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Extraction de données
Dernière mise à jour
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Le générateur d’états d’éditions permet, en plus des éditions déjà présentes dans l’application, de créer vos propres états d’éditions.
Le tableau liste toutes les éditions qui ont déjà été créées, soit par idylis.com, soit par vous ou vos collaborateurs. Vous avez la possibilité de n’afficher que les éditions concernant un fichier en particulier en le choisissant dans le sélecteur.
Pour créer une édition, vous choisissez le fichier source et les champs disponibles pour la génération de votre édition s'affichent. Nombreuses possibilités s'ouvrent avec le générateur, avec l'utilisation des connecteurs et codes opérateurs. Ces deux fonctions sont des puissants outils de votre générateur.
Vous avez en plus la notion de date relative dans les valeurs de type date. Vous indiquez des valeurs de date en relation avec la date en cours ; les dates seront calculées selon les valeurs indiquées dans ces champs.
Cliquez sur<Inser>.
Saisissez le nom de l'édition et sélectionnez le fichier à éditer.
Cochez les champs que vous souhaitez afficher dans votre édition. Un numéro d'ordre d'affichage sera attribué automatiquement aux champs.
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour établir un nouvel ordre d'affichage :
Décochez et cochez les champs souhaités.
Notez qu'un nouvel ordre s'affichera. Vous pouvez également saisir un numéro dans le champ Imprimer, l'ordre des autres champs s'adaptera automatiquement à votre saisie.
Le pictogrammevous permet de dupliquer une ligne de champ dans l'édition. Dans les lignes dupliquées les critères disponibles pour l'affichage commencent à partir de la premier colonne Opérateur.
Pour supprimer une ligne dupliquée, cliquez surde la ligne dupliquée.
4. Choisissez le type d'édition.
Une fois le paramétrage de votre édition fini, vous devez maintenant choisir le type d'édition : liste ou graphique.
Liste : Ce type d'édition vous permet de générer un fichier au format CSV.
Graphique : Si vous choisissez le type graphique, ce dernier sera généré automatiquement et en fonction des champs qui ont été choisis pour l'édition (par exemple pour obtenir un histogramme chronologique il faut sélectionner un champ de date qui constituera l'abscisse du graphe, trier sur la date pour respecter la chronologie, et ajouter une donnée chiffrée qui constituera l'ordonnée de votre histogramme).
Points importants à savoir lors de la création d'un graphique :
Champ non numérique : l'affichage d'un champ nom numérique correspond à une valeur en abscisse (une part pour un camembert).
Champ numérique : correspond à une valeur en ordonnée (taille relative de la part pour un graphique en forme de camembert).
Pour chaque champ numérique affiché, on obtiendra un graphique supplémentaire.
Pour obtenir un graphique avec l'affichage de chaque valeur (parts de camembert, barres d'histogrammes ou points de lignes), il faut trier et faire une rupture sur au moins un champ non numérique et afficher uniquement les totaux.
5. Définissez le format de l'édition et le mode d'affichage.
Définitions :
Nom de l'édition : nom qui figurera en en-tête de l’édition lorsque vous l’afficherez ou que vous l’imprimerez.
Fichier à éditer : tous les champs contenus dans le fichier que vous avez choisi s'affichent.
Vous avez ensuite plusieurs possibilités de paramétrage de votre édition. Vous devez :
a) Cocher les champs à imprimer (champs qui seront imprimés ou affichés à l'écran dans votre édition).
L'ordre que vous les cochez sera l'ordre d'affichage. Vous pouvez le modifier à tout moment.
b) Indiquer éventuellement les champs qui seront totalisés. c) Préciser s’il doit y avoir un tri et poser les conditions d’impression si vous ne désirez pas imprimer la totalité du fichier.
Fonctions de paramétrage :
Champ : regroupe les champs disponibles pour définir l'édition.
Imprimer : vous permet de choisir les champs qui seront utilisés dans l'impression de votre édition. Chaque champ choisi formera une colonne de votre édition.
Un numéro d'ordre est attribué au champ à chaque fois que vous cochez un champ pour définir l'ordre d'affichage des colonnes de votre tableau lors du lancement de l'édition.
Pour modifier l'ordre d’impression :
a) Vous pouvez décocher un champ et cocher un autre, un nouvel ordre sera rétabli automatiquement.
b) Vous pouvez saisir directement un chiffre dans le champ Imprimer et l'ordre sera recalculé et réattribué aux autres champs automatiquement.
