Créer un événement
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Sélectionnez le fichier contenant le tiers concerné par l'événement.
Le choix est par défaut sur "Tous".
Vous pouvez cocher l'option "conserver la fenêtre de résultat de la recherche après sélection du contact" située en bas de votre fenêtre, avant de commencer votre recherche.
Cela maintiendra la fenêtre des contacts ouvertes de manière à ce que vous puissiez sélectionner un autre contact à tout moment.
L'avantage de laisser cette fenêtre ouverte, c'est de pouvoir voir plus de détails sur chacun de vos contacts enregistrés pour le tiers en question, comme leurs fonctions respectives dans l'organisation.
Vous pouvez changer de contact par le sélecteur tout en haut à gauche de votre fenêtre d'actions également, mais cela ne contiendra pas toutes les données enregistrées lors de la création du contact.
Saisissez le ou les critères de recherche de votre choix.
Pour trouver le tiers, vous pouvez utiliser n'importe quel champ comme critère et aussi plusieurs champs en même temps.
La recherche ici n'aboutit que si la fiche du tiers contient au moins un contact enregistré. Si votre tiers est bien enregistré, mais ne s'affiche pas, vous devez créer le contact. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la partie inférieure de votre interface.
Cliquez sur le bouton .
Un événement est toujours associé à un contact unique. En effet, soit un événement est associé à une fiche mono-contact, soit à un des collaborateurs d'une fiche multi-contacts.
Dès lors que vous avez ciblé un contact, l'historique des événements s'ouvre dans la fenêtre Actions pour contact (suivi du nom du contact sélectionné).
L'historique des événements peut s'afficher sur plusieurs pages. Vous remarquerez le compteur des pages toute en bas de la fenêtre.
La page affichée sera celle sélectionnée la dernière fois par l'utilisateur en cours. Autant le numéro de page, comme les filtres sélectionnés restent en place pour l'utilisateur ou l'utilisatrice les ayant configurés.
Saisissez les données que vous connaissez.
Saisissez une donnée composant le champ que vous avez choisi comme critère de recherche. Cette donnée peut être une partie d'un numéro de téléphone, une syllabe composant le nom de famille ou prénom ou n'importe quelle autre donnée.
Toutes les raisons sociales contenant "moi" ou contenant la syllabe "moi", vont s'afficher dans la liste. Cela peut représenter beaucoup des données affichées.
Une recherche multicritères n'aboutira que si le contact recherché contient tous les critères renseignés.
Un critère s'affiche par défaut. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur la dénomination du critère pour en afficher d'autres.
La popup des critères s'affiche en bas de la fenêtre. Vous pouvez la déplacer par "drag and drop".
Le premier résultat répondant aux critères saisis s'affiche en évidence sur la liste.
Pour cibler encore plus votre recherche, vous pouvez utiliser deux fonctions pour rechercher des caractères contenus dans les critères que vous aurez déterminé.
Choisissez un autre critère, si vous le souhaitez, en cliquant sur la dénomination de celui s'affichant par défaut.
b) Saisissez votre critère de recherche.
Le filtre appliqué reste en place tant que l'utilisateur l'ayant créé ne le supprime pas.
En effet, le pictogramme de l'entonnoir dans la couleur noir vous indique que des filtres sont bien en cours.
La liste contenant la totalité des données enregistrées s'affiche à nouveau.
Répétez l'opération sur chaque colonne d'application de filtre pour les désactiver.
Sélectionnez un contact pour le tiers conseillé.
La case Même adresse de la fiche principale est cochée par défaut. Décochez-la et saisissez l'adresse de votre correspondant si son adresse est différente de celle du tiers.
Certifiez vous d'avoir bien choisi le contact de votre choix dans le sélecteur de contacts situé tout en haut à gauche.
Le code action doit être préalablement créé dans le menu Fichiers/Codes actions. Le code dossier peut être créé ici à partir en cliquant sur les trois petits points situés à droite du champ et ensuite sur l'option "Ajouter".
