Préparer et lancer le traitement

Pour les importer correctement, il est indispensable que le fichier contenant les données réponde à nos modèles d'import.

Exemple :

En cas d'importation de votre fichier fournisseurs, les codes fournisseurs doivent se trouver dans la 1ère colonne du tableau, la raison sociale dans la seconde, etc.

Un modèle de fichier répondant aux exigences de l'import est à votre disposition sur la fenêtre d'imports via un lien indiqué.

La mise en forme du champ du texte des descriptifs des articles est gardée dans le traitements d'import et d'export.

1. Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez importer (articles, clients, etc.).

2. Cliquez sur le lien proposé pour ouvrir ou enregistrer le modèle correspondant au type de données choisi.

Certaines informations sont obligatoires, d'autres doivent répondre à certains critères. Dans le fichier modèle, elles sont signalées par un triangle de couleur rouge. Passez la souris dessus pour afficher le commentaire associé.

1. Cliquez surpour télécharger le fichier que vous venez d'enregistrer.

Cochez l'option Mise à jour des fiches déjà existantes si vous souhaitez que, dans le cas d'une fiche existant déjà dans votre base, les informations importées remplacent les informations de la fiche.

1. Cliquez sur .

Si vous importez des articles déjà créés sans avoir coché la case de mise à jour, ceux-ci seront tout simplement ignorés.

1. Dans le modèle d’import pour les fichiers Clients, prospects et fournisseurs vous devez remplir deux onglets : un pour les fiches principales et un pour les contacts associés à chaque fiche. Le lien entre la fiche principale et les contacts se fera à l'aide de la colonne «CODE» qui doit être identique pour la fiche principale et les contacts liés.

2. La case à cocher "Mise à jour des fiches existantes" force l'actualisation des données actuellement existantes, à partir des données contenues dans le fichier. Le rapprochement sera fait par le code de chaque fiche (code client, etc.). Si vous ne cochez pas cette case, les lignes du fichier importé dont la colonne "Code" contient un code déjà existant dans votre base de données ne seront pas importées.

3. Pour l’import des articles, si vous indiquez une quantité en stock, un nouveau mouvement de stock sera généré automatiquement (de sortie ou d’entrée) avec la différence entre le stock actuel et le stock de l’inventaire.

Sachez que vous pouvez au préalable purger les mouvements de stock existants si vous le souhaitez (menu Stocks/Purge).