Traitement du fichier brut

Une fois le fichier d'import correctement reçu dans la grille, il doit être traité pour tester la cohérence des informations qu'il contient et générer de façon effective les documents commerciaux et éléments des fichiers liés dans notre module de Gestion commerciale.

Un fichier est accepté si et seulement si toutes les données qu'il contient sont valides.

Validation du fichier

La validation est déclenchée par un clic sur le bouton .

Ce bouton n'est présent que si les lignes du fichier ont été correctement importées dans la grille.

Le logiciel vérifie alors tout le fichier avant la création des commandes / factures. Si une anomalie est détectée, la validation est refusée et la nature du problème est indiquée dans le champ "Anomalie" de la ligne concernée.

Liste des anomalies (avant calcul)

La liste ci-après détaille les anomalies possibles :

Message	Précisions
Le champ "Nom du champ" doit avoir une longueur maximale de "Longueur"	Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié contient une valeur dont la longueur dépasse la longueur maximale autorisée.
Le champ "Nom du champ" doit être de type "Type de champ"	Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié contient une valeur qui n'est pas du type attendu. Par exemple, une valeur contenant du texte alors que le champ prévoit du numérique.
Le champ "Nom du champ" est obligatoire	Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié est vide alors qu'il doit être obligatoirement renseigné.
Le champ "Nom du champ" ne peut être négatif	Cette erreur apparaît lorsqu'un champ numérique est inférieur à zéro, ce qui est impossible.
Numéro de pièce déjà existant	Vous avez tenté d'importer une pièce avec un numéro déjà utilisé.
Code client et raison sociale vides	Si le code client n'est pas renseigné, le logiciel tentera de le créer à partir de la raison sociale, et inversement, c'est pourquoi l'un des deux champs doit être renseigné pour chaque pièce. Si le code client est vide, le logiciel attribuera un code de 9 caractères selon la nomenclature suivante : Caractères 1 à 3 : ce sont les trois premiers caractères de la raison sociale, espaces exclus. Si la raison sociale fait moins de trois caractères, les caractères manquants sont remplacés par des "X". Caractères 4 à 5 : ce sont les deux premiers caractères du code postal. Caractères 6 à 9 : c'est un numéro d'ordre compris entre 0000 et 9999 (comblé à gauche avec des zéros).
Code client inconnu	Cette erreur n'apparaît que si le code client a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier clients et que l'option choisie pour le fichier clients est "Refus de création".
Nom de contact inconnu	Cette erreur n'apparaît que si le nom du contact a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé parmi les contacts du client et que l'option choisie pour le fichier contacts clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le nom du contact client ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier contacts clients.
Code origine inconnu	Cette erreur n'apparaît que si l'origine du contact a été renseignée, qu'elle n'a pas été trouvée dans le fichier des origines client et que l'option choisie pour le fichier origines clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code origine du contact client ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier origines clients.
Code dossier inconnu	Cette erreur n'apparaît que si le code dossier du client a été renseigné, quil n'a pas été trouvé dans le fichier des dossiers client et que l'option choisie pour le fichier dossiers clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code dossier ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier dossiers clients.
Date d'ouverture du dossier vide	Cette date est un champ obligatoire
Code vendeur inconnu	Cette erreur n'apparaît que si le code vendeur auquel a été affectée la pièce a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des vendeurs et que l'option choisie pour le fichiers vendeurs est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code vendeur ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier vendeurs.
Date d'échéance non valide	Cette erreur n'apparaît que dans le cas où la date d'échéance est antérieure à la date de pièce.
Code article inconnu	Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des articles et que l'option choisie pour le fichiers articles est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code article ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier articles.
Quantité manquante	Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que la quantité est égale à zéro.
Prix manquant	Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que le prix unitaire HT et le prix unitaire TTC sont tous deux à zéro.
Deux prix renseignés	Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et si le prix unitaire HT et le prix unitaire TTC ont été renseignés. En effet, si tel est le cas, le logiciel est incapable de déterminer le sens dans lequel le calcul doit être effectué (à partir du HT ou du TTC) ce qui peut engendrer des erreurs d'arrondis. Pour pallier cette erreur, il suffit de supprimer l'un des deux prix.
Deux types de remise	Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et si la remise par montant et la remise en pourcentage ont été renseignées. En effet, si tel est le cas, le logiciel est incapable de déterminer le mode de calcul de la remise. Pour pallier cette erreur, il suffit de supprimer l'un des deux types de remises.
Montant de remise trop important	Cette erreur n'apparaît que si le montant de la remise est supérieur au montant (HT ou TTC selon le mode de calcul) de la ligne.
Taux de remise trop important	Cette erreur n'apparaît que si le taux de remise est supérieur à 100 %.
Code TVA manquant	Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que le code TVA est absent.
Code analytique inconnu	Cette erreur n'apparaît que si le code analytique a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des codes analytiques et que l'option choisie pour le fichiers des codes analytiques est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code analytique ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier codes analytiques.

Calcul des pièces commerciales

Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées une à une, chaque pièce est calculée et, à ce stade, certaines erreurs d'un autre type peuvent être à nouveau détectées :

Messages	Précisions
Total facture égal à zéro	Cette erreur n'apparaît que si la somme de toutes les lignes est égale à zéro.
Facture avec plus de deux taux de TVA	Cette erreur n'apparaît que si les articles contenus dans la facture font appel à plus de deux taux de TVA distincts ; le logiciel ne permettant pas d'en gérer plus par facture.

Le message d'erreur est répété sur toutes les lignes de la facture concernée.