Créer un article

  1. Cliquez sur ou <INSER>.

  2. Renseignez le code article.

Vous pouvez laissez la numérotation automatique en place (défaut) ou décider

À ce stade de votre paramétrage, vous pouvez déjà enregistrer l'article. Toutefois, vous pouvez continuer la création de votre article en renseignant les données les données suivantes :

Photo : cliquez sur et choisissez l'image.

Pour visualiser l'image, cliquez sur et pour la supprimer, cliquez sur .

3. Saisissez le libellé.

Insérer un libellé détaillé d'un article peut vous aider lors d'une recherche d'un article similaire à un autre, par exemple. En effet, renseigner cette donnée vous servira comme un important critère de recherche.

Vous disposez ici d'un éditeur HTML simplifié pour pouvoir disposer des fonctions de mise en forme : police, taille, couleur texte, gras, italique, souligné.

Pour activer l'éditeur de texte riche dans le descriptif des articles, vous devez vous rendre au menu Fichiers/Divers.

La mise en forme du descriptif de l'article définie ici est conservée dans la liste des articles, dans les pièces commerciales et dans les procédures d'import et d'export.

Catégorie d'opération Permet de renseigner une catégorie d’opération lors de la création ou modification d’un article, afin de mieux identifier la nature de l’article (livraison de bien, prestation de service, mixte). Un champ supplémentaire catégorie d’opération apparaît sous forme de liste déroulante, entre les champs Libellé et Famille. Vous pouvez sélectionner l’une des catégories suivantes :

  • Livraison de biens

  • Prestation de services

  • Mixte

Si la "Prestation de services" est sélectionné : Les champs liés à la gestion de stock (ex. : Dépôt, Lot, Stock, etc.) ne sont pas affichés.

Famille 1 et Famille 2 : ces champs vous permettent d'affecter l'article à des regroupements spécifiques. En sélectionnant une famille, les paramétrages de votre fiche article sont automatiquement actualisés avec les paramétrages effectués pour la(les) famille(s) en question.

Les tables utilisées sont celles des familles d'articles créées dans le menu Fichiers/Divers, fichier Familles articles.

Catégories et sous-catégories : Permettent de structurer le catalogue produit de manière plus fine en organisant chaque article selon des catégories et sous-catégories, distinctes de la famille d’article. Cette structuration facilite la recherche, la gestion, le tri et l’analyse des articles selon des critères métier plus pertinents.

L’option “Gestion des catégories et sous-catégories” doit être activée dans les options diverses. Les catégories et sous-catégories doivent avoir été créées depuis Fichiers > Divers.

Une fois vos catégories et sous-catégories créées dans le menu Fichiers > Divers, vous pouvez les affecter à vos articles.

  • Accédez au menu Articles.

  • Ouvrez la fiche d’un article existant ou cliquez sur [Nouveau] pour en créer un.

  • Dans la fiche article, repérez les champs Catégorie et Sous-catégorie situés juste au-dessus du champ "Poids".

  • Sélectionnez la catégorie et sous-catégorie souhaitée.

Les catégories et sous-catégories peuvent être affichées dans : la liste des articles, les lignes d’articles des pièces et les états personnalisés via le générateur d’éditions.

Poids : la valeur renseignée ne fait pas référence à une unité de mesure en particulier.

Si vous souhaitez obtenir le poids de vos articles dans un état d'édition, pensez à utiliser une unité de mesure commune à chacun des articles sélectionnés pour cette édition.

Unité de vente et Unité d'achat : saisissez l’unité de vente (palette, pièce, kilogramme par exemple).

Les unités de vente et d'achat sont masquées en cas d'article pack car c'est la nomenclature qui va déterminer l'unité. De la même façon, si l'article est un composé, l'unité d'achat est masquée car c'est la nomenclature qui va servir de référence.

Souhaitez-vous autoriser la saisie d'une remise sur les ventes de cet article ?

Lors de la création d'une pièce commerciale, vous pouvez interdire la saisie d’une remise pour cet article. La remise est créée (en pourcentage ou en montant) directement lors de la création des pièces commerciales.

Une remise peut être aussi affectée à un client donné, pour une famille article choisie. La remise reste néanmoins modifiable lors de la saisie de pièces.

La gestion par lots n'existe pas pour les articles de type pack ou composé.

Renseignez les thèmes de la fiche article

Pour déployer les thèmes, cliquez sur son titre ou sur le pictogramme situé à droite de la barre de titre du thème en question.

Comptabilité

a) Renseignez les numéros de comptes comptables d'achat et de vente pour les articles soumis et exonérés de TVA.

