Créer un appel d'offre
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1. Cliquez sur ou <INSER> .
Numéro de pièce : il est attribué automatiquement par le logiciel et est incrémenté à chaque nouvel appel d'offres. Vous pouvez le modifier dans Options/Divers.
a) Fournisseur nº :
a.1) Cliquez sur le numéro d'ordre (de 1 à 5) à droite du sélecteur de fournisseurs. Le numéro 1 est indiqué par défaut.
Le numéro d'ordre choisi est affecté au libellé "Fournisseur n°" suivi du numéro choisi.
Pour chaque appel d'offres, vous pouvez saisir jusqu'à cinq fournisseurs. C'est au moment du transfert de l'appel d'offre en commande ou en facture que vous indiquerez le fournisseur sélectionné.
a.2) Sélectionnez le fournisseur ou cliquez sur pour une recherche multicritères.
Vous pouvez créer le fournisseur à partir de la fenêtre de recherche, au moment même de la création de votre pièce. Il suffit de cliquer sur [Nouveau].
Client : vous pouvez indiquer pour quel client vous émettez l'appel d'offre. Cette information vous permettra de calculer la marge brute prévisionnelle.
Comme pour les fournisseurs, si le client n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de votre fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur .
Contact : sélectionnez un contact ou cliquez surpour consulter la liste des contacts.
Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.
L'adresse du client est indiquée par défaut tant que vous n'indiquez pas un contact dont l'adresse soit différente. Vous pouvez à partir de cet écran, créer un nouveau contact. Pour cela cliquez sur , ensuite sur .
Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale et saisir l'adresse souhaitée.
Modifiez éventuellement l'adresse en choisissant un nouveau contact dans le sélecteur du contact dans le pavé adresse. Répétez cette opération pour tous les fournisseurs auxquels vous souhaitez faire parvenir l'appel d'offre.
Vous pouvez encore renseigner les champs :
Acheteur
Mode de règlement
Type de paiement : Le type de paiement que vous avez paramétré dans la fiche fournisseur vous est proposé par défaut. Vous pouvez néanmoins le modifier.
Objet : Il s'agit d'un champ de saisie libre qui peut contenir une référence, une explication ou toute autre information que vous désirez voir figurer dans l'en-tête de l'appel d'offre.
Par défaut l'adresse générique du fournisseur actif vous est proposée. Si vous souhaitez l'adresser à un contact spécifique du fournisseur actif, choisissez-le dans le sélecteur Contact (voir plus comment modifier l'adresse à partir des contacts).
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.
Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez sur [Personnaliser] et ensuite cochez le champ "E-mail envoyé".
Modèle d'impression : plusieurs modèles d'impression des appels d'offres vous sont proposés. Choisissez dans la liste celui qui convient le mieux à votre activité. Par défaut, il s'agit du modèle renseigné dans les options générales (menu Options/Divers).
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.
Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.
En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.
Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.
Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise" est également calculé automatiquement.
Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Mode 1 d'insertion d'une ligne article :
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille.
Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
b) Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
c) Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Pour passer à la ligne vous devez utiliser la touche <ENTREE>.
d) Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <Echap> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.
b) Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ "Descriptif" lorsque vous cliquez surpour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
a) Cliquez sur ou <INSER>.
b) Sélectionnez l'article ou cliquez sur pour une recherche ciblée.
Si l'article n'existe pas dans vos articles enregistrés, vous pouvez alors le créer. Cliquez sur ou <INSER> dans votre fenêtre de recherche.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
a) Cliquez sur ou servez vous de la flèche pour sélectionner la fonction souhaitée.
Notez que la ligne article active les champs à la saisie. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer sur pour consulter le fichier des articles et effectuer une recherche multicritères.
b) Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne (si vous n'utilisez pas la navigation par la touche <TAB>).
a) Cliquez sur en utilisant la flèche pour sélectionner l'option ajout, si nécessaire.
a) Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.
c) Cliquez sur .
Le pictogrammevous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.
2. Cliquez sur ou <ENTREE>.
