Créer un bon de livraison

Les bons de livraison peuvent être créés à partir du transfert des devis, commandes ou factures. Vous pouvez ensuite le modifier si besoin. Mais vous pouvez également le créer directement dans le menu Ventes/Bons de livraison.

Pour gérer les bons de livraison, vous devez activer la gestion de stocks dans le menu Options/Stocks.

Vous pouvez aussi, dans ce même menu, définir si vous souhaitez autoriser les mouvements de stocks dès la création de la pièce et non pas à sa validation, comme le fonctionnement par défaut.

Ainsi, le mouvement de stock se fera à la création du BL, pour rendre indisponible les articles sans attendre la validation de la pièce.

Vous devez donc bien indiquer un dépôt dans vos pièces de vente (devis, commande). Le logiciel vérifie que cette donnée est bien renseigné lors du transfert en bon de livraison (transfert unitaire ou groupé), quand les pièces contiennent des articles gérés en stock.

S'il y a un dépôt par défaut, il sera renseigné à la création de la pièce.

Lorsque vous saisissez un bon de livraison ou une facture avec un article en grille, si vous passez par la fenêtre de répartition des quantités, le logiciel effectue des contrôles et mouvements de stock pour chaque ligne insérée, quand l’option de validation par grille est activée dans le menu Options/Stocks.

Après avoir transféré une pièce commerciale, le logiciel vous positionne sur la pièce de destination. Vous pouvez alors la modifier, la sauvegarder, la valider, enfin, donner suite à votre traitement.

Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.

La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.

1. Cliquez sur ou <INSER>.

Données générales

1. Renseignez les champs.

Numéro de pièce : la numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémentée.

Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.

Si jamais vous devez modifier un numéro de pièce, pensez à remettre le compteur à jour.

Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces, rendez-vous au menu Options/Pièces commerciales.

Client : sélectionnez le client ou cliquez surpour consulter le fichier correspondant

Si le client n'est pas encore enregistré, vous pouvez le créer à partir de la fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur .

Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.

Dossier ou chantier :

Si vous avez paramétré la gestion de chantiers dans le menu Options/Divers, les champs correspondants s'affichent.

Comme pour les tiers, vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche.

Si votre devis est au nom d'un prospect, vous ne pouvez pas indiquer ou créer de dossier/chantier.

Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :

• Vendeur

• Mode de règlement

• Type de paiement

• Objet

Contact : sélectionnez un contact ou cliquez sur pour consulter le fichier des contacts.

Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche.

Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.

L'adresse du client est indiquée par défaut tant que vous n'indiquez pas un contact dont l'adresse soit différente. Vous pouvez à partir de cet écran, créer un nouveau contact. Pour cela cliquez sur , ensuite sur .

Pour indiquer une autre adresse différente de celle de la fiche principale du client, vous devez décocher l'option Même adresse que celle de la fiche principale.

Adresse de livraison et/ou de facturation

Par défaut l'adresse principale contenue dans la fiche client s'affiche.

Vous pouvez saisir ces adresses des façons suivantes :

Sélection d'une adresse déjà enregistrée

Vous pouvez choisir parmi les adresses déjà enregistrées pour le client, celle que vous souhaitez en utilisant le sélecteur. Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous devez la sélectionner.

Création d'un nouveau contact

1. Cliquez sur devant le sélecteur de l'adresse concernée (Facturation ou Livraison).
2. Cliquez sur ou <INSER> dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre.
3. Renseignez les champs.

4. Cliquez sur ou <ENTREE>.
5. Fermez la fenêtre des adresses enregistrées pour ce client.

6. Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.

Saisie directe sur la pièce commerciale

1. Cliquez sur devant l'adresse que vous souhaitez indiquer.
2. Saisissez les données.

3. Cliquez sur .

Données annexes

1. Déployez le thème données annexes en cliquant sur à droite du titre du thème.

E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.

E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail, "oui" ou "non".

a) Sélectionnez un modèle d'impression.

b) Renseignez le nombre total de colis.

c) Sélectionnez le dépôt ou cliquez sur pour consulter la liste des dépôts enregistrés.

Vous pouvez ajouter la donnée de confirmation d'envoi de mail dans le tableau d'affichage de vos pièces afin de visualiser rapidement des pièces déjà envoyées.

Cliquez sur et ensuite cochez le champ E-mail envoyé.