Vous pouvez visualiser ou supprimer un fichier attaché à tout moment. Tant que l'action n'est pas encore réalisée, elle reste modifiable.
En cochant l'option "Action réalisée", vous enregistrez l'action avec la date du jour comme la date de sa réalisation.
En effet, l'action peut être enregistrée dans un premier temps et réalisée plus tard, et même par une autre personne, cela dépendant de votre organisation.
L'enregistrement et/ou la réalisation peuvent déclencher l'envoi de messages d'alerte dans le cadre de la gestion des tickets de suivi. Cela dépendra du code action utilisé et si c'est une action qui déclenche un processus.
Une fois l'action réalisée :
Vous ne pouvez plus la modifier, à l'exception du champ Commentaire.
Si un processus est en place, les actions associées seront créées.
Un rapport interne peut être envoyé (cf paramètres du code action).
Les actions dont les dates sont dépassées peuvent être consultées dans le menu Editions, Actions à mener non encore réalisées dans les éditions :
Détails des actions Code action : il va déterminer la nature de l'action et déclencher les automatismes que vous avez éventuellement mis en place lors du paramétrage du code action (processus, ticket, etc.). Code dossier : ce champ apparaît lorsque vous avez activé la gestion des dossiers dans le menu Options/Divers.
L'association d'un code dossier à une action va permettre un suivi par dossier depuis le menu Opportunités. Chaque dossier étant paramétré pour un contact (client, prospect ou autre), la liste déroulante contient uniquement les dossiers rattachés au contact visé par l'action.
Les dossiers clôturés (par la réalisation d'une action terminale) ne sont plus disponibles.
Numéro de ticket : ce champ apparaît lorsque le code action gère les tickets de suivi. Il s'incrémente automatiquement en fonction de votre paramétrage.
Par défaut (si vous l'avez paramétré dans le menu Options), le libellé du code action est repris ici. Vous pouvez bien sûr le compléter ou modifier.
Ce thème sera également actif dans le cadre de l'existence d'un processus lié au code action en cours. Toutes les actions qui seront générées automatiquement seront associées au collaborateur indiqué ici. Vous pourrez néanmoins modifier ce processus.
Lorsque vous sélectionnez un code action désigné comme "déclencheur" dans un processus, vous restez libre de ne pas rattacher l'action à un processus.
Dans les paramètres du code action, vous pouvez décider qu'un rapport soit automatiquement envoyé par e-mail à un ou plusieurs de vos collaborateurs. Ce bouton vous permet de faire de même, lorsque vous le souhaitez. Les utilisateurs enregistrés s'affichent avec leurs adresses e-mails respectifs dans une arborescence hiérarchique. Vous les cochez selon votre choix et vous pouvez encore inclure un message d'introduction à votre rapport.
Vous ne pouvez plus modifier l'action après sa validation comme réalisée, à l'exception du champ Commentaire.
Si un processus est en place, les actions associées vont être créées.
Un rapport interne peut être envoyé, ainsi qu'un e-mail à votre interlocuteur en cas de gestion des tickets de suivi (cf paramètres du code action).
Les actions liées à d'autres modules (pièces commerciales, feuilles de temps, notes de frais) sont considérées comme réalisées.
Sélectionnez le contact.
Précisez ou modifiez les champs si nécessaire.
Saisissez les critères de recherche de votre contact puis sur [Rechercher le contact].
Cliquez sur la ligne à sélectionner. Le tableau Liste des actions pour ce contact contient les événements associés au contact, soit par le biais d'actions, soit, si vous l'avez paramétré dans le menu Options/Divers, par la prise en compte d'opérations issues d'autres modules : création de documents commerciaux (du devis à la facture), saisie de temps sur le dossier client, notes de frais.
Lorsqu'une fiche contient plusieurs contacts (type multicontacts), vous pouvez naviguer entre les actions des différents contacts via le sélecteur Contact, tout en haut de l'écran.