Ces comptes seront utilisés lors de l'édition des journaux comptables pour générer vos écritures, soit vers le module Comptabilité, soit dans un fichier Excel™ pour l'intégrer à toute autre application.

Vous avez ainsi la possibilité de définir des comptes pour toutes les catégories d'articles (en achat et en vente), à savoir :

  • Soumis à la TVA

  • Soumis à la TVA dans les DOM

  • Exonérés de TVA à l'importation ou à l'exportation

  • Exonérés de TVA intracommunautaire

  • Exonérés de TVA (autres cas)

Des numéros de comptes composés du radical que vous avez paramétré dans le menu Options/Comptabilité suivi du code article vous sont proposés par défaut. Si ces numéros de compte ne vous conviennent pas vous pouvez les modifier.

Un numéro de compte ne peut pas contenir des "espaces".

Vous pouvez aussi renseigner les comptes comptables par taux de TVA distincts :

b) Cliquez sur .

c) Indiquez pour chaque taux de TVA un compte d'achat et un compte de vente.

d) Cliquez sur ou <ENTREE>.

Pour créer vos comptes, vous avez trois étapes à suivre très facilement. Vous devez passer par le menu Traitements/Créations de compte ou Fichiers compta, si vous ne gérez pas une comptabilité analytique ou si, au contraire, vous gérez une comptabilité analytique, respectivement. Vous devez ensuite suivre les étapes.

À la fin des étapes, vous aurez une liste des comptes avec codes et numéros de comptes proposés. Vous pouvez cliquer sur les lignes et les modifier.

Pour gérer les codes analytiques, vous devez choisir de gérer les codes analytiques dans le menu Options/Comptabilité en activant l'option Utilisation de la comptabilité analytique.

Si vous avez activé la gestion de par code analytiques vous trouverez les champs :

Code analytique vente et code analytique achat :

Cliquez surpour la recherche du code analytique à appliquer.

Pour créer les codes analytiques vous devez passer le menu Fichiers/Divers et choisir le fichier Codes analytiques.

Fournisseurs

Fournisseur habituel : indiquez le fournisseur (information importante, par exemple, pour le collaborateur chargé des achats).

Référence article fournisseur : la référence de l'article chez le fournisseur est un critère de recherche supplémentaire.

Prix d'achat HT : c'est le prix d'achat de référence qui sera affecté à l'article lors de la création des pièces commerciales fournisseurs.

Article non géré en contremarque : les articles sont par défaut gérés en contremarque et vous devez cliquer sur le bouton pour mettre à "oui" pour ne pas gérer les articles en contremarque.

Autres fournisseurs : cliquez sur pour indiquer d'autres fournisseurs pour l'article. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une liste s'affiche avec les divers fournisseurs pour l'article en question et vous pouvez en créer d'autres, si vous le souhaitez.

Vous visualisez dans la liste, le prix d'achat HT de l'article ce qui peut faciliter une gestion d'achat et vente de l'article en question. Notamment les gestions en contremarque.

Notez que vous pouvez indiquer la référence de l'article pour chacun des fournisseurs.

Tarifs

Vous pouvez utiliser la touche de tabulation <TAB> pour valider votre saisie.

Prix de vente en TTC : le prix de vente de référence que vous avez la possibilité d'affecter à l'article peut être, soit un prix de vente HT, soit un prix de vente TTC. Le prix de vente affecté à l'article sera indiqué mais modifiable lors de la création des pièces commerciales clients.

Prix de vente HT : vous indiquez ici le prix de vente HT qui sera la référence affecté à l'article lors de la création des pièces commerciales de vente.

Mettre à jour le prix de vente à partir du prix d'achat : en cochant cette option, cela permettra de recalculer le prix de vente de votre article par le coefficient que vous allez indiquer dans le champ suivant.

Coefficient :

  1. Une fois le prix de vente renseigné, cochez la case de l'option de mise à jour du prix de vente.

  2. Saisissez le Coefficient sur lequel la mise à jour du prix de vente sera basée.

  3. Tapez sur la touche de tabulation <TAB> pour valider votre saisie.

Prenons par exemple un prix d'achat de 20 euros et un coefficient de 3, le prix de vente sera de 60 euros. Si vous n'indiquez pas de coefficient, celui-ci sera calculé automatiquement lorsque vous aurez saisi le prix de vente.

Le coefficient est automatiquement recalculé à chaque fois que vous modifiez directement le prix de vente.

Cette fonction permet de recalculer le prix de vente à chaque changement du prix d'achat.

Taux de TVA :

Le taux de TVA affecté à l'article sera indiqué lors de la création des pièces commerciales (clients ou fournisseurs).

