Génération d'actions
Introduction
Cette fonctionnalité vous permet de créer en une opération la même action pour tout ou partie des contacts d'un fichier.
Vous pourrez ensuite revenir sur chaque action pour la "réaliser". Si cette action a été définie comme élément déclencheur dans un processus, sa "réalisation" pourra générer à son tour d'autres actions.
Pour en savoir plus sur les processus, voir dans la partie "Fichiers" le chapitre "Processus" de votre aide en ligne.
Vous pouvez partager la réalisation d'une action entre divers collaborateurs :
Si plusieurs collaborateurs sont sélectionnés pour la réalisation des actions, quand vous cliquez sur [Valider] un message s'affiche vous proposant le partage de la réalisation des actions entre ces collaborateurs. Si vous choisissez le partage, les actions à réaliser se partagent de façon aléatoire pour tous les collaborateurs sélectionnés.
Si la répartition des actions pour les collaborateurs donne un reste, il faut l'affecter à une partie des collaborateurs pour que toutes les actions soient attribuées.
Exemple : 13 actions à générer pour 2 collaborateurs, il y aura une action en plus pour l'un des collaborateurs. 200 actions pour 7 collaborateurs, il y aura une action en plus pour 4 collaborateurs.
2. Si un seul collaborateur est sélectionné, lorsque vous cliquez sur [Valider], un message vous averti du nombre d'actions à générer. Vous devez alors confirmer si vous voulez la génération des ces actions pour ce collaborateur. Vous pouvez décider d'affecter les actions à d'autres collaborateurs.
Définir les critères de sélection
Le tableau contient la plupart des informations liées aux tiers, de l'adresse au numéro de compte client (si vous utilisez idylis Gestion commerciale) en passant par les critères personnalisés que vous avez éventuellement mis en place.
Vous pouvez ainsi cibler de façon très pointue les contacts concernés par l'action à générer.
Nom du fichier : va déterminer le type de fichier visé.
Clients / Contacts - clients :
Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts du fichier ##gras##Clients##fin-gras## mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.
Prospects / Contacts - prospects :
Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts du fichier Prospects mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.
Fichiers multi-contacts / Contacts - fichiers multi-contacts :
Dans les deux cas, les actions porteront sur les contacts de vos fichiers de type multi-contacts mais dans le premier cas, les critères de sélection proposés concernent la fiche principale (en-tête), dans le second, les champs spécifiques aux contacts eux-mêmes.
Contacts - fichiers mono-contacts :
Ce type de fichier ne comportant qu'une fiche principale, ce sont les critères associés qui sont affichés.
Champ :
Contient les champs contenus dans le fichier que vous avez sélectionné (fiche principale ou détail fiche contact).
Le champ Date de création correspond à la date de création des contacts. Le champ Nom du fichier, vous permet de cibler les actions sur un fichier en particulier.
Le couple de colonnes Opérateur et Valeur :
Permet de cibler les contacts en insérant des conditions. Une condition est composée d’un opérateur ("égal à", "inférieur à", "contient", etc.) et d’une valeur.
Exemple :
Si vous souhaitez générer une action pour tous les contacts basés à Strasbourg, sur la ligne "Ville" vous choisirez l’opérateur "=" et la valeur "Strasbourg".
Connecteur en milieu de ligne :
Pour chaque champ, vous avez la possibilité de saisir deux conditions. Il faut indiquer ici si ces deux conditions doivent être remplies (il s’agit alors d’un "ET LOGIQUE") ou si l'une des deux suffit (il s’agit alors d’un "OU LOGIQUE").
Exemple :
Si vous indiquez que le champ Ville est égal à "strasbourg" OU "paris", vous visez les contacts à paris ou strasbourg, à savoir les deux. Tandis que si vous renseignez "strasbourg" ET "paris", vous n'aurez aucun résultat puisqu'il n'existe aucune ville nommée "strasbourgparis".
