Créer une commande
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Pour gagner du temps, vous pouvez cliquer sur ou <CTRL><INSER> pour créer une nouvelle pièce et ne modifier que les données exclusives à votre nouvelle opération commerciale.
La duplication peut être d'une grande aide dans votre quotidien, si vous réalisez des ventes fréquentes des mêmes produits à des clients distincts ou au même client, par exemple.
Votre logiciel permet d'afficher le prix d'achat dans votre pièce de vente. Pour cela vous devez vous rendre dans le menu Options/Pièces commerciales et activer l'option concernant le prix d'achat. Ensuite, pour afficher le champ dans votre interface de saisie de pièce, vous devez utiliser la fonction de personnalisation des lignes d'article pour voir s'afficher le prix d'achat et la marge également.
Cliquez sur ou <INSER>.
Renseignez les données générales.
Numéro de pièce : la numérotation des pièces commerciales est dotée d'une numérotation incrémentée par défaut.
Vous pouvez annuler l'incrémentation et saisir un numéro de pièce manuellement au moment de la saisie.
Pour modifier le préfixe incrémenté sur vos pièces ou l'arrêter, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Données du client : sélectionnez le client ou cliquez sur pour consulter la liste.
Le champ Client est le seul champ obligatoire de la partie données générales.
Si le tiers n'a pas encore été enregistré, vous pouvez le créer à partir de la fenêtre de recherche. Pour cela, cliquez sur le bouton y figurant.
Les champs facultatifs peuvent être utiles dans plusieurs cas et notamment lors d'une recherche multicritères.
Dossier / Chantier : indiquez un dossier ou chantier, selon le mode de gestion que vous aurez paramétré dans le menu Options/Divers.
Si vous avez paramétré la gestion de chantiers, les champs correspondants s'affichent.
Comme pour les tiers, vous pouvez créer un dossier/chantier à partir de votre fenêtre de recherche.
Lorsque le fichier utilisé est celui des prospects, la gestion de dossiers ou chantiers n'est pas disponible.
Vous pouvez encore renseigner les champs suivants :
Insérez une adresse de livraison et/ou de facturation.
Par défaut l'adresse principale contenue dans la fiche client s'affiche.
Vous pouvez choisir parmi les adresses déjà enregistrées pour le client, celle que vous souhaitez en utilisant le sélecteur.
Toutes les adresses déjà créées s'afficheront et vous devez la sélectionner.
Renseignez les champs.
Fermez la fenêtre des contacts pour revenir sur votre pièce.
Sélectionnez l'adresse que vous venez de créer en cliquant sur la flèche du sélecteur.
Saisissez les données.
Renseignez les données annexes.
Code vendeur : si un code vendeur a été
E-mail de l'expéditeur : champ automatiquement renseigné lorsque la pièce à été envoyé par e-mail à un ou divers interlocuteurs.
L'adresse affichée par défaut est celle paramétrée dans la fiche de l'utilisateur en cours.
E-mail envoyé : ce champ automatiquement renseigné par oui ou non selon le statut de l'envoi de la pièce.
Modèle d'impression : sélectionnez un modèle d'impression.
La liste des modèles préalablement paramétrés s'affiche.
Pour créer des nouveaux modèles ou modifier un modèle existant, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers, fichier Modèles d'impression.
Nombre total de colis : renseignez le nombre total de colis.
Ce champ s'affiche selon vos préférences de gestion préalablement paramétrées dans le menu Options/Stocks.
Soldée : une fois la totalité de la commande facturée, ce champ sera automatiquement renseigné en "Oui".
Vous pourrez utiliser cette donnée comme critère de recherche pour un postérieur traitement de votre commande.
Vous pourrez notamment insérer ce champ dans la liste de commandes de façon a pouvoir, par exemple, archiver les commandes soldées. Ou la dupliquer, dans le cas d'une commande traitée périodiquement pour ce même client, etc.
Une commande soldée ne pourra plus être modifiée. Pour le faire, vous devez la dupliquer et modifier dans la nouvelle commande créée.
Saisissez les lignes d'articles.
Vous disposez d'un éditeur HTML simplifié pour la mise en forme (police, taille police, couleur texte, gras, italique, souligné) du descriptif de l'article. L'éditeur HTML est disponible pour ce champ dans les deux modes d'inclusion et/ou modification de lignes d'article : fiche article ou saisie au kilomètre. La même fonction est également disponible pour la saisie et/ou modification de lignes de chapitre ou commentaires.