Ce taux de TVA pourra être éventuellement modifié dans les lignes des pièces commerciales si vous en avez activé l'option dans le menu Options/Pièces commerciales.

Option à activer dans le menu Options/Pièces commerciales

Pour créer vos taux de TVA, rendez-vous au menu Fichiers/Divers, fichier TVA.

Taxes et contributions :

Vous faites ici la gestion des autres taxes et contributions.

Vous sélectionnez le code taxe correspondant.

Vous devez vous rendre dans le menu Fichiers/Divers - fichier Taxes et contributions, pour les créer.

Vous pouvez mettre à jour les codes taxes via les traitements d’export et d’import du fichier articles.

Lors du traitement d'import, le logiciel vérifie si le code taxe existe. S’il n’existe pas, une erreur s'affichera dans le rapport d’anomalie mais l’article sans code taxe sera tout de même importé.

Prix par quantité

Cliquez sur pour définir des tarifs spécifiques par quantités vendues.

Réduction sur le prix de base

Simplement la valeur indiquée sera réduite sur le prix de base. Si vous cochez la case % la valeur sera calculé en pourcentage et déduite du produit, lorsque vous vendez un article par le prix catalogue.

Vous pouvez encore, si vous le souhaitez, paramétrer jusqu'à 5 tranches de quantités et indiquer une valeur à appliquer sur l'article également par prix de remplacement ou réduction sur le prix de base.

Pour chaque tranche vous allez indiquer la valeur que vous souhaitez appliquer et la méthode de calcul souhaitée.

Prix par catalogue

Cliquez sur pour relier un article à un catalogue de prix mais également pour définir des tarifs spécifiques par quantités vendues pour ce catalogue.

Vous pouvez créer des catalogues de prix dans le menu Fichiers/Divers, fichier Catalogues.

a) Cliquez sur .

b) Sélectionnez le catalogue.

Utilisez le pictogramme pour effectuer une recherche dans les catalogues enregistrés.

c) Indiquez la méthode de calcul du prix catalogue :

Une fois indiqué le prix catalogue pour un client donné, ce prix remplace le prix de base pour ce produit.

d) Cliquez sur ou <ENTREE> pour enregistrer votre paramétrage de prix catalogue.

Particularités articles composés

Lorsque l'article en cours est un article composé, le champ Prix d'achat HT est non modifiable.

Ce champ affichera la somme des prix d'achat de chaque composant (en tenant compte des quantités de chaque composant).

Le traitement d'import ne met pas à jour ce champ pour les articles composés.

Le module de Gestion commerciale calcule le PAMP - Prix d'Achat Moyen Pondéré théorique pour les articles composés, comme s'ils étaient gérés en stock.

C'est en fait la somme des PAMP de chaque composant. L'information enregistrée dans le fichier Articles sera donc le dernier PAMP connu.

Dès que le PAMP d'une des nomenclatures est modifié (après validation de pièce, mouvement manuel, import article, recalcul PAMP), le PAMP du ou des articles composés est mis à jour.

La quantité de chaque nomenclature de l’article composé est prise en compte pour le calcul.

Les taux de TVA doivent être préalablement enregistrés à partir du menu Fichiers/Divers, fichier TVA.

Colisage

Nb de colis par vente unitaire : le nombre de colis total sera indiqué sur vos documents de vente en fonction de la quantité indiquée ici.

Nb de colis par achat unitaire : le nombre de colis total sera indiqué sur vos documents d'achat en fonction de la quantité indiquée ici.

Les informations saisies ici sont modifiables en saisie de pièces.

Stocks

Vous pouvez enregistrer ici les mouvements de stocks (entrée et sortie) pour l'article en cours. Si vous gérez les lots pour l'article en cours, vous indiquerez le numéro du lot pour lequel vous souhaitez effectuer un mouvement de stock.

Les paramètres des articles liés aux stocks ne s'affichent pas si l'article est de type pack (ou ouvrage si vous gérez les chantiers - ou de type composé.

a) Article géré en stock : précisez si l'article que vous êtes en train de paramétrer sera géré en stock.

b) Code localisation : il est possible d’affecter un code localisation à un article afin de connaître son emplacement de stockage par exemple.

Pour créer un code localisation, cliquez sur l'option Divers et choisissez le fichier Codes localisations.

c) Cliquez sur .

Cette fonction permet de créer des mouvements de stock (entrée / sortie) directement dans la fiche article :

L'article est géré par lots : c'est les quantités des lots que vous gérez ici.

Quantité en stock : la quantité indiqué ici sera celle issue de votre gestion de validation des pièces d'achat.

