Génération du fichier selon un modèle

Préparation

Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers notre module de Gestion commerciale doit générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV, etc.).

Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des fichiers liés (fournisseurs, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans la base. C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.

Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules). Le séparateur de décimales c'est la "," (virgule).

Les champs peuvent être de trois formats :

Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".

Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.

Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.

Le fichier d'import des pièces commerciales ne peut contenir que 5000 lignes au maximum par import.

Notre API permet aussi d'importer des pièces en insérant les données des champs ci-dessous dans la table FA_GrilleImport.Fichiers liés aux pièces.

Fichiers liés aux pièces

• Fournisseurs

• Contacts fournisseurs : ce sont tous les contacts chez les fournisseurs.

• Acheteurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes / factures.

• Articles.

• Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.

• Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris également dans notre module de Comptabilité.

Détail des champs du fichier d'import

Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.

N°	Libellé du champ	Type / Précisions	Lg maxi	Obligatoire
1	Numéro de pièce	Champ de type alphanumérique. Le n° de pièce est déterminant car c'est lui qui indique dans le fichier quand une pièce commerciale débute et quand elle se termine. En effet, lors du traitement du fichier, tant qu'il n'y a pas de nouveau numéro, on considère que les lignes appartiennent à la même pièce. Pour les utilisateurs qui exportent des documents commerciaux mais qui en créent également directement dans le logiciel de gestion commerciale, lors du traitement du fichier, il existe une option permettant la renumérotation automatique à partir de la dernière pièce créée. De ce fait, le numéro qui est attribué dans le fichier brut peut n'être indiqué qu'à la seule fin de différencier les pièces entre elles durant l'import.	20	Oui
2	Date de pièce	Champ de type date	10	Oui
3	Code fournisseur	Champ de type alphanumérique. Si le code fournisseur est vide, le fournisseur sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code fournisseur est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au fournisseur, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche fournisseur. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche fournisseur tous les champs renseignés. Pour gérer une codification fournisseur avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique	15	Non
4	Raison sociale	Champ de type alphanumérique. *Facultatif si le code client est renseigné. *Obligatoire si le code client est vide.	60	Oui
5	Adresse 1 facturation	Champ de type alphanumérique.	50
6	Adresse 2 facturation	Champ de type alphanumérique.	50
7	Adresse 3 facturation	Champ de type alphanumérique.	50
8	Code postal facturation	Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du code postal dans le fichier des codes postaux.	10
9	Ville facturation	Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence de la ville dans le fichier des codes postaux.	50
10	Pays facturation	Champ de type alphanumérique. Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du pays dans la table des pays.	50
11	Nom contact facturation	Champ de type alphanumérique. Le contact du client est créé si au moins le nom du contact est renseigné. Un test d'unicité est fait dans la fiche client sur nom + prénom. Ainsi, si le logiciel trouve, pour ce client, un contact avec le même nom et prénom, le contact ne sera pas créé.	50
12	Prénom contact facturation	Champ de type alphanumérique.	50
13	Civilité contact facturation	Champ de type alphanumérique. Aucun test d'existence n'est fait dans le fichier "Civilités".	50
14	N° de compte comptable du fournisseur	Champ de type alphanumérique. Si le champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche fournisseur, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.	21
15	N° de TVA intracommunautaire	Champ de type alphanumérique.	20
16	Code client	Champ de type alphanumérique. Si le code client est vide, le client sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée. Si le code client est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au client, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche client. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche client tous les champs renseignés. Pour gérer une codification client avec une fiche unique "Divers" ou par numérotation automatique	15
17	Code dossier	Champ de type alphanumérique	12
18	Objet (de la pièce)	Champ de type alphanumérique	255
19	Échéance	Champ de type date	10
20	Code article	Champ de type alphanumérique. Si le code article est absent, la ligne sera considérée comme une ligne de commentaire et seul le libellé de l'article sera considéré comme une donnée valide. Le fait de renseigner le code article rend obligatoire la saisie des champs "Quantité", "Prix unitaire ou TTC", "Code TVA"	20
21	Libellé de l'article	Champ de type alphanumérique. Si la fiche article doit être créée et que le libellé article n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code article qui sera dupliqué dans le libellé.	>8000
22	Quantité (de l'article)	Champ de type numérique. *Obligatoire si le code article a été renseigné.	12	*Oui
23	Prix unitaire HT	Champ de type numérique. *Obligatoire si le code article a été renseigné et le champ "Prix unitaire TTC" est vide.	12	*Oui
24	Remise montant	Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise pourcentage" est renseigné.	12
25	Remise pourcentage	Champ de type numérique. Ce champ doit être vide si le champ "Remise montant" est renseigné.	5 dont 2 décimales
26	Code TVA	Champ de type alphanumérique. *Obligatoire si le code article a été renseigné.	2	*Oui
27	Code analytique	Champ de type alphanumérique.	12
28	Libellé du code analytique	Champ de type alphanumérique. Si la fiche du code analytique doit être créée et que le libellé du code analytique n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code analytique qui sera dupliqué dans le libellé.	255
29	N° de compte de l'article quand soumis à TVA	Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.	21
30	N° de compte de l'article quand non soumis à TVA	Champ de type alphanumérique. Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.	21
31	Code barre article	Champ de type alphanumérique.	20
32	Type de paiement	Champ de type alphanumérique.	35
33	Mode de règlement	Champ de type alphanumérique.	35
34	Valeur ligne	Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la ligne de la grille, par exemple, la couleur.	50
35	Valeur colonne	Champ de type alphanumérique. Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la colonne de la grille, par exemple, la taille.	50
36	Code dépôt	Champ de type alphanumérique. Si vous avez activé la gestion de stock et que vous gérez plusieurs dépôts, vous avez deux possibilités : Renseigner le code dépôt adéquat dans le fichier d'import. Indiquer un code dépôt par défaut dans les options d'importation s'il s'agit du même dépôt pour toutes les pièces.	12
37	Email	Champ de type alphanumérique.	64
38	Téléphone	Champ de type alphanumérique.	20
39	Fax	Champ de type alphanumérique.	20
40	Soumis à TVA	Champ de type alphanumérique	12
41	Code acheteur	Champ de type alphanumérique	12
42	Nom acheteur	Champ de type alphanumérique. Si la fiche de l'acheteur doit être créée et que le nom de l'acheteur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code acheteur qui sera dupliqué dans le nom du acheteur.	50
43	Prénom acheteur	Champ de type alphanumérique. Si la fiche de l'acheteur doit être créée et que le prénom de l'acheteur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code acheteur qui sera dupliqué dans le prénom de l'acheteur.	50

Import de champs personnalisés

Si vous avez créé des champs personnalisés dans le logiciel, vous pouvez importer les informations correspondantes grâce à l'import partenaires.

Dans le fichier, les champs seront placés à la suite des champs listés ci-dessus.

Il faut préfixer le nom des champs afin que le programme reconnaisse le fichier principal auquel le champ est lié :

• A_ pour les articles

• F_ pour les fournisseurs

• D_ pour les dossiers

• FC_ pour les factures

• CC_ pour les commandes

Exemple :

Si vous avez créé un champ personnalisé "Nomenclature douane" pour le fichier articles, pour l'import le champ sera nommé "A_Nomenclature douane".