Les colonnes reprennent au minimum les informations suivantes : - Date de réalisation prévue - Code action Hormis vos propres codes, vous pourrez constater des codes propres à Dailybiz si vous avez défini des actions liées à d'autres modules dans les options, par exemple : "Cumul de temps" / "Ligne de temps" lorsque l'action est liée au module Feuilles de temps. "Devis", "BR validé" ou encore "Commandes" quand l'action vient du module Gestion commerciale. "Cumul des frais" / "Détail des frais" pour les actions liées au module Notes de frais.
- Libellé du code action Pour les actions liées aux modules Feuilles de temps et Notes de frais, le libellé des lignes de cumul correspond au code et libellé du dossier. Le libellé des actions liées au module Gestion commerciale reprend quant à lui le numéro du document. Dans le cadre des devis, la précision "pas d'accord" ou "accord le" correspond au champ "Accord client le" sur le devis. - Collaborateur en charge de l'action (colonne A réaliser par) - Date de réalisation effective - Dossier éventuellement associé, si vous avez choisi de gérer les dossiers au niveau des options. Pour trier les actions, il suffit de cliquer sur l'en-tête de la colonne qui doit servir de clé de tri. Un clic pour l'ordre croissant (une flèche montante apparaît à gauche de l'intitulé de colonne), deux clics pour l'ordre décroissant (flèche descendante).
Le sélecteur N° de ticket vous permet de filtrer la liste des actions par numéro de ticket.
L'option Inclure les numéros de ticket clôturés vous permet d'afficher ou de masquer les actions avec tickets clôturées.
Le sélecteur Dossiers en cours (en haut du tableau) permet de filtrer la liste des actions par dossier.
L'option Inclure les dossiers clôturés permet d'afficher ou de masquer les actions rattachées aux affaires clôturées.
Toutes les actions peuvent être modifiées, sauf :
Celles qui ont été générées par un document commercial, la saisie des temps ou une note de frais ;
Celles qui ont été réalisées (seul le champ Commentaire peut être précisé ou rectifié).
Renseignez les critères de recherche.
Cliquez sur la ligne du tiers recherché si celle-ci s'affiche. Sinon, cliquez sur [Rechercher] et effectuez une recherche ciblée.
Effectuez vos modifications.
Pour une action déjà réalisée, seule la zone commentaires reste modifiable.
Sauvegarder votre saisie laissant l'action toujours modifiable.
Sauvegarder et changer le statut de votre action - pas modifiable ultérieurement.
Si vous connaissez exactement l'orthographe d'une des données de votre tiers, il suffit de la saisir et cliquer sur .
Votre saisie doit correspondre aux données saisies telles qu'elles ont été enregistrées dans vos fichiers. Cliquez sur .
Un mot composant l'adresse e-mail ou la rue, par exemple. Cliquez sur . Exemple : Vous ne vous rappelez pas exactement comment cela a été enregistré, mais vous vous rappelez du mot "moi" dans la raison sociale. Saisissez-le tout simplement et cliquez sur <Entrée>.
Sélectionnez le fichier dans lequel vous souhaitez chercher le contact et cliquez directement sur. Cliquez sur ou <SHIFT><F11> ou <CTRL><SHIFT><F> dans la fenêtre qui s'affiche et saisissez vos critères de recherche. Cliquez sur encore une fois.
Vous pouvez aussi élargir la popup pour afficher tous les critères. Pour cela, vous devez cliquer sur le pictogrammesitué en haut à droite de la popup de critères.
a) Cliquez sur.
c) Cliquez sur.
Notez que le pictogrammeprend la couleur noirepour vous indiquer qu'un filtre est bien actif.
Le pictogramme(couleur du thème en cours) s'affiche sur le titre des colonnes relatives aux critères de recherche saisi. Bien évidement, si le filtre est appliqué sur une unique donnée, l'indication s'affichera sur une seule colonne.
Positionné sur la liste des contacts enregistrés, cliquez sur .
Dans la petite fenêtre de critères s'affichant dans la partie inférieure gauche de votre interface, cliquez sur pour supprimer le filtre en cours.
La liste s'affiche à nouveau et le pictogramme indiquant l'application du filtre disparaît de la liste.
