partie inférieure de la fiche.
Cliquez sur le nom du contact de votre choix.
Cliquez sur dans la fenêtre du contact.
Sélectionnez le modèle d'impression de type "courrier" dans le sélecteur.
Cliquez sur .

Modifier le statut du client

Vous pouvez modifier le statut d'un client selon la situation du client : factures en souffrance, cessation de contrat, etc.

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du client pour lequel vous souhaitez modifier le statut.

2. Cliquez sur .

Les statuts RAS, A surveiller et Bloqué s'affichent.

3. Sélectionnez le statut à appliquer.

La validation de la modification du statut entraîne :

Le changement du statut de la fiche client.
La création d'une action CRM

Le statut du client sera affiché dans toutes les pièces de vente.

Si le statut du client est défini comme "Bloqué", la création et le transfert d'une pièce commerciale pour ce client ne sera pas possible. Une alerte s'affiche pour vous l'indiquer. Cela sera le cas aussi dans le module de CRM et dans l'agenda.

Le statut s'affiche sous le thème "Autres informations" de la fiche.

Dans la création d'une pièce commerciale, le pictogramme indiquant le statut renseigné dans la fiche, s'affiche à coté du code client.

Tarifs / Remises

Tarifs

Cette fonction est très utile pour visualiser les tarifs que vous avez mis en route pour le tiers en cours sur certains articles.

Cliquez sur sur la ligne du client pour lequel vous voulez consulter les tarifs enregistrés pour le client.
Cliquez sur .

Une popup s'affiche avec la liste des tarifs appliqués à ce client et vous pouvez en créer d'autres en cliquant sur .

Remise par famille article

Vous pouvez définir des taux de remise à appliquer sur des familles d'articles pour un client.

Application

Dans une pièce commerciale de vente, si vous insérez un article appartenant à une famille article pour laquelle un taux de remise à été défini pour le client en cours, le taux de remise de la ligne d'article en cours de saisie est automatiquement renseigné.

Cliquez sur sur la ligne du client dont vous souhaitez appliquer un code remise sur une famille d'articles.
Cliquez sur la flèche du bouton et cliquez sur l'option "Remise par famille articles".

Une nouvelle fenêtre s'affiche avec la liste de remises par famille article si déjà enregistrées pour le client en cours.

Vous pouvez sélectionner la remise à appliquer ou la créer en cliquant sur.

Le taux de remise par famille article sera appliqué lorsque un article de cette famille sera inséré dans une pièce de vente pour ce client.

Vision 360° fiche client

La fonction Vision 360° varie selon le menu de votre module de gestion commerciale.

Par exemple, si vous êtes sur le menu Fichiers/Prospects, les options contenues dans le bouton selon celles compatibles avec le fichier des prospects.

Introduction

La fonction Vision 360° vous permet un accès simple à tout ce qui pourrait avoir un rapport avec votre client.

Vous pouvez notamment accéder des événements enregistrés dans la CRM jusqu'au générateur d'états pour créer une édition multicritères.

Cette fonction est également présente dans le module de CRM.

Pour accéder la Vision 360°, vous avez le bouton et le pictogramme situé en haut à droite des fenêtres où cette fonction est présente.

Certaines options s'affichent lorsque vous êtes également abonné aux modules concernés.

Vous allez pouvoir sinon, accéder aux pièces commerciales, aux statistiques de facturation, historique des ventes et achats, entre autres.

Consulter les données comptables et statistiques d'une fiche client

Vous pouvez à partir du module de Gestion commerciale, directement de la fiche client, accéder rapidement à certaines données comptables et financières.

Cliquez sur et ensuite sur Grand livre.

Cette fonction vous permet d'éditer le détail des écritures comptables d'un client, si vous êtes abonné au module Comptabilité.

Cliquez sur et ensuite sur Statistiques. Cette fonction vous permet de visualiser certaines informations du cycle de vente d'un client (solde à livrer, total livré non facturé, total facturé).

Utiliser la Vision 360° à partir de la fiche client

Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du client pour lequel vous souhaitez consulter des données.
Cliquez sur le situé entre les thèmes supplémentaires et la gestion des contacts de la fiche. Ou alors, sur le pictogramme situé en haut à droite de votre interface.
Cliquez sur l'option de votre choix dans le menu déroulant.

Dans la séquence de l'aide Vision 360° nous abordons chacune des options de ce menu.

Envoyez un courrier à un contact de la fiche prospect

Cliquez sur le pictogramme ou <F4> sur la ligne de la fiche prospect de votre choix puis rendez-vous dans la liste des contacts située dans la partie inférieure de la fiche.
Cliquez sur le nom du contact de votre choix.
Cliquez sur dans la fenêtre du contact.
Sélectionnez le modèle d'impression de type "courrier" dans le sélecteur.
Cliquez sur .

Créer une fiche client

Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez au moins les champs Code client, Raison sociale, E-mail et, dans les données supplémentaires, le champ Ancienneté.