L'éditeur de texte riche (HTML) s'affiche dans le champ Descriptif lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] pour insérer les lignes d'article ou que vous cliquez directement dans le champ.
Pour activer l'éditeur HTML pour le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Options/Pièces commerciales.
Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série si vous gérez les articles par lot.
Si l'article n'existe pas dans la liste, vous pouvez alors le créer.
Si vous passez par l'ajout détaillé pour ajouter un article géré par dimension, notez que le focus se placera par défaut dans la première dimension et non pas dans le champ quantité, car c'est la dimension qui calcule la quantité automatiquement.
Dans les pièces de vente et dans l'Ordre de Fabrication (matières premières), seuls sont proposés les lots :
Dont la date de fin de validité n'est pas dépassée si renseignée.
Dont la quantité en stock est supérieure à 0.
Concernant les Avoirs, tous les lots vous seront proposés, même ceux qui ne sont plus utilisés.
Lorsque l'article sélectionné est un article géré par lot / nº de série, les champs Lots / séries et Validité s'affichent (uniquement dans le mode d'insertion de ligne d'article par la fiche article).
Il s'agit des champs facultatifs, toutefois nous vous conseillons de renseigner ces champs car vous pouvez facilement retrouver des produits appartenant à un lot / nº de série pour un éventuel contrôle de date de validité, par exemple.
Lors du transfert de pièce, les informations des lots pour chaque ligne d'article de ce type sont également transmises d'une pièce à l'autre.
Voir à la fin de cette rubrique la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Lors de la saisie de la ligne article, utilisez la touche de tabulation <TAB> pour défiler entre les champs. La touche de tabulation valide votre saisie et insère une nouvelle ligne d'article.
En effet, la navigation par la touche de tabulation créé des nouvelles lignes d'article. Lorsque vous arrivez à la fin de la ligne avec le défilement par touche de tabulation, vous validez votre saisie sans besoin de passer par le pictogramme de validation et insérez une nouvelle ligne d'article par la même action.
Utilisez la touche <ECHAP> pour supprimer la ligne, si vous ne souhaitez plus insérer d'article.
Champ Remise : ce champ permet à la fois de saisir la remise en montant ou en pourcentage.
Pour une remise en pourcentage, il faut simplement saisir le symbole "%" à la suite de la valeur.
Si à l'ajout de l'article, il existe déjà une remise (pack, remise client / famille article), cette remise s'affiche en pourcentage.
Lorsque vous sortez du champ Remise, les champs Taux de remise et Montant de la remise sont calculés ainsi que les totaux.
Suite à l'ajout d'un article pack, si le montant de l'article est plus élevé que la somme des composant du pack, le champ Remise est calculé automatiquement pour régulariser le prix total de l'article.
Suite à l'ajout d'un article avec une remise par client / famille article, le champ Remise est également calculé automatiquement.
Cliquez sur <ENTREE> pour valider la ligne, si vous n'utilisez pas le raccourci clavier par la touche de tabulation <TAB>.
Voir ci-dessous la particularité des articles de type grille pour les champs colonne et ligne.
Pour les articles de type grille, vous devez renseigner les champs Colonne et Ligne pour l'insertion de l'article.
Mode 1 d'insertion d'une ligne article :
Lorsque vous insérez un article de type grille, il est obligatoire d'indiquer la grille. De cette manière, si vous essayez de valider l'insertion de l'article, avant d'avoir renseigné les champs de la grille.
Exemple :
Si le produit que vous insérez a été créé avec une grille couleur/taille, vous verrez s'afficher les champs couleur et taille et vous devez les renseigner.
Mode 2 d'insertion d'une ligne article - saisie au kilomètre :
Ici aussi vous devez sélectionner la grille directement dans la ligne, sous les colonnes correspondant aux champs de grille.
L'utilisation du fichier Grilles vous permet de gérer à l'intérieur d'une même fiche article, les différentes versions ou déclinaisons de cet article.
Exemple : taille/couleur, longueur/largeur.
Pour gérer les articles en mode grille, rendez vous dans le menu Options/Stocks. Ensuite, vous devez paramétrer vos grilles par le menu Fichiers/Divers.
Vous pouvez insérer un chapitre dans les lignes d'article dans le mode de saisie au kilomètre. Vous pouvez par exemple saisir une instruction ou désigner un groupe de produits (voir notre exemple ci-dessous).