Le champ Dépôt est disponible si vous avez paramétré la gestion des dépôts dans le menu Options/Stocks.

Validé et Facturé sont des champs renseignés automatiquement lors de validation et facturation de votre bon (transfert en facture).

Gestion des lignes d'article

1. Saisissez les lignes d'article.

Vous disposez d'un éditeur de texte riche pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article.

L'éditeur est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre.

La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.

Pour activer l'éditeur, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales puis déployer le thème Autres.

Votre logiciel permet d'afficher le prix d'achat dans la saisie de votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat.

Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.

Options pour insérer les lignes d'article

Par la fiche article

1. Cliquez sur la flèche du bouton double fonction situé sous la partie de gestion de ligne d'article de la pièce.
2. Sélectionnez la fonction "Ajout détaillé".

3. Renseignez le code article ou cliquez sur pour effectuer une recherche sur la liste d'articles.

Vous pouvez également rechercher un article par son numéro de lot / série.

Si l'article n'existe, vous pouvez alors le créer. Cliquez sur dans votre fenêtre de recherche.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Saisie au kilomètre

Cliquez sur la flèche du bouton double fonction puis sur l'option "Ajout".

Les champs disponibles à la saisie s'activent. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer sur pour consulter le fichier des articles et effectuer une recherche multicritères.

Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.

Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.

En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article dans la création de pièces. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action. Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.

Insérer des lignes de sous-totaux dans les lignes article

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du bon de livraison concerné.
2. Cliquez sur ou <Alt><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.

Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.

Saisie et modification des remises

Généralités

Vous choisissez la saisie par montant ou pourcentage. Pour saisir une remise en pourcentage, il faut simplement cocher la case "%" situé à côté du champ de saisie de la valeur.

Si à l'ajout de l'article, une remise est préalablement paramétré selon un critère que vous avez défini (pack, remise client / famille article), cette remise s'affichera en pourcentage.

Une fois que vous ayez saisie et validé votre remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.

Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.

Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.

Voir ici plus loin la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

1. Cliquez sur le pictogramme sur la ligne de l'article pour lequel vous souhaitez saisir ou modifier une remise.
2. Saisissez le taux ou montant de remise selon votre choix.

Décochez l'option de pourcentage si vous souhaitez saisir un montant de remise.

1. Cliquez sur ou <TAB> pour valider la ligne.

Particularité des articles de type grille

Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.

Mode 1 d'insertion d'une ligne article :

Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille.

Exemple :

Si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.

Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :

Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.

Généralités

L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.

Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.

Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles dans le menu Fichiers/Divers.

Particularité articles géré par lot / nº de série

Dans les pièces de vente et dans l'Ordre de Fabrication (matières premières), seuls sont proposés les lots :

• Dont la date de fin de validité n'est pas dépassée si renseignée (ok).

• Dont la quantité en stock est supérieure à 0.

Concernant les Avoirs, tous les lots vous seront proposés, même ceux qui ne sont plus utilisés.

Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Il s'agit des champs facultatifs. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner ces champs car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.

Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article de ce type sont également transmises d'une pièce à l'autre.

Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.

Saisie d'un chapitre/commentaire dans les lignes d'article

Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).

1. Cliquez sur la flèche du bouton double fonction et choisissez l'option "Ajout".
2. Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.

Le champ descriptif est un champ de saisie libre équipé de l'éditeur simplifié HTML.

La barre d'options de l'éditeur s'affiche au survol de la souris sur le champ.

Dans le cas des instructions à donner aux livreurs ou à votre client (par exemple), cela peut être utile.

1. Saisissez vos commentaires ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).

Cliquez sur <ENTREE> pour passer à la ligne.

1. Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.

Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur la touche <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.

Exemple :

Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessus, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.

Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h par l'insertion des articles que vous connaissez déjà.

Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.

Application d'une remise globale

Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.

1. Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de la pièce à droite.
2. Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.

3. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.

Le pictogramme vous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.

Mode de transport

Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.

Pour activer la gestion de modes de transports, vous devez vous rendre au menu Options/Divers, cliquer sur et activer l'option concernée.

Ensuite, vous devez créer votre table de modes de transport dans le menu Fichiers/ Divers, fichier Modes de transport.

Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport. Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.

Vous pouvez créer un nouveau mode de transport à partir de la fenêtre de recherche d'un mode de transport. Il suffit de cliquer sur .

Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant). Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport. La valeur du champ reste modifiable.

1. Cliquez sur ou <ENTREE>.