Totaliser : si un champ est numérique, vous avez la possibilité de faire afficher le total de ce champ en fin d’édition.
Trier : vous avez la possibilité d'indiquer selon quel champ vous souhaitez que les données soient triées.
Rupture : vous pouvez cocher cette colonne devant un champ pour lequel vous avez coché un tri. Votre affichage affichera donc une ligne de rupture après chaque tri que vous avez déterminé. Par exemple, si vous avez trié par code postal, l'affichage affichera une ligne de rupture après chaque groupe de code postal. Lorsque vous avez préalablement coché l'option Totaliser, cette colonne permet aussi de générer automatiquement des sous-totaux pour chaque niveau de rupture. Rupture sur les champs de type date :
Lorsque vous déterminez une rupture sur un champ de type date, vous devez choisir le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois, année. Votre édition imprimera un intervalle à chaque fois que le critère sera trouvé. Par exemple, si vous avez choisi "Mois" comme critère, à chaque changement de mois votre édition affichera un intervalle.
a) Cochez la case de la colonne Trier sur un champ de type date. b) Cochez la case de la colonne Rupture juste après la colonne Trier. c) Choisissez le critère de rupture dans le sélecteur qui s'affiche : jour, mois ou année.
Astuce : pour conserver une certaine lisibilité dans vos éditions courantes, il faut éviter d'utiliser plus de deux niveaux de ruptures (Par exemple un premier niveau par "Numéro de compte" puis un second niveau par "Code analytique")
Le couple de colonnes Opérateur et Valeur : vous pouvez filtrer le fichier que vous désirez imprimer en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur et d’une valeur.
Par exemple, si vous souhaitez imprimer à partir du fichier des immobilisations toutes celles qui ont comme numéro de compte comptable "205000", sur la ligne du numéro de compte vous choisirez l’opérateur "=" et la valeur "205000".
Particularité Valeur Date relative : lorsque vous utilisez la valeur date Date comme critère d'édition (en lui attribuant un code opérateur), vous pouvez saisir une date relative.
La date relative doit être saisie avec les valeurs qui suivent :
JC : pour le jour en cours MC : mois en cours AC : année en cours
Vous pouvez encore utiliser avec ces valeurs les opérateurs + ou - pour une date en avant ou en arrière : par exemple MC-1 prend en considération l'année précédente.
Par exemple pour indiquer une date relative partant de l'année précédente, vous saisissez dans le champ date les valeurs comme ceci :
Connecteur en milieu de ligne : pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquer ici si ces conditions s’ajoutent ->"ET LOGIQUE", ou si elles s’excluent -> "OU LOGIQUE".
Exemples :
ET LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les immobilisations dont la valeur d'achat est comprise entre 100000 et 150000 euros, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur ">=" (supérieur ou égal) et "100.000" suivi du connecteur "ET" et le second couple contiendra "<=" (inférieur ou égal) et "150000".
OU LOGIQUE : si vous souhaitez toutes les immobilisations dont le numéro de compte comptable est soit 218300, soit 218400, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "218300" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "218400".
Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucune immobilisation n'auraient été affichée car une immobilisation ne peut avoir deux valeurs simultanément.
Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne.
Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traités prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.
Afficher uniquement les totaux :
Par défaut le choix est sur "Non". Si vous optez pour "Oui", cette option permet d'afficher le nom du champ de rupture entre parenthèses, après le sous-total, et de supprimer ainsi les ruptures de page pour éviter une page par ligne de sous-total.
Pour afficher une édition selon les paramètres entrés à l'aide du générateur vous devez tout d'abord sélectionner l'édition.
Cliquez sur<F4> sur la ligne de l'édition à afficher.
Cliquez sur [Afficher].
Effectuez vos modifications.
Pour supprimer des éditions, vous avez trois options :
Validez le message de confirmation.
Cochez les cases des lignes à supprimer <Espace>.
Validez le message de confirmation.
Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <Ctrl><Shift><A>.
Validez le message de confirmation.
Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.
Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.
Saisissez les critères de recherche.
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance.
6. Cliquez sur<Entrée>.
Le boutonpermet de visualiser le résultat immédiatement et d'enregistrer l'édition au même temps.
Cliquez sur <F4> sur la ligne de l'édition à modifier.
Cliquez sur<Entrée>.
Cliquez sur<Suppr> de la ligne à supprimer.
Cliquez sur<Ctrl><Shift><U>.
Cliquez sur.
Cliquez sur .
Cliquez sur.