Avec la touche de tabulation, passez au champ Descriptif ou cliquez directement dans le champ.
Saisissez vos commentaire ou le titre d'un chapitre (voir exemple ci-dessous).
Utilisez la touche <ENTREE> pour passer à la ligne.
Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider les lignes de commentaire ou chapitre saisies.
Une nouvelle ligne sera ainsi créée automatiquement. Si vous ne souhaitez pas continuer la saisie (article ou d'autres commentaires), tapez sur <ECHAP> pour abandonner le mode d'inclusion de lignes.
Exemple :
Vous pouvez rajouter un chapitre en suivant le étapes décrites ci-dessous, pour regrouper dans un thème précis des articles. Vous pouvez ainsi créer un chapitre "Articles en livraison dans 24h", par exemple.
Insérez ensuite les articles à livrer dans les 24h.
Une fois que vous aurez terminé d'insérer les articles dont la livraison doit se faire dans ce cas spécifique, vous pouvez créer une autre ligne de chapitre pour insérer des articles dont vous livrez dans un mode de livraison standard, par exemple.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer une remise à votre pièce en toute simplicité.
Saisissez le montant de la remise ou cochez la case % pour appliquer une remise en pourcentage.
La remise est automatiquement appliquée au montant total de votre pièce.
Les champs Mode de transport et Frais de port sont visibles uniquement si l'option de gestion des modes de transport a été activée.
Ensuite, vous devez créer votre table de modes de transport dans le menu Fichiers/Divers, fichier Modes de transport.
Sélectionnez le mode de transport ou cliquez sur la loupe pour consulter le fichier des modes de transport. Le champ TVA est automatiquement renseigné selon le mode de transport sélectionné.
Le champ Frais de port est calculé à partir des informations saisies dans la fiche du mode de transport et des valeurs de la pièce commerciale (poids ou montant).
Ce calcul est réalisé à chaque enregistrement d’une ligne d’article ou changement de mode de transport. La valeur du champ reste modifiable.
Lorsque que vous insérez une ligne d'article dans une nouvelle pièce, la validation de la ligne d'article enregistre la pièce commerciale.
Ces boutons sont visibles lorsque vous revenez sur la pièce que vous venez de créer, en mode modification.
Cliquez sur devant le sélecteur de l'adresse concerné (facturation et/ou livraison).
Cliquez sur ou <INSER> dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur devant l'adresse que vous souhaitez indiquer.
Cliquez sur juste au-dessus des lignes d'article pour sauvegarder votre pièce commerciale jusqu'ici.
Déployez le thème données annexes en cliquant sur le pictogrammesitué sur la ligne du thème à droite ou sur le titre du thème, tout simplement.
Vous pouvez ajouter ce statut dans le tableau d'affichage de vos pièces pour une visualisation rapide des pièces déjà envoyées en cliquant sur et ensuite en cochant le champ E-mail envoyé.
Pour insérer une donnée dans votre liste, vous devez passer par la fonction de personnalisation d'affichage de la liste via le bouton .
Cliquez sur ou <INSER>.
Sélectionnez l'article ou cliquez sur pour une recherche ciblée.
Cliquez sur ou <INSER> dans votre fenêtre de recherche.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Cliquez sur la flèche du bouton double fonction et choisissez l'option "Ajout".
Notez que la ligne article active les champs à la saisie. Vous pouvez renseigner donc l'article directement sur la ligne article ou cliquer surpour consulter le fichier des articles et effectuer une recherche multicritères. Vous pouvez également rechercher un produit par son numéro de lot / série.
Cliquez sur la flèche pour sélectionner le bouton "Ajout" ou <INSER>.
Cliquez surdevant le champ correspondant situé entre les champs de totaux de votre pièce, en bas de votre écran à droite.
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Le pictogrammevous permettant d'insérer la remise, s'affiche uniquement si vous avez inséré au moins une ligne d'article.
Pour activer la gestion de modes de transports, vous devez vous rendre au menu Options/Divers, cliquer sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre ou sur le bouton situé tout en bas de vos options.
Vous pouvez créer un nouveau mode de transport à partir de la fenêtre de recherche d'un mode de transport. Il suffit de cliquer sur .
Cliquez sur ou <ENTREE>.
Deux traitements supplémentaires s'affichent alors dans votre pièce et sont disponibles par les boutons et .
