Créer un message type

1. Choisissez le fichier Envoi des pièces par e-mail.

2. Cliquez sur ou <INSER>.

3. Sélectionnez le fichier de base où chercher les données de votre message.

4. Saisissez un nom pour le message.

Ce nom sera le titre du modèle de message d'e-mail que vous êtes en train de créer.

5. Définissez l'adresse e-mail de l'expéditeur de vos messages .

L'option par défaut est mise sur Émetteur de l'envoi, donc votre adresse e-mail en tant qu'utilisateur en cours.

Pour indiquer une adresse générique, par exemple, celle d'un service, vous devez activer l'option "Adresse générique" et saisir l'adresse e-mail devant s'afficher dans vos messages envoyés.

6. Saisissez l'objet correspondant au message type en question et sélectionnez la donnée de référence :

• Nº pièce

• Date pièce

• Raison sociale

Cliquez sur le premier bouton [Ajouter le champ].

La donnée de référence du document source s'affichera dans l'objet du message.

7. Rédigez le message.

Vous disposez ici d'un éditeur HTML simplifié pour pouvoir disposer des fonctions de mise en forme : police, taille, couleur texte, gras, italique, souligné.

Vous pouvez insérer des données dans le corps du message, comme la Raison sociale, par exemple. Exactement comme dans l'étape 6 pour l'objet (ci-dessus).

8. Paramétrez les options des interlocuteurs à mettre en copie lors de l'envoi de vos messages.

Par exemple, si c'est des messages dont un commercial doit être en copie, saisissez son adresse dans le champ Copie ou dans le champ Copie cachée selon votre choix. Exactement comme vous faites sur vos envois email.

Attention, car a chaque fois que vous utiliserez les messages types, ceux-ci seront envoyés avec les paramètres d'envoi que vous avez paramétré ici. Vous pourrez supprimer des interlocuteurs de votre message avant de l'envoyer, mais le paramétrage restera le même tant que vous ne le modifiez pas.

Vous pouvez indiquer plus d'une adresse e-mail en les séparant par point-virgule.

Pour garder un historique de vos messages envoyés, vous pouvez :

a) Activer l'option Souhaitez-vous ajouter l'émetteur en copie ?.

b) Activer l'option Souhaitez vous ajouter l'émetteur en copie cachée ?

Par défaut ces options sont désactivées.

Ces paramétrages restent inchangés dans que vous ne les modifiez pas. Cela veut dire que tous vos messages concernant le fichier de base pour lequel il a été établit, utiliseront ce que vous avez paramétré ici.

9. Cliquez sur ou <ENTREE>.