Génération du fichier selon un modèle
Préparation
Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers notre module de Gestion commerciale doit générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV, etc.).
Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des fichiers liés (clients, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans la base. C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.
Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules). Le séparateur de décimales c'est la "," (virgule).
Les champs peuvent être de trois formats :
Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".
Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.
Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.
Fichiers liés aux pièces
Clients.
Contacts clients : ce sont tous les contacts chez les clients.
Origines clients : ce sont les provenances des clients.
Dossiers : ce sont les différents dossiers clients auxquels sont éventuellement affectées les pièces commerciales.
Vendeurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes / factures.
Articles.
Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.
Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris également dans notre module de Comptabilité.
Détail des champs du fichier d'import
Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.
N°
Libellé du champ
Type / Précisions
Lg maxi
Obligatoire
1
Numéro de pièce
Champ de type alphanumérique. Le n° de pièce est déterminant car c'est lui qui indique dans le fichier quand une pièce commerciale débute et quand elle se termine. En effet, lors du traitement du fichier, tant qu'il n'y a pas de nouveau numéro, on considère que les lignes appartiennent à la même pièce. Pour les utilisateurs qui exportent des documents commerciaux mais qui en créent également directement dans le logiciel de gestion commerciale, lors du traitement du fichier, il existe une option permettant la renumérotation automatique à partir de la dernière pièce créée. De ce fait, le numéro qui est attribué dans le fichier brut peut n'être indiqué qu'à la seule fin de différencier les pièces entre elles durant l'import.
20
Oui
2
Date de pièce
Champ de type date
10
Oui
3
Code client
Champ de type alphanumérique. Si le code client est vide, le client sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code client est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au client, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche client. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche client tous les champs renseignés. Pour gérer une codification client avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique, voir le champ 77.
21
Non
4
Raison sociale
Champ de type alphanumérique.
*Facultatif si le code client est renseigné.
*Obligatoire si le code client est vide.
60
Oui
5
Adresse 1 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
6
Adresse 2 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
7
Adresse 3 facturation
Champ de type alphanumérique.
50
8
Code postal facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du code postal dans le fichier des codes postaux.
10
9
Ville facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence de la ville dans le fichier des codes postaux.
50
10
Pays facturation
Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du pays dans la table des pays.
50
11
Nom contact facturation
Champ de type alphanumérique. Le contact du client est créé si au moins le nom du contact est renseigné. Un test d'unicité est fait dans la fiche client sur nom + prénom. Ainsi, si le logiciel trouve, pour ce client, un contact avec le même nom et prénom, le contact ne sera pas créé.
50
12
Prénom contact facturation
Champ de type alphanumérique.
50
13
Civilité contact facturation
Champ de type alphanumérique. Aucun test d'existence n'est fait dans le fichier "Civilités".
50
14
Code origine (contact)
Champ de type alphanumérique.
12
15
Libellé origine (contact)
Champ de type alphanumérique. Si la fiche origine doit être créée et que le libellé n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code origine qui sera dupliqué dans le libellé.
38
16
N° de compte comptable du client
Champ de type alphanumérique. Si le champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche client, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
17
N° de TVA intracommunautaire
Champ de type alphanumérique.
20
18
Code dossier
Champ de type alphanumérique.
12
19
Nom du dossier
Champ de type alphanumérique. Si la fiche dossier doit être créée et que le libellé du dossier n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code dossier qui sera dupliqué dans le libellé.
60
20
Date d'ouverture du dossier
Champ de type date. *Obligatoire si le code dossier est renseigné.
10
*Oui
21
Code vendeur
Champ de type alphanumérique.
12
22
Nom du vendeur
Champ de type alphanumérique. Si la fiche du vendeur doit être créée et que le nom du vendeur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code vendeur qui sera dupliqué dans le nom du vendeur.
50
23
Prénom du vendeur
Champ de type alphanumérique.
50
24
Objet (de la pièce)
Champ de type alphanumérique.
255
25
Échéance
Champ de type date.
10
26
Code article
Champ de type alphanumérique. Si le code article est absent, la ligne sera considérée comme une ligne de commentaire et seul le libellé de l'article sera considéré comme une donnée valide. Le fait de renseigner le code article rend obligatoire la saisie des champs "Quantité", "Prix unitaire ou TTC", "Code TVA".
20
27
Libellé de l'article
Champ de type alphanumérique. Si la fiche article doit être créée et que le libellé article n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code article qui sera dupliqué dans le libellé.
255
28
Quantité (de l'article)
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
12
*Oui
29
Prix unitaire HT
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné et le champ "Prix unitaire TTC"
est vide.
12
*Oui
30
Prix unitaire TTC
Champ de type numérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné et le champ "Prix unitaire HT"
est vide.
12
*Oui
31
Remise montant
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise pourcentage" est renseigné.
12
32
Remise pourcentage
Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise montant" est renseigné.
5 dont 2 décimales
33
Code TVA
Champ de type alphanumérique.
*Obligatoire si le code article a été
renseigné.
2
*Oui
34
Code analytique
Champ de type alphanumérique.
