Imports

Introduction

CRM permet d'intégrer des contacts issus d'applications externes par le biais de sa fonction d'importation, et à l'inverse, d'extraire les fiches contacts pour vous permettre de les exploiter dans d'autres systèmes.

Un seul impératif pour l'importation : les données à rapatrier doivent être présentées dans un fichier Excel™ et respecter certaines normes (ordre des colonnes, nombre de caractères, etc.). Pour vous y aider, vous avez un modèle d'import pour les fichiers mono-contacts, un modèle pour les fichiers multi-contacts, un modèle pour les fichiers clients et un modèle pour les fichiers prospects.

Une fois l'importation effectuée, vous pourrez administrer toutes vos fiches, comme si elles avaient été directement saisies dans le logiciel. Elles seront rattachées au fichier que vous allez nommer et importer ici.

Préparer le fichier

Vous devez dans un premier temps préparer le fichier à importer. Il doit être au format XLS et comporter un certain nombre de colonnes, à l'image des modèles mis à votre disposition.

Au moment de l'importation, vous aurez trois possibilités :

1. Créer un nouveau fichier de contacts à partir de votre fichier, soit de type mono-contacts, soit de type multi-contacts.

2. Intégrer vos contacts dans le fichier clients.

3. Intégrer vos contacts dans le fichier prospects.

C'est au moment du choix - par défaut "Nouveau fichier" (solution n°1) - que les modèles d'import adéquats vous seront proposés en téléchargement.

Télécharger le fichier modèle

Si vous créez un nouveau fichier, cliquez sur le lien Modèle d'import pour les fichiers mono-contacts ou Modèle d'import pour les fichiers multi-contacts, en fonction du type d'informations à importer.

Si vous alimentez le fichier Clients ou Prospects, sélectionnez "Clients" ou "Prospects" dans la liste déroulante "Fichier", puis cliquez sur le lien qui s'affiche alors.

Enregistrer le modèle

Chaque modèle étant protégé pour son intégrité, vous devez l'enregistrer sous un autre nom, le plus explicite possible pour retrouver le fichier à importer plus facilement, par exemple "import_prospects_dailybiz_050422.xls".

A ce stade, vous pouvez vous déconnecter du module CRM pour préparer votre fichier.

Vous pouvez ouvrir votre fichier source et procéder par copier-coller pour alimenter votre fichier cible, destiné à être importé dans le module CRM.

IMPORTANT :

• Si vous n'utilisez pas des colonnes du modèle, laissez-les vides, mais ne les supprimez pas. Chaque colonne correspond à un champ. Un décalage dans la présentation induirait des erreurs importantes à l'importation.

• L'élargissement des colonnes n'a aucune incidence sur l'importation. En revanche, le nombre de caractères compris dans chaque colonne est limité (voir tableaux dans les paragraphes suivants). Toute donnée dépassant cette longueur sera tronquée à l'importation et le dernier caractère remplacé par "*", en guise de signe de coupure.

• Si des champs personnalisés ont été ajoutés par l'intermédiaires des personnalisations (champs personnalisés), ils doivent impérativement être ajoutés en tant que colonnes à la suite des colonnes présentes dans le modèle d'import. Le nom de la colonne doit être le même que le "Nom du champ" de la personnalisation.

Procédure à suivre

Une fois votre fichier de contacts prêt, vous pouvez l'importer, soit dans un fichier Clients ou Prospects, soit dans un nouveau fichier mono ou multi-contacts, qui sera créé pour l'occasion.

Tous vos fichiers, standard (clients et prospects), créés par importation et/ou créés manuellement, se retrouveront dans le menu Fichiers/Contacts.

Si vous avez plusieurs fichiers à importer, pensez à la fonction de fusion pour les grouper en un fichier unique. Pour en savoir plus, voir le chapitre suivant.

1. Sélectionnez le fichier à importer.

Attention, celui-ci ne doit pas être en cours d'utilisation.

2. Cliquez sur [Choisissez un fichier].

Si vous avez choisi de créer un nouveau fichier, complétez le nom du fichier en question (ou conservez le nom du fichier importé, proposé par défaut) et saisissez un commentaire éventuel.

3. Cliquez sur [Importer].

4. Confirmez l'opération.

Si le programme détecte une incompatibilité entre idylis.com et le fichier à importer, une alerte vous invite à rectifier le fichier.

Si tout est conforme, les contacts sont importés. Cette opération peut être plus ou moins longue en fonction du volume de données et de la connexion internet que vous utilisez.

Une fois l'opération terminée, vous êtes informé du nombre de contacts qui ont été importés dans le fichier. Vous pouvez dès lors vous rendre sur le menu "Contacts" pour vérifier.

Précisions :

• Fichier : il s'agit du fichier destiné à intégrer vos contacts. Vous le retrouverez dans le menu Fichiers/Contacts.

• Si vous choisissez l'option "Nouveau", il portera le nom que vous allez renseigner dans le champ "Nom du fichier dans la liste des fichiers". En fonction du type d'informations dont vous disposez, vous allez importer un fichier de type mono- ou multi-contacts, formaté selon le modèle mis à votre disposition en téléchargement.

• Si vous sélectionnez "Clients" ou "Prospects", vos contacts seront également disponibles dans tous les autres modules.

Le format du fichier d'import est différent.

Fichier à importer : il s'agit du fichier contenant les données à importer, formaté selon le modèle d'importation adéquat.

Cliquez sur [Choisissez un fichier] pour indiquer le chemin de votre fichier.

Nom du fichier dans la liste des fichiers : ce champ est visible si vous avez choisi l'option Nouveau fichier et vous permet de lui donner un nom.

Commentaire : ce champ est visible si vous avez choisi l'option "Nouveau fichier" et vous permet d'expliciter le nom que vous avez donné au fichier ou d'indiquer toute remarque pertinente pour l'utilisateur du module CRM.

Si vous avez spécifié des critères (colonnes "Critère1" à "Critère9") dans votre fichier .xls, ils n'apparaîtront que lorsque vous les aurez activés.

Exemple :

1. Dans la colonne "Critère1", vous renseignez le jour de fermeture de la société.

2. Vous procédez à un import de type "mono-contact".

3. Lorsque vous ouvrez les fiches (onglet Contacts, sous-onglet Liste des contacts), vous ne voyez pas encore apparaître le jour de fermeture.

4. Ouvrez le fichier de contacts (menu Contacts, Liste des fichiers de contacts), et remplacez le libellé du critère (par défaut "Critère 1") par "Fermeture".

5. Lorsque vous retournez dans les fiches contacts, vous voyez un nouveau champ "Fermeture", et la valeur renseignée dans le fichier Excel™.