Gestion des actions sur un dossier

Introduction

Si vous enregistrez une action comme réalisée, vous allez pouvoir créer votre pièce commerciale liée à cette action immédiatement.

En effet, lorsque vous indiquez l'action comme réalisée, une nouvelle fenêtre s'ouvre à cette effet. Vous allez pouvoir notamment insérer des lignes d'articles pour l'action réalisée, si tel est le cas, dans la pièce commerciale que vous serez en train de créer.

Seuls les champs Code action et Code dossier sont obligatoires. Le champ Responsable de l'action est également obligatoire, mais si vous ne renseignez pas ce champ, votre nom d'utilisateur est renseigné par défaut.

Créer une action sur un dossier

1. Cliquez sur sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez créer une action.

2. Cliquez sur situé dans la partie inférieure de votre interface. Thème Action :

3. Cliquez sur ou <INSER> sous la partie Evénements en bas de votre écran.

Une nouvelle fenêtre s'affiche avec la fiche de l'événement de l'action.

4. Renseignez la date.

La date du jour s'affiche par défaut et vous pouvez la modifier.

5. Sélectionnez le code action et le collaborateur responsable pour la réalisation de l'action.

Vous pouvez cliquer sur pour faire une recherche du code action souhaité. Notez que le libellé de l'action s'affiche automatiquement une fois le code action renseigné.

6. Saisissez vos commentaires sur l’événement.

Ce champ peut être important pour vous donner des détails de l'action entamée sur le dossier en question.

7. Indiquez l'heure de l'action.

8. Indiquez le code dossier.

Cliquez sur pour effectuer une recherche ou pour créer un nouveau code dossier.

9. Rajoutez, si vous le souhaitez, un pièce jointe : une photo, document, etc. Cliquez sur ou sur . Thème Processus :

1. Cliquez sur + et choisissez le processus de traitement à suivre pour cette action. Lorsque votre code action est liée à des processus comme action déclencheur, le choix du processus devient disponible et vous devez le sélectionner. Si vous laissez votre choix sur Aucun, votre logiciel sélectionnera automatiquement le processus lié au code action renseigné.

2. Indiquez le collaborateur auquel vous souhaitez imputer l'action de réalisation du processus. Thème Impression/Envoi :

3. Sélectionnez le modèle d'impression de votre choix, si vous souhaitez imprimer un rapport de l'action que vous venez de saisir.

4. Cliquez sur pour envoyer l'historique de votre action aux interlocuteurs concernés.
5. Cliquez sur ou <ENTREE>.

Enregistrer une action comme réalisée :

1. Cochez la case si vous considérez l'action comme terminée.

Données générales

Les données affichées ici seront reprises dans la pièce commerciale générée. Vous pourrez les modifier postérieurement dans la pièce commerciale elle même, avant sa validation.

2. Renseignez les champs.

Vous pouvez modifier le numéro de pièce qui s'affiche automatiquement.

Pour les définitions des liens avec les modules de Gestion commerciale, Feuilles de temps et Notes de frais, vous devez vous rendre au menu Options/Divers et cliquer tout en bas de votre écran sur ou sur le pictogramme situé en haut à droite de votre fenêtre d'options.

3. Indiquez les adresses de Facturation et de Livraison.

Cliquez surpour effectuer une recherche. Vous pouvez également saisir une adresse inhabituelle en cliquant sur le pictogramme à coté de chaque option d'adresse.

Données annexes

1. Déployez le thème données annexes en cliquant sur les flèches.

2. Sélectionnez le modèle d'impression que vous souhaitez utiliser.

3. Sélectionnez le dépôt ou cliquez sur pour effectuer une recherche.
4. Cliquez sur ou <ENTREE>.

La pièce est alors créé et s'affiche sur le tableau.

Vous pouvez insérer des lignes d'article dans l'action que vous êtes en train d'enregistré comme réalisée.

5. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne de la pièce que vous venez de créer pour le dossier en question.

Dans la partie Saisie et modification des articles pour la facture situé en bas de votre écran :

6. Cliquez sur [Nouvel article] ou <INSERT>.

7. Insérez l'article concerné et recommencez autant de fois que nécessaire pour insérer tous les articles à facturer pour cette action.

8. Cliquez sur ou <ENTREE>.

9. Cliquez sur au-dessus de la saisie d'articles pour sauvegarder votre pièce.

Notez que le tableau des pièces reste affiché pour vos prochaines actions.

Par exemple : valider votre pièce commerciale, l'envoyer à votre client par email, l'imprimer, etc. Pour cela cliquez sur la ligne de la pièce en question pour la facturation de l'action réalisée.

Modifier une action sur un dossier

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez modifier une action.
2. Cliquez sur [Voir les actions] dans la partie inférieure de votre interface. Dans la partie Evénements tout en bas de votre écran :

3. Cliquez sur sur la ligne de l'action à modifier. Une nouvelle fenêtre s'affiche avec la fiche de l'événement de l'action.
4. Effectuez vos modifications.

5. Cliquez sur .

L'action est alors modifiée pour le dossier.

Supprimer une action sur un dossier

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du dossier pour lequel vous souhaitez supprimer une action.
2. Cliquez sur [Voir les actions] situé dans la partie inférieure de l'écran. Dans la partie Evénements, vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour cibler les événements que vous souhaitez supprimer. Ensuite, vous avez trois modes de suppression à votre disposition :

a) De manière unitaire :

1. Cliquez sur ou <SUPPR> de la ligne à supprimer.
2. Validez le message de confirmation.

b) De manière groupée :

1. Cochez les cases des lignes à supprimer <ESPACE>.

2. Cliquez sur ou <CTRL><SHIFT><U>.
3. Validez le message de confirmation.

c) Toutes les lignes d'une page, simultanément :

1. Cochez la case située dans la ligne de titre des colonnes du tableau <CTRL><SHIFT><A>.

2. Cliquez sur .
3. Validez le message de confirmation.

Vous pouvez toujours décocher les lignes que vous ne souhaitez pas supprimer.

Ce troisième mode de suppression fonctionne sur la page en cours. Vous devez recommencer sur les pages suivantes, si nécessaire.

Rechercher une action sur un dossier

1. Cliquez sur ou <F4> sur la ligne du dossier dans lequel vous souhaitez rechercher les actions.
2. Cliquez sur dans la partie inférieure de l'interface. En-dessus de la partie Evénements :
3. Cliquez sur ou <Shift><F11> ou <Ctrl><Shift><F>.
4. Saisissez les critères de recherche.

5. Cliquez sur .

Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en surbrillance sur le tableau.