12
35
Libellé du code analytique
Champ de type alphanumérique. Si la fiche du code analytique doit être créée et que le libellé du code analytique n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code analytique qui sera dupliqué dans le libellé.
255
36
N° de compte de l'article quand soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
37
N° de compte de l'article quand non soumis à TVA
Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.
21
38
Code barre article
Champ de type alphanumérique.
20
39
Valeur ligne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la ligne de la grille, par exemple, la couleur.
50
40
Valeur colonne
Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la colonne de la grille, par exemple, la taille.
50
41
Code dépôt
Champ de type alphanumérique.
Si vous avez activé la gestion de stock et que vous gérez plusieurs dépôts, vous avez deux possibilités :
Renseigner le code dépôt adéquat dans le fichier d'import.
Indiquer un code dépôt par défaut dans les options d'importation s'il s'agit du même dépôt pour toutes les pièces.
12
42
Champ de type alphanumérique.
64
43
Téléphone
Champ de type alphanumérique.
20
44
Fax
Champ de type alphanumérique.
20
45
NOM du contact livraison
Champ de type alphanumérique.
50
46
PRENOM du contact livraison
Champ de type alphanumérique.
50
47
Raison sociale livraison
Champ de type alphanumérique.
60
48
Adresse 1 livraison
Champ de type alphanumérique.
50
49
Ville de livraison
Champ de type alphanumérique.
50
50
Code postal de livraison
Champ de type alphanumérique.
10
51
Pays de livraison
Champ de type alphanumérique.
50
52
Réservé Oxatis
Champ de type alphanumérique.
53
Réservé Oxatis pour libellé article « PORT »
Champ de type alphanumérique.
54
Réservé Oxatis pour le prix article « PORT »
Champ de type alphanumérique.
55
Réservé Oxatis pour Code TVA article PORT
Champ de type alphanumérique.
56
Réservé Oxatis pour article « ECOTAXE »
Champ de type alphanumérique.
57
Type de paiement
Champ de type alphanumérique.
35
58
Remise globale
Champ de type numérique. Doit correspondre à un taux.
59
Indicatif type de TVA
Champ de type numérique.
0 = Non soumis exportations
1 = Non soumis TVA autre cas 3 = Non soumis intracommunautaire
4 = Soumis à TVA en France
5 = Soumis TVA France DOM
6 = Soumis TVA UE
1
60
Réservé Oxatis remise sur PORT
Champ de type numérique.
61
Réservé Oxatis
Champ de type alphanumérique.
62
Mode de transport
Champ de type alphanumérique.
100
63
Montant HT Port
Champ de type numérique.
64
Montant TTC Port
Champ de type numérique.
65
Code TVA sur port
Champ de type alphanumérique.
66
Total TVA sur port
Champ de type numérique.
67
Taux de TVA sur port
Champ de type numérique.
68
Référence pièce origine
Champ de type alphanumérique. Permet de sauvegarder le numéro de pièce après renumérotation
20
69
Date archivage article
Champ de type date.
70
Adresse WEB fiche client
Champ de type alphanumérique.
50
71
Code APE client
Champ de type alphanumérique.
5
72
Numéro SIRET client
Champ de type alphanumérique.
50
73
Mobile contact
Champ de type alphanumérique.
50
74
Référence client
Champ de type alphanumérique.
35
75
Code famille client
Champ de type alphanumérique.
12
76
Code devise
Champ de type alphanumérique. Le code devise doit préexister dans Dailybiz avec un taux de conversion.
12
77
Gestion codification client (réservé synchronisation)
Champ de type numérique - 1 : Préfixe - 2 : Divers - 3 : Numérotation automatique
1
78
Date de livraison
Champ de type date
79
Numéro de lot
Champ de type alphanumérique
*Obligatoire si c'est un import du type bon de livraison ou facture, le code article a été renseigné et l'article en question gère bien les lots.
50
80
Réservé pour identifiant unique ligne d'article
Champ de type UUID
81
Code regroupement
Champ de type alphanumérique
50
82
Prix d'achat
Champ de type numérique
83
IsClient
Utilisé dans l'import du type de pièce devis pour faire la distinction entre un devis client et un devis prospect.
Par défaut si pas renseigné.
Champ de type numérique 1=Client, 0=Prospect
1
84
Date d'accord
Utilisé dans l'import du type de pièce devis.
Champ de type date
85
Civilité du contact livraison
Champ de type alphanumérique
50
86
Adresse 2 du contact livraison
Champ de type alphanumérique
50
87
Adresse 3 du contact livraison
Champ de type alphanumérique
50
Import de champs personnalisés
Si vous avez créé des champs personnalisés dans le logiciel, vous pouvez importer les informations correspondantes grâce à l'import partenaires.
Dans le fichier, les champs seront placés à la suite des champs listés ci-dessus.
Il faut préfixer le nom des champs afin que le programme reconnaisse le fichier principal auquel le champ est lié :
A_ pour les articles
C_ pour les clients
D_ pour les dossiers
FC_ pour les factures
CC_ pour les commandes
BL_ pour les bons de livraison
Exemple :
Si vous avez créé un champ personnalisé "Nomenclature douane" pour le fichier articles, pour l'import le champ sera nommé "A_Nomenclature douane".
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