Vous visualisez ici la quantité d'articles en stock et ce champ peut aussi être lors d'un mouvement de stock. Si vous gérez l'article par lots, ce champ affiche la quantité totale, tous lots confondus.

Si vous indiquez un numéro de lot pas existant, le logiciel vous propose de le créer sans abandonner l'opération de mouvement de stock.

Quantité de rupture et Quantité de réapprovisionnement : ces champs sont des zones d'information utilisées lors du traitement concerné par le menu Stocks/Réapprovisionnements.

La quantité de réapprovisionnement sera basée sur le temps nécessaire à la livraison d'un article par le fournisseur, ainsi une vision du temps que vous aurez encore du stock dudit article, avant que votre fournisseur vous réapprovisionne.

Nombre d'unités de ventes par unité d'achat : indiquez le nombre d’unités de vente contenues dans une unité d’achat.

Exemple : si l’unité d’achat est la palette et l’unité de vente est le carton, la relation entre les deux sera le nombre de cartons contenus sur une palette. Cette information vous sera utile pour la gestion des mouvements de stocks qui seront générés automatiquement par le logiciel.

Gestion des lots / numéros de série

Pour gérer des lots, suivez les instructions suivantes :

a) Cliquez sur le bouton pour activer la gestion de lots et numéros de série.

b) Cliquez sur pour enregistrer les numéros de lots/série.

c) Cliquez sur ou <INSER>.

Numéro de lot :

Vous pouvez redimensionner les colonnes de votre liste. Il suffit de vous positionner sur les lignes verticales séparant les titres des colonnes : cliquez et glissez la ligne la positionnant là où vous le souhaitez. Les colonnes s'adaptent automatiquement.

Date de création : la date du jour s'affiche par défaut et vous pouvez la modifier.

Date de fin de validité (champ optionnel).

Fournisseur (champ optionnel).

Commentaire (champ optionnel).

Quantité : champ renseigné automatiquement à partir de la gestion de stocks.

Pour un article type "pack" ou "composé", il n'y a pas l'option de gestion des lots.

d) Cliquez sur ou <ENTREE>.

Dimensions

Pour gérer les dimensions vous devez paramétrer ce choix dans le menu Options/Divers et activer l'option Souhaitez-vous gérer des dimensions ? en cliquant sur oui. Puis, créez vos types de dimensions en vous rendant au menu Fichiers/Divers, fichier Modèles de dimension.

Suite à ces paramétrages, vous trouverez dans la fiche article le thème "dimensions" et les modèles que vous avez créés s'afficheront dans le sélecteur Modèle de dimension.

Par exemple, le modèle Volume, modèle créé par défaut représentant les dimensions : hauteur, largeur et profondeur.

a) Sélectionnez le modèle de dimension.

b) Renseignez les champs de dimension qui s'afficheront selon le modèle sélectionné.

Vision 360°

Vous pouvez analyser les statistiques produits, en cliquant sur la flèche du boutonsitué tout en bas de votre fiche article. Vous avez aussi dans les options de la fonction Vision 360° de la fiche article, les options d'historique de ventes et achats, et mouvement de stock.

Statistiques

Une liste affiche les quantités et montants livrés, livrés non facturés, facturés.

Historique des ventes et achats

En choisissant cette option, une liste multicritères s'affiche. Vous pouvez définir les critères pour visualiser l'historique.

Dans cette liste vous avez l'option de personnalisation pour définir d'autres données à afficher.

Mouvement de stock

Lorsque le paramètre de gestion de stocks est activé, la gestion de stocks est automatiquement enregistrée lors d'un mouvement par validation de pièces commerciales. Néanmoins, les utilisateurs peuvent faire des mouvements de stocks directement dans la fiche article.

Cette fonction vous permet notamment de constater des mouvements qui sortent du circuit normal, comme par exemple une mise au rebus ou la constatation d'un écart d'inventaire, par le biais d'une détaillée.

Editions - états

Multicritères

Vous pouvez créer une édition multicritères à partir du fichier principal de votre choix et définir les connecteurs dans les multiples possibilités disponibles, et l'afficher aux formats suivants :

Pour plus de détail pour la création d'une édition multicritères, référez-vous au chapitre d'aide dédié aux éditions d'états.

SQL

Les utilisateurs confirmés, ayant des connaissances techniques SQL peuvent effectuer des requêtés dans la base de données concernée par leur abonnement.

  1. Cliquez sur le bouton puis survolez l'option du menu déroulant "Editions - états", puis cliquez sur l'option Nouvelle édition.

  2. Cliquez sur le bouton dash pour changer en SQL .

  3. Commencez votre codage.

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