Cliquez sur le pictogramme directement sur la colonne du tableau concernant la ou les données où un filtre a été appliqué.
Cliquez sur sur l'écran qui s'affiche.
Le logiciel ouvre la fiche du tiers en question. Dans cette fiche, cliquez sur dans la partie de gestion des contacts (partie inférieure de la fiche tiers) et créez le contact.
Cliquez sur pour enregistrer votre nouveau contact.
Pour revenir à la saisie de l'événement, cliquez sur ou <ECHAP>.
Cliquez sur ou <INSER> situé en bas de l'historique des événements ou tapez simplement sur la touche <INSER>.
Notez que vous pouvez encore sélectionner un autre contact dans le sélecteur de la fenêtre de saisie de l'action. Vous pouvez également modifier la date de l'action (date du jour par défaut) en cliquant directement sur le champs de saisie ou via le pictogramme .
Sélectionnez le code action et le code dossier ou cliquez surpour effectuer une recherche.
Cliquez sur le pictogramme ou utilisez la fonction de drop and drag si vous souhaitez attacher un fichier à votre action.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour enregistrer l'historique sans réaliser l'action. Si vous souhaitez enregistrer et réaliser l'action en même temps, vous devez cocher l'option "Action réalisée" et ensuite sur le bouton .
Vous pouvez, à partir de la fenêtre de saisie d'une action, créer un nouveau code dossier. Pour cela, cliquez surensuite sur .
Créer votre dossier puis cliquez sur . Ce dossier sera automatiquement associé à votre action en cours pour le contact concerné et apparaîtra dans le sélecteur.
Fichier attaché : ce champ vous permet de lier n'importe quel fichier à l'action. Il pourra être joint dans le cadre de la diffusion de rapports. Lorsque vous rouvrirez la fiche action après l'avoir enregistrée, deux nouveaux symboles feront leur apparition : : pour indiquer la présence des fichiers joints et pour pouvoir les ouvrir. : pour supprimer le fichier joint, tant que l'action n'a pas été réalisée. Processus : vous pouvez déterminer ici, lorsque le code action choisi est du type action déclencheur", un processus de réalisation pour cette action.
Impression/Envoi : vous pouvez associer des modèles d'impression à une action, le sélectionner et l'imprimer ici. Dans ce thème vous pouvez également cliquer sur.
Renseignez les critères de recherche du contact, puis cliquez sur .
Cliquez sur le pictogramme sur la ligne de l'action à réaliser.
Cochez la case "Action réalisée" puis cliquez sur .
Notez que le bouton contient une flèche de sélection à droite. En cliquant sur cette flèche vous pouvez choisir entre l'option de sauvegarder l'action ou sauvegarder et en créer une autre.
En effet, lorsque vous cliquez sur la flèche les deux options s'affichent.
Si l'action marquée comme réalisée est liée à un ticket de suivi et si vous avez paramétré cette option, un e-mail peut être automatiquement envoyé à votre contact pour l'informer de la clôture du ticket. Une fenêtre s'affiche pour vous permettre de personnaliser le contenu du message. Si vous avez paramétré la diffusion d'un rapport pour informer vos collaborateurs qu'une action a été terminée (également dans les paramètres du code action), une fenêtre prévue à cet effet s'affiche. Si vous n'avez pas opté pour une diffusion automatique, vous pouvez le faire manuellement en cliquant sur. Lorsqu'un rapport est diffusé, l'expéditeur est l'adresse actiongrc@dailybiz.com Toutefois, l'adresse mail de l'utilisateur qui diffuse le rapport est repris et permet aux autres utilisateurs de répondre directement leur interlocuteur.
Vous pouvez ajouter ou masquer des colonnes à l'aide du bouton .
Cliquez sur .
Cliquez sur sur la ligne à modifier sur le tableau des événements.
Cliquez sur ou <ENTREE> pour enregistrer votre action.
Cochez l'option "Action réalisée" et cliquez sur pour enregistrer votre action comme réalisée en même temps de son enregistrement.
