Créer une facture
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Une facture peut être créée à partir du transfert d'un devis, d'une commande ou d'un bon de livraison. Vous pouvez également en créer une ici en cliquant sur .
Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.
La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.
1. Cliquez sur ou <INSER>.
2. Renseignez les données générales.
a) Numéro de pièce :
La numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémenté. Vous pouvez néanmoins saisir un autre numéro au moment de la saisie de la pièce.
Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces, vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales.
b) Sélectionnez le client :
Vous pouvez cliquer sur pour consulter le fichier correspondant (le tiers est le seul champ obligatoire de la partie données générales).
Si le client n'est pas encore enregistré, vous pouvez le créer à partir de la fenêtre de recherche. Il suffit de cliquer sur .
c) Indiquez un dossier ou chantier :
Si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent.
Comme pour les clients, vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche.
Vendeur
Mode de règlement
Type de paiement
Objet
Date d'échéance : champ disponible à la saisie uniquement si un mode de règlement n'est pas indiqué. Dans ce cas précis, cela indique que l'utilisateur veut déroger à un mode de règlement paramétré.
d) Sélectionnez un contact :
Lorsque vous effectuez une recherche d'un nom d'un contact, vous pouvez saisir les trois premières lettres de son nom dans l'écran de recherche. Le premier nom répondant à ces critères s'affiche en surbrillance sur la liste de contacts.
Sélectionner une adresse déjà enregistrée :
Vous pouvez choisir parmi les adresses déjà enregistrées pour le client, celle que vous souhaitez en utilisant le sélecteur. Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous devez la sélectionner.
Création d'un nouveau contact :
Saisie directe sur la pièce commerciale :
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs. L'adresse affichée est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : champ automatiquement renseigné selon statut de l'envoi de la pièce par e-mail : oui ou non.
a) Sélectionnez un modèle d'impression.
b) Renseignez le nombre total de colis.
En indiquant un modèle de règlement dans les données annexes de la facture, l'échéancier se mettra en place automatiquement selon le modèle choisi.
Plusieurs modèles de règlement sont préenregistrés et fournis avec votre logiciel. Sinon, vous pouvez les modifier ou faire évoluer en créant d'autres modèles et autant que vous le souhaitez.
Vous pouvez afficher le prix d'achat dans la saisie de votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat. Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.
En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article dans la création de pièces. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.
Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.
Saisie et modification des remises dans la saisie au kilomètre :
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Voir ci-dessous la particularité des articles gérés par lot/numéro de série et de type grille.
Dans les pièces de vente et dans l'Ordre de Fabrication, seuls sont proposés les lots :
Dont la date de fin de validité n'est pas dépassée si renseignée (ok).
Dont la quantité en stock est supérieure à 0.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article). Il s'agit des champs facultatifs. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner ces champs car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.
Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Mode 1 d'insertion d'une ligne article :
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille. Par exemple : si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez-vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles, menu Fichiers/Divers.
Dans les pièces commerciales, vous pouvez visualiser les éléments de nomenclature qui composent un article composé.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous avez le libellé à côté du code article pour les éléments de nomenclature composant un article.
Au même titre que pour la description de l'article, vous pouvez éditer la mise en forme du chapitre/commentaire à l'aide de l'éditeur HTML pour toute saisie ou modification souhaitées.
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
4. Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer une saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
7. Sélectionnez le mode de transport.
Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.
Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport. Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.
Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant). Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport. La valeur du champ reste modifiable.
Automatiquement une ligne de sous-total s'affiche.
L'enregistrement ne valide pas votre pièce. Une fois fini la saisie de votre pièce, vous devez la valider.
Valider et retour : la pièce est validée et la liste des factures s'affiche.
Valider : la pièce est validée et vous restez dans la pièce au cas où vous souhaiteriez revérifier votre saisie.
Une pièce validée n'est pas modifiable. Pour pouvoir modifier votre pièce vous devez la dévalider.
Une pièce comptabilisée et/ou soldée n'est pas modifiable.
Vous pouvez cliquer sur pour consulter le fichier des contacts.
L'adresse du client est indiquée par défaut tant que vous n'indiquez pas un contact dont l'adresse soit différente. Vous pouvez à partir de cet écran, créer un nouveau contact. Pour cela cliquez sur et ensuite sur .
a) Cliquez sur devant le sélecteur de l'adresse concernée (Facturation ou Livraison). b) Cliquez sur ou <INSER> dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre. c) Renseignez les champs. d) Cliquez sur ou <ENTREE>. e) Fermez la fenêtre des adresses enregistrées pour ce client. f) Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.
a) Cliquez sur devant l'adresse que vous souhaitez indiquer. b) Saisissez les données. c) Cliquez sur .
Déployez le thème données annexes en cliquant sur à droite du titre du thème.
Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées. Cliquez sur et ensuite cochez le champ E-mail envoyé.
c) Sélectionnez le dépôt ou cliquez surpour consulter la liste des dépôts enregistrés.
L'éditeur s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour jongler entre les boutons ou vous devez cliquer sur la petite flèche située sur le côté droit du bouton pour sélectionner votre méthode de saisie.
a) Cliquez sur ou <INSER>.
b) Sélectionnez l'article ou cliquez surpour une recherche ciblée.
Si l'article n'existe pas dans vos articles enregistrés, vous pouvez alors le créer. Cliquez surdans votre fenêtre de recherche.
c) Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur ou <INSER>.
Les champs disponibles à la saisie s'activent. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer surpour consulter le fichier des articles et effectuer une recherche multicritères.
2. Cliquez sur ou <ENTREE> pour valider la ligne (si vous n'utilisez pas la navigation par <TAB>).
Cliquez sur ou <INSER>.
Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le pictogrammevous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.
Pour activer la gestion de modes de transports, vous devez vous rendre dans le menu Options/Divers, cliquer sur et marquer à "oui" l'option concernée. Ensuite, vous devez créer votre table de modes de transport dans le menu Fichiers/Divers, fichier Modes de transport.
Vous pouvez créer un nouveau mode de transport à partir de la fenêtre de recherche d'un mode de transport. Il suffit de cliquer sur .
Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la facture concernée.
Cliquez sur ou <ALT><T> sur la ligne de l'article sous laquelle vous souhaitez insérer une ligne de sous-totaux.
Une fois fini, cliquez sur ou <ENTREE>.
Vous pouvez aussi l'enregistrer et valider en même temps, en cliquant sur le bouton de double fonction . En effet, en cliquant sur la flèche de sélection du bouton, vous verrez s'afficher les deux fonctions à votre disposition.
Voir l'aide concernant les .
