Devis

Indication du tiers à la saisie du devis

Vous pouvez créer votre client, prospect, dossier au moment même de la saisie de votre pièce.

En effet, vous n'êtes pas obligé de l'enregistrer avant, puisque tous les outils de création de ces fichiers sont intégrés aux pièces commerciales.

Lorsque le nombre de décimales est paramétré à 3 sur les prix unitaires des articles et l'affichage des données monétaire, lors de la création d'une facture, le montant de la TVA s'affichera sur 3 décimales.

Exemple :

Pour une facture HT de 2091,260 avec une TVA à 20%, le montant de la TVA est à 418,252

Pour paramétrer le nombre de décimales que vous souhaitez utiliser, vous devez vous rendre au menu Options/Divers.

Votre logiciel vous permet de gérer plusieurs versions d'un même devis.

Différents modèles d'impression sont à votre disposition, notamment un modèle intitulé "Pro forma". Vous pouvez aussi créer vos propres modèles via le menu Fichiers, Divers, fichier Modèles d'impression.

Une fois accepté par le client / prospect, le devis peut être "transféré" en "commande", "bon de livraison" ou "facture".

Uniquement l'option de facturation est disponible lorsque vous ne gérez pas de stock.

Vous pourrez ensuite supprimer le devis ou l'archiver.

Si vous gérez les chantiers, le devis va générer plusieurs factures de situation au fil de l'avancement des chantiers.

Vous avez deux raccourcis clavier vous permettant de passer du haut au bas de la page rapidement (et vice-versa).

En effet, lorsque vous êtes sur un écran avec un scroll apparent, vous pouvez utiliser les raccourcis ci-dessous.

Pour atteindre le haut de votre écran : <SHIFT><HOME>

Pour atteindre le bas de l'écran : <SHIFT><END>

Vous pouvez également naviguer dans la page en utilisant la molette de votre souris.

Critères d'affichage de la liste des devis

• Le premier sélecteur vous permet de filtrer les devis par client.

• Le deuxième sélecteur vous permet de filtrer les devis par prospect.

• L'option uniquement mes pièces permet à l'utilisateur (dans le cas où plusieurs utilisateurs sont censés saisir des devis) d'afficher dans le tableau uniquement les devis qu'il a lui-même créés.

• L'option uniquement les 12 derniers mois (12 mois c'est l'indicateur par défaut) permet de limiter l'historique des pièces affichées sur ce critère.

• Inclure les devis archivés, pour visualiser vos devis archivés.

Vous pouvez modifier le nombre de mois pour l'affichage de vos devis, en passant par le menu Options/Pièces commerciales et en cliquant sur le thème Autres.

Champs pour la création d'un devis

• Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouveau devis.

Vous avez cependant la possibilité de modifier le numéro de pièce directement dans le devis.

Pour modifier la numérotation automatique des devis, rendez-vous dans le menu Options/Pièces commerciales.

• Date : date de création du document, par défaut la date du jour, mais vous pouvez la modifier.

• Client ou Prospect : le code client (ou le code prospect) est obligatoire.

• Dossier : le code dossier est facultatif. Il est utile à des fins d'analyses. En effet, vous pouvez disposer de plusieurs dossiers ouverts simultanément pour un même client.

• Code vendeur : un vendeur peut être associé à un catalogue de prix, accéder à une partie de la base clients / prospects, et utiliser des modèles d'impression qui lui sont propres.

• Mode de règlement : le logiciel vous propose par défaut le mode de règlement que vous avez paramétré dans la fiche client. Vous pouvez néanmoins le modifier. Le mode de règlement est facultatif.

• Type de paiement : le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche client vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier. Il est facultatif mais permet d'associer la pièce à un code journal comptable, utilisé lors de la comptabilisation des règlements clients.

• Objet : vous pouvez enregistrer ici une référence client, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer en entête du devis.

• Remise globale : vous pouvez éventuellement appliquer une remise globale au devis (montant forfaitaire ou pourcentage).

• Accord client le : le fait d'entrer une date d'accord client dans ce champ empêchera la modification inopinée du devis. Si vous souhaitez à nouveau modifier le devis, vous devrez supprimer cette date d'accord.

• Nombre total de colis : ce champ reprend le total des colis indiqués au niveau des lignes articles.

• Raison sociale : elle est reprise telle que renseignée sur la fiche client.

Adresse

L'adresse principale du client (ou prospect) vous est proposée par défaut. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique dont l'adresse est différente de l'adresse principale, choisissez le dans le sélecteur contact.

Vous pouvez également modifier l'adresse sur la pièce dans les zones Adresse de facturation et Adresse de livraison.

Transférer

Cette fonction disponible si vous gérez du stock en ayant paramétré cela dans le menu Options/Stocks, vous permet de transférer votre devis en commande, bon de livraison ou facture.

Le bouton est visible après la création d'au moins une ligne article dans votre pièce.

Impression

Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impressions sont préenregistrés et fournis avec votre logiciel.

Le modèle proposé par défaut, est celui renseigné dans le menu Options/Divers fichier Modèles d'impression.

Récapitulatif par famille

Cette fonction est disponible si vous avez choisi de gérer les chantiers, dans le menu Options/Divers.

Le bouton permet de générer une édition avec les quantités et les valeurs totales par famille d'articles.