Utilisation du ET LOGIQUE : pour obtenir tous les contacts créés entre le 01/06/2011 et le 30/06/2011, vous devez renseigner pour le champ "Date de création", ">=" (supérieur ou égal) et "01 06 2019" suivi du connecteur "ET" "<=" (inférieur ou égal) et "30 06 2019".
Utilisation du OU LOGIQUE : si vous souhaitez cibler tous les contacts dont la famille est soit DET, soit GRO, le premier couple "Opérateur et Valeur" contiendra l’opérateur "=" (égal) et "DET" suivi du connecteur "OU" et le second couple contiendra "=" (égal) et "GRO". Si dans cet exemple, vous aviez utilisé le "ET LOGIQUE", aucun résultat n'aurait été affiché, sauf si le code famille "DETGRO" existait.
Connecteur en fin de ligne : ce connecteur n’est à utiliser que si vous avez posé des conditions sur plusieurs champs du fichier. Il fonctionne de la même manière que le connecteur en milieu de ligne. Il vous faut savoir que si vous avez posé deux conditions pour un même champ, lors de l’affichage, ces deux conditions seront traitées prioritairement (comme si elles avaient été écrites avec des parenthèses logiques) avant de traiter les conditions des autres champs.
Génération d'actions : Lancer le traitement
Hormis les critères de sélection des contacts, qui sont facultatifs, les champs suivant doivent impérativement être renseignés :
Nom du fichier : le fichier de contact sélectionné conditionne le contenu du tableau.
En effet, les fichiers "Clients" et "Prospects", communs avec le module de Gestion commerciale, proposent d'autres critères tels que le mode de règlement ou la domiciliation bancaire.
Important : dans le cadre des fichiers multi-contacts, une action étant toujours associée à une personne, une société sans contact ne sera pas sélectionnée.
Date de l'action : il s'agit de la date à laquelle l'action doit être réalisée.
Code de l'action à créer : il détermine la nature de l'action à mener. Un code action défini comme déclencheur dans un processus pourra engendrer la création des actions associées lors de sa réalisation.
Collaborateurs : il s'agit du collaborateur chargé de mener l'action à bien. Vous retrouvez ici la liste des collaborateurs classés par "département". Les utilisateurs qui n'ont pas été affectés à un département sont affichés dans la rubrique "Autres".
Une alerte vous informe du nombre de contacts impactés. Vous pouvez revenir sur vos critères en cliquant sur [Annuler] ou lancer le traitement [OK].
Exemple :
Vous souhaitez générer l'action "Envoi appel d'offre" pour tous les contacts de votre fichier multi-contacts "Fournisseurs".
Ce fichier contient 10 sociétés, chacune d'elle contenant 2 contacts, soit un total de 20 destinataires de l'appel d'offre.
Depuis le menu Traitements/Génération d'actions, sélectionnez le nom de fichier Fichiers multi-contacts.
En face du champ-critère "Nom du fichier", sélectionnez l'opérateur "=" et saisissez dans la cellule "Valeur" le nom de votre fichier Fournisseurs.
Sélectionnez le code action correspondant à l'envoi d'un appel d'offre.
Indiquez le(s) collaborateur(s) concerné(s).
Un message vous informe du nombre d'actions à créer, ici, comme votre fichier contient au total, toutes sociétés confondues, 20 contacts, 20 actions vont être créées pour chaque collaborateur indiqué.
Purge des actions réalisées
Ce traitement permet de supprimer définitivement de la base de données les actions réalisées dont vous ne voulez plus garder l’historique.
La purge est définitive et est donc à manier avec une extrême précaution.
La purge peut s’effectuer selon les critères suivants :
fourchette de dates de réalisation
nom du fichier de contact
nom du collaborateur ayant réalisé l'action, avec possibilité d'inclure les utilisateurs qui ont été supprimés
Exemple : pour supprimer toutes les actions d’un mois donné, entrez les critères suivants :
Date de début / Date de fin : entrez les dates de début et de fin du mois considéré.
Nom du fichier : Tous.
Réalisées par : Tous.
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