Créer un abonnement

1. Cliquez sur ou <INSER>.

Détail des champs :

Du / Au :

Dates de début et de fin de l'abonnement.

Tacite :

L'abonnement se reconduira automatiquement en l'activant pour une période identique à la précédente.

Client :

Personne morale à facturer.

Contact :

Destinataire de la facture (doit être enregistré comme contact dans la fiche de l'abonné).

Dossier :

Permet d'associer les factures d'abonnements à un dossier préalablement affecté au client (ce champ sera remplacé par "Chantier" si vous avez activé la gestion de chantier dans le menu Options/Divers).

Devis modèle :

Vous devez indiquer le devis modèle relatif à l'abonnement. La facture sera générée à partir du devis indiqué ici. Les données "contact et adresse" seront toujours celles du client facturé et non pas celles du devis modèle.

Il peut s'agir du devis initialement présenté au client, ou d'un devis que vous utilisez toujours comme modèle pour ce type d'abonnement.

Type de pièce à créer :

Vous définissez ici le type de pièce à envoyer à votre client lors d'un abonnement venant d'être créé ou renouvelé.

Vous pouvez décider d'envoyer à votre client d'abord la commande ou le bon de livraison, pour après générer une facture issue de cette première pièce.

Terme :

Vous définissez si la facturation doit se faire sur la périodicité à échoir ou échue. La pièce choisie sera donc générée pour la période à venir ou à a la fin de la période concernée.

Détail des lignes d'article du devis modèle

Les lignes d'article du devis modèle s'affichent ici.

Les lignes sont par défaut affichées car le thème est déployé par défaut. Pour le fermer, vous devez cliquer sur la ligne de titre du thème. Si vous souhaitez le rouvrir, vous devez cliquer à nouveau.

Vous devez modifier le devis modèle en rajoutant et/ou supprimant des lignes d'article si cela ne répond pas à l'abonnement que vous êtes en train de créer. Vous pouvez également indiquer un autre devis modèle compatible avec l'abonnement que vous souhaitez créer.

Pour les modifications et créations des devis modèles, vous devez vous rendre au menu Ventes/Devis.

Lors de l’ajout d’une ligne dans un abonnement, vous pouvez filtrer en amont les articles d’une famille en particulier.

Si l’option de gestion des abonnements en tant que pièce de vente n’est pas activée :

Les lignes d’article du devis modèle filtrées sur la famille sélectionnée, s'affichent dans l'abonnement.

Si l’option est activée :

Si la famille article est indiquée, l'ajout d’un article se portera sur cette famille, les propositions lors de la saisie et les articles disponibles dans la recherche par le pictogramme.

Un contrôle sera effectué également par le logiciel après le choix d'un article, si vous avez saisi le code ,en entier pour que ce soit bien un article de la famille indiquée.

Périodicité

Vous indiquez ici la périodicité de l'abonnement selon la formule proposée au client indiqué.

Jour de facturation : il s'agit du jour d'effective facturation de votre abonnement.

Exemple : sur une base mensuelle, si le jour de facturation est fixé à "15", une facture sera générée tous les 15 du mois, sur la période couverte par l'abonnement.

Délai d'anticipation de création de la pièce : vous choisissez ici le nombre de jours d'anticipation pour la création de la pièce commerciale d'abonnement.

Date de la dernière pièce et de la prochaine pièce : ces champs sont renseignés pour un abonnement en cours et donc, existant. Les champs sont grisés s'il s'agit d'un tout nouvel abonnement.

Affichage de la période dans l'objet de la pièce

Vous indiquez le délai entre la date de la pièce et la période indiqué dans l'objet. Puis, en cliquant sur le bouton radio, vous définissez l'option d'affichage de l'objet de la pièce que vous préférez, selon l'exemple affiché compatible avec la périodicité paramétrée.

L'objet de la pièce créée fera apparaître la période de l'abonnement. Cet objet peut être complété avec un texte saisi dans l'objet du devis modèle.

Récapitulatif de l'abonnement

Vous visualisez ici la raison sociale du client, l'information de date de fin de son abonnement et la date programmée pour la génération de la prochaine pièce.

Options

Utiliser l'adresse de la fiche client / du contact : l'adresse du contact peut être différente de celle de du client enregistré, c'est pourquoi ce choix vous est proposé comme adresse du destinataire de la facture.

Ce deuxième choix est indisponible si aucun contact n'a été créé dans la fiche du client.

Envoyer un e-mail avec la facture au client : cette case doit impérativement être cochée si vous souhaitez saisir un message à envoyer avec la pièce. Notez que l'éditeur de texte s'active pour votre saisie du message à envoyer.

Veillez à ce que l'adresse email soit renseignée dans la fiche du client ou du contact, selon votre choix d'envoi. Vous pourrez toujours envoyer la facture par e-mail manuellement depuis la pièce générée, mais ce n'est pas le plus indiqué pour un abonnement.

Modèle à utiliser : en cas d'envoi d'e-mail périodique, chaque facture jointe sera formatée selon le modèle d'impression indiqué.

Expéditeur : saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur telle que vous souhaitez faire apparaitre dans le message envoyé à votre client.

Message : saisissez votre message type. Ce message sera repris à chaque envoie de pièce d'abonnement à l'abonné, jusqu'à votre modification.

S'il y a une erreur dans l'envoi de l'email, la date de génération de l'abonnement sera de toute manière mise à jour, car la facture a quand même été générée.

Rapport périodicité / abonnement :

2. Cliquez sur ou <ENTREE>.